Vorlage für eine Gutschriftsanzeige
Diese Microsoft Excel-Vorlage hat ein ähnliches Format wie eine Rechnung und bietet eine Liste mit Einzelposten für die Eingabe von Waren oder Dienstleistungen. Außerdem können Sie den Grund für die Gutschrift, die Kundenkontaktinformationen, die ID-Nummer und das Datum eintragen. Es handelt sich um eine einfache Vorlage für Gutschriften, die automatische Berechnungen für eine einfache und effiziente Nutzung bietet.
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Beispielschreiben für Gutschriftsanzeigen
Wenn Sie Ihre Gutschriftsanzeige in einem Briefformat verfassen müssen, enthält diese Vorlage Beispieltext, den Sie für Ihre spezifische Situation abändern können. Laden Sie die Vorlage als Word- oder ausfüllbare PDF-Datei herunter, fügen Sie Geschäftsdetails, Transaktionsinformationen und andere notwendige Inhalte hinzu und senden Sie die fertige Version dann per E-Mail oder drucken Sie sie aus. Zu Referenzzwecken geben Sie eine Kundennummer oder eine Tracking-Nummer für die Anzeige an.
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Vorlage für Blanko-Belastungsanzeige
Diese Gutschriftsanzeige ist für Waren gedacht, die zurückgeschickt werden. Die Vorlage bietet ein etwas anderes Layout als eine typische Rechnung und bietet viel Platz für die Eingabe Ihrer Daten. Es gibt Abschnitte für die Eingabe der entsprechenden Rechnungsnummer, des Grundes für die Rücksendung, der Steuerinformationen, der Stückpreise einschließlich Rabatten und des Gesamtbetrags.
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Vorlage für Lieferantengutschriften oder -lastschriften
Diese Vorlage wurde für Lieferanten entwickelt und kann als Formular für Gutschrifts- oder Belastungsanzeigen verwendet werden. Wählen Sie die richtige Version aus, damit die Empfänger*innen genau sehen können, welche Art von Formular sie erhalten. Geben Sie Lieferantendetails, Informationen zu gekauften Artikeln und Preisen sowie den Grund für die Mitteilung ein. Die Vorlage enthält auch eine Signaturzeile für die Genehmigung.
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Vorlage für einfache Belastungsanzeige
Diese Vorlage für eine effiziente Belastungsanzeige ähnelt einer Rechnung und wird sowohl von Absender*innen als auch von Empfänger*innen verwendet. Geben Sie ein Datum und eine Erklärung für die Anzeige an und fügen Sie dann Details zu zurückgesendeten Posten, geschuldeten Zahlungen oder Rechnungskorrekturen hinzu, die berücksichtigt werden müssen. Die Vorlage bietet auch Platz für eine Geschäftsadresse, Telefonnummer und andere wichtige Details.
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Rechnungsvorlage
Diese Rechnung liegt in Form einer Google Tabellen-Vorlage vor, sodass Sie sie problemlos in Ihrem Google Drive-Konto speichern können. Passen Sie die Vorlage an, indem Sie ein Unternehmenslogo hinzufügen und das Farbschema ändern. Die Rechnung enthält Abschnitte für Rechnungs- und Versandinformationen, Artikelnummern, Beschreibungen der gekauften Waren, Mengen und Kosten. Die Vorlage berechnet die fälligen Gesamtbeträge samt Steuern und Versandgebühren.
Tabellenblatt für die Rechnungsverfolgung
Diese einfache Tabellenblattvorlage erleichtert das Auffinden alter Rechnungen und gibt einen Überblick über geleistete Zahlungen und ausstehende Beträge. Unternehmen können dieses Tabellenblatt verwenden, um an Kundschaft verkaufte Waren oder Dienstleistungen nachzuverfolgen. In ähnlicher Weise können Käufer*innen es auch verwenden, um Zahlungen nachzuverfolgen, die sie an verschiedene Lieferanten geleistet haben. Ändern Sie die Vorlage, indem Sie Spalten entsprechend Ihren Geschäftsbedürfnissen hinzufügen oder löschen.
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Was ist eine Gutschriftsanzeige?
