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Holen Sie das Beste aus Ihrem IT-Budget heraus: 10 Tipps für die Zusammenarbeit mit Ihren Technologieanbietern
2. Januar 2024
Jedes Jahr gleicht die Budgetplanung im Hochschulwesen einem Labyrinth, aus dem Pädagogen und Verwaltungsmitarbeiter herausfinden müssen. Der Umgang mit Budgetbeschränkungen, die Bewältigung von Finanzierungsproblemen und ein häufig aufwendiger Genehmigungsprozess sorgen in diesem Zeitraum für noch mehr Stress und die steigende Nachfrage nach Transparenz und Rechenschaftspflicht erhöht den Druck zusätzlich. Angesichts der Tatsache, dass Fristen über das Haushaltsjahr der Einrichtung, das Haushaltsjahr des Bundeslandes, das Bundeshaushaltsjahr und den akademischen Kalender hinweg koordiniert werden müssen, ist es kein Wunder, dass die Budgetplanung ein so entscheidender Zeitraum ist.
Da Technologie immer wichtiger wird, um komplexe Prozesse auf dem Campus und darüber hinaus zu optimieren, sollten Sie Anbieter finden, die langfristig mit Ihnen zusammenarbeiten. Anbieter bieten nicht nur Lösungen an, sondern können den Erfolg von Einrichtungen erheblich beeinflussen – sowohl während der Budgetplanung als auch das ganze Jahr über. Mit diesem Wissen möchte Ihnen das Smartsheet-Team für das Hochschulwesen einige der Erkenntnisse mitteilen, die wir nach mehr als einem Jahrzehnt der Zusammenarbeit mit unseren Kunden im Hochschulwesen gewonnen haben, und Ihnen 10 umsetzbare Insidertipps geben, um die Budgetplanung im Hochschulwesen besser zu bewältigen.
- Ermitteln Sie Ihren tatsächlichen Bedarf: Bringen Sie vor einer Investition in Erfahrung, ob Ihre Einrichtung tatsächlich ein neues Softwaretool braucht oder ob stattdessen eine Prozessverbesserung möglich ist. Wenn Sie feststellen, dass das Problem mit dem Prozess oder der Priorisierung zusammenhängt, überlegen Sie, inwiefern Ihnen eine neue Technologie bei der Problemlösung helfen kann. Indem Sie Ihren grundlegenden Bedarf verstehen, stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgaben für einen Anbieter tatsächlich den Herausforderungen zugutekommen, mit denen Sie konfrontiert sind. Das führt zu effektiveren Ergebnissen.
Arbeiten Sie mit Anbietern zusammen: Durch die aktive Zusammenarbeit mit Ihren Anbietern bauen Sie eine stabilere Beziehung auf. Ein kooperativer Verhandlungsansatz hilft Ihnen, gemeinsame Ziele zu erkennen, strategische Ziele aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass die von den Anbietern implementierten Lösungen den individuellen Anforderungen Ihrer Einrichtung entsprechen und eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung fördern.
- Kommunizieren Sie Ziele und Grenzen klar: Eine klare Kommunikation entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg einer Initiative. Wenn Sie den Anbietern von Anfang an Ihre Ziele und Einschränkungen mitteilen, gewährleisten Sie, dass Sie beide auf dem gleichen Stand sind, potenzielle Missverständnisse ausgeräumt werden und einem unkomplizierten Ablauf nichts im Wege steht.
- Bauen Sie starke Beziehungen auf: Die Stärkung der Beziehung zu Anbietern umfasst nicht nur den Kontakt mit Vertriebsmitarbeitern, sondern auch den Kundenerfolg, die Zusammenarbeit mit Trainern, professionelle Services und das gesamte Kundenteam. Die Förderung dieser menschlichen Komponente kann dazu beitragen, die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung besser nachzuvollziehen. Das zieht besser auf sie zugeschnittene Lösungen und eine optimierte Zusammenarbeit während der gesamten Partnerschaft nach sich.
Klären Sie die Rollen Ihrer IT- und Rechtsabteilung: Für eine nahtlose Implementierung müssen Sie Ihre IT- und Rechtsteams frühzeitig einbinden. Das IT-Team ist für technische Kompatibilität und Effizienz zuständig, während die Rechtsabteilung für die notwendige Compliance und Vertragsklarheit sorgt, um Hindernisse während der Umsetzungsphase zu vermeiden.
- Entwickeln Sie ein Lösungsdiagramm für Unternehmen: Ein Lösungsdiagramm für Unternehmen bietet einen umfassenden Überblick über die Integration verschiedener Systeme und Prozesse und hilft Entscheidungsträgern, potenzielle Engpässe zu erkennen und den gesamten betrieblichen Workflow zu optimieren. Als vielseitiges Asset kann es auf den umfassenden Kontext der Budgetierung angewendet werden und liefert Einblicke, die über den Umfang der Beschaffung bestimmter Softwarelösungen hinausgehen.
- Berücksichtigen Sie sowohl den Wert als auch die Funktionalität: Für Endbenutzer hat die Funktionalität herausragende Bedeutung, doch der wahre Wert eines Services liegt in der Ausrichtung an den strategischen Zielen Ihrer Einrichtung. Stellen Sie die Optimierung Ihrer Ausgaben sicher, indem Sie Funktionen hinzufügen, die wesentlich zu Ihren langfristigen Zielen beitragen.
- Erkunden Sie Möglichkeiten zur Konsolidierung Ihres Tech-Stacks: Die Rationalisierung von Lösungen reduziert nicht nur die betriebliche Komplexität, sondern steigert auch die Effizienz. Viele Softwarelösungen enthalten Funktionen, mit denen Aufgaben ausgeführt werden können, für die normalerweise mehrere einzelne Anwendungen erforderlich wären. Verschiedene Tools lassen sich einfacher in der gesamten Einrichtung verwalten und integrieren, wenn sie auf weniger Programme und Systeme verteilt sind.
- Investieren Sie in Implementierungsservices: Übersehen Sie bei der Budgetierung keine grundlegenden Services. Weisen Sie Mittel für technischen Support und Wartung, Schulungen und berufliche Weiterbildung, Beratungsservices, Datensicherheit und Compliance sowie Einrichtungsmanagement zu. Diese Services sind für den anhaltenden Erfolg jeder implementierten Lösung entscheidend und sollten entsprechend berücksichtigt werden.
- Ziehen Sie mehrjährige Verträge in Betracht: Die Entscheidung für mehrjährige Verträge kann dazu beitragen, finanzielle Vorhersehbarkeit und strategische Vorteile zu erzielen. Mithilfe mehrjähriger Verträge erstellen Sie eine genauere Kostenprognose und bauen langfristige Partnerschaften mit den bestbewährten Anbietern auf. Diese längerfristigen Verträge können außerdem dazu beitragen, Innovationen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, da sich Ihre Teams an die Arbeit mit einem vertrauten Produkt gewöhnen. Ein Bonus: Bei vielen Anbietern haben mehrjährige Verträge die beste Preisgestaltung, sodass Sie langfristig Geld sparen.
Mit Zuversicht durch die Budgetplanung
Eine erfolgreiche Budgetplanung im Hochschulwesen beruht auf der proaktiven Planung, Zusammenarbeit und Nutzung von Technologie. Durch die Umsetzung dieser Einblicke können Entscheidungsträger nicht nur die Herausforderungen bei der Budgetierung meistern, sondern positionieren außerdem ihre Einrichtungen für nachhaltigen Erfolg in der sich ständig weiterentwickelnden Hochschullandschaft.
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