Colliers Wisconsin optimiert seine kommerziellen Immobiliendienstleistungen mit Automatisierung und Dashboards in Smartsheet

Die Niederlassung von Colliers International in Wisconsin hat ein Kernziel: ihren kommerziellen Immobilienkunden umfassende Expertise anbieten, von der Marklerprovision über das Immobilienmanagement bis zur Investorenbetreuung. Beim Angebot an integrierten Dienstleistungen der Gesellschaft geht es nicht nur darum, auf die Kundenanforderungen zu reagieren, sondern diese auch zu verstehen und vorauszuahnen. Smartsheet hilft Colliers Wisconsin, auch angesichts ungeahnter Herausforderungen erstklassige Dienstleistungen anzubieten.

„Wir sind ein Komplettdienstleister. Eines unserer Ziele besteht daher darin, Daten abteilungsübergreifend bereitzustellen, sodass jeder über dieselben Informationen verfügt“, sagt Maggie Blair, Director of Marketing and Research, Colliers Wisconsin. „Ich denke, das wird immer wichtiger, weil wir nicht immer alle gleichzeitig in einem Büro sitzen. Die Mitarbeiter sind heute mobiler und die Dinge ändern sich rasch. Die Frage ist also, wie wir sicherstellen können, dass die Daten für alle, die die anzeigen, präzise, transparent und identisch sind – egal, von wo und auf welchen Geräten sie darauf zugreifen.“

Blair sagt, dass das kommerzielle Immobiliengeschäft ursprünglich kein Vorreiter im Bereich der Technologieübernahme und -implementierung war. Colliers Wisconsin verwendet Smartsheet schon seit 2012, um eine Reihe von Geschäftsaktivitäten zu vereinfachen, zu automatisieren und zu beschleunigen. Die Mitarbeiter können sich so besser auf die sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen der Kunden konzentrieren.

„Smartsheet hilft uns dabei, ein Immobilienportfolio zusammenzustellen und es ansprechend zu präsentieren. Die Informationen sind korrekt und einfach zu visualisieren“, sagt Blair. „Was das Marketing betrifft, haben wir unsere Backend-Dashboards, um alle unsere Immobilien und E-Mail-Kampagnen zu verwalten und zu sehen, auf welchen Websites ein bestimmtes Angebot aufgeführt ist. Wir können Statusaktualisierungen und Tagesordnungen für Meetings anzeigen – also praktisch so viele Informationen wie möglich an einem zentralen Ort. Unser Team findet dort alles, was es über die Immobilie wissen muss.“

Ein optimierter Projektprozess, der mit wachsenden Teams skaliert werden kann

Colliers Wisconsin verwendet Smartsheet, um eine Vielzahl von Prozessen zu automatisieren und zu optimieren. Die Teams können sicher von überall auf eine einzelne Quelle an genauen, aktuellen Informationen zugreifen. Blair hat die Plattform zu ersten Mal verwendet, als sie zu Colliers kam. Es hat aber nicht lange gedauert, bis sie darauf neue Lösungen erstellen konnte, um die Recherche- und Marketingbemühungen zu unterstützen. Heute besteht eine ihrer Aufgaben darin, die Smartsheet-Prozesse der Organisation zu überwachen. Eine der wichtigsten umgesetzten Lösungen ist ein Anfrageformular, dass alle eingehende Projektarbeit in einem einzelnen Blatt zusammenführt. Blair kann die Aufgaben dann entsprechend sortieren und delegieren.

„Wir haben ein Eingabeformular, das jeder interne Mitarbeiter ausfüllen kann, um verschiedene Arten von Projekten anzufordern“, sagt Blair. „Wir haben E-Mail-Kampagnen, Immobilienbroschüren oder benutzerdefinierte Websites – praktisch alles, von einer einfachen Recherche- oder Analyseanfrage bis zu umfangreichen Marketingmaterialien. Alles wird durch ein Formular geleitet, was die Verfolgung erheblich erleichtert. Als wir noch recht wenige Mitarbeiter waren, wussten alle noch genau, an wen sie sich wenden müssen. Heute sind wir um einiges größer und benötigen daher diesen zentralen Ort, an dem die Mitarbeiter das Benötigte anfordern können, ohne sich darüber Gedanken zu machen, ob sie der richtigen Person eine E-Mail schreiben. Das wird im Backend verwaltet.“

Da sich Smartsheet in Adobe Creative Suite integrieren lässt, können Blair und ihr Team Überprüfungen und Korrekturen der Marketing-Inhalte innerhalb der Lösung verwalten. So sparen sie Zeit beim Feedback und den Updates – und die E-Mail-Posteingänge des Teams werden nicht durch große Dateien verstopft. Die Lösung ermöglicht nicht nur eine schnellere und mühelosere Inhaltserstellung, sie beschleunigt auch die Integration von neuen Mitarbeitern.