Mit einer Gutschriftsanzeige oder einfach Gutschrift werden Käufer*innen darüber in Kenntnis gesetzt, dass sie eine Gutschrift auf ihrem Konto erhalten – beispielsweise für zurückgegebene Waren, weil auf ihrer Rechnung ein zu hoher Betrag oder falsche Steuern ausgewiesen wurden oder aus einem anderen Grund. Die Gutschriftsanzeige funktioniert ähnlich wie eine Gutschrift, die man für zurückgegebene Waren im Einzelhandel bekommt, mit der man dann andere Artikel im Geschäft kaufen kann. Gutschriftsanzeigen sind jedoch in der Regel Handelsdokumente, die zwischen Unternehmen verwendet werden. Beispielsweise würde ein Lieferant einem Kundenunternehmen eine Gutschrift ausstellen, um den Grund und die Höhe der Gutschrift zu dokumentieren. Der Käufer kann diese Gutschrift dann verwenden, um seine Bücher zu aktualisieren, sodass diese die geminderte Zahlungsverpflichtung gegenüber dem Verkäufer und eine Verringerung der Ausgaben widerspiegeln. Bei zurückgegebenen Artikeln aktualisiert der Käufer sein Warenrücksendungskonto, während der Verkäufer sein Rücklieferungskonto aktualisiert, um den Umsatzrückgang anzuzeigen.
Es gibt mehrere Gründe, warum ein Verkäufer eine Gutschrift ausstellen kann. Wenn ein Käufer beschädigte oder mangelhafte Waren erhält, kann eine Gutschrift für zukünftige Einkäufe und zur Dokumentation der Rücksendung der Waren ausgestellt werden. Andere Gründe, die eine Gutschrift auf dem Käuferkonto erforderlich machen können, sind unvollständige Bestellungen, die versehentliche Zusendung einer Rechnung an einen Käufer oder die Unzufriedenheit des Kunden mit den erhaltenen Artikeln. Eine Gutschrift kann auch verwendet werden, wenn ein Käufer Dienstleistungen statt Waren erwirbt und die Dienstleistung nicht den Kundenerwartungen entspricht.
Solch eine Anzeige wird in der Regel als schriftliches Dokument im Briefformat betrachtet, das für die Geschäftskommunikation verwendet wird. Eine Gutschriftsanzeige kann zwar in Form von Absätzen verfasst werden, ist aber oft wie eine Rechnung formatiert. Unabhängig vom Layout einer Gutschrift sind in der Regel folgende Informationen enthalten:
- Grund für die Gutschrift: Eine klare Angabe des Grundes ist sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer eine hilfreiche Dokumentation.
- Gekaufte Artikel: Eine detaillierte Liste der Waren oder Dienstleistungen zusammen mit den Mengen lässt leicht erkennen, welche Produkte zurückgegeben werden.
- Preise: Dies sind die Einzelpreise für jeden Artikel, auf die sich Verkäufer und Käufer beim Kauf geeinigt haben.
- Negative Beträge: Im Gegensatz zu einer Rechnung, die den Gesamtbetrag der gekauften Waren ausweist, wird bei einer Gutschrift ein negativer Betrag ausgewiesen, da es sich um eine Minderung des geschuldeten Betrags handelt. Der Gesamtbetrag kann auch Steuern enthalten, die zu den ursprünglichen Kosten der zurückgesandten Waren hinzugerechnet wurden.
Eine Gutschrift kann auch auf die Originalrechnung verweisen und eine separate Seriennummer für Buchhaltungszwecke enthalten. Ähnlich wie Rechnungen und Quittungen enthalten auch Gutschriften in der Regel Details wie Kundenkontaktinformationen und Kundennummern.
Wozu dient eine Belastungsanzeige?
Eine Lastschrift, auch Belastungsanzeige genannt, wird zur Dokumentation und Aktualisierung von Buchhaltungsunterlagen verwendet und weist einen geschuldeten Betrag aus. Ein Käufer kann eine Lastschrift an einen Verkäufer senden, um eine Gutschrift für zurückgegebene Waren anzufordern. Bei Business-to-Business-Transaktionen (B2B) werden Waren häufig auf Kredit gekauft, was bedeutet, dass der Käufer Produkte vom Lieferanten erhält, bevor er eine Zahlung leistet.
Diese Transaktionen werden durch Addition und Subtraktion von Gutschriften und Belastungen verbucht, bis eine Rechnung über die tatsächlich geschuldete Zahlung versandt wird. Wenn ein Käufer eine Lastschrift für die Rücksendung von Artikeln ausstellt, die noch nicht bezahlt wurden, zeigt die Rechnung die buchhalterischen Anpassungen auf der Käuferseite an, und der Verkäufer stellt dann eine Gutschrift aus, um die Anpassungen auf seiner Seite widerzuspiegeln. In diesem Sinne sind Belastungs- und Gutschriftsanzeigen Teil des Buchhaltungsprozesses zur Verfolgung von Sendungen und Zahlungen.
