Changeosity bietet Kund*innen umfassende und doch einfache Smartsheet-Dashboards

Changeosity, eine kleine Beratungsfirma, hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen, ihr Geschäft zu optimieren und auszuweiten. „Zu unseren Kernkompetenzen gehören die Entwicklung von Strategien, die Förderung von Führungsqualitäten, die Verbesserung von Unternehmenskultur und -werten, die Implementierung von Änderungsmanagement-Programmen und die Gewährleistung einer effektiven Governance“, erklärt Krysta Fox, Geschäftsführerin von Changeosity. 

Das Unternehmen benötigte eine Lösung, um seinen Kund*innen einen Projektmanagementbüro-Ansatz anbieten zu können.

„Ich habe so viele Tools auf dem Markt ausprobiert, aber keines entsprach unseren Kriterien – in der Regel hätte ich viele grundlegende Aufgaben selbst erledigen müssen, sonst wäre die Lösung für unsere Kund*innen immer noch zu kompliziert gewesen.“

Umfassend und doch einfach

Der Schlüssel lag darin, ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Umfang zu finden: „Wir mussten mehrere Führungskräfte anleiten, von denen viele keine Ahnung von Gantt-Diagrammen oder Projektmanagement hatten“, sagt Fox. „Wir brachten diesen neuen Change Agents bei, wie Projekte durchgeführt werden, und mussten Elemente wie das Risikomanagement einführen, ohne die Dinge zu verkomplizieren. Gleichzeitig mussten wir der Unternehmensführung professionelle, eindrucksvolle Ergebnisse präsentieren.“ 

Mit der Unterstützung durch Smartsheet-Gold-Partner Accienta kam Fox schnell zu der Erkenntnis, dass Smartsheet die richtige Lösung wäre und dem Team ermöglichen würde, beeindruckende und benutzerfreundliche Assets zu erstellen. „Wir haben Smartsheet-Vorlagen so optimiert, dass alles in einer Oberfläche gebündelt wird, und unseren Kund*innen mehr Projektmanagementwissen vermittelt, als sie je zuvor hatten“, berichtet Fox.

Ein gutes Beispiel hierfür ist ein einjähriges Änderungsmanagement-Programm, das Changeosity zusammen mit einem Bauunternehmen durchführte. „Es umfasste 12 Projekte“, erklärt Leoney Panday, Verwaltungs- und Marketingmanagerin bei Changeosity. „Dank der Fähigkeit von Smartsheet, Daten aus verschiedenen Sheets in einem zentralen Dashboard zusammenzuführen, konnten wir ganz einfach Projektpläne und Dashboards für jedes Projekt erstellen. Dafür mussten wir nur für ein Projekt ein Dashboard erstellen und es dann für die anderen 11 Projekte duplizieren und anpassen. Das hat uns viel Zeit gespart.“

Kund*innen helfen, Daten zu interpretieren

Die Idee, Dashboards und andere Assets zu personalisieren, hat sich auch bei anderen Projekten als nützlich erwiesen. „Wir arbeiten jetzt schon seit vier Jahren mit der Unternehmensführung eines Kunden zusammen“, sagt Fox. „Im Laufe der Zeit haben sich viele strategische Inhalte, psychometrische Bewertungen, Risikomanagementdaten und viel Coaching-Feedback angesammelt. Die Führungskräfte hatten Schwierigkeiten damit, sich in diesem riesigen Pool von Informationen zurechtzufinden – ein häufiges Problem für Mitarbeiter*innen der Führungsebene.“ Deshalb erstellte Changeosity personalisierte Dashboards für jede Führungskraft und einen zentralen Hub in Smartsheet, über den sie jetzt auf alle Inhalte zu den Themen Strategie, Führung, Governance und Änderungsmanagement zugreifen können.

„Ich bin sehr stolz darauf, diesen Organisationen helfen zu können. Diese Art von Unterstützung hatte ich als Führungskraft nie“, fügt Fox hinzu.

Kultur transformieren und die Verantwortlichkeit stärken

Changeosity sah bald eine neue Möglichkeit, Smartsheet zu nutzen: Das Team erstellte strukturierte Vorlagen für Tagesordnungen und Meetingprotokolle, mit denen sich Entscheidungen und Maßnahmen schnell nachverfolgen ließen. „Wir verknüpften relevante Dokumente von Kundenlaufwerken mit Smartsheet und erstellten so ein umfassendes Vorstandsprüfungspaket. Die Tagesordnung und die Meetingprotokolle werden alle in Smartsheet verwaltet.“ 

Nach der effizienten Generierung der Vorstandssitzungsprotokolle werden alle Details sofort gekennzeichnet und in Smartsheet integriert, wo alle Entscheidungen und Maßnahmen erfasst werden. „So können wir bis zum Tag nach der Vorstandssitzung alles für die Überprüfung durch den Vorsitz vorbereiten“, fügt Fox hinzu. „Innerhalb von 48 Stunden werden die fertigen Protokolle zur Genehmigung und Verteilung an den Kunden gesendet. Das ist enorm schnell.“ Für die Zusammenführung der Maßnahmen, die aus verschiedenen Quellen eingingen, verließ sich Changeosity auf Dynamic View, um benutzerdefinierte, für die jeweiligen Mitarbeiter*innen relevante Berichte zu erstellen. „Das gab uns die Möglichkeit, eine konsolidierte Liste von Aufgaben zu überprüfen, was das Thema Verantwortlichkeit einfacher machte“, fährt Fox fort.

Laut Fox führte dieser Ansatz zu erheblichen Veränderungen innerhalb der Kundenorganisationen.

„Es geht nicht nur darum, hübsche Dashboards bereitzustellen. Es geht darum, Verpflichtungen einzuhalten. Unsere auf Smartsheet basierende Lösung hilft unseren Mitarbeiter*innen, ihre Aufgaben im Blick zu behalten, und beseitigt Hindernisse bei der Ausführung. Das wiederum hilft unseren Kund*innen, ihre Unternehmenskultur zu verändern und jederzeit in Smartsheet nachzusehen, ob sie ihre Zusagen einhalten.“

Kleines Team, große Ergebnisse

Smartsheet hat auch die Kultur und den Rhythmus bei Changeosity selbst verändert, wodurch das Team schneller und effizienter geworden ist. „Alles ist automatisiert und wir müssen uns keine Gedanken darum machen, das richtige Dokument anzuhängen oder Berichte herumzuschicken“, so Fox. „Für neue Kund*innen müssen wir nicht immer bei null anfangen. Das minimiert den Einrichtungsaufwand.“

Fox findet es schwierig zu sagen, wie viele Stunden das Team bereits eingespart hat, aber sie hat andere Möglichkeiten, die Effizienz des Teams zu messen. „Ich kann in wenigen Minuten ein wirklich beeindruckendes Dashboard erstellen, ähnlich wie große Beratungsunternehmen“, sagt sie. „Unsere Kund*innen würden wahrscheinlich staunen, wenn sie wüssten, wie klein unser Team ist – gemessen daran, wozu wir in der Lage sind. Das Geheimnis liegt darin, unsere Produktivität mithilfe von Technologie zu steigern.“