Kostenlose Vorlagen für Gutschrifts- und Belastungsanzeigen

Diese Microsoft Excel-Vorlage, die ähnlich wie eine Rechnung formatiert ist, enthält eine detaillierte Liste für die Eingabe von Waren oder Dienstleistungen. Es gibt auch Platz zur Angabe des Grunds für die Gutschriftsanzeige, Kundenkontaktinformationen, die ID-Nummer und das Datum. Dies ist eine grundlegende Vorlage für eine Gutschriftsanzeige, die automatische Berechnungen für einfache Nutzung und Effizienz bietet.

Vorlage für eine Gutschriftsanzeige herunterladen

Excel

Wenn Sie eine Gutschriftsanzeige im Briefformat benötigen, enthält diese Vorlage Beispieltexte, die Sie für Ihre spezifische Situation bearbeiten können. Laden Sie die Vorlage als Word- oder PDF-Datei herunter, fügen Sie Geschäftsdetails, Transaktionsinformationen und andere notwendige Inhalte hinzu und senden Sie dann eine E-Mail oder drucken Sie die fertige Version aus. Fügen Sie eine Kunden- oder Anzeige-Tracking-Nummer als einfache Referenz ein.

Beispielbrief für Gutschriftsanzeige herunterladen

Word

Diese Gutschriftsanzeige ist für Waren gedacht, die zurückgeschickt werden. Die Vorlage bietet ein etwas anderes Layout als eine typische Rechnung und bietet viel Platz für die Eingabe Ihrer Daten. Es gibt Abschnitte für das Hinzufügen der entsprechenden Rechnungsnummer, den Grund für die Rücksendung, Steuerinformationen, Stückpreise einschließlich Rabatte und den Gesamtwert.

Vorlage für leere Gutschriftsanzeige herunterladen

Excel

Diese Vorlage wurde für Lieferanten entwickelt und kann als Formular für eine Gutschrifts- bzw. Belastungsanzeige verwendet werden. Wählen Sie die richtige Version aus, damit die Empfänger klar sehen können, welche Art von Formular sie erhalten. Geben Sie Lieferantendetails, Informationen über gekaufte Artikel und Preise sowie den Grund für die Anzeige ein. Die Vorlage umfasst auch Unterschriftszeilen für Genehmigungen.

‌ Vorlage für Gutschrifts- oder Belastungsanzeigen für Zulieferer herunterladen – Excel

Diese Vorlage für eine Belastungsanzeige, die auf Effizienz ausgerichtet ist, ähnelt einer Rechnung und wird sowohl vom Absender als auch vom Empfänger verwendet. Geben Sie ein Datum für die Anzeige ein, erklären Sie, warum sie gesendet wird, und fügen Sie dann Details zu zurückzugegebenen Posten, geschuldeten Zahlungen oder Rechnungskorrekturen hinzu, die berücksichtigt werden müssen. Die Vorlage bietet auch Platz für eine Geschäftsadresse, Telefonnummer und andere wichtige Details.

‌ Vorlage für eine einfache Belastungsanzeige herunterladen – Excel

Eine Gutschriftsanzeige benachrichtigt einen Käufer, dass er eine Gutschrift auf sein Konto für zurückgegebene Waren erhält, entweder um eine Überbelastung oder falsche Steuern auf einer vorherigen Rechnung zu korrigieren, oder aus einem anderen Grund. Die Anzeige funktioniert ähnlich wie bei einem Verbraucher, der ein Filialguthaben für die Rückgabe eines Einzelhandelskaufs erhält, mit dem er dann andere Artikel im Geschäft erwerben kann. Gutschriftsanzeigen sind jedoch in der Regel Geschäftsdokumente, die zwischen Unternehmen verwendet werden. Zum Beispiel gibt ein Lieferant eine Gutschrift für einen Kunden aus, um den Grund und die Höhe der Gutschrift zu dokumentieren. Der Käufer kann diese Gutschrift dann verwenden, um seine Buchhaltungsbücher zu aktualisieren, sodass diese die geringere Haftung für die Zahlung des Verkäufers und eine Verringerung der Ausgaben widerspiegeln. Bei zurückgegebenen Artikeln aktualisiert der Käufer sein Rückkaufkonto, während der Verkäufer sein Warenrücksendungskonto aktualisiert, damit es den geringeren Umsatz anzeigt.