Blair erzählt: „Unser Aufnahmeprozess und die Projektverfolgung innerhalb meines Teams wurden zu einem richtig guten Trainings-Tool. Das hätte ich nicht erwartet.“ „Beim Onboarding von neuen Teammitgliedern hatte ich einen guten Überblick darüber, an was sie gearbeitet haben und was sie aufgehalten hat. Ich musste ihnen keine E-Mail senden und fragen: ‚Hey, hast du genug zu tun?‘ Ich konnte einfach ihren Projekt-Tracker öffnen und nachsehen, an was sie arbeiteten. Wenn sie einen Entwurf fertiggestellt hatten, wurde ich umgehend benachrichtigt. Ich konnte meine drei oder vier Kommentare hinzufügen und sie konnten entsprechend handeln. Die Zusammenarbeit war sehr einfach und ich konnte ihnen so gut etwas beibringen.“

Colliers Wisconsin nutzt Smartsheet nicht nur für seine Marketing-Bemühungen, sondern auch für Projektmanagement, Bau, Kundendienst, Mitarbeitergespräche, Rückvergütungen, Geschäftsplanung, Meeting-Agendas und mehr. Das System für die vierteljährliche Zielsetzung nutzt Automatisierung, um diesen Prozess weniger mühsam und frustrierend zu gestalten. Zuvor mussten die Manager ihre Mitarbeiter ständig an die bevorstehende Frist für die Zielsetzung erinnern und nachfragen, ob die gesetzten Ziele auch erreicht wurden. Nun werden die Mitarbeiter aufgefordert, ihr Ziel in einem zentralen Arbeitsblatt festzulegen. Anschließend erhalten sie 60 Tage, 30 Tage und unmittelbar bevor der vierteljährlichen Frist eine Erinnerung. Diese enthält einen Link zu einem Formular, sodass der Fortschritt mit nur ein paar wenigen Klicks verfolgt werden kann.

Weitere nützliche Visualisierungen einer einzelnen Datenquelle

Laut Blair sind die Kundenbriefings dank der Dashboards nun ansprechender, denn mit ihnen lassen sich Daten sinnvoller visualisieren als in einem Tabellenformat. Sie helfen auch, interne Ressourcen wie Links zu Projektformularen oder Prozessrichtlinien zu organisieren. Da verbundene Assets zentral gesammelt werden, beseitigen Dashboards Probleme mit mehreren Versionen und es stellt sich auch nicht die Frage, ob ein Element auf dem neuesten Stand ist.

„Wir haben extrem viele Informationen, sie sind unser schlagkräftigster Vermögenswert“, sagt Blair. „Dashboards helfen uns, diese Informationen zu nutzen – für unsere Kunden oder um unser eigenes Wissen auszubauen. Daten lassen sich auf verschiedene Art und Weise visualisieren und diese Informationen können wir unseren Kunden dann gut aufbereitet präsentieren. Die Art des Dashboards ändert sich je nach Zielgruppe, da sie aber immer webbasiert sind und automatisch aktualisiert werden, sparen wir uns Zeit und können dies im größeren Umfang machen.“

Blair sagt, dass die Flexibilität und die zentrale Erfassung von wesentlichen Daten und KPIs Smartsheet zu einem leistungsstarken Tool macht, um das Wachstum eines Unternehmens zu beschleunigen und seine Effizienz zu verbessern. Ihrer Erfahrung nach können die Automatisierungsfähigkeiten selbst bei kleinen Aufgaben viel Zeit einsparen. Jeder optimierte Prozess führt zu mehr Produktivität für ein Team oder sogar eine ganze Organisation. Und da die Plattform erweitert werden kann und eine nahtlose Delegierung ermöglicht, bringen auch Lösungen, die für ein kleines Team entwickelt wurden, Zeitersparnisse und Vereinfachungen für eine größere Gruppe und eine längere, komplexere Aufgabenliste mit sich.

„Ich bin für viele verschiedene Dinge zuständig“, erklärt Blair. „Wenn wir nicht eine Möglichkeit gefunden hätten, diese Informationen in einer Plattform zur Verfügung zu stellen, die mehrere Personen aktualisieren und dafür sorgen können, dass die Infos korrekt sind, könnte ich mich nicht um so viele verschiedene Dinge kümmern. Es wäre auch nicht möglich gewesen, das Team effektiv zu vergrößern, da es zu viel Duplizierung gegeben hätte. Das wäre nicht effizient gewesen. Dank Smartsheet konnten wir organisch wachsen, sowohl was unsere Effizienz betrifft, als auch bei den bei den Ergebnissen.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.