Wesentliche Funktionen von Projekt-Portfolio-Management-Software
Zu den wesentlichen Funktionen von Software für Projekt-Portfolio-Management (PPM) gehören die strategische Ausrichtung zur Priorisierung der richtigen Initiativen, das Ressourcenmanagement zum Ausgleich von Kapazität und Nachfrage sowie das Finanzmanagement für Budgets und Prognosen. Weitere wichtige Funktionen sind die Nachverfolgung von Risiken und Abhängigkeiten, Echtzeit-Dashboards, Governance-Workflows und Integrationsfunktionen.
- Strategische Ausrichtung: Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Initiativen basierend auf ihrer strategischen Eignung, ihrem erwarteten Wert, ihrer Risikoexposition und ihrer Dringlichkeit zu bewerten, zu vergleichen und einzustufen. Dadurch wird sichergestellt, dass Portfolioentscheidungen die Unternehmensziele eindeutig unterstützen.
- Ressourcenmanagement: Eine starke Plattform bietet projektübergreifende Einblicke: Wer arbeitet woran, wann und wie lange? Sie hilft Ihnen, Kapazität und Nachfrage gegenüberzustellen und abzubilden, sodass Sie Engpässe beheben, die Arbeitslast gleichmäßig verteilen und eine Überlastung begrenzter Kompetenzen vermeiden können.
- Finanzmanagement: Mit robusten PPM-Tools können Sie Budgets erstellen, Ist-Werte und Prognosen sowohl auf Projekt- als auch auf Portfolioebene nachverfolgen und Finanzierungsgenehmigungen verwalten. So können Führungskräfte die Gesamtinvestition, Abweichungen und die Rentabilität an einem Ort einsehen.
- Risiko- und Abhängigkeitsmanagement: Die Lösung muss Risiken, Einschränkungen und Projektabhängigkeiten erfassen. Sie sollte Was-wäre-wenn-Analysen unterstützen, die zeigen, wie sich verschiedene Portfolioentscheidungen und -änderungen auf Werte, Zeitpläne und Kapazitäten im gesamten System auswirken.
- Echtzeit-Dashboards und -Analysen: Diese Funktion bietet konfigurierbare Ansichten, die wichtige Messzahlen, Statusindikatoren und Trendlinien liefern. PPM-Tools mit Echtzeit-Dashboards und -Analysen geben verschiedenen Führungspersonen – Führungskräften, Portfoliomanager*innen und Teamleiter*innen – ein maßgeschneidertes, aktuelles Bild des Projekt- und Portfolio-Zustands. Sie helfen, die Leistung zu bewerten und aufkommende Probleme zu erkennen.
- Governance-Workflows: Eine ausgereifte PPM-Plattform automatisiert Workflows, einschließlich Eingängen, Genehmigungen und Stage-Gate-Reviews. Die Bereitstellung einer klaren Verantwortlichkeit und standardisierter Kriterien sorgt für eine effiziente, transparente Governance, sodass sich die Benutzer*innen nicht auf Ad-hoc-Kommunikation verlassen müssen.
- Integration: Die Software sollte sich über vorkonfigurierte Connectors und offene APIs problemlos mit Kernsystemen wie ERP, HR, Zeiterfassung, CRM und Entwicklungstools verbinden lassen, damit Portfoliodaten automatisch übertragen und Duplikate vermieden werden.
Smartsheet
Smartsheet ist eine cloudbasierte Plattform für intelligentes Arbeiten und Projektmanagement. Dank einer Oberfläche im Tabellenstil können Teams hier Arbeit von Anfang bis zur Lieferung planen, nachverfolgen, automatisieren und Berichte dazu erstellen. Sie zeichnet sich durch konfigurierbare Dashboards, Einblicke auf Portfolioebene, Workflow-Automatisierungen und Zusammenarbeit mit mehreren Projekten und Stakeholdern aus.
