Dick's Drive-In Restaurants optimiert mit Smartsheet die Expansion und Personalbesetzung und unterstützt neue Initiativen

Dick's Drive-In Restaurants ist seit fast 70 Jahren eine bekannte Fast-Food-Kette in Seattle. Die lokale Kette, die 1954 eröffnet wurde, ist für ihre frisch gebratenen Burger, von Hand geschnittenen Pommes frites und von Hand zubereiteten und einzeln geschlagenen Milchshakes bekannt.

In den letzten Jahren hat sich Dick's auf die regionale Expansion im Großraum Seattle konzentriert und Ende 2021 einen neuen Standort in Bellevue, Washington, und im Juli 2023 den neunten Standort der Kette in Federal Way, Washington, eröffnet. Zur Unterstützung dieses Wachstums verwendet Dick's Smartsheet, um Projekte wie die Erstellung von Berichten zu Umsatzdaten und die Überprüfung der Menge und Qualität der Lebensmittel in jedem Restaurant zu verwalten.

Vor der Einführung von Smartsheet verließ sich die Kette zur Verwaltung von Projekten jedoch auf manuelle Prozesse und Tabellen, was zu Problemen führte, als das Unternehmen sein Personal erweiterte, um neue Restaurants zu unterstützen. „Das Drive-In begann als sehr kleines Unternehmen mit einem kleinen Führungsteam. Wir zogen es vor, mit Stift und Papier sowie verschiedenen Projektmanagement-Tools zu arbeiten, um Umsatzdaten zu erfassen und Informationen nachzuverfolgen“, sagt Chelsea Young, Projektmanagerin, Dick's Drive-In Restaurants. „Diese Art der Kommunikation war fehleranfällig, kompliziert und manchmal ungenau, und wir hatten keine gute Möglichkeit, der Unternehmensführung einen Einblick in die Leistung der einzelnen Filialen zu geben.“

Das Unternehmen musste auch das Projektmanagement optimieren, damit es sich mehr auf die Durchführung neuer kundenorientierter Initiativen und die Verwaltung des Personalbestands konzentrieren konnte, beides Schlüsselelemente in der umkämpften Fast-Food-Branche. „Je größer wir wurden, desto mehr wollten wir die ebenfalls größer werdenden Probleme mangelnder Kommunikation und ineffizienten Projektmanagements beseitigen“, sagt Young.

Nutzung von Smartsheet zur Identifikation von Umsatztrends und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse

Dick's vertraut nun auf Smartsheet, um den Fortschritt neuer Restaurants nachzuverfolgen. So haben die Führungsteams einen zentralen Ort, an dem sie den Baufortschritt sowie tägliche, wöchentliche oder monatliche Umsatzdaten in Dashboards anzeigen können. „Wir verwenden Smartsheet-Dashboards, um Umsatzdatentrends zu vergleichen und so zu sehen, wie bestimmte Standorte abschneiden“, sagt Young.

Die Filialleiter und Führungskräfte des Unternehmens nutzen Smartsheet, um über defekte Geräte oder andere Probleme in den Filialen zu informieren. „Unser regionaler Instandhaltungsmanager und die Bauleitung sowie die Filialleiter können alle dasselbe Tool verwenden, um das Unternehmen über ihre Bedürfnisse auf dem Laufenden zu halten“, sagt Young. 

„Smartsheet ist so einfach zu bedienen, dass es nicht mehr nötig ist, in verschiedenen Quellen nach den richtigen Daten zu suchen und sie dann von Tabelle zu Tabelle zu kopieren, um Updates zu geben oder Umsatzberichte zu erstellen.“

Dick's hat in Smartsheet auch seinen Einstellungsprozess optimiert, indem das Unternehmen nachverfolgt, wie viele Mitarbeiter insgesamt im Unternehmen sind, und gleichzeitig neue Bewerber überwacht. Genauer gesagt nutzt Dick's Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um automatisch E-Mails an Bewerber zu senden und sie zu persönlichen Vorstellungsgesprächen einzuladen oder zusätzliche Informationen anzufordern.

