AVI Systems bietet Kunden Konsistenz, Effizienz und Transparenz

AVI Systems ist der größte globale Systemintegrator, der audiovisuelle (AV) und Unified Communications (UC)-Lösungen für Unternehmen weltweit anbietet. Das Unternehmen ist auch der größte Anteilseigner von GPA, einem globalen Anbieter, der im Jahr 2022 Projekte in 50 Ländern unterstützte. AVI unterstützt Unternehmen aller Größen und Branchen bei der Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit durch innovative, einheitliche Lösungen. Mit fast 900 Mitarbeitern in 28 Niederlassungen in den USA hat AVI Systems seit 1974 AV-, UC- und digitale Medieninitiativen in den Vereinigten Staaten entwickelt, installiert und unterstützt. 

„Unser Ziel bei jedem Kunden ist es, ihn zu unterstützen, sich zu engagieren und Auswirkungen auf die Menschen zu erzielen. Wir richten AV-Lösungen in allen Bereichen ein, von typischen Konferenzräumen bis hin zu Stadien, Cafés, Museen und Erlebniszentren“, sagt Zach Valigura, Leiter des Bereitstellungs- und Projektmanagement-Büros (PMO) bei AVI Systems. „Wir helfen unseren Kunden, global zu agieren und ihre AV-Installationen über Zeitzonen hinweg einheitlich zu gestalten.“

Zusammenhalt für komplexe Projekte

Während der COVID-19-Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Konferenzräume mit videofähigen Lösungen ausstatten, damit die Mitarbeiter unabhängig davon, ob sie im Büro oder remote arbeiteten, zusammenkommen konnten. Dies führte zu einem enormen Arbeitsaufkommen für AVI Systems, das für die Projekt- und Programmmanager schwer zu bewältigen war. „Es war eine große logistische Herausforderung, alles pünktlich bereitzustellen“, erklärt Valigura. „Wir mussten uns mit den internen Teams des Kunden wie IT, Anlagen, Projektmanagement und Beschaffung abstimmen, um sicherzustellen, dass alle Abhängigkeiten vorhanden waren, bevor wir mit der Installation begannen. Die Übermittlung der Informationen an den Kunden war nur die halbe Miete, wir mussten sie auch sammeln. In der Zwischenzeit mussten unsere Programmmanager dafür sorgen, dass die Projekte weltweit einheitlich umgesetzt wurden.“

Ohne eine zentrale Projektmanagementlösung oder gesammelte Daten hatte AVI Systems viele Probleme, komplexe Projekte zu koordinieren und zu standardisieren.

„Als ich im November 2021 im Unternehmen anfing, stellte ich fest, dass alle Informationen, die wir benötigten, in E-Mails und Tabellenkalkulationen vergraben waren“, erinnert sich Valigura. „Wir benötigten dringend ein einfaches Tracking-Sheet, um alles zu organisieren.“

Valigura hatte bereits in der Vergangenheit mit Smartsheet gearbeitet und beschloss daher, damit Projekte nachzuverfolgen. „Damals hatten nur drei Personen in unserem Unternehmen eine Lizenz“, erinnert er sich. „Ehe ich mich versah, kam ein IT-Spezialist zu mir und sagte: ‚Smartsheet ist großartig! Wir haben begonnen, damit unsere IT-Projekte nachzuverfolgen, und wir sind begeistert!‘ Sie hatten zwar im Laufe der Jahre verschiedene andere Software ausprobiert, aber sie hatten sie nie übernommen. Smartsheet bot jedoch das Gefühl eines vertrauten Tabellenblatts mit der Möglichkeit zur weiteren Verwendung im Projektmanagement.“

Bestärkte Mitarbeiter

Schon bald entwickelte AVI Systems in enger Zusammenarbeit mit dem Smartsheet-Team eine ausgefeiltere PMO-Lösung und stellte sicher, dass die Anforderungen an Compliance und Governance erfüllt wurden. Für die Projekt- und Programmmanager von AVI Systems ist die neue Lösung zur Single Source of Truth geworden, in der sie Projekte nachverfolgen, Informationen sammeln, visualisieren und an ihre Teams und Kunden freigeben können. „Wir verwenden alles, von umfassenden Dashboards, Control Center und dynamischen Ansichten bis hin zu Pivots und Kalendern, um uns Klarheit über die Geschehnisse in unseren Projekten zu verschaffen“, sagt Valigura. „Anfänglich haben wir sogar versucht, die Arbeitsweise einer normalen Tabellenkalkulation zu imitieren, um unseren Mitarbeitern eine gewisse Vertrautheit zu vermitteln, indem wir die Daten per Data Shuttle in Smartsheet übertragen haben. Wir haben uns auch auf die DataMesh-Funktion verlassen, um Spalten verschiedenen Bereichen der Lösung zuzuordnen und neue Sheets zu erstellen.“ 