Smartsheet-Funktionen:
- Nachfrageeingang mit mehrstufigen Einreichungs- und Überprüfungs-Workflows
- Portfolio-Priorisierung anhand gewichteter Auswahlkriterien und Bewertung
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung nach Rolle, Abteilung, Team und Kompetenz
- Projekt- und Portfolio-Reporting mit Rollup-Dashboards und Widget-basierten Ansichten
- Governance und Programmsteuerung über Control Center
- Connectors und Integrationen mit Cloud-Tools für systemübergreifende Daten und Berichte
- Automatisierte Workflows und codefreie WorkApps
Vorteile | Nachteile |
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Smartsheet bietet eine Oberfläche im vertrauten Tabellenstil für das Projekt- und Portfolio-Management. Für PPM-Teams bietet die Lösung entscheidende Vorteile: Sie zentralisiert den Nachfrageeingang, priorisiert Initiativen mithilfe gewichteter Bewertungsmodelle und bietet durch hochgradig konfigurierbare Dashboards und Rollup-Reporting Portfolio-Einblicke in Echtzeit. Mit Control Center können Unternehmen die Governance standardisieren, die Programmeinrichtung automatisieren und Konsistenz in großen Portfolios durchsetzen. Starke Integrationen mit Cloud-Tools und codefreie Automatisierungs-Workflows unterstützen die vernetzten, skalierbaren Portfolio-Prozesse zusätzlich.
Das erweiterte Ressourcen- und Kapazitätsmanagement ist nicht im Basisabonnement enthalten und kann zusätzliche Add-Ons oder Integrationen erfordern. Das Design im Tabellenstil ist zwar äußerst flexibel, erfordert jedoch eine durchdachte Konfiguration, um als vollständiges PPM-System der Enterprise-Klasse zu funktionieren. Dennoch ist Smartsheet eine äußerst anpassungsfähige PPM-Lösung für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität, schnelle Bereitstellung und leistungsstarke Portfolio-Einblicke legen.
Erfahren Sie mehr über das Projekt-Portfolio-Management mit Smartsheet.
Adobe Workfront
Adobe Workfront ist eine PPM-Lösung, mit der Unternehmen Arbeit teamübergreifend planen, zuweisen und ausführen können. Sie kombiniert Workflow-Automatisierung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Echtzeit-Reporting und verschiedene Integrationen mit kreativen Tools und Enterprise-Systemen.
Funktionen von Adobe Workfront:
- Business-Case-Erfassung und Ausrichtungsbewertung für die Projektevaluierung
- Arbeitslastausgleich für projektübergreifende Zuweisungen auf Benutzer- und Rollenebene
- Benutzerdefinierte Dashboards und visuelle Widgets für Einblicke in die Entscheidungsfindung
- Integration mit BI-Tools und Datenexport für Unternehmensanalysen
- Automatisierung von Überprüfungs-, Genehmigungs- und Weiterleitungsprozessen
- Toolübergreifende Integration und Connectors für die unternehmensweite Systemvereinheitlichung
Vorteile | Nachteile |
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Adobe Workfront legt großen Wert auf Workflow-Automatisierung und Einblicke in Betriebsabläufe. Die Plattform unterstützt die Business-Case-Erfassung und Ausrichtungsbewertung zur Evaluierung von Initiativen, verteilt die Arbeitslasten gleichmäßig auf Benutzer- und Rollenebene und liefert aussagekräftige Einblicke durch benutzerdefinierte Dashboards und visuelle Widgets.
Die Vielseitigkeit und Konfigurierbarkeit von Adobe Workfront kann zu Komplexität im täglichen Gebrauch führen. Einige Benutzer*innen empfinden die Navigation in der Benutzeroberfläche als schwierig, die Anzahl der E-Mail-Benachrichtigungen kann ohne entsprechende Einstellungen schnell überhandnehmen und die Begrenzungen der Dateigrößen können Teams mit umfangreichen Inhalten einschränken. Das Governance-Modell für den Zugriff ist ebenfalls komplexer als bei vielen Alternativen. Für Unternehmen, die umfangreiche, funktionsübergreifende Programme betreiben – insbesondere solche mit einem hohen Anteil an kreativen, Marketing- oder digitalen Aktivitäten – ist Adobe Workfront eine leistungsstarke Plattform.
Asana
Asana ist eine PPM-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeit über Teams, Projekte und strategische Initiativen hinweg zu verwalten. Sie bietet Echtzeiteinblicke und eine zielorientierte Struktur, die die tägliche Arbeit automatisch mit den Unternehmenszielen in Einklang bringt.
