Vorlage für Arbeitsanalyse
Verwenden Sie diese Vorlage, um einen umfassenden Arbeitsanalysebericht zu erstellen, der die Hauptaufgaben und Kompetenzen, die körperlichen Anforderungen, die notwendige Ausbildung und andere Anforderungen umfasst. Die Vorlage kann als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres eigenen benutzerdefinierten Formulars dienen. Fügen Sie unten in der Vorlage Zeilen für Unterschriften ein, wenn Sie Genehmigungs- oder Abschlussdaten dokumentieren möchten.
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Vorlage für einfache Arbeitsanalyse
Wenn Sie eine grundlegende Arbeitsanalyse mit weniger Details als in den oben angebotenen Vorlagen durchführen müssen, bietet dieses Formular einen einfachen Rahmen. Sie kann nützlich sein, um weniger komplexe Arbeit zu analysieren, einfache Stellenbeschreibungen zu erstellen oder Informationen aus einer gründlicheren Analyse in einem kurzen Zusammenfassungsbericht kurz zu fassen. Bearbeiten Sie das Formular, um alle Informationen aufzunehmen, die für die zu analysierende Stelle und den Zweck der Analyse relevant sind.
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Vorlage für Mitarbeiterarbeitsanalyse
Diese Arbeitsanalyse wurde entwickelt, um es Mitarbeitern zu ermöglichen, Fragen zu ihrer Arbeit zu beantworten, wie z. B. Aufgaben und Verantwortlichkeiten, der Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben, die erforderliche Erfahrung und die Personen, mit denen sie kommunizieren (intern oder extern). Andere Fragen können sich auf Kompetenzen, Wissen und Zertifizierungen beziehen, die für die Stelle erforderlich sind. Die Vorlage kann auch für ein Interview verwendet werden, in dem der Interviewer Mitarbeitern Fragen stellt, die Antworten bespricht und sie dann aufzeichnet.
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Vorlage für Arbeitssicherheitsanalyse
Eine Arbeitssicherheitsanalyse (Job Safety Analysis/JSA) hilft, potenzielle Gefahren zu identifizieren und zu beheben, die sich aus verschiedenen Arbeitsaufgaben ergeben können. Erfassen Sie in dieser Vorlage die Aufgaben oder die Abfolge von Schritten der Arbeit, die potenziellen Gefahren und die Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Sicherheitsprobleme zu kontrollieren oder zu beseitigen. Diese Vorlage für eine Gefahrenanalyse enthält auch Platz für die Auflistung persönlicher Schutzausrüstung, die für die Arbeit benötigt wird, sowie Details wie den Einsatzort, das Datum der Analyse und den Namen der Person, die sie durchgeführt hat.
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Arbeitsblatt für Arbeitsaufgabenanalyse
Diese Vorlage für eine Arbeitsaufgabenanalyse enthält Bewertungsskalen zur Evaluierung der Wichtigkeit und Häufigkeit verschiedener Aufgaben. Die Wichtigkeitsskala reicht von „nicht wichtig“ bis „extrem wichtig“, und die Häufigkeitsskala reicht von „alle paar Monate“ bis „mehrmals pro Stunde“. Für beide Faktoren kann auch „nicht ausgeführt“ angegeben werden und Sie können die Skala einer bestimmten Arbeit entsprechend anpassen. Organisieren und analysieren Sie Aufgaben für einen beliebigen Auftrag mit dieser einfachen Vorlage.
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Arbeitsaufgaben- und Kompetenzanalyse
Analysieren Sie Aufgaben und Kompetenzen, um die Beziehung zwischen den beiden besser zu verstehen. Listen Sie die Aufgaben der Arbeit links in der Vorlage auf, fügen Sie Kompetenzen im oberen Teil der Vorlage hinzu und verwenden Sie dann die Bewertungsskala, um die Wichtigkeit jeder Kompetenz für eine bestimmte Aufgabe zu evaluieren. Dieser Prozess kann helfen, zu erläutern, wie Hauptaufgaben und Kompetenzen miteinander verbunden sind.
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Vorteile einer Arbeitsanalyse
Jede Art von Analyse umfasst die Aufschlüsselung eines Ganzen in Teile, um die Beziehungen zwischen den verschiedenen Teilen zu verstehen. Eine Arbeitsanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements und kann einem Unternehmen helfen, die Verantwortlichkeiten verschiedener Rollen gründlich zu verstehen, was genauere Stellenbeschreibungen, effektive Schulungsmaterialien, klare Erwartungen an die Mitarbeiter und fundierte Einstellungsentscheidungen ermöglicht.
