Die Columbia Basin Health Association verbessert die Effizienz ihrer Workflows, um Patienten besser zu versorgen

Die Columbia Basin Health Association (CBHA) verfügt über drei hochmoderne, multidisziplinäre Kliniken im US-Bundesstaat Washington, die mehr als 40 Tausend Patienten umfassende ambulante Dienstleistungen anbieten. „In einer ländlichen Umgebung ist es wichtig, dass die Menschen eine Gesundheitseinrichtung haben, die sie ohne große Schwierigkeiten erreichen können, egal wo sie sind“, erklärt Courtney Martinez, Operations Analyst bei CBHA.

Veränderungen bewirken

Bis vor Kurzem nutzte das Unternehmen Tools wie Microsoft Excel, Visio und Outlook, um Aufgaben und Prozesse manuell zu koordinieren. Dies änderte sich im Jahr 2018, als CBHA die ersten Smartsheet-Lizenzen erwarb, um Workflows im gesamten Unternehmen zu automatisieren und die abteilungsübergreifende Projektarbeit zu optimieren.

Anfangs war es eine Herausforderung, Zustimmung für die neue, cloudbasierte Plattform zu erhalten. „Wir waren es nicht gewohnt, Cloud-Assets zu haben – etwas Immaterielles, das man nicht auf einer Festplatte speichern und von dort aus darauf zugreifen konnte“, sagt Martinez. Deshalb fing ihr Team klein an, indem es Formulare für Marketinganfragen mit Smartsheet erstellte und demonstrierte, wie sich Probleme durch Automatisierung lösen ließen. 

„Schließlich haben sich die Leute auf Smartsheet eingelassen und erkannt: ‚Wow, ich kann bei Meetings Zeit sparen, von zu Hause aus arbeiten, mit jemandem in einem anderen Bundesstaat zusammenarbeiten und Dokumente im Handumdrehen aktualisieren, ohne E-Mails hin und her zu schicken‘ – dank Smartsheet Zeit für sinnvolle Aufgaben zu gewinnen, war ein entscheidender Wendepunkt“, sagt sie.

Immer über die Gesundheit der Mitarbeiter informiert

Während der COVID-19-Pandemie konnten die Mitarbeiter in der Personalabteilung mit Smartsheet problemlos den Impfstatus aller 450 Mitarbeiter in der Pflege überwachen. „Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen wir nachweisen, dass alle 450 Mitarbeiter in der Pflege die bundesstaatlichen Impfrichtlinien befolgen – mit Smartsheet war das ein Kinderspiel“, erklärt Rebecca Wolfs, Director of Training, Development and Compliance bei CBHA. 

Nach dem gleichen Muster hat CBHA mit Smartsheet auch das Krankenstandsmanagement automatisiert. „Wenn ein Mitarbeiter anruft, protokolliert ein Mitglied des Personalteams das Gespräch in einem Formular und trägt etwaige erforderlichen Informationen in eine vorgefertigte Vorlage ein. Die Vorgesetzten werden dann automatisch benachrichtigt“, erklärt Wolfs.

Auslagerung sich wiederholender Personalaufgaben

Auch der Onboarding-Prozess durch die Personalabteilung ist mit Smartsheet jetzt viel schneller erledigt. „Wenn ein neuer Mitarbeiter dazukommt, sendet Smartsheet automatisch Benachrichtigungen an die verschiedenen Systemadministratoren, die dann Anmeldedaten für den neuen Mitarbeiter einrichten, welche er vom ersten Tag an benötigt“, sagt Wolfs. „Wir haben außerdem einen Onboarding-Tracker für Manager erstellt, mit dem sie einsehen können, was der Status potenzieller neuer Mitarbeiter ist – Dokumente unterschrieben, Hintergrundüberprüfung abgeschlossen, Eintrittstermin bestätigt usw.“

Auf der Grundlage der Flexibilität von Smartsheet fügt die Personalabteilung ständig neue Workflows hinzu, um Prozesse zu verbessern. „Auf unserer Intranetseite gibt es beispielsweise Links zu verschiedenen Smartsheet-Formularen, z. B. Formulare für Marketinganfragen, Formulare für die Erstattung von Weiterbildungskosten und Anmeldungen für Freiwillige (um nur einige zu nennen). Wir müssen nur auf den Link klicken und ein Smartsheet-Formular ausfüllen – ganz einfach!“, sagt Wolfs. 

