American Roofing beschleunigt den Einkauf und senkt die Kosten dank Smartsheet Document Builder

Über einen Zeitraum von mehr als 100 Jahren wuchs American Roofing & Metal von einem kleinen lokalen Unternehmen zu einem großen regionalen Dachdeckerunternehmen. Heute ist das Unternehmen zu groß, um sich auf papierbasierte Datenerfassung und manuelle Einkaufs-, Planungs- und sonstige Geschäftsprozesse zu verlassen. Dank der Unterstützung neuer Smartsheet-Funktionen wie Document Builder und Form Builder mit Bedingungslogik konnte American Roofing den Einkaufs- und Einstellungsprozess sowie andere Verwaltungsarbeiten professionalisieren und beschleunigen. Das Unternehmen spart damit Zeit und Geld und fördert sein professionelles Image.

„Das Unternehmen wuchs in einem Zeitraum von etwa 3 Jahren fast um das Fünffache“, so Rob Waite, Executive Vice President bei American Roofing. „Wir hatten wirklich Probleme damit, unsere IT-Infrastruktur zu skalieren. Einfach nur neue Leute einzustellen, reichte nicht mehr aus, um das Problem zu beheben. Es ging eher um ein tiefgreifendes Prozessproblem. Wir benötigten eine Technologie für die Automatisierung und Zusammenarbeit, um diese Lücke zu schließen.“

American Roofing bedient Privat-, Gewerbe- und Industriekunden in Louisville, Lexington, Cincinnati, und dem Umland. Waite beschreibt die Dachdeckerarbeiten als „Arbeiten unter Hochdruck“. Sie sind häufig der letzte Teil eines Bauprojekts und nicht selten müssen enge Fristen eingehalten werden. Der Zuschlag kann beispielsweise an einem Donnerstag erfolgen und die Arbeit beginnt schon am darauffolgenden Montag. Es bleibt wenig Zeit, um Baumaterial zu beschaffen, Arbeiter zuzuweisen und sicherzustellen, dass die nötigen Zertifizierungen vorliegen. Die manuellen Geschäftsabläufe von American Roofing machten es noch schwerer, die engen Zeitvorgaben der Kunden einzuhalten.

„In der Vergangenheit waren wir vor allem von zwei Dingen abhängig: dem Wissen einzelner Mitarbeiter und unzähligen Tabellenblättern“, so White. „Es gab keinen zentralen Ort, an dem alle Informationen gesammelt wurden. Einen derartigen Ort zu erstellen, war außerdem extrem aufwendig. Wir benötigten alle Daten an einem zentralen Speicherort, der von jedem Gerät aus jederzeit einfach aufgerufen werden konnte. Der Prozess sollte so automatisiert wie möglich ablaufen.“

Waite implementierte Smartsheet bei American Roofing etwa vor drei Jahren, um den Führungswechsel zu unterstützen und verschiedene Unternehmensbereiche zu verbinden. Er erkannte, dass die Herausforderungen des Unternehmens bei der Dokumenterstellung sowie die doppelte Dateneingabe mit zwei neuen Plattformfunktionen gelöst werden könnten: Document Builder und Bedingungslogik in Formularen.

Document Builder transformiert den Einkauf

Die meisten Kunden und Zulieferer von American Roofing benötigen ausgedruckte Bestelldokumente, um Prüfungs- und Überwachungsanforderungen zu erfüllen. Das Erstellen war ein zeitaufwendiger Prozess. Die Daten mussten aus dem Smartsheet-Projektdatensatz in eine bearbeitbare PDF-Vorlage kopiert werden. Waite suchte nach Lösungen, um den Datentransfer zu automatisieren, als Smartsheet die Betaversion von Document Builder ankündigte.  

„Das Erstellen von Dokumenten war noch immer eine große Herausforderung mit vielen unnötigen Arbeitsschritten“, so Waite. „Als Document Builder auf den Markt kam, sah ich mir direkt die erste Betaversion davon an. Innerhalb von 24 Stunden konnten wir ein völlig neues Einkaufssystem auf die Beine stellen.“

Mit dem alten Prozess wurden Bestellungen per Fax an die Zulieferer gesendet. Anschließend wurden Aufträge und Lieferdaten per Anruf bestätigt. Das dauerte manchmal mehrere Tage. Mit Document Builder senden Admins nach der Genehmigung mit nur einem Klick automatisch eine Bestellung mit einem Link an den Anbieter. Über den Link kann der Erhalt bestätigt und über den Kalender ein Lieferdatum ausgewählt werden. Diese Antwort geht automatisch an das System von American Roofing. So erhält das Projektteam die nötigen Informationen, um Mitarbeiter für den Auftrag auszuwählen.

„Der gesamte Prozess wird innerhalb maximal einer Stunde abgeschlossen. Dies gilt für etwa drei Viertel der Bestellungen, die wir senden“, so Waite. „Von der Bestätigung über die Information des Zulieferers bis zur Erteilung eines Lieferdatums durch den Zulieferer und der Information des Aufsehers über den Materialeingang – also über den gesamten Prozess. Es ist nur noch ein Mitarbeiter dafür nötig. Ein Klick auf ‚Dokument erstellen‘ reicht aus. Wir sparen unheimlich viel Zeit und können unsere Mitarbeiter für Arbeit einsetzen, die einen wirklichen Mehrwert erwirtschaftet, statt für die Verwaltung für Papierkram.“

Der optimierte Prozess hilft dem Unternehmen außerdem, Geld zu sparen. Statt Baumaterial in Unmengen zu lagern, falls eine Bestellung für einen Auftrag nicht schnell genug durchgeführt werden kann, konnte das Unternehmen Großbestellungen für Aufträge und somit niedrigere Preise mit den Herstellern vereinbaren.

