Celerion automatisiert das Management der klinischen Forschung und das Onboarding von Mitarbeitern mit Smartsheet und Brandfolder

Celerion ist ein klinisches Forschungsunternehmen (CRO) und hat mehr als 40 Jahre Erfahrung in der Durchführung von mehr als 6.000 Studien. Das Unternehmen unterstützt Kunden aus der Pharma- und Biotechnologiebranche bei der Markteinführung ihrer Medikamente, indem es die Produktsicherheit testet. Das Unternehmen hat 1.000 Mitarbeiter an seinen drei Hauptstandorten: Lincoln, Nebraska und Phoenix, Arizona in den Vereinigten Staaten, sowie Belfast, Nordirland. 

Celerion nimmt gesunde Freiwillige in Forschungsstudien auf, um die Sicherheit neuer Medikamente zu testen, bevor sie von der US-amerikanischen Gesundheitsbehörde (FDA) zugelassen werden. Diese Studien liefern wichtige Informationen über die getesteten Medikamente.

„Wir sind diejenigen, die die Empfehlungen aussprechen, die auf den Medikamentenpackungen stehen, wie ‚mit dem Essen einnehmen‘ oder ‚innerhalb von X Stunden keine Milchprodukte konsumieren‘. Bevor das Medikament also zu den Menschen gelangt, die es brauchen, müssen wir sicherstellen, dass wir verstehen, wie es in einem gesunden Körper wirkt. Das nennt man Phase 1 des Forschungsprozesses“, sagt Angie Badgett, Leitende Direktorin des klinischen Standorts Lincoln bei Celerion. 

Die Leistungsfähigkeit der Automatisierung entdecken

Zunächst wandte sich Celerion an Smartsheet, um über Control Center ein Projektmanagement-Toolkit zu entwickeln. „Wir brauchten es für die Zeitpläne unserer Studien, für Kundenkontaktinformationen und für all die wesentlichen Dinge, die man in einer Projektmanagement-Suite von Services erwarten würde“, erklärt Badgett. 

Doch als die COVID-19-Pandemie ausbrach, stellte sich die Herausforderung, den Überblick über alle Mitarbeiter zu behalten, die sowohl im Büro als auch remote arbeiteten. „Es herrschte Chaos, aber wir erkannten schnell, dass wir Smartsheet nutzen konnten, um einen COVID-19-Master-Tracker für unser Unternehmen zu erstellen“, sagt sie.

„Im Dezember 2020 stellten wir mit Hilfe eines Smartsheet-Beraters von Papier und Microsoft Excel auf Smartsheet um. Ich war sofort von der Automatisierung und den Einblicken der Software begeistert.“

Celerion begann, die Verwendung von Smartsheet auf alle Abläufe auszuweiten, doch es stellte sich eine weitere Herausforderung ein. Im Mai 2022 wandte sich ein neuer Kunde an Celerion, der eine Studie mit 200 Teilnehmern an zwei Standorten durchführen musste. „An unseren Studien nehmen in der Regel etwa 60 Personen teil, daher war dies eine wichtige Gelegenheit, unsere Fähigkeiten unter Beweis zu stellen“, erklärt Badgett. „Unser Kunde musste sicher sein, dass wir die Studie erfolgreich durchführen können.“

Vertrauen gewinnen durch das Anlocken von Teilnehmern in Rekordzeit

Nach einem Brainstorming mit dem Team entschied Badgett, dass dieser Anlass ein perfekter Anwendungsfall für Brandfolder war.

„Wir nutzten Brandfolder, um ein zentrales Repository für alle unsere Marketing-Assets für Studien zu schaffen, wodurch die Einführung der neuen Studie problemlos optimiert werden konnte. So konnten wir schnell für die Studie werben und alle benötigten Teilnehmer rekrutieren“, sagt Badgett. 

Der Anwendungsbereich von Brandfolder wurde sofort erweitert. „Zuvor nutzten wir veraltete Ordner und Laufwerke in SharePoint, um Marketingmaterialien des Unternehmens unterzubringen. Das führte zu unübersichtlichen Assets, zur Verwendung veralteter Assets und zu Problemen bei der Versionierung und Kontrolle“, erklärt Badgett. „Nachdem wir die Einblicksmöglichkeiten, die Versionskontrolle und die Berechtigungsfunktionen von Brandfolder kennengelernt hatten, migrierten wir Präsentationsmaterialien, Vorlagen, PowerPoint-Präsentationen und andere Dokumente der Kunden auf die Plattform.

