Der Königlich-spanische Fußballverband erreicht mit Smartsheet Synergie, Transparenz und Effizienz

Sie kennen vermutlich bereits das legendäre spanische Fußballnationalteam, das eine zentrale Rolle auf der Weltbühne des Fußballs spielt, doch kennen Sie auch den Königlich-spanischen Fußballverband (RFEF), der hinter ihm steht? Der Dachverband des spanischen Fußballs wurde 1909 gegründet und verwaltet Wettkämpfe und die verschiedenen Ebenen des Systems der spanischen Fußballliga. Zudem ernennt er das Management der Fußball- und Futsalnationalteams. Als Dachverband des spanischen Fußballs ist der RFEF derzeit für mehr als 1.000.000 registrierte Spieler und Spielerinnen verantwortlich, die in 30.000 registrierten Fußballvereinen spielen. Carlos Nadal, Koordinator für Strategie und internationale Beziehungen beim RFEF, kennt die Voraussetzungen für die Bewältigung solch einer umfassenden und komplexen Aufgabe: „Teamarbeit ist unverzichtbar. Das sehen wir jeden Tag auf den Spielfeldern und auch im Management des Spanischen Fußballverbands setzen wir darauf.“ 

Umstrukturierung eines unzusammenhängenden, komplexen Netzwerks

Die Fußballvereine verteilen sich auf 23 Territorien und 30.000 Organisationen, weshalb es schwierig sein kann, einen gemeinsamen nationalen Strategieplan zu entwickeln und zu verfolgen. Und die Umsetzung dieses Strategieplans – insbesondere in Anbetracht des Umfangs – kann eine ebenso große Herausforderung darstellen.

„Die digitale Transformation war ein Eckpfeiler der spanischen Strategieplanung. Anfangs verwendeten wir Excel-Tabellen für die Nachverfolgung. Aber es war kompliziert, die gesamte Entwicklung der verschiedenen territorialen Verbände und sogar die Arbeit im spanischen Verband selbst zu überwachen und zu verwalten“, erklärt Francesc Solanellas, UEFA-Berater für die Strategieplanung des RFEF.

Mit seinen großen Plänen und Ambitionen suchte der RFEF also nach einer digitalen Lösung, die der Organisation zu einer strukturierteren Arbeitsweise verhelfen konnte. „Wir mussten unsere Ziele automatisierter verfolgen und unsere Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren“, ergänzt Solanellas. Der RFEF brauchte auch einen besseren Zugriff auf relevante Daten, um der Organisation datengestützte Entscheidungen zu ermöglichen. 

Suche nach einer agilen und einfachen Lösung

Der RFEF begann mit der Prüfung verschiedener Plattformen, welche die globale Zusammenarbeit an den strategischen Zielen unterstützen konnten.

„Smartsheet bot die gesuchte Flexibilität und Skalierbarkeit. Diese Lösung konnte auch in einige der anderen Lösungen integriert werden, die wir täglich nutzen“, sagt Nadal.

Der RFEF legt auch großen Wert darauf, dass seine verteilte Benutzerbasis die bereitgestellte Lösung einfach einführen und nutzen kann. Die Organisation wandte sich an den offiziellen Smartsheet-Partner Uniendo Nodos, um Hilfe bei der Implementierung und dem Mitarbeitertraining zu erhalten. 

Delegieren von Rollen, Aufgaben und Einblicken

Smartsheet ermöglichte es dem RFEF, seine Arbeit zu strukturieren und seine strategischen Ziele und Teilziele an die einzelnen territorialen Verbände zu delegieren. Die zentralisierte Plattform führt Aufgaben, Budgets, Kalender, Protokolle und Berichte zusammen und bietet spezifische Integritätsindikatoren für jedes Ziel. „Wir nutzen auch Dynamic View, WorkApps, Calendar App und Data Shuttle, um eine bessere Zusammenarbeit, Transparenz und Effizienz zu erhalten“, sagt Rafa Serrano, CTO bei Uniendo Nodos. Alle verantwortlichen Teams erhielten auf der Plattform spezifische Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsstufen auf verschiedene Tools und Daten. Zum Beispiel können territoriale Manager die Projekt-Sheets ihrer jeweiligen Territorien bearbeiten, während Tutoren nur die Sheets und Wertungslisten der ihnen zugeteilten Territorien anzeigen können. Der RFEF nutzt auch Smartsheet Data Shuttle, um die Plattform in andere Lösungen zu integrieren, und DataMesh, um Probleme wie Tippfehler, doppelte Dateneingaben und unnötige Arbeit zu vermeiden. Während es wichtig war, diese Architektur bei der Implementierung zu besprechen, sollte auch erwähnt werden, dass die Endbenutzer die spezifischen Komponenten der Plattform, die der RFEF für den strategischen Wandel nutzt, nicht kennen müssen – sie können sich einfach auf ihre Aufgaben und Daten konzentrieren. 

Vereintes Team

„Unsere Herausforderung bestand darin, die Arbeit mehrerer territorialer Verbände auf vier gemeinsame strategische Ziele auszurichten. Diese beinhalten verschiedene Rollen, von Mentoren bis hin zu Managern“, sagt Solanellas. Das zentralisierte, effektive System ermöglichte es dem RFEF und seinem komplexen Netzwerk aus territorialen Verbänden, an einem Strang zu ziehen. Die Lösung verschaffte dem Dachverband auch einen Überblick zu jedem Projekt und strategischen Ziel.

„Die umfassenden Einblicke in jedes Programm, Projekt und in jede Aufgabe sorgen für fundiertere Entscheidungen. Dadurch wurde die gesamte Organisation schneller, effizienter und zielgerichteter. Smartsheet verhilft uns zu einer globalen Vision, die wir dem Vorstand präsentieren können“, ergänzt Nadal. 

„Mit Smartsheet können wir von einer traditionellen zu einer kollaborativen Arbeitskultur übergehen, die auf Projekten basiert und auf gemeinsame Ziele ausgerichtet ist“, erklärt Nadal abschließend. Der RFEF setzt seine digitale Transformation und Modernisierung auch in Zukunft fort, damit die Spielerinnen und Spieler im Land ihr volles Potenzial nutzen können und das Erbe des spanischen Fußballs erhalten bleibt.