Asana-Funktionen:
- Verknüpfung strategischer Ziele mit Projekten und Portfolios
- Dashboards für Portfolio-Zustand mit Echtzeit-Status-Rollups
- Ressourcenkapazitätsplanung mit portfolioübergreifender Arbeitslastansicht
- Ansicht mehrerer Projektzeitachsen zur Koordination und Anpassung von Zeitplänen
- Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten über Aufgaben und Projekte hinweg
- Automatisierte Workflows für Statusaktualisierungen und Stakeholder-Reporting
Vorteile | Nachteile |
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Die zielorientierte Struktur von Asana verknüpft Ziele auf Unternehmensebene mit Projekten und Portfolios und bietet Führungskräften Echtzeiteinblicke in Fortschritte, Risiken und den allgemeinen Zustand des Portfolios. Portfolio-Dashboards bieten Live-Status-Rollups, während die Arbeitslast- und Kapazitätsplanung dazu beiträgt, die Ressourcen teamübergreifend auszugleichen.
Abgesehen davon weist Asana einige Einschränkungen für PPM-Teams auf. Die Anzahl der E-Mail-Benachrichtigungen kann als zu hoch empfunden werden, was zu einem Governance-Problem werden kann – Teams beschweren sich, dass ihre Posteingänge überfüllt sind und wichtige Aktualisierungen untergehen. Das Modell mit nur einer zugewiesenen Person kann bei stark kollaborativer Arbeit auch einschränken.
Celoxis
Celoxis ist eine PPM-Plattform, mit der Unternehmen mehrere Projekte über ein einziges, zentrales System planen und nachverfolgen können. Sie bietet Echtzeiteinblicke in Ressourcen, Budgets, Zeitpläne und Risiken für die strategische Ausrichtung eines Portfolios.
Celoxis-Funktionen:
- Bewertung und Modellierung der strategischen Ausrichtung für die Projektauswahl
- Workflows für die Projekterfassung und -genehmigung zur Bewertung von Anforderungen
- Was-wäre-wenn-Analyse zur Ressourcenkapazität und den Auswirkungen auf das Portfolio
- Integriertes Finanzmanagement mit Budget-, Prognose- und Ist-Tracking
- Toolübergreifende Integrationen und API-Unterstützung für einheitliche Portfolio-Einblicke
- Automatisierte Genehmigungen und Workflows für Governance und Compliance
Vorteile | Nachteile |
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Celoxis wurde entwickelt, um eine durchgängige Portfolio-Governance zu unterstützen, von der strategischen Erfassung über die Ausführung bis hin zur Finanzkontrolle. Mit dieser Lösung können Unternehmen Initiativen für die strategische Ausrichtung bewerten und modellieren. Sie ist auch nützlich, um strukturierte Projekterfassung und -genehmigungen zu verwalten sowie Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen, um die Ressourcenkapazität zu verstehen.
Einige Benutzer*innen berichten von einer verwirrenden Benutzeroberfläche und einer steilen Lernkurve, was die Einführung in weniger technisch versierten Teams verlangsamen kann. Der Offline-Zugriff und die mobile Funktionalität sind im Vergleich zu einigen Wettbewerbern ebenfalls eingeschränkter. Celoxis ist jedoch eine gute Lösung für Unternehmen, die integriertes Finanzmanagement priorisieren.
Jira
Jira ist ein PPM-Tool, mit dem Teams Arbeit planen, organisieren und überwachen können – von einzelnen Aufgaben bis hin zu mehrstufigen Releases. Es unterstützt agile Workflows mit hochgradig anpassbaren Workflows und Vorgangstypen.
Jira-Funktionen:
- Einheitliche Portfolio- und Programmansichten für Teams und Projekte
- Visuelle Zeitachse für die Arbeit mit mehreren Teams
- Finanzielle Einblicke durch Budgets, Schätzungen und Verfolgung der tatsächlichen Ausgaben
- Portfolio-Finanzmanagement, einschließlich Berichten zu Investitionen und Ausgaben
- Szenarioplanung und Prognosen, um alternative Portfolio-Ergebnisse zu testen
- Governance-Workflows zur Überwachung der Finanzierung, des Risikos und des Status von Initiativen
Vorteile | Nachteile |
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Jira ist eine Plattform für Arbeitsmanagement und PPM, die häufig zur Planung, Nachverfolgung und Bereitstellung von Projekten verwendet wird. Sie bietet teamübergreifende einheitliche Portfolio- und Programmansichten. Mit starker Unterstützung für Agile, Scrum und Kanban überzeugt Jira in Umgebungen, in denen strukturierte Technik-Workflows die Portfolio-Umsetzung vorantreiben.
