Malaysisches Wirtschaftsprüfungsunternehmen CKP verbessert Vertrieb und Produktivität durch die Digitalisierung und Automatisierung mit Smartsheet um 30 %

Chia Ka & Partners (CKP) bietet kleinen und mittleren Unternehmen, einem unterversorgten Segment des malaysischen Marktes, Abrechnungs- und Buchhaltungsdienstleistungen. Unser Ziel ist es, die Vorgehensweise in Malaysia zu modernisieren. Papierbasierte Prozesse sind nicht mehr zeitgerecht und das Unternehmen benötigte eine Technologie, die die Effizienz steigern und die Vorteile der Cloud nutzen könnte. CKP arbeitete mit 57Network Consultancy zusammen, um eine Smartsheet-Lösung zu implementieren, die Hunderte von Arbeitsstunden pro Jahr spart und die zeitgerechte Abwicklung und Kundenkommunikation verbessert. Die Implementierung fand gerade noch rechtzeitig vor der COVID-19-Pandemie statt und hielt das Unternehmen am Laufen.

„In Malaysia bevorzugen es die meisten qualifizierten Steuerberater, im Ausland oder in großen Konzernen zu arbeiten. Kleine und mittlere Unternehmen kommen somit zu kurz. Es ist eine große Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen, einen qualifizierten Steuerberater einzustellen. Diese Jobs sind aufgrund der eingeschränkten Aufstiegsmöglichkeiten sowie des eingeschränkten Budgets des Unternehmens wenig attraktiv“, erklärt Jeremy Chia, Managing Partner bei CKP. „Ziel unseres Unternehmens ist es, Buchhaltungsdienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich zu machen, damit die Inhaber dieser Unternehmen deren Leistung mit zeitgemäßen und genauen Finanzdaten bewerten und exponentiell wachsen können. Wir wurden Zeuge davon, wie die Digitalisierung Finanzabläufe in großen Konzernen verändert hat. Deshalb möchten wir kleinen und mittleren Unternehmen die gleichen Dienstleistungen zur Verfügung stellen.“

Jeremy und sein Geschäftspartner Edward Ka wollten die größtenteils papierbasierte Buchhaltung durch eine schnellere und effizientere Cloud-Lösung ersetzen. Langsame manuelle Prozesse sind oft die Ursache dafür, dass Quartalsabschlüsse nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Das ist schlecht für das Geschäft des Kunden. „Es ist nicht sinnvoll, den Abschluss vom November erst im Februar zur Verfügung zu haben“, erklärt Jeremy. „Dies steht der Entscheidungsfindung im Weg.“ Er und Edward waren sich bewusst, dass die Digitalisierung der Arbeit eine Technologieplattform erforderte, die sowohl die Buchhaltung als auch das Projektmanagement abdecken und benutzerfreundlich sein würde.

Viele Plattformen waren zu komplex oder boten nicht die nötigen Funktionen. Doch dann trafen sie Rick Benjamin Lye, Solution Consultant für 57Network. Er zeigte ihnen, wie Smartsheet an die einzigartigen Bedürfnisse von CKP angepasst werden konnte. Die Entscheidung für 57Network und Smartsheet war schnell gefallen. Rick und Vivien Chong, ebenfalls Solution Consultant, führten zwei ganze Tage Analysesitzungen mit dem gesamten CKP-Team durch, das aus elf Buchhaltungsexperten bestand, um die richtige Lösung zu entwickeln.

„Was uns bei unseren Trainings wirklich wichtig ist, ist die Inhaberschaft“, erklärt Vivien. „Es geht nicht nur darum, die Vorgaben des Managements umzusetzen. Die Nutzer erledigen den Löwenanteil selbst. Gemeinsam führten wir Brainstorming-Sitzungen und Teamaktivitäten durch, um alle Probleme zu durchdenken, neue Ideen in Betracht zu ziehen, Vertrauen, Beziehungen und die Kommunikation aufzubauen. Ein effektives Team ist meiner Meinung nach ein glückliches Team. Wenn Sie effektiv arbeiten und Ihre Arbeit gut erledigen, wird das gesamte Team glücklich sein.“

Produktivitäts- und Leistungssteigerung um 30 %

Smartsheet ersetzt bei CKP E-Mails, hochgeladene Bilder von Rechnungen und Tabellenblätter und dient als einzige Quelle für Buchhaltungsdaten der einzelnen Kunden. CKP-Analysten können eine Checkliste für die erforderlichen Dokumente erstellen und Kunden sehen auf einen Blick, ob sie die richtigen Dokumente hochladen und ob noch etwas fehlt.

Smartsheet kann in das Buchhaltungssystem von CKP – Xero – integriert werden, um falsche oder doppelte Dateneingaben zu eliminieren. Jeremy gibt an, dass die firstgerechten Abschlüsse jetzt 70 % vom Gesamtvolumen ausmachen. Das entspricht einer Verbesserung von 30 %. Die eingesparte Zeit wurde in Trainings zu Xero investiert, um die Lösung effektiver zu nutzen. Dies führte dazu, dass das Unternehmen bei der Preisverleihung von Xero 2020 in der Kategorie Malaysia Emerging Partner of the Year unter die Finalisten kam.