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Verkäufer eine Gutschrift ausstellen könnte. Wenn ein Käufer beschädigte oder mangelhafte Ware erhält, kann eine Gutschrift für zukünftige Einkäufe ausgestellt werden und um die Rücksendung der Ware zu dokumentieren. Andere Gründe, warum das Konto eines Käufers eine Gutschrift erhält, sind unvollständige Aufträge, das versehentliche Senden einer Rechnung an einen Käufer oder die Unzufriedenheit des Kunden mit den erhaltenen Artikeln. Eine Gutschrift kann auch verwendet werden, wenn ein Käufer Dienstleistungen anstelle von Waren einkauft und die Dienstleistung nicht den Kundenerwartungen entspricht.

Eine Anzeige wird normalerweise als schriftliches Dokument in einem Briefformat erstellt, das für die Geschäftskommunikation verwendet wird. Eine Gutschrifts- oder Belastungsanzeige kann zwar in Absatzform geschrieben werden, ist aber oft wie eine Rechnung formatiert. Unabhängig vom Layout einer Gutschriftsanzeige sind die folgenden Informationen in der Regel enthalten:

• Grund für die Gutschrift: Dies stellt sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer eine hilfreiche Information dar.
• Gekaufte Artikel: Eine detaillierte Liste der Waren oder Dienstleistungen zusammen mit den Mengen macht es leicht zu sehen, welche Produkte zurückgegeben werden.
• Preise: Dies sind die Stückpreise für jeden Artikel, den Verkäufer und Käufer beim ursprünglichen Kauf vereinbart haben.
• Negative Beträge: Im Gegensatz zu einer Rechnung, in der die Gesamtsumme für die gekauften Posten angezeigt wird, zeigt eine Gutschrift einen negativen Betrag an, da sie eine Verringerung des geschuldeten Betrags bezeichnet. Der Gesamtbetrag kann auch alle Steuern enthalten, die zu den ursprünglichen Kosten der zurückgegebenen Ware hinzugefügt wurden.

Eine Gutschriftsanzeige kann auch auf die Originalrechnung verweisen und eine separate Seriennummer zu Aufzeichnungszwecken enthalten. Ähnlich wie bei Rechnungen und Quittungen enthalten Gutschriftsanzeigen auch Details wie Kundenkontaktinformationen und ID-Nummern.

Eine Belastungsanzeige wird verwendet, um Buchhaltungsaufzeichnungen zu dokumentieren und zu aktualisieren und bezeichnet einen geschuldeten Betrag. Ein Käufer kann eine Belastungsanzeige an einen Verkäufer senden, um eine Gutschriftsanzeige für Waren anzufordern, die zurückgesendet werden. Im Business-to-Business- (B2B-)Geschäft werden Waren oft auf Kredit gekauft, was bedeutet, dass der Käufer Produkte vom Lieferanten erhält, bevor er eine Zahlung leistet.

Diese Transaktionen werden durch Hinzufügen und Subtrahieren von Gutschriften und Lastschriften berücksichtigt, bis eine Rechnung für die tatsächlich geschuldete Zahlung gesendet wird. Wenn ein Käufer eine Belastungsanzeige für die Rücksendung von Artikeln ausstellt, die noch nicht bezahlt wurden, werden in der Anzeige die Buchhaltungsanpassungen auf Käuferseite angegeben und der Verkäufer würde dann eine Gutschriftsanzeige ausstellen, um die Anpassungen auf Käuferseite widerzuspiegeln. In diesem Sinne sind Gutschrifts- und Belastungsanzeigen Teil des Aufzeichnungsprozesses für das Tracking von Sendungen und Zahlungen.

