Alpine Pacific Capital zieht mit Smartsheet mehr Aufträge an Land

Alpine Pacific Capital, ein schnell wachsendes Private-Equity-Unternehmen mit Niederlassungen in Orange County und Seattle, hat erkannt, dass Effizienz und Koordination für ein erfolgreiches Dealflow- und Investitionsmanagement entscheidend sind.

Todd Marker, Mitbegründer von Alpine Pacific Capital, hat in seiner über 10-jährigen Laufbahn im Bereich Private Equity technologische Lösungen kommen und gehen sehen. Um Geschäfte und Due Diligence-Prüfungen mit Unternehmen zu koordinieren, hat er sowohl Salesforce als auch OneNote und Microsoft Access ausprobiert, musste jedoch feststellen, dass sie entweder zu komplex oder zu schwierig zu bedienen waren oder die für eine wirkungsvolle Verwendung erforderliche Akzeptanz fehlte.

„Eine Organisation ist immer nur so gut wie ihr schwächstes Glied. Wenn die Einführung und Wartung einer Lösung zu kompliziert ist, wird sie nicht verwendet, und am Ende werden Dealflows und Due Diligence wieder in Tabellenblättern verwaltet“, erklärt Marker. „Wenn mehrere Versionen von Tabellenblättern im Umlauf sind, wird dadurch weder die Zusammenarbeit gestärkt noch effizient gearbeitet.“

Als er und sein Partner Alpine Pacific Capital im Jahr 2011 gründeten, wusste Marker, dass er es sich nicht leisten konnte, die gleichen Fehler zu machen. Deshalb war es für sie wichtig, ein Tool zu wählen, mit dem die beiden Standorte wie ein einziges Büro erschienen. Als kleines Unternehmen mit beschränkten Ressourcen benötigten sie eine flexible Technologielösung, die mehrere Funktionen abdeckt, einschließlich der Verwaltung von Deal-Pipeline, Due Diligence, Portfoliounternehmen und Budgetierung.

Ein Tool für alles

Als Marker und sein Partner Smartsheet entdeckten, wussten sie, dass sie das Tool gefunden hatten, nach dem sie suchten, um ihr Unternehmen zu verwalten. „Die Entscheidung war schnell getroffen“, meint Marker. „Smartsheet bietet die vertraute Oberfläche eines Tabellenkalkulationsprogramms verbunden mit Echtzeitaktualisierungen und war deshalb die perfekte Lösung für die Verwaltung unserer Deal-Pipeline, die Durchführung von Due Diligence-Prüfungen und die Kommunikation mit unseren Portfoliounternehmen.“

Als sie erkannten, dass Smartsheet außerdem für viele andere interne Abläufe eingesetzt werden konnte, war die Sache beschlossen. „Wir verwenden Smartsheet sowohl für die interne Verwaltung unseres Betriebs als auch für unsere Geschäftstätigkeit, d. h. für unsere Tätigkeit als Geschäftspartner von Managementteams, die wir dabei unterstützen, Werte für unsere Investoren zu schaffen.“

Optimieren der Pipeline

Alpine Pacific verwaltet in Smartsheet den gesamten Dealflow – von der Aufnahme einer möglichen Investition bis hin zum Abschluss einer Transaktion. Dies umfasst alle Aspekte einer Due Dilligence-Prüfung, wie die Analyse der Marktlage, rechtlichen und finanziellen Risiken, und schließt mit der Dokumentation der Transaktion ab. Das Team richtet für jedes untersuchte Unternehmen individuelle Arbeitsbereiche in Smartsheet ein, um die Arbeit zu organisieren.

Dealflow-Verwaltung

Die Teammitglieder bei Alpine Pacific verwenden RGG-Bälle als hilfreiche visuelle Indikatoren, die zeigen, ob ein Unternehmen die internen Investitionsanforderungen erfüllt und für die nächste Stufe bereit ist.

Durch die Möglichkeit, in der Cloud zusammenzuarbeiten und Dateien freizugeben, kann das Unternehmen Due Diligence-Sheets für mögliche Portfoliounternehmen bereitstellen. Sobald die Unternehmen Zugriff auf das Due Diligence-Sheet haben, können sie alle erforderlichen Unterlagen einfach zusammenstellen, diese in Echtzeit in Smartsheet hochladen und über ein Kontrollkästchen anzeigen, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Für Alpine Pacific ist es äußerst hilfreich, die Statusänderung im Sheet in Echtzeit zu sehen.  

Alle weiteren relevanten Informationen zur erforderlichen Aufgabe werden in den Diskussionshinweisen erläutert.

Außerdem speichert Alpine Pacific Pipelines und Checklisten als Vorlagen. Um die Zusammenarbeit mit einem neuen möglichen Unternehmen aufzunehmen, muss Alpine Pacific das Rad nicht neu erfinden – die Mitarbeiter verwenden einfach eine Vorlage. Da sie bei der Einrichtung des Tools Zeit sparen, haben sie mehr Zeit für ihre Kunden.

„Jedes Managementteam, dem wir Smartsheet vorgestellt haben, war sofort begeistert“, meint Marker. „Es ist so intuitiv und unkompliziert – auch die Organisation und Unterstützung bei der Umsetzung sind viel besser als bei einem System, das nur auf Dateifreigabe und E-Mails beruht.“

Übereinstimmende Ergebnisse bei internen Betriebsabläufen

Zusätzlich zu den Sheets und Arbeitsbereichen für die untersuchten Unternehmen hat Alpine Pacific einen Arbeitsbereich für den internen Betrieb festgelegt. Beispielsweise plant das Unternehmen das Jahresbudget mit Smartsheet, passt die Prognose bei Bedarf an und überwacht die Ausgaben genau.  

Das Unternehmen hat in Smartsheet eine Datenbank für Investoren erstellt, in der Kontaktdaten übersichtlich organisiert und jederzeit und von jedem Gerät aus zugänglich sind.

Wichtige Dokumente und Ressourcen werden in Smartsheet in einer „Toolbox“ aufbewahrt, die beispielsweise gesetzliche Vorlagen, Fragen bei Kundengesprächen und sogar 90-Tage-Pläne enthält.

„Intern sind wir besser organisiert und besser dafür aufgestellt, von unserer langjährigen Erfahrung zu profitieren, als je zuvor. Kurz gesagt – wir arbeiten effizienter“, erklärt Marker.

Verantwortlichkeit als Erfolgsfaktor

Auch die Portfoliounternehmen von Alpine Pacific profitieren. „Sobald wir in ein Unternehmen investiert haben, empfehlen wir dem Management dringend, Smartsheet zur Verwaltung bestimmter Aspekte des Business zu verwenden. Nachdem wir bereits so viele dieser Sheets freigegeben haben, ist es interessant zu beobachten, wie sich die Unternehmenskultur ändert, wenn ein System für Echtzeit-Verantwortlichkeit eingeführt wird“, meint Marker.