Digitale Tools helfen Bauherren, Architekten und Bauunternehmern dabei, Bauprojekte zu verwalten und für effektive Abläufe zu sorgen, während auf der Baustelle fleißig gearbeitet wird. Das ist wichtig, denn bei diesen Personengruppen kommt es bei der Zusammenarbeit mit Bauprojektleitern auf jedes Detail an, von der Planung bis hin zum Organisieren des Materialnachschubs.
Fachleute in der Baubranche planen mit der Smartsheet-Arbeitsausführungsplattform und den App-Integrationen und Add-ons ihre tägliche Arbeit, halten die Dinge im Blick und managen damit ihren Arbeitsalltag.
So lässt sich mit DataMesh die Konsistenz von Daten sicherstellen, DocuSign dient zum Sammeln digitaler Unterschriften und Egnyte ermöglicht die sichere Speicherung von Dateien. Viele Unternehmen nutzen also bereits Smartsheet, um den Sprung weg von Papier und hin zur digitalen Transformation zu schaffen.
1. Datenkonsistenz mit DataMesh sicherstellen
Einige Baufirmen nutzen DataMesh, ein Smartsheet-Premium-Add-on. Mit DataMesh lässt sich sicherstellen, dass die Daten über verschiedene Sheets hinweg konsistent sind. Hierfür werden Datenpunkt-Duplikate automatisch gesucht und entfernt, Verknüpfungen zwischen bestimmten Suchwerten hergestellt und leere Zellen in Sheets mit bekannten Werten ausgefüllt, also etwa Telefonnummern oder E-Mail-Adressen.
Ob für gewerbliche Bauten oder Wohngebäude – Smartsheet-Kunden nutzen DataMesh auf unterschiedlichste Art und Weise, vom Setzen von Zeitstempeln für die Meilenstein-Fertigstellung bis hin zur Übertragung von wichtigen Informationen aus einem Nachschlage-Sheet für Einrichtungen in ein Sheet für die aktive architektonische Kalkulation.
Die Personalabteilung einer Baufirma aus Kalifornien nutzt DataMesh für ihr Onboarding. Das Premium-Add-on überträgt die in der Bewerbungsphase gesammelten Informationen automatisch in das Sheet für Mitarbeiterdaten der Personalabteilung. Dadurch ist die Datenerfassung rationalisiert, was weniger Fehler bei der Dateneingabe bedeutet und Zeit spart, die man sonst für das Kopieren und Einfügen verschwenden würde.
Laden Sie das Datenblatt zu DataMesh herunter, um mehr zu erfahren.
2. Dynamische und zuverlässige Daten mit der Smartsheet Pivot App freigeben
Die Smartsheet Pivot App ist ein Premium-Add-on, mit dem sich mithilfe von Pivot-Tabellen Daten schnell zusammenfassen und dynamisch aktualisieren lassen, die in einem Sheet gespeichert sind. Mit dem Add-on können Mitarbeiter wichtige Messzahlen auf dem neuesten Stand halten, Informationen sichtbar machen und auf veränderten Datenbedarf reagieren.
Beispielsweise kann ein Hersteller für Einzelhandelsausstattung durch den gemeinsamen Einsatz von Pivot App und Smartsheet Control Center Bauprojekte managen. Mithilfe von Control Center werden wichtige Messzahlen von allen aktiven Projekten in ein einziges Portfolio-Sheet übertragen, mit dem die Arbeitslast überwacht wird. Ausgehend von diesem Sheet können mit Pivot App Prognosen erstellt und Messzahlen ermittelt werden, die dann in für die Kunden sichtbaren Smartsheet-Dashboards erscheinen. Dadurch sehen die Kunden besser, wie es um die Finanzierung bestellt ist und wie gut die Projekte vorangehen.
Ein Architekturbüro, das Planung und Design anbietet, nutzt Pivot App auch, um mit Kunden Kostenvoranschläge für Architekten zu entwickeln. Wenn die Kunden den aktuellen Stand für die Planung einer Einrichtung anfordern, ermittelt das Unternehmen den Kostenvoranschlag und erstellt mit Pivot App sechs Arten von Kostenberichten. Dadurch erhalten die Kunden einen Einblick in die Kosten nach Prioritätsstufe pro Einrichtung oder Abteilung, eine Aufschlüsselung der variablen Kosten und vieles mehr. Dadurch können sie schneller reagieren und Entscheidungen umsetzen.
Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich das Datenblatt zu Pivot App an.
3. Wichtige Dateien mit Egnyte, Google Drive und OneDrive sichern
Baufirmen, die von Papier auf digitale Arbeitsweisen umstellen, speichern ihre Dateien und Dokumente typischerweise in dafür ausgelegten sicheren Apps und Plattformen. Damit diese Firmen die benötigten Dokumente und Informationen schnell sichtbar machen können, kann sich Smartsheet mit cloudbasierten Speicherangeboten wie Google Drive, Microsoft OneDrive und Egnyte verbinden. Diese Smartsheet-Integrationen sind für Architekturbüros und Bauträger sehr praktisch.
Architekturbüros erstellen Entwürfe und nehmen Fotos von den Standorten auf. So nutzt beispielsweise ein Anbieter für besonders hochwertige Geschäftsfassaden und Innenbereiche von Geschäften Egnyte als Speicher für sämtliche Bilddateien, von Standard-Fotos bis hin zu Bilddateien für 360-Grad-Rundgänge.
Mithilfe der Egnyte-App-Integration werden diese Bilder an die entsprechenden Zeilen in Smartsheet angehängt, sodass sämtliche Projektinformationen zusammen auf einem Sheet gebündelt sind. Ein anderes Architekturbüro nutzt die Smartsheet-Integration mit Microsoft OneDrive und verwaltet damit die Dokumente all seiner Projekte.
Ein weiteres Beispiel wäre ein Bauträger aus Kalifornien, der Baustellenfotos in Google Drive speichert. Er verwaltet seine Projekte mit Smartsheet und kann dank der Google Drive-Integration Bilder an die entsprechenden Zeilen anfügen, wodurch es möglich wird, die Bilder an der Baustelle über die Smartsheet-App abzurufen.
Diese drei Firmen profitieren davon, dass sich Bilder in Smartsheet an einem zentralen Ort befinden und sich die Beteiligten so mehr unter den Projekten vorstellen können. Einige Architekturbüros können Hunderte von Projekten gleichzeitig bearbeiten. Die Möglichkeit, Bilder schnell von mobilen Geräten aus zu übertragen und dann Referenzfotos zu organisieren und darauf zuzugreifen, ist daher ein entscheidender Vorteil, der ihnen das endlose Durchsuchen digitaler Ordner in ihren cloudbasierten Anwendungen erspart.
4. Digital unterschriebene Dokumente mit DocuSign erfassen
DocuSign ist eine weitere App-Integration, die Firmen im Bauwesen bei der digitalen Transformation unterstützt. Anstatt ein papierbasiertes System für Verträge und andere wichtige Dokumente zu führen, können Projektmanager mithilfe von Kontaktlisten in Smartsheet unterzeichnete elektronische Dokumente nutzen.
In Smartsheet werden die Zeilendaten automatisch ausgefüllt und den Dokumenten zugeordnet, die an die entsprechenden Personengruppen gesendet werden. Außerdem können signierte Dokumente an Zeilen angehängt und sich wiederholende Abläufe mit DocuSign-Vorlagen bewältigt werden. Durch diese Automatisierungen können die Beteiligten Dokumente noch schneller ansehen und unterzeichnen. So haben sie mehr Zeit, um sich wichtigeren Dingen zu widmen.
Durch den Einsatz von DocuSign und Smartsheet konnte sich eine Immobilienverwaltungsfirma vom Papier verabschieden. Mussten die Projektmanager früher noch den händischen Unterschriften und Genehmigungen hinterherlaufen, sparen sie heute durch die Verbindung von DocuSign und Smartsheet Zeit und haben keine Ausgaben mehr für die Aufbewahrung der Mengen an Papier. Dadurch steht den Projektmanagern mehr Zeit zur Verfügung, um ihre Prozesse zu optimieren und damit bei ihren Vorgesetzten zu glänzen.
