Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, werden immer mehr Projekte angefordert und zur Umsetzung genehmigt. Dies erhöht schnell die Komplexität und erschwert es Portfoliomanagern und Führungskräften, den Zustand des Unternehmens im Auge zu behalten. Ohne eine Single Source of Truth ist es unmöglich, die richtigen Entscheidungen in Bezug auf Budget, Risiken und Ressourcenzuweisung zu treffen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang stehen.
Da die Stakeholder von einer Aufgabe zur nächsten und von einem Projekt zum nächsten springen, ist es für sie außerdem schwierig, die wichtigsten Aufgaben zu finden, sie effizient abzuarbeiten und während des gesamten Projektlebenszyklus engagiert zu bleiben. Stattdessen müssen sie sich durch Ordner, E-Mails und Nachrichten wühlen, um die Projektpläne und Aufgaben zu finden, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Eines unserer Ziele bei Smartsheet ist es, die Art und Weise zu verbessern, wie Menschen arbeiten. Das schließt auch die Art und Weise ein, wie sie größenangepasst in der gesamten Organisation arbeiten. Im Hinblick auf dieses Ziel ist es uns eine besondere Freude, die allgemeine Verfügbarkeit von WorkApps für Portfolios bekannt zu geben, eines neuen Features, das Unternehmen bei der Skalierung und effektiveren Zusammenarbeit unterstützen soll.
WorkApps für Portfolios optimiert das Projekt- und Portfoliomanagement durch die Kombination von Control Center, mit dem Teams standardisierte, konsistente Projektpläne mit einem Mausklick bereitstellen, mit WorkApps als zentrale Stelle für den Zugriff auf und die Erstellung von Berichten über Details in Ihrem gesamten Portfolio.
Darüber hinaus bieten alle WorkApps für Portfolios maßgeschneiderte Erlebnisse für jedes Teammitglied. Rollen, Seiten und Berechtigungen werden zentral verwaltet, sodass Portfoliomanager die Flexibilität haben, den Zugriff nach verschiedenen Rollen zu benennen und zu definieren, z. B. Manager, PMO, Lieferanten und Auftragnehmer. Außerdem können sie Projekte und Zugriffsanforderungen global aktualisieren, wenn sich Verhältnisse im Laufe der Zeit ändern.
Wir haben uns für WorkApps für Portfolios als Lösung für unsere globale Transformation entschieden, da wir ein recht komplexes Betriebsmodell haben. WorkApps für Portfolios bietet eine Ansicht, die es uns sehr einfach macht, verschiedenen Ebenen der Organisation ihr spezifisches Änderungsportfolio zuzuweisen, das sich über mehrere Regionen, Länder und Segmente erstrecken kann. Diese globale Matrixumgebung dient einer strategischen Umsetzungsstrategie, die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Faktoren beinhaltet, um die KPI-Ziele zu erreichen.
Dank WorkApps für Portfolios haben wir jetzt einen klaren Überblick über jede Initiative, die ihr zugrunde liegenden Abhängigkeiten und die Risiken. So können wir ein einheitliches Vorgehen gewährleisten.
Brandon Stapleton, Senior Director – Transformation & Program Office – Sodexo
Berichte auf Portfolioebene anzeigen
Unten ist ein Beispiel für eine Portfolio-WorkApp abgebildet. In der linken Navigation wird eine Liste von Projektelementen angezeigt. Diese Elemente können Projektsheets, Berichte, Dashboards, Brandfolder-Links und Ressourcenpläne oder sogar externe Inhalte wie Tableau-Dashboards umfassen.
Wenn Sie ein Dashboard auf Portfolioebene in Ihre Portfolio-WorkApp aufnehmen, können Sie wichtige Leistungsmesszahlen für ein Projektportfolio automatisch mit standardisierten Datenstrukturen zusammenfassen.
Zudem können Portfoliomanager genau wie heute bei WorkApps das Branding der App ändern, indem sie die Designfarben anpassen und ihr Logo hinzufügen.
Erlebnisse auf Teammitglieder zuschneiden
Mit WorkApps für Portfolios erstellen Sie maßgeschneiderte Erlebnisse für jedes Teammitglied. Portfolio- und Projektmanager sowie leitende Angestellte und Stakeholder können dieselbe Portfolio-WorkApp mit einer anderen Benutzeroberfläche nutzen, die von ihren Zugriffsberechtigungen und Zuständigkeiten in einem Projekt abhängig ist.
Im Beispiel unten kann die Liste der Projekte nur vom Portfolioinhaber oder von denjenigen eingesehen werden, denen die richtige Berechtigungsstufe erteilt wurde. Außerdem werden neue Projekte automatisch der Portfolio-WorkApp als neues Projekt hinzugefügt, wenn sie in Control Center erstellt werden.
Alle relevanten Projektpläne an einer Stelle sammeln
Sie können einzelne Projekt-WorkApps über die Projektseite organisieren und darauf zugreifen. Wenn Sie z. B. in der Liste auf das erste Projekt, New York grid-23, klicken, wird eine Liste der Projekt-Assets angezeigt, die nur für dieses Projekt relevant sind. Am oberen Rand finden Sie außerdem Hinweise zur Navigation von Projekt zu Projekt.
Zugriff auf WorkApps für Portfolios erhalten
WorkApps für Portfolios ist für neue Control Center-Programme verfügbar. Smartsheet Advance oder ein Enterprise-Plan mit Control Center ist erforderlich.
Wenn Sie mehr über WorkApps für Portfolios erfahren möchten und darüber, wie das Feature Projektteams bei der Skalierung und effektiveren Zusammenarbeit helfen kann, wenden Sie sich gerne an Ihr Kundenbetreuungsteam. Ach, und falls Sie an der ENGAGE 2022 teilnehmen, kommen Sie beim Control Center-Stand vorbei. Wir haben dort eine Demo von WorkApps für Portfolios vorbereitet.