Verkäufer können auch Belastungsanzeigen ausstellen, um eine zusätzliche Zahlung anzufordern, wenn einem Käufer bei einer früheren Rechnung irrtümlich zu wenig berechnet wurde. Sie können auch verwendet werden, um einen Käufer an seine Zahlungspflicht zu erinnern, wenn er noch einen offenen Betrag schuldet. Einige Unternehmen verwenden Lastschriften als Versandquittungen, um nachzuweisen, welche Waren der Käufer erhält. Auch hierbei handelt es sich nicht um eine Rechnung, auch wenn auf der Anzeige der Betrag steht, der dem Käufer in Rechnung gestellt wird.
In einigen Fällen werden Belastungsanzeigen auch verwendet, um geschuldete Provisionen oder Zinsen anzuzeigen. Die Anzeige bietet eine Möglichkeit, B2B-Transaktionen zu dokumentieren, die außerhalb der herkömmlichen Einnahmequelle liegen – zum Beispiel zwischen einer Muttergesellschaft und einer Tochtergesellschaft oder einem Drittunternehmen, das von einem anderen Unternehmen beauftragt wurde, Dienstleistungen für eine*n Kund*in zu erbringen.
Je nachdem, wie eine Lastschrift verwendet wird, kann sie wie eine Belastungsanzeige, eine Quittung oder sogar eine einfache Postkarte geschrieben werden, die Sie an Ihre Schulden erinnert. Wenn ein Käufer die Belastungsanzeige für zurückgegebene Waren einreicht, kann er den voraussichtlichen Betrag der Gutschrift zusammen mit dem Grund für die Rückgabe und einer Auflistung der zurückgegebenen Artikel angeben. Belastungsanzeigen für Rechnungskorrekturen oder Zahlungserinnerungen enthalten in der Regel Informationen über die bevorstehende Rechnung oder aktuell fällige Beträge. Belastungsanzeigen enthalten in der Regel auch ein Ausstellungsdatum, Sendungsverfolgungsnummern, Kontaktinformationen und Genehmigungsunterschriften. Im Gegensatz zu Gutschriftsanzeigen, die negative Beträge ausweisen, zeigen Belastungsanzeigen positive Beträge an, um den geschuldeten Betrag darzustellen.
Nicht alle Unternehmen verwenden Gutschrifts- oder Belastungsanzeigen, aber wenn eine Organisation sie zur Einhaltung interner Vorschriften benötigt, kann es das Unternehmen auffordern, die erforderlichen Informationen für ihre Unterlagen zu übermitteln. Unternehmen können sich je nach Größe und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit zwischen Softwaretools oder Vorlagen für die Verwaltung von Gutschriften und Lastschriften entscheiden.
Ist eine Belastungsanzeige dasselbe wie eine Rechnung?
Eine Belastungsanzeige sieht zwar aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Belastungsanzeigen werden von Käufern an Lieferanten gesendet, um eine Gutschrift für zurückgegebene Waren anzufordern. Rechnungen werden jedoch immer vom Verkäufer ausgestellt, um dem Käufer mitzuteilen, dass er ihm einen Betrag schuldet. Belastungsanzeigen werden in der Regel für Transaktionen ausgestellt, die noch nicht bezahlt wurden, und dienen dazu, Buchhaltungsunterlagen für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung zu aktualisieren.
Ist eine Gutschrift eine Rückerstattung?
Eine Gutschriftsanzeige zeigt den Betrag, der einem Käufer für zurückgegebene Artikel geschuldet wird. Wurde die Ware bereits bezahlt, könnte dieser Betrag dem Käufer als Rückerstattung gewährt werden. Da Unternehmen jedoch häufig Produkte auf Kredit kaufen, können die Artikel zurückgegeben werden, bevor sie bar bezahlt wurden. In diesem Fall weist die Gutschriftsanzeige eher auf eine Änderung des Guthabenkontos des Käufers als auf eine Rückerstattung hin.
Was sind eine Lastschrift und eine Gutschrift in den Verbindlichkeiten?
Ein Kreditorenkonto zeigt ein Guthaben an, das auf dem Betrag basiert, den ein Unternehmen einem Lieferanten schuldet. Wenn Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft werden, erhöht sich der Kreditsaldo. Erhält der Lieferant eine Zahlung, so verringert sich der Saldo.
Wenn beispielsweise ein Käufer einem Verkäufer eine Lastschrift für zurückgegebene Waren ausstellt, die auf Kredit gekauft wurden, bedeutet dies eine Anpassung der Verbindlichkeiten des Käufers. Wenn der Verkäufer dies akzeptiert und eine Gutschrift ausstellt, müssen auch die Forderungen des Verkäufers aktualisiert werden.
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