EIS nutzt Smartsheet, um die Verwaltung von Gesundheitsprogrammen zu optimieren, einschließlich PCR-Tests für Tokio 2020

Das English Institute of Sport ist eine Regierungsorganisation mit Sitz in Manchester, die sportwissenschaftliche und sportmedizinische Dienstleistungen für Hochleistungssportler im Vereinigten Königreich bietet, unter anderem auch für britische Teilnehmer der Olympischen und Paralympischen Spiele. 

In den 20 Jahren seit der Gründung ist das Leistungsangebot der Organisation exponentiell gewachsen. Die ursprünglich bereitgestellte klassische Sportunterstützung in Form von medizinischen Leistungen, Physiotherapie sowie Kraft- und Ausdauertraining wurde durch Bereiche wie Biomechanik, Leistungsinnovationen, Performance-Lifestyle und geistige Gesundheit ergänzt. Mit über 350 Mitarbeitern für mehr als 40 Sportarten im ganzen Land hat das English Institute of Sport einen Beitrag zu mehr als 1.000 Olympischen und Paralympischen Medaillen geleistet. 

PCR-Tests für Olympia mit Unterstützung von Smartsheet

Die COVID-19-Pandemie hatte zur Folge, dass viele Sportveranstaltungen abgesagt werden mussten oder unter sehr schwierigen Bedingungen stattfanden. Sportorganisationen setzten auf digitale Tools, um Workflows zu optimieren und die Effizienz zu erhöhen. Das Athlete Health-Team des English Institute of Sport nutzte Smartsheet bereits für viele interne Programme und entschied sich dafür, das Tool auch für neue, aus der Pandemie geborene Anwendungsfälle einzusetzen. 

„2021 wurden wir mit der Durchführung der PCR-Tests für Athleten, Trainingspersonal, Stakeholder und Sponsoren beauftragt, die für die Olympischen und Paralympischen Spiele nach Tokio reisten. Die Tests mussten landesweit von medizinischem Personal in einem speziell für die Sportveranstaltungen festgelegten Zeitrahmen durchgeführt werden – 14 Tage, 96 Stunden und 48 Stunden vor der Abreise“, erinnert sich Faye Hodson, Athlete Health Coordinator beim English Institute of Sport. Da insgesamt 500 Athleten und weitere 600 Betreuer getestet werden mussten, stand man vor einer großen Herausforderung. „Ohne Smartsheet wäre das für uns eine Mammutaufgabe gewesen.“

Mit dem Ziel, einen erstklassigen Ablauf zu gewährleisten, erstellten Hodson und ihr Team mithilfe von Smartsheet einen Projektplan und nutzten eingebettete Gantt-Diagramme, um Aufgaben mit Fälligkeitsdaten und automatischen Erinnerungen zuzuweisen. Sämtliche Informationen wurden an einem Ort erfasst und zusammengetragen. Dadurch blieben Athleten, medizinisches Personal und Behörden immer auf dem neuesten Stand, unabhängig von ihrem Standort.

„Ohne dieses Tool hätte es ein buntes Durcheinander aus E-Mails und Dokumenten gegeben“, so Hodson. „Beim Herunterladen und erneuten Hochladen hätten sich dann früher oder später Fehler eingeschlichen. Da die PCR-Testberichte mit Smartsheet bearbeitet wurden, lief jedoch alles glatt.“ 
Es ging nicht nur um das Abrufen der Daten, sondern auch um Verfügbarkeit und Zweckmäßigkeit. „Ein Vorteil der Formulare war, dass wir sie über WhatsApp an die Athleten schicken konnten“, fügt Hodson hinzu. „Das ist gut angekommen. Jeder hat ein Smartphone, aber nicht jeder hat einen Laptop zur Hand.“ Die hohe Benutzerfreundlichkeit half der Organisation, die Mission reibungslos über die Bühne zu bringen.

