A.G. Coombs optimiert Arbeitsprozesse und befolgt Sicherheitsprotokolle in der Pandemie mit Smartsheet

Digitale Technologie ist fundamental für die Entwicklung und Konstruktion von innovativen Gebäuden. Die A.G. Coombs Group wurde 1945 gegründet und ist ein führendes Unternehmen in der Gebäudetechnik, das umfassende technische Services für alle Gebäudesysteme bereitstellt, darunter Klimatechnik, Mechanik, Brandschutz, Elektrik, Beleuchtung und Gebäudesteuerungstechnologien.

Mit Smartsheet konnte A.G. Coombs verschiedene Arbeitsprozesse optimieren und die Sicherheits-, Betriebs- und Bereitstellungsstandards seiner Dienstleistungen verbessern.

„Wenn Flexibilität gefragt ist, sind cloudbasierte Tools am besten“, sagt Gavin Cheetham, Group Building Information Modelling (BIM) Manager bei A.G. Coombs. „Damit können wir überall – in der Arbeit, zu Hause, im Café – E-Mails senden, Dateien austauschen und Projekte besprechen.“

Cheetham ist einer der Experten im Unternehmen für digitale Informationen und liefert den Kunden eine konsistente Herangehensweise für die Implementierung und Verwendung von Digital Engineering – vom frühen Design bis hin zum laufenden Service und Betrieb. 35 Jahre Erfahrung in der Branche haben ihm gezeigt, dass Technologien einen gewaltigen Unterschied für den Baustellenbetrieb und das Geschäftsprozessmanagement bedeuten können. Smartsheet ist Teil seines digitalen Toolsets und hat wesentlich dazu beigetragen, dass A.G. Coombs den Return On Investment (ROI) für interne Prozesse sowie Dienstleistungen verbessern konnte.

„Wir führten ROI-Vergleiche zwischen manuellen und Smartsheet-Workflows durch und es ist ein Unterschied wie Tag und Nacht“, berichtet Cheetham. „Die Zeitersparnis war signifikant. Es ist entscheidend, dass wir bei Veränderungen einen Vorher-Nachher-Vergleich durchführen. Um die Zustimmung für einen ROI-Vorschlag zu erhalten, muss man natürlich das Ergebnis abschätzen. Ich nutze Smartsheet, um einige unserer Investitionen festzuhalten, und mit monatlichen Erinnerungen wichtige Messzahlen dieser aufzuzeichnen. Diese Werte kann ich dann in einem ROI-Vergleich verwenden, um nachzuweisen, dass wir durch die Investition Zeit und Geld gespart haben.“

Digitalisierung zur Vorbereitung auf das Unerwartete

A.G. Coombs verwendet Smartsheet seit 2017, um papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und redundante sowie ineffiziente Abläufe zu reduzieren. Laut Cheetham erwies sich Smartsheet bei den Workflows in der Verwaltung als besonders vorteilhaft, sparte aber auch sehr viel Zeit bei technischen Entwürfen, der Verwaltung der Arbeitsplatzsicherheit und anderen kundenorientierten Bereichen. Das Unternehmen hatte bereits viele Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert, was die Umstellung erleichterte, als die Region in der COVID-19-Pandemie von Lockdowns betroffen war.

„Letztes Jahr haben wir in der Vorweihnachtszeit ein großes Stück Governance-Arbeit geleistet, um unsere Systeme zur einheitlichen Zusammenarbeit fertigzustellen“, erzählt Cheetham. „Gleichzeitig führten wir ähnliche Arbeiten mit Smartsheet durch. Als dann COVID ausbrach, konzentrieren wir uns komplett darauf. Wir wiesen unsere Mitarbeiter auf unsere Systeme und Schulungen hin und verwendeten Smartsheet noch umfassender. Es war ein immenser Vorteil, dass wir bereits entsprechende Systeme hatten. Unsere Mitarbeiter wurden gemäß unseren internen Standards im Laufe der Zeit geschult. Diese Standards waren für das Vertrauen unserer Mitarbeiter sehr wichtig. Wir arbeiten immer noch an bestimmten Aspekten des Änderungsmanagements, denn wir möchten, dass alle auf demselben Stand sind.“

Compliance mit verschiedenen COVID-19-Anforderungen

Die Bauarbeiten konnten während der Pandemie fortgesetzt werden, doch es gab umfassende Sicherheitsanforderungen, um die Anzahl der Personen an den Baustellen einzuschränken, die Compliance der Mitarbeiter nachzuverfolgen und zu belegen und mögliche Infektionen durch die Nachverfolgung der Kontakte zu erkennen. Dazu mussten viele verschiedene Daten erfasst und nachverfolgt werden.

