Bioforum bringt Effizienz, Transparenz und Integrität in die medizinische Forschung

Bioforum gründete im Jahr 2008 die innovative und datenorientierte klinische Forschungsorganisation (CRO) „Data Masters“, die auf eine effiziente Erhebung, Standardisierung und Reporting der Daten aus klinischen Studien spezialisiert ist. Seither hat die Organisation mehr als 400 klinische Studien für über 100 Unternehmen unterstützt – von Start-ups bis zu globalen Pharmaunternehmen. Das interdisziplinäre Team des Unternehmens bietet individuelle Lösungen an, unter anderem in den Bereichen Unternehmensberatung, Datenmanagement, Biostatistik, statistische Programmplanung und Medical Writing. 

Das Team ist täglich für die Verwaltung zahlreicher Projekte, Fristen und externer Stakeholder verantwortlich. Für Aufgaben wie die manuelle Verwaltung des Budgets und der Ressourcenbeschaffung wurde viel Zeit aufgewendet, die eigentlich in wichtige Geschäftstätigkeiten investiert hätte werden sollen. Bioforum wünschte sich eine Projektmanagementlösung, um die Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten. „Wir benötigten eine Plattform, die wir gemeinsam mit den externen Teams benutzen konnten. Etwas, dass uns bei der Verwaltung der Fristen eines Projekts unterstützen und den Alltag unseres Teams einfacher gestalten würde“, erinnert sich Adri Erasmus, der Director des Project Management and Operations-Teams bei Bioforum.

Die Grundlage schaffen 

Da das Team dachte, Smartsheet sei hauptsächlich ein Projektmanagement-Tool, dauerte es ein wenig, bis es das volle Potenzial der Lösung entdeckte. „Wir wussten nicht, wie viele Funktionen Smartsheet eigentlich zu bieten hat“, erklärt Erasmus. „Wir haben uns angesehen, wie andere Unternehmen Smartsheet einsetzen, und haben Smartsheet nicht nur im Projektmanagement, sondern auch im Betriebsmanagement unserer eigenen Datenverwaltung ausprobiert. Und dann hat sich plötzlich eine ganz neue Welt eröffnet.“ 

Bioforum wandte sich an Rocket Business Solutions, ein Unternehmen, dass Beratungsdienstleistungen in den Bereichen Smartsheet und digitale Workflows anbietet und in dem Werner Wasserman die Position des Lead Solution Consultant bekleidet. Rocket Business Solutions verwendet eine einzigartige Methode mit Fokus auf Datenstruktur und Integrität und unterstützt damit Unternehmen bei der einfachen und eigenständigen Handhabung komplexer Prozesse. Das Unternehmen kann auf mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung bei der Einführung von Smartsheet zurückblicken, bietet professionelle Zertifizierung und mit Mission Control sowie Rocket Dashboards zwei intern entwickelte Softwarelösungen. Durch die einfache Strukturierung und Neustrukturierung neuer und bestehender Projekte erzielte Rocket Business Solutions herausragende Lösungen zu einem Bruchteil der Kosten.

Gemeinsam ermittelten sie alle Datensatzarten, die Bioforum für seine Arbeit benötigt, und erstellten Bausteine für alle Projekte und begannen, Smartsheet in allen Teams einzuführen. Mithilfe von Rocket Business Solutions konnte die Lösung deutlich schneller eingeführt werden, außerdem erhielten die Bioforum-Mitarbeiter alle notwendigen Tools zur Eigenverantwortung und durch den kollaborativen, benutzerorientierten und agilen Ansatz wurde Smartsheet umfassend implementiert. „Durch die strukturierte Herangehensweise von Rocket Business Solutions erreichten wir Skalierbarkeit und konnten unsere Endbenutzererfahrung verbessern“, so Erasmus. 

„Mir wurde klar, dass eine der größten Herausforderungen für Bioforum darin bestand, zu gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter den passenden Zeitaufwand für jedes Projekt basierend auf dem Budget aufbringt“, so Wassermann. Erasmus erinnert sich: „Wir benutzten diese umfangreiche Excel-Tabelle, die ich manuell aktualisieren musste. Es dauerte ungefähr drei Wochen, bis alle Informationen eingetragen waren, und anschließend noch eine Woche, die Tabelle zu überprüfen.“ Um diesen Prozess zu erleichtern, führte das Team eine API-Integration ein und begann, die Daten in Echtzeit in Smartsheet zu übertragen. Es ist nun nicht mehr erforderlich, Projektressourcen manuell auf Unstimmigkeiten zu überprüfen. „Ein einstündiges Gespräch reicht jetzt aus, um alles zu überprüfen“, so Erasmus. 

