Big Printing T-Shirt Company optimiert den Kundenbestellprozess, macht einen Jahresumsatz von 2 Millionen Dollar und ist 150 % effizienter dank Smartsheet

Big Printing T-Shirt Company ist ein kalifornisches Unternehmen für Streetwear, das modische und bunte Sportbekleidung, Sweatjacken und T-Shirts aus Biobaumwolle für Kunden auf der ganzen Welt entwirft und herstellt. Das Unternehmen hat sich auf die individuelle Gestaltung von Bekleidung mit Siebdruck, Stickerei, Wärmetransfer und Digitaldruck spezialisiert. Big Printing wurde 2002 gegründet und bietet alltäglichen Verbrauchern und Unternehmen dynamische, klare und moderne Designs.

Big Printing verwaltet mit der Software von Smartsheet alles: von internen Projekten über Kundenbestellungen und Marketing bis zu Social-Media-Kampagnen.  „Mit Smartsheet verwalten wir unseren Projektverlauf über das gesamte Unternehmen hinweg und verwalten unsere komplette Produktionslinie“, sagt Kesney Muhammad, Miteigentümerin und CFO von Big Printing T-Shirt Company „Der Großteil unserer Produktdesigns und Bestellungen wird intern von verschiedenen Abteilungen durchgeführt, und mit Smartsheet verwalten wir das alles.“ 

In den letzten 20 Jahren ist das Geschäft von Big Printing stetig gewachsen, seit Beginn der Pandemie im Jahr 2020 um durchschnittlich 10 bis 15 Prozent pro Jahr. Mit dem Wachstum hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, seine Projekte mit der bestehenden Lösung zu verwalten. Diese war eine Kombination aus Tabellenkalkulationsprogramm und E-Mail. „Der gesamte Produktionszeitplan war ein Tabellenblatt mit jeweils einer Spalte für die Bestellnummer eines Kunden, die Anzahl der bestellten Artikel und die Abteilung, die den Druck durchführte. Es war eine sehr umständliche Art, alles zu organisieren“, sagt Dawaud Muhammad, Miteigentümer und Head of Operations von Big Printing T-Shirt Company. „Jede Abteilung hatte ihr eigenes Tabellenblatt, in das sie alle Daten manuell eingab und jedes Projekt nach Abschluss abhakte. Es gab keine wirkliche Möglichkeit, aktualisierte Daten oder Einblicke in den Prozess zu erhalten, außer die einzelnen Abteilungen per E-Mail zu kontaktieren.“

Management von Kundenbestellungen, Inventar und Social Media mit Smartsheet 

Bei der Suche nach anderen Softwaretools für das Projektmanagement für mehr Einblicke und Effizienz hat Big Printing Smartsheet entdeckt. „Als ich bei der Suche auf Smartsheet stieß, war ich wirklich überrascht von seinen vielen Funktionen, von der Integration in unsere bestehenden Tools bis hin zu Anpassungen und Dashboards“, sagt Dawaud Muhammad. „Smartsheet war für uns wie eine komplett andere Welt, und wir konnten es kaum erwarten, es zu implementieren.“

Jetzt nutzt Big Printing Smartsheet für das zentrale Management aller Kundenbestellungen. Zum Beispiel: Ein Kunde bittet über das Instagram-Konto von Big Printing um einen Kostenvoranschlag für ein Packet mit T-Shirts. Big Printing sendet dem Kunden einen Link zu einem Smartsheet-Formular, in das die Bestelldetails eingegeben werden. Sobald das Formular eingereicht wurde, werden die Angaben an die Vertriebsabteilung von Big Printing gesendet, die dann ein Kundenkonto erstellt und dem Kunden ein Angebot sendet. Wenn der Kunde das Angebot annimmt und zahlt, wird der Auftrag nach Smartsheet exportiert. Dann beginnen die Abteilungen von Big Printing, einschließlich Design und Produktion, mit der Arbeit an der Bestellung. Der gesamte Prozess wird in Smartsheet nachverfolgt und in Echtzeit aktualisiert, wenn eine Abteilung seine Arbeit am Auftrag abschließt.

Big Printing hat auch sein Rechnungssystem von einem Drittanbieter in Smartsheet integriert. „Das System kommuniziert mit anderen Technologien nicht gut, aber Smartsheet ist sozusagen extrovertiert. Es kommuniziert mit allem“, sagt Dawaud Muhammad. 

Big Printing nutzt Smartsheet nicht nur für das Auftragsmanagement und die Rechnungsverarbeitung, sondern auch für das Management von Marketingprojekten über Social Media, z. B. für Aufnahmen hinter den Kulissen, die die Produktion einer Kundenbestellung zeigen. Big Printing nutzt außerdem Smartsheet-Berichte, um Projektdaten von unterschiedlichen Abteilungen in Echtzeit zu erfassen und allen Benutzer in einer einzigen Ansicht anzuzeigen.

„Unsere Abteilungen verschaffen sich einen Überblick über spezifische Projekte und täglichen Aufgaben“, sagt Dawaud Muhammad. „Wir sehen auch, ob ein Element in einer Kundenbestellung fehlt, z. B. ein Kleidungsstück, und was der aktuelle Status ist.“ 

Des Weiteren sammelt das Unternehmen mit Smartsheet-Formularen Kundeninformationen über Social Media. „Viele unserer Kunden nutzen Social Media, um uns allgemeine Fragen zu unseren Produkten zu stellen oder Angebote anzufordern. Wir sammeln diese Kontaktinformationen zentral in Smartsheet-Formularen“, sagt Kesney Muhammad.