Eine Arbeitsanalyse kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass ein neuer Bewerber für eine Stelle über die wesentlichen Qualitäten und Erfahrung verfügt und dass die Vergütung für eine Stelle angemessen ist. Eine Arbeitsanalyse kann auch verwendet werden, um zu untersuchen, wie die Arbeit verbessert werden könnte, indem ein Prozess oder eine Arbeitsumgebung angepasst oder Verantwortlichkeiten delegiert werden.
Den Prozess der Arbeitsanalyse verstehen
Es gibt einige Methoden für die Durchführung des Arbeitsanalyseprozesses. In einigen Fällen kann ein Analytiker beobachten, wie die Arbeit ausgeführt wird und diese Beobachtungen festhalten. Andere Optionen sind Interviews mit einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen zu der von ihnen ausgeführten Arbeit, das Ausfüllen eines Arbeitsfragebogens oder die Bitte, dass Mitarbeiter tägliche Aufzeichnungen zu den von ihnen ausgeführten Aufgaben führen. Es können auch technische Experten oder schriftliche Materialien zu Branchen- oder Leistungsnormen konsultiert werden, um Informationen über die Merkmale und Anforderungen einer Stelle zu erfassen.
Der grundlegende Arbeitsanalyseprozess umfasst die Erfassung von Informationen zu einer Stelle, einschließlich einer detaillierten Liste von Aufgaben und zugehörigen Kompetenzen, und die anschließende Verwendung einer Bewertungsskala, um die Häufigkeit und Wichtigkeit dieser erforderlichen Aufgaben zu bestimmen. Eine Aufgabenanalyse ist ein Bestandteil einer Arbeitsanalyse, kann aber auch separat durchgeführt werden, um einen Arbeitsprozess zu bewerten oder ein besseres Verständnis für bestimmte Aufgaben zu erhalten. Hier ist ein Beispiel für eine Arbeitsanalyse, die Aufgaben und zugehörige Kompetenzen zeigt, um zu identifizieren, welche Anforderungen ein neuer Mitarbeiter erfüllen muss:
Mitarbeiter führen an einem Tag viele verschiedene Arten von Aktivitäten aus, und für eine erfolgreiche Arbeitsleistung sind einige Aufgaben offensichtlich wichtiger als andere. Hier ist eine Übersicht möglicher Schritte, wenn Sie eine Arbeitsanalyse durchführen, um festzustellen, welche Aufgaben für eine Stelle entscheidend sind:
- Listen Sie die erforderlichen Aufgaben für einen Stelle auf.
- Bewerten Sie jede Aufgabe basierend auf ihrer Wichtigkeit und wie häufig sie ausgeführt wird.
- Berechnen Sie die durchschnittliche Bewertung für jede Aufgabe, mit Ausnahme derer, die als „nicht ausgeführt“ bewertet wurden.
- Bestimmen Sie, welche Aufgaben für die Stelle entscheidend sind, indem Sie nur diejenigen einbeziehen, die eine Mindestdurchschnittspunktzahl erreichen. (Bestimmen Sie diesen Schwellenwert basierend auf der Art der in der Analyse verwendeten Bewertungsskala.)
- Verwenden Sie denselben Prozess zur Identifikation und Bewertung von Kompetenzen, um festzustellen, welche für die Stelle entscheidend sind.
- Verbinden Sie die kritischen Aufgaben mit den kritischen Kompetenzen basierend darauf, welche Kompetenzen für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe erforderlich sind.
- Eliminieren Sie Aufgaben und Kompetenzen, die nicht miteinander verbunden sind.
Sie können diese Art von detaillierter Aufgabenanalyse verwenden, um Arbeitsprozesse zu straffen und die Effizienz zu steigern. Es kann auch aufdeckt werden, welche Aktivitäten und Kompetenzen über eine grundlegende Bewertungsskala hinaus zusätzlich bewertet werden müssen. Der Hauptzweck einer Arbeitsanalyse – egal ob Ihre Absicht ist, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, Sicherheitsstandards durchzusetzen oder eine Lohnskala zu evaluieren – besteht darin, effektiv analysierbare Arbeitsinformationen zu erfassen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Vorlage für Arbeitsanalyse erstellen
Da sowohl die Art der Arbeit als auch der Zweck einer Analyse variieren, gibt es keine allumfassende Vorlagenlösung. Es gibt jedoch ähnliche Elemente, die in der Regel in jeder Arbeitsanalyse enthalten sind. Hier ist eine Liste mit Elementen, die Sie je nach Arbeit und Ihrem Grund für die Durchführung einer Analyse aufnehmen sollten:
- Die Grundlagen: Informationen wie die Berufsbezeichnung, die zugehörige Abteilung, der Name des Vorgesetzten und die Namen der Mitarbeiter, die befragt oder beobachtet wurden, können alle als identifizierende Informationen aufgenommen werden. Sie können auch die Gehaltsspanne für die Stelle eintragen.
