Wie Sie mit Dashboards dynamische Daten zum Leben erwecken und damit Ihre Präsentationen bereichern

Wenn Sie schon einmal Dashboards in Smartsheet genutzt haben, wissen Sie, wie gut damit Führungskräfte und Mitarbeiter mit Echtzeit-Daten auf dem Laufenden bleiben und stets die aktuell benötigten Informationen zur Hand haben. Sind Dashboards bei Präsentationen in einem Meeting aber auch wirklich die effektivste Möglichkeit, Informationen zu kommunizieren und zu teilen?

Seit seiner Entwicklung vor über 30 Jahren ist Microsoft PowerPoint das Präsentationsprogramm schlechthin, dicht gefolgt von Google Slides und Keynotes von Apple. Wir schätzen diese Programme für ihre Benutzerfreundlichkeit – selbst absolute Anfänger können in kurzer Zeit eine Präsentation mitsamt Grafiken und anderen visuellen Elementen zusammenstellen. Wenn es nur darum geht, statische Informationen zu präsentieren, also etwa einen Plan oder Unterlagen, die sich nicht ändern, sind Programme wie PowerPoint eine sinnvolle Lösung.

Wer es jedoch mit Informationen zu tun hat, die sich schnell ändern, oder mit Messzahlen, die laufend aktualisiert werden – zum Beispiel wöchentliche Berichte – der weiß, wie stressig es sein kann, eine Präsentation auf dem neusten Stand zu halten, besonders wenn Daten aus mehreren Quellen zu berücksichtigen sind. Es kann Probleme mit der Versionskontrolle geben, Zahlen oder Inhalte können uneinheitlich formatiert sein und es kann schwierig sein, die Daten verständlich herunterzubrechen. Informationen können schnell veraltet sein, manchmal sogar schon in dem Moment, in dem man sie in eine Präsentation eingibt.

Wie kann es angesichts all dieser Schwierigkeiten gelingen, der Unternehmensleitung oder den eigenen Mitarbeitern stets aktuelle Informationen zu präsentieren?

Smartsheet-Dashboards zeigen Echtzeit-Daten

Wenn Sie wöchentliche Update-Meetings oder Statusmeetings mit Führungskräften haben oder Führungsteams bzw. anderen Gruppen in Ihrem Unternehmen Daten vorstellen sollen, geht nichts über korrekte Echtzeit-Daten, die ihnen eine schnelle Reaktion auf dynamische Entwicklungen erlauben. Am besten geht das mit Smartsheet-Dashboards.

Die größte Herausforderung dabei ist die Gestaltung, sprich die folgenden Fragen: Wie soll mein Dashboard aussehen, um die gewünschten Informationen zu vermitteln? Wie sollten die Daten dargestellt werden? Wie erstelle ich Diagramme und platziere alle so, dass es klar, prägnant und dennoch visuell ansprechend ist? Sind diese Punkte aber erst einmal geklärt, haben Sie mit dem Dashboard ein praktisches Tool, mit dem Sie alle auf dem neuesten Stand halten können. Der Aufwand, die Daten im Anschluss zu pflegen, hält sich dabei in Grenzen – besonders dann, wenn es sich um Daten handelt, die bereits in Smartsheet gepflegt werden.

Ein hybrider Ansatz für eine zentrale Informationsquelle

Wenn Sie auf der einen Seite feste Präsentationsmaterialien haben (also PowerPoint-Folien mit Jahresplänen, Meetingnotizen, Richtlinien- und Verfahrensdokumente) und gleichzeitig Echtzeit-Daten zeigen müssen (etwa Verkaufszahlen oder Aktienkurse), könnte eine Kombination aus Präsentation und Dashboard die ideale Lösung für Ihre Meetings sein.

Indem Sie Ihre Präsentation in Ihr Dashboard integrieren, schaffen Sie für Ihre Interessensgruppen eine nahtlose Erfahrung, da eine zentrale Anlaufstelle entsteht, in der alle benötigten Informationen an einem Ort abrufbar sind. Laden Sie Ihr Dashboard, rufen Sie dort die PowerPoint- oder Keynote-Präsentation ab, präsentieren Sie diese Ihrem Publikum und verweisen Sie dann auf das Dashboard für die neuesten Daten und Zahlen.

Für Remote-Mitarbeiter, die in Zeiten von Covid-19 oft große Teile der Belegschaft ausmachen, kann ein hybrider Ansatz mit einer zentralen Informationsquelle besonders sinnvoll sein. Dadurch haben die Teams einen Bezugspunkt und erhalten die erforderlichen Geschäftsinformationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Welcher Ansatz ist für mich am besten?

Bei der Wahl zwischen Smartsheet-Dashboards und Präsentationsprogrammen ist eine Frage ausschlaggebend:

Ändern sich die Daten bzw. Informationen, die ich präsentieren muss, regelmäßig oder recht häufig?

Wenn die Antwort „Ja“ lautet, sind Sie mit Dashboards sehr wahrscheinlich am besten beraten.

Sie möchten mit Dashboards durchstarten, wissen aber nicht genau, wo Sie anfangen sollen? Dann empfehlen wir unsere beliebten Team-Portal-Vorlagen, die ein hervorragender Ausgangspunkt sind und sich für alltägliche Aufgaben von Remote-Teams eignen. In unserer Vorlagengalerie finden Sie weitere interessante kostenlose Vorlagen.