Wie InterContinental Hotels Group globale Programme abwickelt

Als Monica Harper von IHG (InterContinental Hotels Group) Smartsheet im Jahr 2014 zum ersten Mal verwendete, war das Tool eines von vielen Key-Performance-Zielen. „Mein VP hatte mir aufgetragen, mich mit Smartsheet vertraut zu machen. Ich sollte Benutzer darin schulen“, erinnert sie sich. Vier Jahre später fällt Smartsheet zwar nicht mehr in Harpers Aufgabenbereich, aber sie setzt weiterhin auf die leistungsfähige Arbeitsplattform, schult Kollegen im Umgang mit dem Tool und nennt es ihr unbezahltes Nebengeschäft: „Wenn die Leute sehen, welchen Nutzen mir Smartsheet bietet, möchten sie erfahren, wie sie den gleichen Nutzen für sich selbst erschließen können.“

Als begeisterte Fürsprecherin teilt Harper ihre Erfahrung und ihr Wissen im Rahmen von Team- und Individualschulungen und erstellt Sheets für dringende Aufgaben – innerhalb und außerhalb ihrer Abteilung. „Allein diese Woche hatte ich zwei persönliche Sitzungen“, sagt sie und fügt hinzu, dass sie schon mehr als 100 Personen bei IHG geschult hat. Die Hotelkette betreibt weltweit über 5.500 Hotels, zu denen InterContinental, Regent, Kimpton, Crowne Plaza, Holiday Inn und andere führende Hotelmarken gehören.

Zurzeit ist Harper stellvertretende Markenleiterin des Treueprogramms des Hotel- und Gaststättengewerbes und Smartsheet ist und bleibt ihre erste Wahl: „Es ist mein bevorzugtes Tool und ich werde es weiterhin anderen näherbringen, weil ich so davon überzeugt bin und es meiner Ansicht nach eine großartige Lösung für so viele Dinge ist.“

Harper ist für ihr Organisationstalent bekannt und entwickelte mithilfe von Smartsheet kürzlich ein Teamportal, über das neue Mitarbeiter eingearbeitet und institutionelles Wissen bewahrt werden soll. „Ich habe ein Sheet erstellt, das Informationen wie Ihre Telefonnummer, Ihre Vorlieben, Ihre T-Shirt-Größe, Ihren Kalender, Ihre Notfallkontakte enthält, damit sich die Leute kennenlernen, aber auch produktiver sind“, erklärt sie. In ihrem Team, das sich schnell von 12 auf 60 Mitarbeiter vergrößert hat, wird das Sheet oft und gerne genutzt.

Als bei IHG vor Kurzem eine unternehmensweite Transformation im Gange war, hörten andere Organisationen von Harpers Team-Sheet. Kurzerhand erstellte sie vier weitere für Gruppen, die ähnliche Änderungen durchmachten. „Ich habe meine Arbeit zu großen Teilen in Smartsheet dokumentiert“, sagt Harper, die für 305 Sheets zuständig ist. „Ich konnte die Umstellung für eine Person innerhalb eines Tages in einem der Prozesse abschließen – mit einem einzigen Sheet.“

Smartsheet half Harper bei einer ihrer größten Aufgaben: der Co-Leitung eines Programms zur weltweiten Erfassung von Hotelakkreditierungen. Obwohl die globalen Leads auf dem bestehenden Cloud-Speicherdienst beharrten, konnte sich Harper gegen den Widerstand durchsetzen, indem sie aufzeigte, wie sich mit Smartsheet verschiedenste Formulare, Nachrichten und Änderungsverläufe nachverfolgen lassen. „Als ich ihnen die verschiedenen Berichte und Dashboards gezeigt habe, die wir erstellen können, konnte ich sie von Smartsheet überzeugen“, meint sie. „Der Tracker wird immer noch verwendet.“

Entsprechende Erfolge verzeichnet Harper auch bei ihren Smartsheet-Schulungen. „Wenn man jemanden einmal davon überzeugt hat, sich das Tool anzusehen, merkt er oder sie schnell, wie benutzerfreundlich und intuitiv Smartsheet ist“, sagt sie. „Ich zwinge es niemandem auf – ich zeige den Leuten einfach nur, was man damit alles machen kann. Der Tracker, der Kalender, das Gantt-Diagramm, die Bahnen, die aktuelle Ansicht – das Tool ist sehr flexibel einsetzbar und eröffnet einem vielfältige Möglichkeiten.“

Neben den vielen Smartsheet-Projekten, mit denen bei IHG unternehmensweit die Effizienz, Transparenz, Geschwindigkeit, Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität verbessert wurden, nennt Harper auch Beispiele jenseits ihrer Branche, z. B. Reparatur- und Ausbesserungsprojekte im Eigenheim, Steuern und die berufliche Weiterentwicklung. Ihr Fazit: „Ich verwende Smartsheet auf vielfältige Weise in Beruf und Privatleben. Es bietet einfach alles, was ich brauche – und was mein Team braucht.“