Datenerhebung und -präsentation leicht gemacht

Mit Smartsheet können alle relevanten Daten und Feedback ganz unkompliziert ohne doppelte Arbeit und Fehler erhoben werden. „Wir haben in Smartsheet eine Umfrage entwickelt, über die sich Mitarbeiter gegenseitig Feedback geben können“, erklärt Johan Vermeulen, Director des Clinical Data Sciences-Teams bei Bioforum. Er fügt hinzu: „Durch Smartsheet konnten wir nicht nur den manuellen Aufwand reduzieren – wir haben auch ein intelligenteres Arbeitsumfeld geschaffen. Dadurch können wir fundiertere Unternehmensentscheidungen treffen.“ Erasmus ist derselben Meinung: „Smartsheet bietet uns den vollständigen Überblick. Wir können Probleme nachverfolgen, Qualitätsmanagement betreiben und die Ressourcenbeschaffung vereinfachen. Wir können uns nicht mehr vorstellen, ohne Smartsheet zu arbeiten.“

Für Bioforum ist es außerdem äußerst wichtig, so Wasserman, externen Stakeholdern Berichte bereitzustellen. Erasmus erklärt: „Viele unserer Sponsoren verwendeten Smartsheet bereits und schwärmten davon, wie einfach sie darüber auf alles zugreifen konnten und wie benutzerfreundlich das Tool sei. Die Lösung wurde generell sehr gut angenommen – sogar von den externen Teams. Ich kann Zugriff auf ein Sheet mit Zeitplänen gewähren und es während des Meetings aktualisieren. Die Informationen werden anschließend automatisch an andere Sheets übertragen. Das erleichtert den Alltag eines Projektmanagers ungemein.“ 

Gesteigerte Effizienz, Integrität und Sichtbarkeit

Da dank Smartsheet Aufgaben jetzt nicht mehr manuell erledigt werden müssen, konnte das Bioforum-Team die Zusammenarbeit reibungsloser gestalten und Zeit einsparen. „Jetzt, da alle auf die entsprechenden Sheets, Messzahlen, Meeting-Protokolle und -Agenden zugreifen können, arbeiten wir deutlich effizienter“, so Erasmus. „Wir sparen uns so mindestens 40 bis 60 % unserer Zeit ein. Unsere Mitarbeiter können sich nun auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren. Für eine Mitarbeiterin war in der Vergangenheit schon die Verwaltung von drei klinischen Studien eine Herausforderung – jetzt verwaltet sie sieben.“

Auch das Risiko menschlicher Fehler gehört der Vergangenheit an. „Da ungefähr 90 % unserer Daten automatisch in die Datenbank übertragen werden, gibt es keine doppelten Einträge mehr“, erklärt Erasmus. „Das Vertrauen in unsere Daten wurde auf betrieblicher Seite um 80 % gesteigert.“

Die Zentralisierung und Genauigkeit erhöhten außerdem die Sichtbarkeit, wodurch Bioforum bessere Einstellungs- und andere Entscheidungen treffen kann. „Das Management-Team kann sich alle Informationen auf Studien- oder Mitarbeiterebene oder nach Monaten aufgeteilt anzeigen lassen. So können wir jetzt beispielsweise ganz einfach nachweisen, dass wir mit voller Kapazitätsauslastung arbeiten. Früher verfügte das Management nicht über so viel Sichtbarkeit“, sagt Erasmus.

Ständiger Wandel und Innovation

Das Unternehmen hat sich unter anderem zum Ziel gesetzt, ein Archiv zur Dokumentation von Schulungen einzurichten. Mitarbeiter sollen darin auf Dokumente zugreifen und angeben können, dass sie diese gelesen haben, bevor sie einem Projekt zugeteilt werden. So kann Bioforum behördliche Vorgaben besser erfüllen.

Bioforum erkundet laufend weitere Smartsheet-Funktionen, unter anderem Dashboards auf Projektebene und automatisierte Leistungsprüfungen.  „Glücklicherweise ist der Wandel in unserer Branche eine Konstante. Bisher konnten wir uns leicht an neue Gegebenheiten anpassen und das wird auch in Zukunft so bleiben“, erklärt Vermeulen.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.