Schließlich nutzt Big Printing die Smartsheet-Mobil-App, um unterwegs sofortigen Zugriff auf die Projektdaten zu haben. „Ich laufe den ganzen Tag mit meinem Tablet herum und gehe von Abteilung zu Abteilung. Mit der Mobil-App sehe ich alles, was ich über unsere Aufträge und Projekte wissen muss“, sagt Dawaud Muhammad.

Bessere Auftragstransparenz und Kommunikation

Mit dem Management des gesamten Workflows in Smartsheet haben die Abteilungen von Big Printing bessere Einblicke in Design- und Druckprojekte. „Früher konnten wir nicht alles synchronisieren und mussten mehrere E-Mails versenden und ständig Änderungen vornehmen, wenn sich ein Kundenauftrag änderte“, sagt Dawaud Muhammad. „Mit Smartsheet sehen wir alle nötigen Informationen auf einen Blick. Wir müssen bei neuen Änderungen also nicht mehr E-Mails senden. Alles, was wir brauchen, ist sofort zur Hand.“

Mit besserer Projekttransparenz hat Big Printing auch die interne und externe Kommunikation verbessert. Das Unternehmen kommuniziert zum Beispiel intern effektiver über Aufträge und Abteilungszuständigkeiten, und es kommuniziert auch regelmäßiger mit den Kunden. „Mit Smartsheet-Formularen können wir Kundenanfragen oder Auftragsänderungen schnell erfassen und die Kunden den Status ihres Auftrags verfolgen. Wir erhalten weniger Fragen zur Genehmigungsphase oder zum allgemeinen Auftragsstatus“, sagt Kesney Muhammad.

Ein neuer Weg für die Kundengewinnung und Steigerung des Jahresumsatzes

Big Printing skaliert und hält mit dem schnellen jährlichen Geschäftswachstum mit. Mit Smartsheet bringt das Unternehmen das Geschäft über Social-Media-Kanäle voran. Zum Beispiel: Wenn das Unternehmen neue Inhalte auf Instagram postet, können die Kunden schnell auf einen Link im Beitrag klicken. Sie werden zu einem Smartsheet-Formular weitergeleitet, wo sie den Preis sehen oder erfahren, wie sie ein Paket mit bedruckten T-Shirts bestellen. Sobald sie eine Bestellung aufgegeben haben, laden Kunden ihre Designs hoch und zeigen eine Dropdownliste mit den einzelnen Schritten des Bestellvorgangs an. „2022 hat unser Unternehmen einen Umsatz von 2 Millionen Dollar erreicht, und Smartsheet war maßgeblich daran beteiligt“, sagt Kesney Muhammad. „Eine starke Präsenz in den sozialen Medien ist eine Sache, aber es ist eine andere Sache, die sozialen Medien zu Geld zu machen und diesen Prozess zu verfolgen. Doch genau das macht Smartsheet für uns.“

2021 hat Big Printing mit Smartsheet-Formularen 3.600 Kundenkontakte erhalten, die dem Unternehmen sonst entgangen wären. Davon hat das Unternehmen rund 32 Prozent in Aufträge umgewandelt. Im Jahr 2022 hat das Unternehmen 1.400 neue Kundenkontakte über Smartsheet-Formulare auf Social Media erhalten. Davon hat es rund 47 Prozent in neue Verkäufe umgewandelt, mit einer durchschnittlichen Bestellsumme von 1.150 Dollar.

„Die Erkenntnis, dass uns so viele potenzielle Einnahmen entgingen, war wirklich erstaunlich. Dies hat zu einer erheblichen Anzahl neuer Verkäufe für uns geführt, und wir haben auch ein Netzwerk aufgebaut, auf das wir bei neuen Marketingkampagnen zurückgreifen“, sagt Kesney Muhammad. „Manche Leute folgen uns auf Social Media seit zehn Jahren, und sie haben dieses Jahr ihre erste Bestellung aufgegeben.“

Steigerung der Effizienz um 150 %

Mit Smartsheet führt Big Printing sein Geschäft effizienter. „Mit Smartsheet geht es jetzt alles statt sehr langsam sehr schnell voran“, sagt Dawaud Muhammad. „Wir sind 150 Prozent effizienter, weil wir von Haftnotizen und Tabellenkalkulationsaufgaben auf eine tatsächliche Plattform umgestiegen sind, mit der wir alles einfach organisieren und für alle Abteilungen an einem Ort speichern.“ Der Bestellvorgang für Kunden ist nun nahtlos. Der Kunde gibt eine Bestellung auf, übermittelt das Design, bezahlt und erhält die Bestellung, ohne dass Dawaud oder Kesney Muhammad sie sich ansehen müssen. „Das ist vorher nie passiert“, sagt Kesney Muhammad. „Mit Smartsheet sind wir von einem sehr kleinen Familienunternehmen zu einem kleinen Betrieb angewachsen, und jetzt hilft es uns dabei, ein mittelgroßes Unternehmen zu werden.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.