Nachverfolgen und Speichern prüffähiger Unterlagen

Mit Smartsheet kann CBHA auch sicherstellen, dass sein Betrieb nationale und bundesstaatliche Vorschriften einhält. „Wir müssen jedes Jahr Audits durchführen, um staatliche Zuschüsse zu erhalten – das ist ziemlich umfangreich, da es 19 Maßregeln und ein 50-seitiges Handbuch gibt, an die wir uns halten müssen“, erklärt Wolfs. 

Ihr Team hat beim letzten Audit Smartsheet verwendet und so eine genaue und vollständige Dokumentation sichergestellt.

„Wir mussten nur ein Sheet mit den erforderlichen Dokumenten zusammenstellen und den Prüfern einen Link bereitstellen, über den sie sie abrufen konnten. Es war ziemlich einfach und effektiv“, sagt sie. „Wir experimentieren gerade auch mit der Proofing-Funktion von Smartsheet, indem wir Dokumente für unseren nächsten Audit mit den Dokumenten des vergangenen Audits abgleichen, um zu sehen, welche Dinge noch relevant sind. So können wir uns deutlich schneller auf Audits vorbereiten.“

Zusammentragen teamübergreifender Daten in einer Ansicht

Dank Smartsheet hat CBHA jetzt auch die Erstellung von Berichten optimiert. Früher gaben Mitarbeiter Berichte in ein Word-Dokument ein und schickten sie per E-Mail an Vorgesetzte, was nur dazu führte, dass der CEO viel zu viele Seiten lesen musste. „Um Berichte aussagekräftiger zu machen, entnehme ich jetzt wesentliche Informationen aus eingereichten Dokumenten und füge sie in ein Sheet ein. Zusätzlich automatisiere ich die Ausgabe mit Erinnerungen, Diagrammen und einem Dashboard“, erklärt Martinez.Außerdem bietet
WorkApps jedem auf seinem Smartphone schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Berichte. „Eine Managerin hat sich kürzlich bei mir bedankt und gesagt, dass WorkApps es ihr viel einfacher machen würde, den Überblick über ihre Arbeit zu behalten. Sie kann jederzeit über eine Mobil-App prüfen, wo sich ihr Team gerade befindet, und denkt dank automatischer Erinnerungen daran, einen monatlichen Bericht einzureichen.“

Zeit und Raum für Wachstum

Einer der wesentlichsten Vorteile des Wechsels zu Smartsheet war für CBHA die Zeitersparnis. „Wenn wir Zeit verlieren, ist jeder betroffen, und Smartsheet spart uns Zeit, weil es Aufgaben so sehr vereinfacht“, erklärt Martinez. 

Dank Automatisierung kann die Personalabteilung 10 bis 20 Stunden pro Monat für wertvollere, menschenbezogene Aufgaben aufwenden. So konnte sie beispielsweise Zeit bei der Aktualisierung von Wertungslisten für Vorgesetzte sparen, die Daten zu CBHA-Mitarbeitern enthalten. „Unser Personalleiter brauchte manchmal eine ganze Woche, um Daten zu Fluktuation, Urlaub, Fehlzeiten usw. abzurufen, zu prüfen und zu berechnen und an alle Vorgesetzten zu senden“, sagt Wolfs. „Mit Smartsheet haben wir die meisten Aktivitäten dieser Art automatisiert und den Prozess so von einer Woche auf drei oder vier Stunden verkürzt.“

Diese Ergebnisse regen CBHA dazu an, nach weiteren Möglichkeiten zu suchen, mit Smartsheet zu wachsen. „Wir beschäftigen rund 450 Mitarbeiter und versorgen jährlich rund 40.000 Patienten an drei Standorten. Wir wachsen also stetig weiter und finden immer wieder neue Wege, Smartsheet zu nutzen“, so Wolfs. „Ich kann mir gar nicht vorstellen, was wir aktuell ohne Smartsheet machen würden.“