Aruba nutzt Smartsheet, um Budgets einzuhalten, Events im Blick zu behalten und die teamübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren

Aruba, ein Hewlett Packard Enterprise (HPE)-Unternehmen, bietet Millionen von Menschen, die beruflich und privat über Mobilgeräte kommunizieren, die IT-Architektur „Mobility-Defined Networks“. Der führende Anbieter fortschrittlicher drahtloser Netzwerklösungen stellt den größten Unternehmen der Welt eine sichere Edge-Serviceplattform für Campus, Außenstellen, Rechenzentren und Remote-Arbeitsumgebungen bereit.

Die globale Marketingabteilung von Aruba verwendet Smartsheet, um Besprechungen und Eventkalender zu zentralisieren, Projekte zu verwalten und Budgetdaten für Marketingkampagnen zu erfassen. „Dank Smartsheet können wir all unsere Events und Budgetinformationen über 12 Teams hinweg standardisieren. Dabei hat jedes Team einen eigenen Kalender und ein eigenes Budget“, sagt Jody Robertson, Global Marketing Operations Manager bei Aruba. „Smartsheet sorgt für eine deutlich bessere Transparenz. Dadurch können wir Budgets viel besser ausreizen als zuvor.“

Als Budgetverantwortliche für die Marketingorganisation bei Aruba muss Robertson sicherstellen, dass die gesammelten Ausgaben ihrer Teams das jährliche Budget für Werbung, Marketing und soziale Medien nicht mehr als 1 % über- oder unterschreiten. „Das ist eins unserer Hauptziele“, sagt sie. „Außerdem müssen wir unsere Marketingmittel entsprechend den Unternehmenszielen ausgeben.“ Vor Smartsheet war es eine Herausforderung, den Überblick über aktuelle Budgetzahlen zu behalten, da sich die Marketingteams des Unternehmens auf eine Kombination aus SharePoint und Excel-Tabellen verließen. „Die Daten waren auf separate Tools und Speicherorte verteilte und wir konnten aktuelle Zahlen nur bedingt einsehen. Das Erfassen dieser Informationen für die einzelnen Teams war dadurch ziemlich aufwendig“, so Robertson. „Außerdem benötigte die Unternehmensführung bessere Möglichkeiten zur Einsichtnahme.“

Aruba benötigte außerdem eine bessere Lösung, um Kalenderinformationen zwischen allen 12 Marketingteams auszutauschen. „Früher waren zwei Mitarbeitende dafür zuständig, Events zu genehmigen und im Kalender zu veröffentlichen. Das führte zu einem Engpass“, berichtet Robertson. „Alle Eventinhaber sollten die Möglichkeit haben, Änderungen vorzunehmen und Events zu bearbeiten, ohne auf ihre Veröffentlichung warten zu müssen.“ 

Besserer Überblick über Budgets für Marketingteams und Führungskräfte 

Robertson kannte Smartsheet bereits aus einer vorherigen Position und machte bei Aruba den Vorschlag, für das Projektmanagement und den globalen Eventkalender von SharePoint auf Smartsheet umzustellen.

„Mir waren die Vorteile von Smartsheet schon bekannt und ich wusste, dass es allen Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten würde, auf dieselben Daten zuzugreifen und ganz einfach Berichte zu erstellen“, sagt sie. „Statt die Daten mühsam aus verschiedenen Tools zusammenzuklauben, können wir jetzt alles mit einer Lösung verwalten.“

Die globalen und regionalen Marketingteams von Aruba nutzen Smartsheet, um Budgets zu erfassen und zu verwalten. Jedes Team verfügt über einen eigenen Smartsheet-Arbeitsbereich, in dem Berichte und Budget-Sheets zentral gespeichert werden. „Jedes Team hat ein Budget-Sheet, um seine Budgets direkt zu bearbeiten. Ich wiederum kann das Gesamtbudget im Auge behalten und die Ausgaben im gesamten Unternehmen nachverfolgen“, so Robertson. Die 12 Teams können ein Smartsheet-Dashboard aufrufen, um eine aktualisierte Übersicht aller Budgetdaten einzusehen – einschließlich Ausgaben für einzelne Kampagnen und aktueller Ausgaben für bestimmte Anbieter. 

