EmberPoint ermöglicht eine bessere Geschäftsanalytik und optimiert den Betrieb mit Smartsheet

Die EmberPoint Corporation wurde 1999 in Tokio (Japan) gegründet und ist der größte Anbieter der japanischen E-Mail-Plattform MailPublisher. Nachdem EmberPoint jahrelang Partnerschaften mit internationalen Unternehmen eingegangen war, erfolgte der Neustart als einheimischer Anbieter mit dem Ziel, Kunden und Benutzern die bestmögliche Kommunikation zugänglich zu machen. Diese Vision veranlasste das Unternehmen dazu, ebenso erstklassige interne Prozesse zu erstellen.

Damals verwendete EmberPoint Excel und Google Sheets, um kundenbezogene Prozesse zu verwalten, etwa Angebotsanfragen oder Abonnementbestellungen. Zwar war bereits ein System eingerichtet, doch verschiedene Probleme traten immer wieder auf. 

„Das in Excel erstellte Bestellformular für Abonnements wurde in der Annahme erstellt, dass Kunden ein ‚gedrucktes und gestempeltes‘ Formular erhalten würden, was außerhalb Japans nicht üblich ist. Das Formular musste manuell in das interne Verwaltungssystem eingegeben werden, was ineffizient und fehleranfällig war“, so Yamashita.

EmberPoint verwendete Smartsheet bereits seit 2017 für Projektstrukturpläne, To-do-Checklisten, die Budgetverwaltung, Anlagenbücher mit ISO 27001-Daten usw. und beschloss, es auch für interne Geschäftsprozesse einzusetzen, die noch auf Excel und Google Sheets basierten. Die Nutzung deckte die SaaS-Angebotserstellung, Bestell- und Genehmigungsprozesse sowie sogar das Vertragsmanagement ab.

„Zu unserer Zufriedenheit ist Smartsheet ein flexibles Tool, das sich leicht in externe SaaS-Lösungen integrieren lässt, die wir dann an unsere spezifischen Bedürfnisse anpassen“, sagt Yahashita. „Selbstverständlich sind die Prozessoptimierungen bemerkenswert.“

Einfache, optimierte Registrierungen 

„Entscheidend für den Erfolg waren die Digitalisierung der Bestellungen durch Formulare und die automatische Integration elektronischer Unterschriften“, erklärt Yamashita. Zuvor mussten Kunden ein Excelformular ausfüllen und eine gescannte PDF-Datei des Papierdokuments mit einem Siegel einsenden – eine tief verwurzelte japanische Geschäftspraxis.

Die PDF-Dateien des Bestellformulars konnten daher nicht als Daten behandelt werden. Die Mitarbeiter von EmberPoint mussten die Inhalte manuell in das interne System übertragen – das war ineffizient und erforderte große Sorgfalt, um Transkriptionsfehler zu verhindern.

Außerdem mussten Kunden bei dem ursprünglichen Bestellformular viele Felder selbst ausfüllen. Probleme wie falsche oder unvollständige Einträge verzögerten den Bestellprozess und sorgten bei Kunden und Mitarbeitern für Stress.

EmberPoint beschloss, ein neues Smartsheet-Onlineformular für den Bestellprozess zu erstellen. Um die vorhandenen Probleme zu bewältigen, gestalteten wir das Smartsheet-Formular effizienter und fügten eine Vielzahl von Drop-down-Menüs und Kontrollkästchen hinzu, in die Vertriebsmitarbeiter genauere Angaben zum Angebot eintrugen.

Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist, wird der interne Genehmigungsprozess basierend auf der Höhe des Angebots usw. automatisch ausgelöst. „Sämtliche Kontrollen, um die Genehmigungsstufe zu ermitteln, die genehmigende Person über die Anforderung zu informieren und nach der Genehmigung mit dem nächsten Schritt fortzufahren, werden mit Smartsheet-Funktionen automatisiert“, erläutert Yamashita.

Wenn die interne Genehmigung abgeschlossen ist, wird mittels der automatischen Integration von DocuSign ein Bestellformular basierend auf den Formularinhalten erstellt und eine Signaturanforderung gesendet. Kunden müssen die Inhalte nur noch überprüfen und das Formular elektronisch unterzeichnen.

„Die DocuSign-Integration von Smartsheet funktioniert perfekt. Der Status wird automatisch aktualisiert und die unterzeichneten Dokumente werden angehängt, was sehr praktisch ist“, ergänzt Yamashita.

Die Möglichkeit, die Auslösung dieses Status zu steuern, sodass automatisch der nächste Schritt startet, hat ebenfalls zur Automatisierung des gesamten Prozesses beigetragen. Die Automatisierung der DocuSign-Integration wurde während des Projekts veröffentlicht und war somit sehr hilfreich.

Sichtbare Daten und höhere Produktivität

Zu Beginn des Umstieges hatte die Zentralisierung von Daten mithilfe der Automatisierung Priorität für EmberPoint. Doch bald gewann ein weiterer Aspekt an Bedeutung, nämlich das Organisieren von Daten. 

„Die Automatisierung hat zweifellos zur Optimierung unseres Prozesses beigetragen. Doch das Anhängen von Links an Ordner auf Google Drive ermöglichte es uns, zugehörige Informationen in Smartsheet zusammenzuführen und auf alle Informationen zuzugreifen, angefangen mit dem Rahmenvertrag, der beim Bestellprozess generiert wurde“, so Yamashita. „Dabei war die Einarbeitung ganz einfach, da Smartsheet-Formulare die Benutzer mithilfe von Drop-down-Listen und Logik zum richtigen Eingabeelement führen.“ 

Sobald wir angefangen hatten, diese Einstellungen zu verwenden, hat es nicht lang gedauert, bis wir eingearbeitet waren. Die Mitglieder, die zum ersten Mal mit Smartsheet arbeiten, sind aktiv an diesem Projekt beteiligt.

EmberPoint dachte kurz darüber nach, für interne Prozesse andere Tools zu verwenden, beschloss jedoch, an Smartsheet festzuhalten. „Wir hatten bereits einmal darüber nachgedacht, eine dedizierte Workflow-Software zu verwenden, aber diese hat nicht das geleistet, was wir wollten. Smartsheet ist mehr als nur das Verwalten von Workflows und ermöglicht uns außerdem die Integration aller nötigen Tools“, schlussfolgert Yamashita. 

Das Unternehmen ist sehr zufrieden damit, Smartsheet für die Genehmigung von Ausgaben und Käufen eingerichtet zu haben. „Spesenabrechnungen, Kaufgenehmigungen und Lieferantenregistrierungen nahmen früher viel Zeit in Anspruch. Mit Smartsheet lassen sich all diese Prozesse jetzt viel schneller erledigen, weil die Tools integriert sind.“

„In diesem Jahr haben wir es dank Smartsheet geschafft, 70 % der Arbeitsschritte zu automatisieren. Dieser Erfolg lässt sich auf automatische interne Genehmigungen, die DocuSign-Integration, Erinnerungen und die Automatisierung zurückführen“, erklärt Yamashita. 

Die Arbeit mit Smartsheet hat EmberPoint kürzere Verarbeitungszeiten, weniger Arbeitsstunden und hochwertigere Daten ermöglicht.