Verkäufer können auch Belastungsanzeigen ausstellen, um zusätzliche Zahlungen anzufordern, wenn einem Käufer fälschlicherweise in einer vorherigen Rechnung zu wenig berechnet wurde. Sie können auch verwendet werden, um einen Käufer an Schuldenverpflichten zu erinnern, wenn er noch einen ausstehenden Betrag schuldet. Einige Unternehmen verwenden Belastungsanzeigen als Versandquittungen, um zu zeigen, welche Ware der Käufer erhält. Auch hier handelt es sich nicht um eine Rechnung, auch wenn in der Anzeige der Betrag zu sehen ist, der dem Käufer in Rechnung gestellt wird.

In einigen Fällen werden Belastungsanzeigen auch verwendet, um Provisionen oder geschuldete Zinsen anzugeben. Die Anzeige bietet eine Möglichkeit, B2B-Transaktionen zu dokumentieren, die außerhalb des normalen Umsatzes liegen – zum Beispiel zwischen einer Muttergesellschaft und einer Tochtergesellschaft oder einem Drittunternehmen, das von einem anderen Unternehmen beauftragt wurde, Dienstleistungen für einen Kunden zu erbringen.

Je nachdem, wie eine Belastungsanzeige verwendet wird, kann sie wie ein Memo, eine Quittung oder sogar eine einfache Postkarte geschrieben werden, die Sie an Schulden erinnert. Wenn ein Käufer die Belastungsanzeige für zurückgegebene Waren einreicht, kann er den erwarteten Gutschriftsbetrag sowie den Grund für die Rücksendung und eine Liste der zurückgegebenen Artikel angeben. Belastungsanzeigen für Rechnungskorrekturen oder Zahlungserinnerungen enthalten in der Regel Informationen über die kommende Rechnung oder die derzeit fälligen Beträge. Belastungsanzeigen enthalten in der Regel auch ein Datum für die Anzeige, Tracking-Nummern, Kontaktinformationen und Unterschriften der Genehmiger. Im Gegensatz zu Gutschriftsanzeigen, die negative Beträge aufweisen, zeigen Belastungsanzeigen positive Beträge an, um den geschuldeten Betrag anzugeben.

Nicht alle Unternehmen verwenden Gutschrifts- oder Belastungsanzeigen, aber wenn ein Unternehmen interne Vorschriften erfüllen muss, können diese erfordern, dass das Unternehmen die notwendigen Informationen für ihre Aufzeichnungen sendet. Unternehmen können aus Software-Tools oder Vorlagen wählen, um Gutschrifts- oder Belastungsanzeigen zu verwalten, je nach Größe und Umfang ihrer Geschäfte.

Eine Belastungsanzeige kann wie eine Rechnung aussehen, aber die beiden sind unterschiedlich. Belastungsanzeigen werden von Käufern an Lieferanten gesendet, um Gutschriften für zurückgegebene Waren anzufordern. Rechnungen werden jedoch immer vom Verkäufer ausgestellt, um den Käufer darüber zu informieren, dass er einen Betrag schuldet. Belastungsanzeigen werden in der Regel für Transaktionen ausgestellt, die noch nicht bezahlt wurden, und dienen der Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung.

In einer Gutschriftsanzeige wird der Betrag angezeigt, der einem Käufer für zurückgegebene Waren geschuldet wird. Wenn die Ware bereits bezahlt wurde, könnte dieser Betrag dem Käufer als Erstattung ausgestellt werden. Da Unternehmen jedoch häufig Waren auf Kredit kaufen, können die Artikel zurückgegeben werden, bevor die Bezahlung erfolgt ist. In diesem Fall zeigt die Gutschriftsanzeige eine Änderung des Kreditkontos des Käufers und keine Rückerstattung an.

Verbindlichkeiten zeigen ein Guthaben, das davon abhängt, wie viel ein Unternehmen einem Lieferanten schuldet. Wenn Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit erworben werden, erhöht sich der Saldo für Verbindlichkeiten. Wenn eine Zahlung an den Lieferanten gesendet wird, verringert sich der Saldo.

Wenn ein Käufer z. B. eine Gutschriftsanzeige an einen Verkäufer für zurückgegebene Waren ausstellt, die auf Kredit erworben wurden, weist sie auf eine Anpassung der Verbindlichkeiten des Käufers hin. Wenn der Verkäufer dies akzeptiert und eine Belastungsanzeige ausgibt, müssen auch die Forderungen des Verkäufers aktualisiert werden.

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