Allies for Community Business erfüllt die 10-fache Nachfrage für die finanzielle Unterstützung von Kleinunternehmen mit Smartsheet

Allies for Community Business (A4CB) unterstützt Kleinunternehmen in Illinois und Indiana durch die Vermittlung von Kapital, Coaching und kollaborativen Dienstleistungen. Dazu zählen Zugang zu Fördergeldern und Krediten, Coachings für Einzelpersonen und Gruppen sowie Lizenz- und Versorgungsdienste. Mit Smartsheet kann A4CB den Prozess ab dem ersten Antrag auf finanzielle Unterstützung verwalten und zugleich für absolute Sicherheit und Datenintegrität sorgen, selbst als die finanzielle Unterstützung in einem einzigen Jahr um das 10-fache anstieg.

„Wenn wir Kleinunternehmen stärken, stärken wir die lokale Wirtschaft“, erklärt Brad McConnell, CEO von Allies for Community Business. „Wir unterstützten etwa 1.300 Kleinunternehmen im Jahr 2019 und halfen über 37.000 Kleinunternehmen im Jahr 2020. In fast allen Fällen wurde dabei Smartsheet im Backend genutzt.“

McConnell leitet ein Team, das Unternehmen im Besitz von Schwarzen, Hispanics und Frauen sowie einkommensschwachen und anderen typischerweise unterversorgten Personen unterstützt. A4CB arbeitet mit verschiedenen öffentlichen und privaten Finanzierungspartnern zusammen, um möglichst hohe Fördergelder sowie Geschäftskredite in kleineren für Banken untypischen Beträgen mit flexiblen Bedingungen bereitzustellen.

Um dieses Vorhaben zu unterstützen, setzt die Organisation ihre digitalen Lösungen mit Bedacht ein. McConnell sagt, dass A4CB vor Smartsheet eine Kombination aus separaten Tabellenkalkulationen, Projektmanagementplattformen und anderen Ressourcen wie E-Mails und Papieren verwendete. Die Schwierigkeiten dabei, ein Finanzierungsprogramm mit diesen isolierten Hilfsmitteln zu leiten, bewog ihn zur Suche nach einer einzigen Plattform, die den gesamten Prozess vom Anfang bis zum Ende abdeckt, Datenintegrität sicherstellt und die Effizienz verbessert.

„Bevor ich diese Stelle antrat, arbeitete ich an einem Projekt im Rathaus in Chicago, bei dem wir Smartsheet für die Organisation eines umfangreichen Audits der Dokumentation verwendeten“, erzählt McConnell.

„Isabel Velez Diez, unsere Direktorin für Strategie und Betrieb, experimentierte unabhängig davon mit verschiedenen Plattformen, wobei sich Smartsheet am nützlichsten für unsere Anforderungen erwies. Sie bewegte unsere Organisation dazu, die kundenorientierte Programmverwaltung sowie die interne Verwaltung in einer einzigen Plattform zu vereinen – nämlich Smartsheet.“

Eine ganzheitliche Lösung vom Programmdesign bis zur finanziellen Unterstützung

Mit Smartsheet strukturiert A4CB den kompletten Prozess ab dem Beginn der Zusammenarbeit mit einem Finanzierungspartner bis zur Bereitstellung der finanziellen Unterstützung. Nach der Zusammenarbeit mit einer Organisation wie einem Stadtbüro oder einem privaten Förderverein erstellen McConnell und seine Kollegen ein Smartsheet-Formular, das Unternehmen zur Beantragung des Programms verwenden.

Daten von Online-Anwendungen werden automatisch in ein Sheet eingetragen, das Programmadministratoren dann gezielt filtern und sortieren können: nach Unternehmen, die für eine Unterstützung berechtigt sind, die nicht berechtigt sind oder bei denen zusätzliche Dokumente für eine Entscheidung erforderlich sind.

A4CB nutzt Smartsheet-Dashboards, um Informationen an Finanzierungspartner und andere Stakeholder des Programms weiterzugeben. Die Bankinformationen in den Anträgen werden sicher gespeichert und für Direktüberweisungen auf die Konten der finanzierten Unternehmen verwendet.

„Beispielsweise entwickelten wir für die Förderung des Gastgewerbes in Chicago ein Dashboard basierend auf dem Betriebs-Sheet von Smartsheet“, sagt McConnell. „Wir können den aktuellen Fortschritt der Berechtigungsprüfung für die Stadtangestellten von Chicago freigeben.“

„Vor allem konnten wir auch genaue Informationen zur Verteilung von 10 Millionen Dollar nach den Prioritäten der Stadt weitergeben: Die Unterstützung von Unternehmen im Besitz von Schwarzen, Hispanics und Frauen sowie Unternehmen in einkommensschwachen Regionen. Wir konnten die Datenvisualisierung für unsere Partner in Echtzeit aktualisieren, damit sie dem Bürgermeister und der Presse zuverlässig melden konnten, wem wir halfen, warum, und in welcher Reihenfolge.“

Die Meldung dieser Daten war wichtiger denn je, als die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 zu wirtschaftlichen Problemen führte und Hilfsprogramme für die Unterstützung von Unternehmen bei Schließungen und Umsatzeinbrüchen entwickelt wurden. A4CB vermittelte 2019 Kredite und Fördergelder im Wert von 3,8 Millionen Dollar. Im Jahr 2020 vervielfachte sich der Betrag auf 396 Millionen Dollar, davon allein 15 verschiedene Programme zur Notfallhilfe für langjährige Kleinunternehmen.