Die Smartsheet-Lösungen von A.G. Coombs für COVID-19 beinhalten eine Checkliste für die Büroreinigung mit detaillierten Erinnerungen und ein genaues Aufzeichnen der verschiedenen Standorte der Mitarbeiter im Laufe ihres Arbeitstags. Zudem wurden die Mitarbeiter täglich befragt, um mögliche Symptome und Kontakte zu anderen Personen nachzuverfolgen, damit sich die Personalabteilung um bestätigte Fälle beim Personal oder ihren Kontakten kümmern kann.

„Bei uns mussten Kontakte nachverfolgt und isoliert werden. Smartsheet hat diesen Zweck sehr gut erfüllt und wir verwenden es bis heute“, sagt Cheetham. „Auch wenn die Fallzahlen gerade sehr niedrig sind, bleibt die Regierung bei der Befolgung der sogenannten COVIDSafe-Pläne wirklich streng, und Smartsheet spielt dabei eine entscheidende Rolle.“

Die Daten werden in einem Dashboard aufgezeichnet, auf dem Vorgesetzte den Status ihrer Teams überwachen können, und mit automatisierten Erinnerungen wird sichergestellt, dass die jeweiligen Umfragen und Checklisten verwendet werden. Da Smartsheet einfach zu erlernen und zu verwenden ist, konnte A.G. Coombs verschiedene spezielle Lösungen schnell entwickeln und bereitstellen, um die staatlichen Anforderungen für alle Baustellen und Aktivitäten zu erfüllen.

„Wir haben etwa 50 COVID-bezogene Lösungen in Smartsheet“, sagt Cheetham. „Dazu zählen Sheets, Messzahlen, Berichte und Dashboards. Ehrlich gesagt können wir nicht mehr auf Smartsheet verzichten. Damit erstellten wir unsere tägliche COVID-Umfrage innerhalb einer Stunde. Es braucht keine speziellen Entwicklereingaben. Einfach eine simple, elegante, zweckmäßige Lösung.“

Eine Plattform für Wachstum und Innovation

Cheetham sagt, dass Smartsheet einen wichtigen Anteil an der Anpassung des Unternehmens an die Arbeitsbedingungen in der Pandemie hatte, zumal Smartsheet dabei helfen kann, die natürliche Kommunikation in Büros wiederherzustellen. Auch wenn die Lockdowns der Pandemie enden, werden diese Funktionen für das weitere Wachstum des Unternehmens wichtig bleiben.

„Die Verwendung von digitalen Technologien hat bei uns deutlich zugenommen, insbesondere bei den Systemen für die einheitliche Zusammenarbeit“, sagt Cheetham. „Dazu zählen Video-/Audiokonferenzen und Chats. Diese Formate gehören heute zum Arbeitsalltag. Auch die digitalen Workflows für Genehmigungen, die natürlich mit Smartsheet bereitgestellt werden, sind beliebt.“

Zu den zukünftigen Smartsheet-Projekten, an denen bereits gearbeitet wird, gehört eine unternehmensweite Initiative zur Entwicklung eines Repositorys für Standards, das als zentraler Ort für essenzielle Informationen dienen wird. A.G. Coombs entwickelt außerdem kundenorientierte Initiativen, beispielsweise ein Verwaltungssystem, das Signale von Sensoren und Daten von lokalen Beobachtungen sammeln wird, um den Status von Gebäudesystemen nachzuverfolgen und vorbeugende Wartungsarbeiten zu ermöglichen. Cheetham sagt, dass die zunehmende Anzahl von Projekten umfassende Schulungen erfordern wird, wobei die vielfältigen Informationen im Smartsheet Learning Center und in der Online-Community nützlich sein werden.

„Ein wichtiger Vorteil von Smartsheet sind die umfangreichen Informationen, die online im Learning Center verfügbar sind“, sagt Cheetham. „Dort gibt es nützliche Inhalte, beispielsweise zur Verwendung von Formeln, die recht komplex sein können, wenn sie sich über mehrere Sheets erstrecken.“

Smartsheet ermöglichte A.G. Coombs auch eine effektivere Zusammenarbeit. Ein kürzlich erstellter Bericht zeigte, dass nahezu 100 lizenzierte Benutzer Informationen mit mehr als 1.000 externen Mitarbeitern austauschen konnten, so Cheetham.

„Das ist ein erstaunliches Ergebnis“, sagt Cheetham. „Das sind Menschen, die nicht für Lizenzen zahlen, aber trotzdem mit A.G. Coombs zusammenarbeiten. Immer mehr Menschen werden bei uns Smartsheet nutzen. Wir sparen damit viel Zeit und haben bereits erstaunliche Ergebnisse erzielt.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.