Aruba hat jetzt einen wesentlich besseren Einblick in seine Marketingausgaben und den ROI. „Mit Smartsheet sehen wir den aktuellen Status unserer Budgets. Damit kommen wir unserem Ziel einer Abweichung von höchstens 1 % näher und können zu hohe Ausgaben vermeiden“, fügt Robertson hinzu. „Bei der Einhaltung unserer Budgetvorgaben schneiden wir heute viel besser ab.“

Standardisierte Daten in vier globalen Regionen 

Die 12 Marketingteams von Aruba sind über mehrere Regionen verteilt. Mithilfe von Smartsheet greifen sie alle auf die gleichen Datensätze zu. Dank dieser Zentralisierung und Standardisierung werden bei der Bearbeitung von Projekten und Budgets weniger Fehler gemacht.

„Früher gab es in den Daten Vertipper und andere Fehler, was häufig Datenfehler verursacht hat“, sagt Robertson. „Smartsheet bietet uns eine einheitliche Datenquelle – dadurch entstehen weniger Fehler. Zusätzlich sparen wir Zeit, die vorher für die Überarbeitung und Korrektur von Daten anfiel. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, sparen wir letztendlich doppelt.“

Aruba verwendet auch Smartsheet Control Center, um Projekte und Budgets schnell an einem Ort zu aktualisieren und die Informationen dann an verschiedene Arbeitsbereiche zu übertragen. „Control Center ist für unseren Geschäftsbetrieb entscheidend, da es Skalierbarkeit für unsere wachsenden Arbeitsbereiche und die nötige Agilität für unser Unternehmen bietet“, erklärt Robertson. „Statt Änderungen manuell vorzunehmen, können wir jetzt universelle Updates an einem zentralen Ort durchführen. Das vereinfacht unsere Arbeit und sorgt für Einsparungen bei Zeit und Kosten.“

Events dank globaler Kalenderansicht immer im Blick

Mit der Smartsheet Kalender-App kann Aruba Hunderte Vertriebs- und Marketingevents sowie -aktivitäten für Marketingteams weltweit in einer Vollbildansicht darstellen. Über einen in SharePoint eingebetteten Link zur Kalender-App können Marketingmitarbeiter aktuelle Kalenderdaten anzeigen lassen. Und sie können den Kalender selbst aktualisieren, ohne auf die Freigabe durch ein designiertes Teammitglied warten zu müssen.

„Jeder Eventinhaber kann jetzt Events in der Kalender-App hinzufügen und ändern“, sagt Robertson. „Man muss nicht mehr darauf warten, dass die Daten veröffentlicht werden. Außerdem können wir Kalenderdaten über die angepassten Filterebenen in der App ganz leicht kategorisieren.“

Die Unternehmensführung von Aruba nutzt eigene Dashboards in der Kalender-App, um sich einen besseren Überblick über aktuelle Aktivitäten und Events zu verschaffen. „Unser Führungsteam muss alles an einem Ort einsehen können, um dafür zu sorgen, dass regionale wie globale Events nicht übersehen werden“, so Robertson. „Smartsheet bietet ihnen diese Möglichkeit.“

Bessere Zusammenarbeit dank Integration 

Aruba integriert Smartsheet in Kommunikationsanwendungen wie Slack und Microsoft Teams, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gruppen zu verbessern. „Wir können unterschiedliche Berichte, Dashboards und intelligente Sheets in Teams veröffentlichen, damit alle Beteiligten direkt in Teams arbeiten können“, erläutert Robertson. „Das sorgt für eine bessere Kollaboration bei Projekten.“

Die Integration hat auch zu mehr Zusammenarbeit zwischen Marketingteams von Aruba und HPE geführt. Früher wurden zum Beispiel jeweils eigene Kalender eingesetzt, um Marketingevents zu erfassen.

„Wir hatten nur beschränkte Einsicht in die Events des jeweils anderen Teams. Jetzt sind wir alle auf Smartsheet umgestiegen und können eigene Berichte erstellen – das hat die Transparenz erhöht und die Teams enger zusammengebracht“, sagt Robertson. „Mithilfe der Kalender-App können wir intelligenter arbeiten.“

Robertson geht davon aus, dass für die Kollaboration mit HPE-Marketingteams künftig verstärkt auf Smartsheet gesetzt wird, neue Anwendungsfälle hinzukommen und erweiterte Smartsheet-Funktionen genutzt werden. „Smartsheet optimiert unsere Prozesse und bietet uns wichtige Einblicke in Echtzeit. Außerdem können wir ganz einfach Dashboards für die Unternehmensführung erstellen“, sagt sie. „Bisher haben wir sehr positive Erfahrungen mit Smartsheet gemacht – die Mitarbeiter lieben es.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.