Jira hat Stärken in der Softwarebereitstellung, die in breiteren PPM-Anwendungsfällen von Unternehmen zu Einschränkungen werden können. Die Lösung führt häufig zu Verwaltungsaufwand und reduziert die allgemeine Transparenz für Nicht-Entwicklungsteams. Trotz dieser Herausforderungen bleibt Jira eine Option für Unternehmen mit ausgereiften Agile-Praktiken.
Planisware
Planisware ist eine Software der Enterprise-Klasse, mit der Unternehmen ihre Portfolio-Workflows zentralisieren können. Sie unterstützt die szenariobasierte Portfolio-Optimierung und bietet Echtzeiteinblicke in Ressourcen, Kosten und den Projektzustand.
Planisware-Funktionen:
- Erstellung strategischer Roadmaps, um Projekte mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen
- Modellierung von Investitionsszenarien mit Was-wäre-wenn-Analysen und Portfolio-Optimierung
- Echtzeit-Ansichten der Ressourcenkapazität im Vergleich zum Bedarf, um Engpässe zu identifizieren
- Einheitlicher Nachfrageeingang und Priorisierung von Projektvorschlägen und Änderungsanforderungen
- Offene REST-API und vorkonfigurierte Connectors für die Integration von Enterprise-Anwendungen
- KI-gestützte Risikoerkennung, prädiktive Analysen und Erkennung von Anomalien
Vorteile | Nachteile |
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Planisware bietet einen einheitlichen Nachfrageeingang, Finanzplanung für Portfolios mit mehreren Projekten und offene APIs für umfassende Unternehmensintegrationen. Die Lösung bietet die analytische Stärke und Governance-Struktur, die für komplexe, große Portfolios erforderlich sind.
Planisware hat eine höhere Einstiegshürde. Für die Konfiguration komplexer Workflows sind oft technische Fachkenntnisse erforderlich, und viele Benutzer*innen berichten von einer steilen Lernkurve, insbesondere bei gelegentlicher oder seltener Nutzung. Für erfahrene PMOs und Unternehmen, die großvolumige, hochkomplexe Portfolios verwalten, bleibt Planisware eine robuste und zuverlässige PPM-Plattform.
Planview
Planview ist eine PPM-Software, die die übergeordnete Strategie mit Projekten verbindet. Sie unterstützt traditionelle, agile und hybride Arbeitsmethoden sowie die Ressourcen- und Kapazitätsplanung und die szenariobasierte Priorisierung.
Planview-Funktionen:
- Szenarioplanung und Was-wäre-wenn-Modellierung
- Workflow für Nachfrageeingang und Priorisierung
- Ressourcenmanagement über Rollen, Fähigkeiten und Teams hinweg
- Visuelle Dashboards und konfigurierbare Berichte für Führungskräfte
- Abhängigkeits- und Risikovisualisierung über Portfolios hinweg
- Verfolgung der Realisierung von Vorteilen mit ROI, NPV und Amortisationszeit
Vorteile | Nachteile |
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Planview ist eine PPM-Plattform, die für den Einsatz mit traditionellen, agilen und hybriden Bereitstellungsmodellen entwickelt wurde. Sie unterstützt die Szenarioplanung und Was-wäre-wenn-Modellierung zur Evaluierung alternativer Investitionspfade sowie strukturierte Workflows für den Nachfrageeingang und die Priorisierung. Planview bietet außerdem Dashboards für Führungskräfte, konfigurierbare Berichte und die Nachverfolgung der realisierten Vorteile mithilfe von Messzahlen wie ROI, NPV und Amortisationszeit für eine starke Finanz-Governance.