Smartsheet vereinfacht außerdem die Kreditorenbuchhaltung. Kunden scannen Rechnungen und senden CKP die Bilder per WhatsApp. Diese wurden anschließend heruntergeladen und manuell verarbeitet. Wenn Kunden heute ihre Rechnungen senden, laden Mitarbeiter von CKP diese in Smartsheet hoch und erstellen die Banküberweisungen und Genehmigungsformulare. Kunden müssen diese nur noch online bestätigen, um die Zahlungen zu verarbeiten und automatisch zu verbuchen. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen erinnern Mitarbeiter und Kunden an Fristen und unterstützen Mitarbeiter bei der Priorisierung von Aufgaben, wenn sie nach Feiertagen oder ihrem Urlaub an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Eine der deutlichsten Verbesserungen erzielte CKP in Form von Zeiteinsparungen bei der Personalplanung. Bisher haben Mitarbeiter ihre aktuelle Arbeit und ihre Kundenliste in Tabellenblättern an Edward gesendet. Er brauchte pro Monat einen ganzen Tag, um diese Tabellenblätter zusammenzufassen. Jeden Freitag trafen sich Edward und Jeremy mit dem ganzen Team für zwei Stunden, um den Monatsplan mit neuen Kunden und Projektänderungen zu aktualisieren. Heute können alle Mitarbeiter ihren Status in Smartsheet selbst aktualisieren. Edward erstellt in etwa einer halben Stunde einen Monatsplan, da die Informationen jetzt in Echtzeit aktualisiert werden. Im Freitagsmeeting ist jetzt Zeit für die Weiterbildung der Mitarbeiter.

„Wenn jeder von uns pro Woche eine Stunde Zeit spart, dann sind das elf Stunden insgesamt“, bemerkt Jeremy. „Rechnet man das auf 52 Wochen hoch, sparen wir insgesamt 572 Stunden. Dank Smartsheet nutzen wir das Freitagsmeeting jetzt, um interne Probleme zu besprechen oder Trainings zur Buchhaltung oder zu Softskills wie Präsentationen oder der Kommunikation mit Kunden durchzuführen. Statt Zeit zu verschwenden, bilden wir uns jetzt fort.“

Kommunikation und Transparenz

Smartsheet erleichtert den Mitarbeitern von CKP die Kommunikation mit Kunden und untereinander. Vor COVID trafen sich Jeremy und Edward häufig mit Kunden oder potenziellen Kunden außerhalb des Büros. Sie konnten die Arbeit der Analysten über die mobile Smartsheet-App überprüfen und genehmigen, ohne dafür E-Mails zu versenden oder Telefongespräche zu führen. Aktuell arbeitet das Team remote und Smartsheet sorgt dafür, dass es in Verbindung bleibt und jeder weiß, was der andere gerade macht. So bleibt das Gemeinschaftsgefühl auch remote erhalten.

„In Malaysia gab es einen Lockdown“, so Edward. „Das war ein ziemlicher Schock für uns. Alle Unternehmen hatten Panik, da plötzlich alles still stand. Doch dank Smartsheet konnten wir uns beruhigt zurücklehnen. Wir haben einfach dafür gesorgt, dass alle ihren Smartsheet-Status aktualisierten und von zuhause aus arbeiten konnten. Unsere Produktivitätsziele litten nicht unter der Situation.“

Da alle im Team Zugriff auf Smartsheet haben, sieht jeder, wie seine Produktivität im Vergleich zu den Kollegen abschneidet. Dank dieser Transparenz ist es einfach, Feedback zu teilen und Pläne für die Verbesserung mit einzelnen Teammitgliedern zu erstellen.

„Wenn es Probleme gab, eine Deadline einzuhalten, fragten wir das Team, woran es lag“, so Jeremy. „Die Antwort war normalerweise, dass das Team zu viel Arbeit hatte. Es gab jedoch keine klare Antwort, welches Hindernis wirklich im Weg stand, denn normalerweise stellten wir diese Frage ein oder zwei Wochen nach Monatsende. Die Zeit vergeht. Menschen vergessen. Mit Smartsheet können wir Fristen und Probleme jetzt systematisch überprüfen und sie sogar als Leistungsindikatoren verwenden. So erhalten wir Einblick in die Qualität der Arbeit und wo sich unsere Mitarbeiter verbessern müssen. Man kann die Schuld jetzt schlecht den anderen in die Schuhe schieben und die Moral im Team verbessert sich.“

Branchenvorreiter in Malaysia

Jeremy und Edward gehen davon aus, dass sie durch die stete Verbesserung durch Smartsheet ihr Abrechnungsziel im kommenden Jahr um 50 % erhöhen können. Ihr Ziel ist es nicht nur, CKP zu einem hervorragenden Buchhaltungsunternehmen zu machen. Sie möchten die Branche in Malaysia modernisieren und Strategien und Ressourcen teilen, die anderen in der Branche helfen, effizienter zu arbeiten.

„In Malaysia verdient der Großteil der Buchhaltungsunternehmen den Löwenanteil an seinen Einnahmen durch Prüfungs- und Steuerberatungsdienstleistungen“, erklärt Jeremy. „Buchhaltung und Abrechnung machen nur einen kleinen Teil ihrer Einnahmen aus. Bei CKP ist es genau anders herum. Der Großteil unserer Einnahmen stammt aus Buchhaltung und Abrechnungen. Das größte Hindernis sind manuelle Prozesse und eine unübersichtliche Papierflut. Doch mit Smartsheet hätten auch andere Unternehmen eine höhere Chance, ihre Buchhaltungsabteilung auszubauen und mithilfe der Digitalisierung höhere Einnahmen zu erzielen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.