- Zusammenfassung des Arbeitsumfangs: Eine kurze Zusammenfassung des Zwecks und der Verantwortlichkeiten der Stelle bietet einen Überblick und Kontext für die Analyse.
- Aufgabenliste: Sie können jede Aufgabe, zusätzlich zur Information, wie häufig die Aufgaben ausgeführt werden, kurz beschreiben.
- Arbeitskontakte: Dies kann Personen umfassen, die von der Person kontaktiert werden, welche die Aufgabe ausführt, sowie den Grund und die Häufigkeit des Kontakts, um die Wichtigkeit der Kommunikation und die erforderlichen Kompetenzen zu bestimmen.
- Entscheidungskompetenz: Sie können Informationen zur Berichtsstruktur für die Stelle, die erhaltene Aufsicht, den Spielraum des Mitarbeiters für das Treffen wichtiger Entscheidungen und andere Faktoren aufnehmen.
- Aufsichtsverantwortung: Wenn es bei der Stelle auch darum geht, andere zu beaufsichtigen, können Sie die Namen dieser Mitarbeiter auflisten. Dies ist auch eine Gelegenheit, den Grad der Überwachung und die Art der angebotenen Hilfe zu untersuchen.
- Körperliche Anstrengung: Ganz gleich, ob die Stelle erfordert, über längere Zeit vor einem Computer zu sitzen oder manuelle Arbeit zu leisten, in diesem Abschnitt können Sie die damit verbundenen körperlichen Anforderungen beschreiben, einschließlich detaillierter Informationen zu den erforderlichen Körperpositionen wie Biegen, Heben oder Arbeiten in engen Räumen.
- Verwendete Tools: Dies kann sich sowohl auf körperliche Anstrengung als auch auf Fähigkeiten beziehen und beschreibt die bei der Arbeit verwendeten Tools und Ausrüstung.
- Arbeitsbedingungen: Dies bezieht sich auf die Arbeitsumgebung, einschließlich Sicherheitsüberlegungen und wie stark und häufig man Lärm, Vibrationen, Staub oder Rauch ausgesetzt ist.
- Ausbildung und Erfahrung: Dazu gehören bestimmte Aus- oder Weiterbildungsanforderungen für die Ausführung der Arbeit sowie die Anzahl der Jahre oder Art der benötigten Erfahrung.
- Kompetenzen: Wissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten werden neben den Kompetenzen, die für die Erledigung von Aufgaben erforderlich sind, oft zusammengefasst. Zu den Fertigkeiten gehören die Verwendung bestimmter Software oder die Fähigkeit, eine Tastatur zu bedienen, eine bestimmte Sprache zu sprechen oder effektiv über das Telefon zu kommunizieren.
- Andere Anforderungen: Für Anforderungen, die in keine der oben genannten Kategorien passen, wie z. B. häufiges Reisen, kann ein zusätzlicher Abschnitt erforderlich sein.
- Bewertungsskala: In der Regel wird eine Bewertungsskala in einem Analyseformular verwendet, um die Häufigkeit und Wichtigkeit ausgeführter Aufgaben, eingesetzter Fähigkeiten oder aufgetretener Gefahren zu bestimmen.
Eine Arbeitsanalyse, die sich auf die Erstellung einer Stellenbeschreibung oder die Einstellung der richtigen Person konzentriert, kann auch Informationen über persönliche Qualitäten enthalten, die erforderlich oder bevorzugt sind, wie z. B. detailorientiert. Die Erstellung einer organisierten Vorlage kann dazu beitragen, Verfahren zu standardisieren und es einfacher zu machen, den Prozess der Arbeitsanalyse zu implementieren und zu wiederholen.
Mit Smartsheet für das Personalwesen Arbeitsanalysen verbessern
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