Die Bereitstellung und Einführung von Planview kann jedoch komplex sein. Einige Benutzer*innen haben von Integrationsproblemen berichtet, insbesondere in komplexen Enterprise-Umgebungen. Fordern Sie daher während Ihres Proof-of-Concept-Prozesses detaillierte Integrationsdemos an. Für große Unternehmen, die eine detaillierte Abstimmung zwischen Strategie und Umsetzung benötigen, bleibt Planview eine umfassende PPM-Lösung.
Sciforma
Sciforma ist eine PPM-Plattform für die Verwaltung von Projektportfolios, von der Erfassung von Ideen und der Nachfragepriorisierung bis hin zur Ressourcenzuweisung und Kostenverfolgung. Sie kombiniert die Portfolioplanung auf strategischer Ebene mit Details auf Ausführungsebene mit Echtzeiteinblicken in Ressourcen und anpassbaren Dashboards.
Sciforma-Funktionen:
- Ideen- und Nachfragemanagement
- Nachverfolgung der Strategieausrichtung für alle Aktivitäten
- Portfolio-Simulation von Was-wäre-wenn-Szenarien (Arbeitslast, Budget, Cashflow)
- Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung portfolioübergreifend
- Echtzeitdaten und Dashboards für Entscheidungsträger*innen
- Governance-Workflows für die Erfassung, Auswahl und Genehmigung von Initiativen
Vorteile | Nachteile |
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Sciforma unterstützt den gesamten Lebenszyklus von der Erfassung von Ideen und dem Nachfrageeingang über die Priorisierung, Ausführung und Finanznachverfolgung. Mit Echtzeit-Dashboards, anpassbaren Governance-Workflows und integrierter Zeiterfassung bietet Sciforma Entscheidungsträger*innen klare Einblicke in den Portfolio-Zustand.
Sciforma kann auch einen erheblichen Einrichtungsaufwand erfordern, und einige Benutzer*innen berichten von Problemen wie dem Einfrieren der Benutzeroberfläche, Leistungsverzögerungen bei großen Datensätzen und Einschränkungen bei der Erstellung stark angepasster Berichte. Für Unternehmen, die eine strategieorientierte PPM-Plattform suchen, ist Sciforma nach wie vor eine solide Enterprise-PPM-Option.
Vergleich der besten PPM-Software
Plattform | Strategische Ausrichtung | Ressourcenmanagement | Finanzmanagement | Risiko- und Abhängigkeitsmanagement | Echtzeit-Dashboards und -Analysen | Governance-Workflows | Integration |
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Plattform | |||||||
| Smartsheet | Benutzerdefinierte Portfolio-Rollups und konsolidierte Ansichten über Control Center | Visuelle Auslastung über Resource Management-Add-On | Sheetbasierte Budgetierung und Kostenverfolgung | Standardrisikoprotokolle und Gantt-Abhängigkeiten | Live-Dashboards mit Echtzeit-Projekt-Rollups | Vorlagen- und genehmigungsgesteuerte Governance | Mehr als 175 native Integrationen (Jira, Salesforce, Teams, ERPs) |
| Adobe Workfront | Portfolios, Business Cases, Ziele/OKRs | Erweiterte Kapazitätsplanung und -prognose | Projektbudgets, Kosten, Einnahmen, EAC; kein vollständiges ERP/Rechnungsstellung | Grundlegende Risikoregister und Aufgabenabhängigkeiten | Anpassbare Echtzeit-Dashboards; steile Lernkurve für die Berichterstellung | Mehrstufige Genehmigungen, Proofs und Audit-Protokolle | Mehr als 100 Integrationen über native Connectors und Fusion |
| Asana | Ziele und Portfolios; grundlegende OKR-Verknüpfung | Arbeitslast nach zugewiesener Person; keine kompetenzbasierte oder Szenarioplanung | Keine native Budgetierung; nur benutzerdefinierte Felder und Integrationen | Abhängigkeiten auf Aufgabenebene; kein formelles Unternehmensrisikoregister | Live-Projekt-/Portfolio-Dashboards; begrenzte Analysetiefe | Einfache Genehmigungen und Regelautomatisierung | Mehr als 200 Integrationen |