Gesundheitsmanagement für Athleten aus einer Hand 

Das English Institute of Sport war bereits Jahre vor Tokio 2020 mit Smartsheet vertraut. 2018 etablierte die Organisation das Athlete Health-Team, um die Anzahl krankheits- und verletzungsbedingter Ausfälle unter britischen Athleten zu reduzieren. Die Experten des Teams sind für die physische und psychische Gesundheit, die respiratorische Gesundheit und die Leistungsdaten der Athleten sowie für die Gesundheit weiblicher Athleten verantwortlich. Außerdem haben sie die Aufgabe, das ganze Jahr über Analysen durchzuführen, um zu verfolgen, welchen Anteil Athleten an der Gesamtbevölkerung haben. Dabei werden Aspekte wie Sportkategorien und Sportsaisons berücksichtigt. „Wir verfügen sogar über ein maßgeschneidertes System für medizinische Aufzeichnungen namens Performance Data Management System (PDMS)“, sagt Hodson.

Dem Teammanagement war von Anfang an bewusst, dass die Komplexität der Arbeit eine kostengünstige softwarebasierte Kollaborations- und Projektmanagementlösung erfordern würde. „Für die Kommunikation mit Athleten und Trainern – neben der internen Kommunikation mit EIS-Stakeholdern –, brauchten wir ein Tool, das in einer Umgebung mit hoher Sicherheit von internen wie externen Parteien abgerufen werden konnte“, erläutert Hodson. „Ich sah mir ein paar Wochen lang verschiedene Optionen an, aber an Smartsheet kam keine Lösung heran. Es ist benutzerfreundlich und bietet einen sicheren Zugriff, intern wie extern. Wir können es auch für unser Projektmanagement verwenden und es entspricht unseren Budgetanforderungen.“

Das Team machte sich schnell daran, Projekte und Daten zu integrieren. Sobald die Umgebung eingerichtet war, begannen die Mitarbeiter damit, die neue Lösung zu nutzen und entdeckten neue Möglichkeiten, tägliche Aufgaben zu erledigen. 

„Mit Smartsheet können wir Dashboards für die Geschäftsführung erstellen, die nur ein paar visuelle Einblicke braucht und nicht den vollen Überblick“, erläutert Hodson. „Außerdem können wir Berechtigungen bis in eine einzelne Zelle aufschlüsseln. Das hilft uns, die DSGVO einzuhalten. Wenn man ein Update braucht, sendet man einfach eine E-Mail. Jeder kann es machen, da man sich nicht erst in einem anderen System anmelden muss. Und in puncto Zusammenarbeit war es für uns ein echter Bonus, dass die Lösung in Microsoft Teams integriert werden kann.“

Langfristige Aktivitätsüberwachung und Engagement-Verfolgung

Wenn nicht gerade außergewöhnliche Umstände wie eine Pandemie herrschen, verbringt das Athlete Health-Team viel Zeit mit der Aktivitätsüberwachung und der Engagement-Verfolgung. Für diese Arbeit müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, Live-Daten abzurufen. „Die Leitung kann sich unsere Ausgaben einfach in einem Live-Dashboard ansehen. Das ist wirklich nützlich“, so Hodson. 

Der größte Vorteil ist ihrer Meinung nach aber die Datengenauigkeit. „Mit Smartsheet konnten wir die Anzahl der Fehler reduzieren, weil die Daten immer am selben zentralen Ort sind“, sagt sie. 

„Wir verwenden Smartsheet schon seit 2018 und finden immer noch neue Einsatzmöglichkeiten“, fügt Hodson hinzu. „Unsere Ziele sind mehr Projekt- und Ressourcenplanung, die Fortführung unserer Aktivitätsüberwachung und Budgetverfolgung. Außerdem möchten wir die Formulare nutzen, um Feedback einzuholen. So können wir Sportorganisationen und Athleten beispielsweise bitten, unsere Leistungen zu bewerten, und anhand der Rückmeldungen unsere Arbeit analysieren.“

Da das Athlete Health-Team in seinen Projekten eine Effizienzsteigerung mit Smartsheet verzeichnen konnte, plant das English Institute of Sport, das Tool jetzt auch für andere Prozesse und in anderen Abteilungen einzuführen.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.