Eine Plattform, die Risiken reduziert

Der Schutz von Bankinformationen zählt zu den Smartsheet-Sicherheitsfunktionen, die für das Programmmanagement von A4CB unerlässlich sind. Smartsheet befolgt nicht nur Technologieprotokolle, sondern bietet darüber hinaus eine Risikominderung für die gesamte Arbeit von A4CB. McConnell sagt, dass die Organisation die Sicherheitsdokumentation der Plattform und ihre Struktur zur Integration, Sicherung und Verwaltung der Versionskontrolle für Daten genau überprüft habe.

„Sicherheit ist ein Teil davon, aber die Integrität der Daten ist mindestens genauso wichtig“, erklärt McConnell. „Wenn wir all die Daten, die wir zur Verteilung der Finanzhilfe sammeln, evaluieren und verwenden, ineffizient verwalten würden, wären wir und unsere Partner, darunter der Staat und die Stadt, einem signifikanten Finanz- und Vertrauensrisiko ausgesetzt. Wenn jemand versehentlich eine Tabelle löscht, können nicht einfach die ganzen gesammelten Daten verloren gehen. Das ist in unserem Bereich einfach nicht akzeptabel.“

Smartsheet ermöglicht diese Datenintegrität und Effizienz, weshalb nicht nur Zeit und Arbeit bei der Verwaltung dieser Programme gespart wird. Es ist sogar eine Voraussetzung für die Bereitstellung dieser Programme.

„Ich glaube, man kann das sehr deutlich sagen“, sagt McConnell. „Ohne ein Toolset zum Verwalten all dieser extrem komplexen, dringenden und sichtbaren Programme hätten wir daran überhaupt nicht arbeiten können. Uns hätte das Selbstvertrauen gefehlt, uns dafür zu melden. Wir hätten nicht gedacht, das wir das schaffen. Ich glaube, wir hätten diese Aufgabe aufgrund des ungeheuren organisatorischen Risikos ablehnen müssen.“

A4CB verwendet Smartsheet auch, um interne Prozesse zu verwalten. Eine einfache, aber wertvolle Lösung verfolgt die Fortschritte des Teams hinsichtlich bestimmter Initiativen. McConnell erstellte ein Formular mit Dropdownlisten, auf dem leitende Teammitglieder den Status ihrer Arbeit aktualisieren.

Die Daten werden auf ein Sheet übertragen, damit McConnell mühelos sehen kann, was rechtzeitig oder frühzeitig fertig wird und was verspätet ist. So können Arbeitszeit und Mitarbeiter einfach zugewiesen werden, wenn sie dringend gebraucht werden, und basierend auf späteren Updates kann die Zuweisung dann wieder angepasst werden.

Dashboards wecken das Interesse von Partnern

Die Partner, welche die Programme von A4CB unterstützen, werden von der Organisation darüber informiert, wie die Unternehmen finanziell unterstützt werden. Sie konzentrieren sich besonders darauf, wie gut die Ausführung des Programms ihre demografischen Gruppen, Bezirke, Branchen oder andere Prioritäten erreicht. Mit Smartsheet-Dashboards können McConnell und seine Kollegen mühelos vielfältige Details zur Arbeit bereitstellen.

„Die automatisch ausgefüllten Dashboards zur Visualisierung machten einen großen Unterschied für die effektive Kommunikation mit unseren Partnern“, sagt McConnell. „Es waren so viele Parteien an diesen Nothilfeprogrammen beteiligt, die unbedingt Echtzeitdaten wollten, dass uns das unendlich viel Zeit gekostet hätte. Wir haben unseren Partnern in öffentlichen Einrichtungen, die gewählte Volksvertreter täglich mit ihren Informationen versorgen, den Link gegeben und ihnen gesagt, dass sie auf dem Desktop eine Verknüpfung dafür erstellen und darauf klicken sollen, wenn sie etwas brauchen. Sie fanden das revolutionär.“

McConnell sagt, dass die Berichterstattung per Dashboard so erfolgreich war, dass die Partner noch mehr Details sehen möchten. Während ihnen A4CB aufgrund der Anforderungen an die Vertraulichkeit der Programme die vollständigen zugrundeliegenden Details nicht zeigen darf, überlegt die Organisation, wie sie die Informationen am effektivsten präsentieren kann, damit die Geldgeber besser helfen können.

„Die Veröffentlichung der Dashboards und die Leichtigkeit, mit der wir solche Übersichtsdaten visualisieren können, weckte – wenig überraschend – das Interesse unserer Partner nach mehr Details“, sagt McConnell.

„Die Nachfrage nach weiteren Möglichkeiten zur Weitergabe von Echtzeitdaten mit visueller Struktur und der zugrundeliegenden Daten ist gewaltig. Wir denken sehr sorgfältig darüber nach, wie wir unseren Partnern noch differenziertere Daten in Echtzeit bereitstellen können. Aber solche Probleme muss man erst einmal haben, denn die aktuellen Daten sind um ein Vielfaches besser als die üblichen Daten unserer Partner.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.