| Celoxis | Benutzerdefinierte Bewertung und Portfolio-Priorisierung | Kapazitätsplanung und Arbeitslastausgleich | Nachverfolgung von Budgets, Zeit/Ausgaben und Margen | Risikonachverfolgung und Abhängigkeiten von kritischen Pfaden | Anpassbare Echtzeitberichte | Konfigurierbare Genehmigungen, Erfassung und Änderungskontrolle | Mehr als 400 Integrationen über native Tools, API und Zapier |
| Jira | Hierarchie über Pläne/Roadmaps | Erweiterte Roadmaps, eingeschränkte native eigenständige Kapazitätsplanung | Keine native Budgetierung oder Kostenverfolgung | Benutzerdefinierte Vorgangstypen und Links; kein integriertes Risiko/RAID-Modul | Operatives Reporting in Echtzeit | Anpassbare Genehmigungen und Stage-Gates | Mehr als 1.000 Marketplace-Integrationen; native Slack-, GitHub-, Microsoft 365- und Automatisierungs-APIs |
| Planisware | Portfolio-Priorisierung, Roadmaps von der Strategie zur Ausführung | Kapazitätsplanung; Rolle und benannte Ressourcen; Was-wäre-wenn-Simulationen | Budgetierung für mehrere Portfolios, Prognosen, Kostenkonsolidierung | Nachverfolgung von Risiken und Chancen, Nachverfolgung von Abhängigkeiten, Szenarioanalyse | Konfigurierbare Live-Dashboards; Portfolioabfragen | Automatisierte Genehmigungen; Governance-Frameworks | Offene REST-API und Connectors mit einigen Unternehmenssystemen |
| Planview | Verknüpfung von Strategie und Ausführung | Erweiterte Kapazitätsplanung | Budgetierung und ROI, Kostenverfolgung, Finanzanalyse | Portfolioübergreifende Abhängigkeiten | Anpassbare Echtzeit-Dashboards für Führungskräfte | Stage-Gate-Governance der Enterprise-Klasse | Mehr als 50 Integrationen über Planview Hub |
| Sciforma | Konfigurierbare Bewertung und Portfolio-Priorisierung | Erweiterter Kapazitäts-, Kompetenz- und Arbeitslastausgleich | Budgetierung, Kostenverfolgung, ROI-Prognose | Risikobewertung, Verknüpfung von Risiken mit Projekten und Portfolios | Anpassbare Echtzeit-Dashboards | Erfassung; Genehmigungen; Stage-Gates | REST-API und Jira, Azure DevOps, ServiceNow, Teams, Salesforce, BI-Tools |
PPM-Software auswählen
Um die richtige Projekt-Portfolio-Management-Software auszuwählen, klären Sie zunächst Ihre Erfolgskriterien. Identifizieren Sie dann die Stakeholder*innen, erfassen und priorisieren Sie die Anforderungen und verwenden Sie diese Informationen, um eine Auswahlliste zu erstellen. Als Nächstes entwickeln Sie Evaluierungsszenarien und führen Tests durch. Überprüfen Sie das Ergebnis anhand der ausgewählten Kriterien und wählen Sie Ihre Software aus.
- Ziele und Erfolgskriterien klären
Klären Sie zunächst, warum Sie ein Tool für das Projekt-Portfolio-Management benötigen. Möchten Sie die Einblicke verbessern, die Erfassung standardisieren, Ressourcen verwalten, die Arbeit an der Strategie ausrichten oder die Berichterstellung optimieren? Verwandeln Sie diese Gründe in einige wenige messbare Erfolgskriterien. Diese bieten eine Orientierung für den gesamten Auswahlprozess.
- Stakeholder*innen und Entscheidungsrollen identifizieren
Ermitteln Sie, wer mit dem Tool arbeiten oder davon betroffen sein wird, z. B. das PMO, Projektmanager*innen, Ressourcenmanager*innen, Finanzen, IT und Executive Sponsors. Definieren Sie, wie Entscheidungen getroffen werden, indem Sie festlegen, wer Input liefert, wer sie überprüft und wer sie letztendlich genehmigt.