„Wir begannen mit 12 Benutzern und fünf Sammlungen. Innerhalb von 90 Tagen wuchs die Zahl der Sammlungen auf 12 an, und alle unsere fast 700 Mitarbeiter haben mindestens Standardzugriff auf die Bibliothek, um Assets innerhalb von Brandfolder anzuzeigen und herunterzuladen. Mit dem zentralisierten Repository sind wir sicher, dass unsere Teams jederzeit die aktuellsten und genauesten Marketingmaterialien oder Folienpräsentationen verwenden.“

Onboarding mit Automatisierung verwalten 

Im selben Jahr starteten die Personal- und die Betriebsabteilung des Unternehmens eine gemeinsame Initiative zur Nutzung von Smartsheet im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter. „Unser manueller Onboarding-Prozess war sehr schwierig, sodass alle Manager das Gefühl hatten, das Rad jedes Mal neu erfinden zu müssen, wenn wir jemanden einstellten“, sagt Badgett. „Die Manager mussten zum Beispiel manuell Zugriff auf alle relevanten Assets gewähren und mit viel Zeitaufwand ein Onboarding-Programm von Grund auf erstellen. Das führte zu Frustration und geringerer Produktivität.“

Das Celerion-Team erkannte, dass alle Assets, die in das Smartsheet-Toolkit aufgenommen werden sollten, problemlos in Brandfolder untergebracht werden konnten. Also entwickelten sie eine API und verbanden Smartsheet mit Brandfolder, um ein Toolkit für neue Mitarbeiter zu erstellen, auf das mit einem Klick zugegriffen werden kann.

„Der Einsatz von Brandfolder und Smartsheet für das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfacht eine traditionell chaotische Zeit. Unser Onboarding-Kit für neue Mitarbeiter ist vollständig automatisiert“, erklärt Badgett. „Das Programm sieht neue Mitarbeiter sieben Tage vorab voraus. Es wählt und erstellt auf der Grundlage der Stellenbezeichnung jedes neuen Mitarbeiters ein individuelles Dashboard mit den relevanten technischen Anforderungen und generiert eine Aufgabenliste.“

„Der neue Mitarbeiter kann sein Training sogar auf seinem Smartphone mit der Smartsheet-Mobil-App abschließen, und die Manager können leicht sehen, wer die für das Onboarding erforderlichen Assets innerhalb von Brandfolder angesehen und heruntergeladen hat. Dadurch ist klar, was abgeschlossen wurde und was nicht.“

Die neuen Tools bieten auch Einblicke auf Führungsebene. „Wir haben 99,9 Prozent des Papieraufwands für die Dokumentation von Trainings eliminiert“, sagt Badgett. „Einer der großen Vorteile der Verwendung von Control Center für einen Prozess wie diesen ist, dass alles von der Toolkit-Ebene in Berichte und Dashboards auf Führungsebene einfließt. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter auf jeder Ebene des Unternehmens über den Status von neuen Mitarbeitern und Trainings informieren, indem sie sich einfach bei unseren Smartsheet-Dashboards anmelden.“

Schnellerer, effizienterer Workflow 

Der tägliche Einsatz von Smartsheet hat zusätzliche Vorteile gebracht. Celerion nutzte die Plattform, um ausgefeilte und markengerechte Assets für die Marketing-, Vertriebs- und Betriebsteams unterzubringen. „Wir können jetzt jederzeit mit einem Mausklick Qualitätskennzahlen über alle unsere klinischen Standorte abrufen. Außerdem können wir mit WorkApps den Zugriff auf alle unsere Assets problemlos verwalten – eine Aufgabe, die früher sehr viel Zeit in Anspruch nahm“, erklärt Badgett. „Des Weiteren sind das Nachverfolgen von Besuchern und Tagesordnungen jetzt so einfach, da alle Aktionen zentralisiert und jederzeit an allen Standorten sichtbar sind.“

Da Celerion Automatisierungslösungen nun intensiv nutzt, gibt es Pläne, die neuen Tools auch in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen. „In der nächsten Phase wollen wir Control Center für die Verwaltung von Forschungsplänen einsetzen, da es in unserem Business viele Schwankungen gibt“, verrät Badgett. „Außerdem werden wir Portfolio-WorkApps für unser Trainings-Toolkit für neue Mitarbeiter einführen.“