Mit der neuen PMO-Lösung sind die Mitarbeiter von AVI Systems nun besser in der Lage, komplexe Projekte zu verwalten. „Wir verlassen uns darauf, dass unsere Projekt- und Programmmanager unsere Kunden durch ihre Erfahrungen leiten, und diese wiederum werden durch Smartsheet vollständig unterstützt“, fügt Valigura hinzu.

„Die größte Auswirkung ist die Möglichkeit, eine große Menge an Daten zu organisieren – wir können so viele Sheets erstellen, wie wir möchten, und sie mit Dashboards verknüpfen. Jeder weiß genau, was im Unternehmen vor sich geht, wir sind ein offenes Buch. Und mit Smartsheet kann ich fast jeden Tag eine Krise abwenden.“

Zufriedene, informierte Kunden

AVI Systems hat mehr als 520 Projekte auf der ganzen Welt für seine Enterprise-Programme offen. Durch transparentere, besser verwaltete Projekte hat AVI Systems mehr Vertrauen bei seinen Kunden aufgebaut. „Wir haben im Laufe der Jahre festgestellt, dass Kunden, die nicht wissen, was passiert, meist das Schlimmste annehmen“, sagt Valigura. „Mit Smartsheet bieten wir ihnen Echtzeit-Updates. Sie können sich einfach Live-Dashboards ansehen und erhalten Echtzeit-Transparenz in einem maßgeschneiderten Format und unter Verwendung von Begriffen, die für sie von Bedeutung sind.“     

Die Mitarbeiter der Unternehmen können die konsolidierten Berichte dann problemlos an ihre internen Stakeholder und Führungskräfte freigeben. Dadurch sparen die Teams von AVI jährlich etwa 4.000 Stunden für die Berichterstattung und die Kunden von AVI etwa 20 % ihrer Zeit für die Informationsbeschaffung. „Unsere Kunden berichten häufig, dass sich ihre interne Kommunikation verbessert hat, und sagen, dass sie nicht mehr angerufen werden müssen, um Updates zu geben“, fügt Valigura hinzu.

„Dank Smartsheet erzielen wir herausragende Erfolge bei der Begleitung von Kunden durch ihre globalen Implementierungen, was ich nie für möglich gehalten hätte. Und wir schaffen eine so großartige, konsistente Erfahrung, dass sie nirgendwo anders hingehen möchten. Dadurch, dass wir ein vertrauenswürdiger Partner geworden sind, möchten die Kunden weiterhin mit uns zusammenarbeiten – sie kommen zu uns, anstatt dass wir zu ihnen kommen, und das bedeutet wachsende wiederkehrende Umsätze.“    

Die Gewinne teilen

Neben dem Projektmanagement hat sich Smartsheet auch in anderen Bereichen wie dem Finanz-, Betriebs- und IT-Management als nützlich erwiesen. Es hat sogar dem Vertriebsteam geholfen, sich um Projekte zu bewerben. „Wenn ich potenziellen Kunden unsere Programmmanagement-Praktiken vorstelle, rufe ich Smartsheet auf und zeige ihnen ein Live-Dashboard mit ihrem Logo und anonymisierten Daten, um ihnen einen Eindruck von unseren Leistungen zu vermitteln“, erklärt Valigura. „Die Kunden sind sogar so beeindruckt, dass sie möchten, dass ihr IT-Team unsere Demo sieht. Das ist eine großartige Inspiration, um neue Arbeitsweisen zu erforschen.“

In Zukunft wird AVI Systems seine Projektmanagementpraktiken und -lösungen weiter verfeinern und sie an GPA-Führungskräften in 26 regionalen Geschäftseinheiten auf der ganzen Welt freigeben. „Unser wichtigstes Ziel ist es, unseren Ansatz für Projektmanager auf der ganzen Welt hilfreich zu gestalten, sie dabei zu unterstützen, organisiert zu bleiben, und Transparenz in unsere Prozesse zu bringen“, schließt Valigura.