Das neueste Projekt, das Dick's Drive-In in Smartsheet prüft, ist ein System für Großbestellungen. Dieses System wird es Kunden von Dick's Drive-In ermöglichen, Burger und Shakes für ihre eigenen Veranstaltungen zu bestellen, während die internen Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben und die Kontrolle über große Bestellungen behalten. „Die Personalbesetzung ist bei der Planung und Ausführung großer Bestellungen entscheidend, damit wir die Kunden schnell und effizient bedienen können“, sagt Young. „Die einzigartigen, in Smartsheet integrierten Automatisierungen machen diese Plattform zur perfekten Lösung. Mit Smartsheet sind wir in der Lage, im Bedarfsfall mit Kunden zu kommunizieren und aufgegebene Bestellungen von der Anfrage bis zum Abschluss zu verfolgen. Wir sind sehr gespannt, wie erfolgreich dieses System nach seiner Veröffentlichung sein wird.“

Geschäftsentscheidungen auf Basis zentralisierter, aktualisierter Daten auf Filialebene

Dick's Drive-In verfügt nun über einen zentralen Ort zum Erfassen und Teilen von Umsatz- und Projektinformationen im gesamten Unternehmen. 

„Smartsheet ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem wir Projekt- und Filialdaten erfassen und mit jedem im Unternehmen teilen können“, sagt Young. „Alle haben aktualisierte Daten zur Hand. Dadurch sind wir besser auf den Status von Projekten und Eröffnungen neuer Filialen abgestimmt und können wichtige Entscheidungen treffen, um das Geschäft voranzubringen.“ 

Das Unternehmen kann beispielsweise den Umsatz einzelner Restaurants besser nachverfolgen. „Wenn wir anhand von Daten in Smartsheet feststellen, dass ein bestimmter Standort unterdurchschnittlich abschneidet, können wir schnell Ideen für Marketingpläne oder Werbeaktionen brainstormen, um die Leute anzuregen, diese Filiale zu besuchen.“

Mithilfe der von Managern in Smartsheet bereitgestellten Daten erhält Dick's zudem einen genauen Überblick über den Betrieb jedes Restaurants. „Anhand des Feedbacks von Filialleitern können wir herausfinden, ob die Effizienz einer Filiale verbessert werden kann“, sagt Young. „Das macht es für uns alle einfacher, nach Möglichkeiten zu suchen, Probleme zu beheben.“

Optimiertes, vereinfachtes Projektmanagement 

Dick's verwendet Smartsheet nicht nur für die Verwaltung von Lebensmittelkontrollen in jedem Restaurant, sondern auch für die Verwaltung interner Projekte, einschließlich Meilensteinen für Eröffnungen neuer Filialen. „Smartsheet ist so benutzerfreundlich, dass sich automatisch generierte E-Mails und Aktualisierungsanforderungen ganz einfach einrichten lassen“, sagt Young. „Es macht die Planung und Durchführung nahtlos, weil ich ein System habe, das mich daran erinnert, wann ich was zu tun habe.“

Young und ihr Team sparen außerdem Zeit, da sie sich nicht mehr auf manuelle Datenerfassungsprozesse verlassen müssen. „Früher haben wir Daten aus mehreren Quellen in einer Tabelle zusammengefasst und viel Zeit damit verbracht, alles zu analysieren“, erinnert sie sich. „Mit Smartsheet können wir Berichte und Dashboards ganz einfach nach Bedarf erstellen, wodurch wir jeden Tag mehrere Stunden sparen.“

Optimierter Einstellungsprozess

Dick's nutzt Smartsheet, um die Personalbesetzung für jedes Restaurant zu optimieren, schnell auf Mitarbeiterfluktuation zu reagieren und den Einstellungsbedarf genauer zu identifizieren. 

„Anhand der Informationen, die wir von Managern über Smartsheet erhalten, können wir eindeutig erkennen, ob Einstellungsbedarf besteht“, sagt Young. „Wenn wir dann Schwierigkeiten haben, ein bestimmtes Restaurant bis zu einem bestimmten Datum zu besetzen, können wir mit der Marketingabteilung über Werbung und Einstellungen für dieses Restaurant diskutieren.“ 

Dick's nutzt Smartsheet zudem, um jeden Monat Kundenfeedback auf der Website des Unternehmens zu sammeln. „Wenn wir uns die Kundenkommentare in Smartsheet ansehen, können wir unsere Online-Rezensionen und -Bewertungen überprüfen, nach Trends Ausschau halten oder das Feedback verschiedener Filialen vergleichen“, sagt Young. „Anhand dieser Informationen können wir sehen, ob es für verschiedene Standorte dieselben Beschwerden gibt, und können uns dann umgehend um diese Beschwerden kümmern.“

Je größer das Unternehmen wird, desto mehr Bereiche können von Smartsheet profitieren. „Wir werden unsere Nutzung von Smartsheet auf jeden Fall weiter ausbauen“, sagt Young. „Jetzt, wo wir so viele Prozesse in dieses Tool integriert haben, können wir einfacher erkennen, ob andere Verfahren unübersichtlich sind und mit Smartsheet optimiert werden müssen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.