- Anforderungen erfassen und organisieren
Dokumentieren Sie, was die Software leisten soll. Das kann Aufgaben wie Erfassung, Priorisierung, Portfolio-Planung, Ressourcen- und Finanzmanagement, Unterstützung bei der Projektabwicklung und Berichterstattung umfassen. Sobald Sie eine Liste Ihrer Anforderungen haben, markieren Sie, welche wichtig und welche optional sind, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
- Anforderungen priorisieren
Erstellen Sie ein einfaches Gewichtungssystem, das die Prioritäten Ihres Unternehmens widerspiegelt. Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit gewichteten Anforderungen, damit jedes Tool einheitlich bewertet werden kann.
- Auswahlliste erstellen
Erstellen Sie anhand Ihrer Anforderungen eine lange Liste möglicher Tools. Reduzieren Sie sie dann auf eine Liste mit Tools, die Ihre Pflichtkriterien erfüllen und zu Ihrer technischen Umgebung und Unternehmensgröße passen.
- Realistische Evaluierungsszenarien entwickeln
Formulieren Sie Ihre wichtigsten Prozesse als kurze, praktische Szenarien. Das kann das Einreichen einer Idee, die Priorisierung von Projekten, die Lösung von Ressourcenkonflikten oder die Vorbereitung einer Portfolioüberprüfung sein. Diese Szenarien bilden die Grundlage für Anbieterdemonstrationen und praktische Tests.
- Strukturierte Demos und Tests durchführen
Stellen Sie jedem Anbieter Ihre Szenarien im Voraus zur Verfügung und bitten Sie ihn, diese spezifischen Abläufe statt allgemeiner Funktionen zu demonstrieren. Evaluieren Sie während der Demos die Benutzerfreundlichkeit, die Abstimmung mit Ihren Prozessen und die Flexibilität. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Testumgebung, damit echte Benutzer*innen das Tool selbst ausprobieren und Feedback geben können.
- Ergebnisse konsolidieren und eine bevorzugte Lösung auswählen
Führen Sie die gewichteten Bewertungen, Szenarioergebnisse, Benutzerfeedback, Anbieterbewertungen und Kostenvergleiche zusammen. Führen Sie anhand dieser Erkenntnisse eine Entscheidungsdiskussion mit den Stakeholder*innen. Dokumentieren Sie die Gründe für die Entscheidung, die identifizierten Lücken und wie der Erfolg nach der Implementierung aussehen sollte.
Möchten Sie den Erfolg Ihres Teams beschleunigen?
Erleben Sie den Unterschied, den eine speziell entwickelte Plattform für intelligentes Arbeitsmanagement bei komplexen Aufgaben macht.
Software für Projekt-Portfolio-Management (PPM) – FAQs
Software für Projekt-Portfolio-Management (PPM) hilft Unternehmen, mehrere Projekte als koordiniertes Portfolio zu evaluieren, zu priorisieren und zu verwalten. Herkömmliche Projektmanagement-Tools konzentrieren sich auf die Planung und Ausführung einzelner Projekte, während PPM-Software eine übergeordnete Ansicht der Ressourcenzuweisung, der strategischen Ausrichtung und der Gesamtleistung des Portfolios bietet.
Sie sollten darauf achten, dass die PPM-Software Echtzeit-Portfolio-Dashboards, Tools für die Projektpriorisierung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Budget- und Kostenverfolgung, Risikomanagement, Workflow-Automatisierung und Integrationen mit Ihren bestehenden Projektmanagement- oder ERP-Tools bietet. Solide Berichterstattung, Szenarioplanung und anpassbare Governance-Workflows helfen Ihnen auch, Ihr gesamtes Projektportfolio zu kontrollieren und zu optimieren.
PPM-Software kann in der Regel Dutzende bis Tausende von Projekten verwalten und Teams jeder Größe unterstützen, je nach Größe der Plattform. Die meisten PPM-Tools der Enterprise-Klasse sind für die Verwaltung mehrerer Projektmanager*innen und großer, komplexer Portfolios konzipiert, während sich kleinere Lösungen oft auf mittelgroße Teams mit weniger gleichzeitigen Projekten konzentrieren.
Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Vergleichsartikel basieren auf Websites von Anbietern, Community-Boards und einigen Benutzerbewertungen von Drittanbietern. Zur Durchführung der Recherche wurden KI-Tools verwendet.