Im Handumdrehen erstellte Angebotsschreiben für neue Mitarbeiter

American Roofing verwendet Document Builder auch, um Angebotsschreiben für neue Mitarbeiter zu erstellen. Wenn der Personalmanager bereit ist, einem Bewerber ein Angebot zu unterbreiten, kann er mit nur einem Klick ein individuelles Schreiben mit dem Gehalt und sonstigen Details erstellen, das der Manager und der Bewerber nach dem abschließenden Bewerbungsgespräch unterzeichnen können. So können auch Prozesse, die vor der Einstellung erforderlich sind, umgehend gestartet werden, wie beispielsweise Drogentests, die Beantragung von Führungszeugnissen und OSHA-Training.

„Die Bewerber sind davon begeistert“, so Waite. „Möglicherweise haben sie sich auch bei anderen Firmen vorgestellt, bei denen sich die Dinge in die Länge zogen. Und es sorgt auch dafür, dass die Zeitspanne zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und des tatsächlichen Arbeitsbeginns möglichst nah beieinander liegt. Je kürzer wir den Prozess gestalten, desto besser, und alles beginnt mit dem Angebotsschreiben.“

Waite und seine Kollegen planen die Verwendung von Document Builder für andere dokumentabhängige Prozesse wie kommerzielle Angebote, Projekteinreichungen und Änderungsaufträge. Durch die Automatisierung wichtiger Aspekte des Pitch- und Bauprozesses kann American Roofing schneller auf Chancen und Dokumentänderungen reagieren, die sich auf die Kosten auswirken und zu Überraschungen bei der Endabrechnung führen könnten. Waite erwähnt, dass seine Plattform von Prüfern genehmigt wurde. Der integrierte Genehmigungsprozess für Dokumente schützt Daten und die HR-Experten des Unternehmens bestätigen, dass es nicht nötig ist, in ein teures HRIS-System zu investieren, um das zu erreichen, was Smartsheet bereits bietet.

Kinderleichte Dateneingabe und Vermeiden von Duplikaten durch Formulare

Die Aufdach-Teams müssen Projektdetails auf Baustellen aktualisieren. Waite erstellte Formulare in Smartsheet, um den Teams die Datenerfassung auf Mobilgeräten leichter zu machen. Die ursprünglichen Formulare waren lang und forderten viel zu viele Projektdetails. Smartsheet führte die Bedingungslogik in Formularen ein und Waite konnte den Dateneingabeprozess optimieren, um die Arbeit zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.

„Ein traditionelles Tabellenblatt hat ein horizontales Layout“, so Waite. „Wenn Hunderte Menschen von Smartphones aus arbeiten, macht horizontales oder vertikales Layout einen Riesenunterschied dabei, wie schnell Formulare ausgefüllt werden können. Ich suchte gerade nach einer Alternative für unsere langen, komplexen Formulare, als Smartsheet die Bedingungslogik einführte. Das Formular zeigt nur das Nötigste an. Wenn Sie jedoch Daten eingeben, die bestimmte Kriterien erfüllen, werden zusätzliche Zellen angezeigt. Dies trägt zur Genauigkeit bei, da Nutzer nicht aus Versehen den falschen Pfad einschlagen können.“

Verbesserte Transparenz und Professionalität durch Dashboards und Berichte

Formulare vereinfachen die Eingabe wichtiger Daten und Dashboards bieten Waite die Möglichkeit, Berichte für die Stakeholder anzupassen, die diese benötigen. Jetzt kann er der Unternehmensführung einen klaren Überblick über den Projektstatus zur Verfügung stellen und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, um sie zu beheben, bevor Verzögerungen oder eine Budgetüberlastung die Folge sind.

Er erstellte außerdem angepasste Aufgaben-Dashboards für Verwaltungsmitarbeiter, die einen logischen Arbeitsablauf für den Tag vorgeben. Aufgaben werden priorisiert, damit sich Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Wenn Administratoren die wichtigsten Projekte abhaken, erhalten sie einen besseren Überblick darüber, welchen Auswirkungen ihre Mühen auf das Unternehmen als Ganzes haben. Dieser Prozess führt auch zu einem gesunden Wettbewerb unter den Mitarbeitern, wenn es darum geht, wer pro Tag effektiv am meisten Arbeit erledigt.

Für die größten Vertragspartner des Unternehmens erstellte Waite wöchentliche Fortschrittsberichte zu Aufträgen, inklusive Produktionsleistung, Bildern und weiteren wichtigen Details. So bleiben Kunden nicht nur auf dem Laufenden über ihre wichtigsten Projekte, sondern American Roofing präsentiert sich auch professioneller und einheitlicher.

„Dachdeckerleistungen finden in der letzten Minute statt, deshalb ist es schwierig, sich so professionell wie möglich zu präsentieren“, so Waite. „Smartsheet ermöglicht uns nicht nur eine schnellere Reaktion auf Kundenanforderungen und vor allem eine schnellere Abwicklung von Papierkram, sondern verbessert vor allem auch die Qualität, die wir abliefern. Wir stehen wirklich in einem besseren Licht da, vor allem bei unseren Zulieferern, die uns jetzt als weitaus strategischeren und analytischeren Partner sehen, als sie ursprünglich angenommen haben.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.