Im besten Fall ist Technologie eine Unterstützung: Sie hilft uns, effizienter zu arbeiten, standortunabhängig mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten und unmittelbaren Zugriff auf Wissen und Erkenntnisse zu erlangen. Doch dafür müssen Mensch und Technologie Daten abrufen, freigeben und verwenden können. Das Potenzial für die Zusammenarbeit wächst exponentiell, aber der Schutz von Daten – ob stark reguliert oder nicht – ist für Unternehmen genauso wichtig.
Infolgedessen befinden sich IT-Abteilungen in einer scheinbar paradoxen Lage: Sie müssen den Zugriff auf Informationen erweitern und diese gleichzeitig vor ständig neuen Bedrohungen schützen. In der schnelllebigen Geschäftsumgebung von heute hat die IT-Abteilung die Aufgabe, herauszufinden, wie sie den Benutzern die Autonomie gewähren kann, Technologie und Daten zur Lösung von Geschäftsproblemen zu nutzen, ohne jedes Mal um Erlaubnis fragen und die IT-Abteilung einbeziehen zu müssen.
Noch nie war die Lösung dieser Herausforderungen so dringend nötig wie heute. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass mehr Menschen von mehr Standorten auf Daten zugreifen als je zuvor. Künstliche Intelligenz wird immer häufiger eingesetzt und birgt das Versprechen einer neuen Arbeitswelt, wirft aber neue Fragen hinsichtlich Sicherheit und Governance auf. Komplexe Umgebungen mit vielen Datenspeicherorten sind zur Norm geworden.
In Anbetracht dieser Entwicklungen ist es wichtiger denn je, praktische Tools und Strategien für die Datenverwaltung einzuführen, die den Benutzern ein effizientes und sicheres Arbeiten ermöglichen. Mit dem richtigen Ansatz können sich Datenschutz und die unterstützende Wirkung von Technologie gegenseitig verstärken und in größerer Harmonie als je zuvor existieren. So bringt Smartsheet Autonomie und Governance für datenorientierte Unternehmen in Einklang:
Verbesserung der Sichtbarkeit durch Technologie
Die von Ihnen gewählten Tools haben einen erheblichen Einfluss auf die Benutzererfahrung. In der Vergangenheit hat sich dies für viele Unternehmen als ein Nullsummenspiel erwiesen, bei dem Benutzern Freiheiten gewährt wurden, die letztlich die allgemeine Sicherheit beeinträchtigten.
Mit der Entwicklung von Best Practices im Bereich der Sicherheit hat sich heute eine Reihe von Funktionen herausgebildet, die das Beste aus beiden Welten bieten. In Smartsheet werden über die rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC, Role-Based Access Control) Berechtigungen auf der Grundlage von Aufgabenbereichen erteilt statt auf der Grundlage individueller Anforderungen. Das erleichtert den Benutzern die Arbeit und reduziert den administrativen Aufwand für die IT-Teams unserer Kunden. Ein Grundprinzip für unsere Plattform lautet: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“
Durch die Kombination von Ereignisberichten und SIEM-Tools (Security Incident and Event Management) können Smartsheet-Administratoren Informationen zur Nutzung der Plattform an einem Ort zusammentragen. SaaS-Lösungen mit integrierter Ereignisüberwachung wie Smartsheet bieten das Beste aus beiden Welten: einfach zu verwaltende Cloud-Services mit robustem Schutz, die Administratoren die nötige Sichtbarkeit bieten, um sicherzustellen, dass das Benutzerverhalten den jeweiligen Unternehmensanforderungen entspricht.
Sicherheitsstrukturen für die Datenbewegung festlegen
Ein entscheidender Schritt zum Schutz Ihrer Unternehmensdaten besteht darin, Sicherheitsstrukturen für die Daten-Governance festzulegen. Das beginnt mit einer soliden Organisationsrichtlinie, erfordert aber auch Tools, mit denen Sie diese Richtlinien in das eigentliche Produkt implementieren können. Ziel ist es, frühzeitig Datenschutzmaßnahmen festzulegen, damit Ihre Benutzer problemlos über das Tool zusammenarbeiten und Inhalte freigeben können.
Die Governance-Steuerung in Smartsheet erlaubt Systemadministratoren die Anpassung der Anforderungen bezüglich Compliance und Daten-Governance ihrer Organisation. Diese Steuerung bietet erweiterte Governance-Möglichkeiten, die es einfacher machen, Richtlinienbeschränkungen festzulegen und durchzusetzen. Datenegressrichtlinien schränken Aktionen ein, bei denen Daten Ihr Smartsheet-Konto verlassen, und Datenspeicherungssteuerungen löschen gemäß der von Ihnen festgelegten Richtlinie automatisch Assets, um sicherzustellen, dass nur aktuelle und relevante Daten gespeichert werden.
Vertrauen durch Partnerschaft
Wenn Sie verlässliche Partner haben, können Sie ein höheres Maß an Compliance und Sicherheit erreichen und sich stärker auf die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen konzentrieren. Bei der Entscheidung für eine auf Vertrauen basierende Geschäftsbeziehung sollten Sie vor allem auf die Transparenz und die Werte eines potenziellen Partners achten.
Ein Anbieter stellt seine Redlichkeit unter Beweis, wenn er Produktdokumentationen in verständlicher Sprache zur Verfügung stellt und bereit ist, proaktiv mit Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um Fragen zu klären und Lücken im Voraus zu schließen. Ein guter Partner stellt Ihnen auch proaktiv Best Practices und Empfehlungen zur Verfügung, die dazu beitragen, die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit seines Service zu verbessern. Seine erklärten Werte, z. B. Vertrauen und Sicherheit, untermauert er durch sein Handeln.
Für mein Team und mich ist das ein Großteil unserer täglichen Arbeit. Wir haben die Sicherheit direkt in unsere Plattform integriert, um sicherzustellen, dass Ihr wichtigster Vermögenswert – Ihre Daten – jederzeit geschützt wird. Ganz gleich, ob wir uns bei einem Kunden direkt mit der IT-Leitung beraten oder mit branchenweit anerkannten Hostingpartnern zusammenarbeiten, wir möchten sicherstellen, dass Sie Dienste für Ihr Unternehmen zuversichtlich auf einer Plattform bereitstellen können, der Sie vertrauen können.
Daten-Governance, die Benutzern ermöglicht, effizient und sicher zu arbeiten
Da immer mehr Unternehmen Technologien einsetzen, mit denen sich verteilte Arbeitskräfte vernetzen können und die den Zugriff auf Daten erweitern, wächst die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zwischen Autonomie und Sicherheit zu schaffen. Smartsheet schafft dieses Gleichgewicht, indem es Transparenz bietet und die Durchsetzung von Richtlinien automatisiert. So können IT-Leiter Innovationen sicher einführen und Benutzer befähigen, während ihre Daten sicher und geschützt bleiben.
Weitere Informationen über die Sicherheits- und Governance-Funktionen von Smartsheet finden Sie hier.