Wie Sie Ihren Chef davon überzeugen, sich für die Anschaffung neuer Software einzusetzen

Sie haben gerade ein neues Tool entdeckt und sind Feuer und Flamme.

Die Lösung bietet alles, was Sie brauchen,

und löst ein großes Problem in Ihrem Arbeitsalltag.

Es gibt nur einen Haken – Ihr Chef muss die Anschaffung absegnen und teilt Ihre Begeisterung in keiner Weise.

Sie waren sehr sorgfältig und haben alle Optionen abgewägt, um die perfekte Lösung zur Verbesserung der Unternehmensprozesse zu finden. Allerdings müssen Sie jetzt noch Ihren Chef ins Boot holen (und eventuell den Chef Ihres Chefs), damit Sie und Ihre Kollegen von den Vorteilen der Lösung profitieren können.

Und darum geht es hier: Wie können Sie Ihre Vorgesetzten überzeugen? Und wenn Sie ein Meeting vereinbart haben, wie erstellen Sie einen Business Case, der Ihren Chef dazu bewegt, sich für die Anschaffung neuer Software stark zu machen?

Vorteile hervorheben

Wenn Sie Ihr Anliegen vortragen, sollten Sie zunächst auf die Vorteile der Lösung eingehen.

Zwei Arten von Vorteilen sind dabei wichtig:

Greifbare Vorteile sind Dinge wie Budget, Investition und ROI. Angenommen, Sie bemerken, dass das Budget im Schnitt nur bei einem von vier Projekten eingehalten oder unterboten wird, könnten Sie vorrechnen, welche Kosteneinsparungen durch die Verbesserung dieses Umstands möglich wären. Zahlen, die positive Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis darstellen, sind für kluge Führungskräfte schwer zu ignorieren.

Immaterielle Vorteile wie Mitarbeitererfahrung und Kundenservice sind schwerer zu belegen. Anwender können diese Vorteile bei der Nutzung der Software spüren, selbst wenn kein direkter Zusammenhang besteht.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Probleme bei der Zeiterfassung hat, lassen sich diese mithilfe von Software möglicherweise nicht direkt lösen. Sie können Ihrem Chef aber veranschaulichen, wie aufwendig und frustrierend es ist, Arbeitszeiten jeden Tag manuell zu erfassen, und wie viel besser derselbe Vorgang mit dieser neuen Software erledigt werden könnte. Verbesserte Zeiterfassung = vereinfachter Vorgang = weniger Frustration = glücklichere Mitarbeiter.

Aber damit ist es noch nicht getan. Dank Ihrer Recherche- und Rechenkünste kann Ihr Chef die Vorteile vielleicht nachvollziehen, doch die Implementierung neuer Software verursacht Unterbrechungen in etablierten Unternehmensabläufen.

Um Stakeholder wie Ihren Chef wirklich davon zu überzeugen, dass die Anschaffung oder Umstellung lohnenswert ist, müssen Sie ihren Elefanten motivieren.

Den Elefanten motivieren

Menschen sind Veränderung gegenüber von Natur aus abgeneigt. Sie wollen gewohnte Arbeitsweisen nicht ändern und sie möchten nicht gezwungen werden, etwas Neues zu lernen – es sei denn, Sie können sie davon überzeugen, dass es sich für sie lohnt.

Veränderung ist so schwer, weil in unserem Geist ein ständiger Kampf zwischen unserer rationalen und unserer emotionalen Seite herrscht. Um andere Menschen von etwas Neuem zu überzeugen, müssen Sie diese innere Spannung in Schach halten und dafür sorgen, dass sich beide Seiten in die gleiche Richtung bewegen.

Jonathon Haidt, Psychologe von University of Virginia, veranschaulicht diese Spannung mithilfe der Metapher eines Elefanten und eines Reiters. In ihrem Buch Switch: Veränderungen wagen und dadurch gewinnen! erklären Chip und Dan Heath:

„Laut Haidt ist unsere emotionale Seite der Elefant und unsere rationale Seite der Reiter. Der Reiter sitz auf dem Elefanten und hält die Zügel in der Hand, womit er das Sagen zu haben scheint. Doch die Kontrolle des Reiters ist labil, da er im Vergleich zum Elefanten sehr klein ist. Wenn der sechs Tonnen schwere Elefant und der Reiter sich uneins über die einzuschlagende Richtung sind, kann der Reiter nur verlieren. Er ist hoffnungslos unterlegen.“

Oberflächlich betrachtet mag es bei Ihrem Vorschlag um Software gehen, aber streng genommen fordern Sie Ihren Chef auf, die Arbeitsabläufe zu ändern. Ihre Teamkollegen müssen ihre Arbeitsweise anpassen, um die Software optimal zu nutzen.

Das Problem dabei: Wenn Menschen nicht wissen, was sie zu erwarten haben, ist der Ablauf der Veränderung unklar und ihr Elefant scheut. Er bewegt sich nicht vom Fleck. Egal, wie sehr sich der Reiter bemüht, analytische Argumente bleiben wirkungslos.

Um den Elefanten zu motivieren, müssen Sie sich also überlegen, wie Sie Ihre Informationen präsentieren können, damit Ihr Chef etwas fühlt.

Den Spamfilter überwinden

Wenn sich mit diesem Anliegen an Ihren Chef wenden, ist er in Gedanken wahrscheinlich schon mit vielen anderen Dingen beschäftigt. Er plant das in einer Stunde anstehende Führungsmeeting. Der Umsatz ist im letzten Monat etwas eingebrochen und er grübelt über eine Lösung nach.

Wenn Sie Ihr Softwareanliegen vortragen, müssen Sie deshalb ein überzeugendes Argument liefern, warum er sich Ihrer Problematik widmen sollte. Anderenfalls wird er Sie wie viele andere Dinge herausfiltern – er wird Ihnen keine Aufmerksamkeit schenken und das Gespräch vergessen, sobald Sie wieder aus der Tür sind.

Um den „Spamfilter“ seines Gehirns (danke, Kathy Sierra) zu überwinden, sollten Sie bei Ihrem Anliegen drei Regeln befolgen:

• Halten Sie sich kurz. Präsentieren Sie dem Gehirn Ihres Gegenübers keine unnötigen oder unwichtigen Informationen, die erst sortiert werden müssen. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie direkt zum Punkt.
• Erzeugen Sie ein Gefühl. Menschen reagieren darauf, wenn Sie eine tiefe emotionale Verbindung herstellen. Statt nur auf Zahlen zu setzen, sollten Sie ein anschauliches Bild zeichnen. Erzählen Sie eine Geschichte, in der es um das Problem geht, das Sie zu lösen gedenken. Machen Sie Ihrem Gegenüber den Ernst Ihrer Worte deutlich.
• Tragen Sie überzeugende Argumente vor. Mit bunten Diagrammen und Grafiken werden Sie Ihren Chef nicht zum Handeln bewegen. Wahrscheinlich ist er schon zu Beginn des Gesprächs skeptisch oder sogar distanziert. Um seine Aufmerksamkeit zu erregen, müssen Sie ihm daher wirklich gute Argumente liefern, warum er sich auf Sie einlassen sollte.

Sie können die überzeugendsten Argumente für Ihren Softwarevorschlag identifizieren, indem Sie sich nach dem Warum fragen, bis Sie zum Kern der Sache gelangen, mit dem Sie den Elefanten Ihres Gegenübers motivieren können.

Hier ist ein Beispiel (mit etwas Eigenwerbung):

Letztendlich möchte Ihr Chef wissen, ob sich die Investition in diese neue Software auszahlt. Dafür muss er wissen, welchen Nutzen sie dem Unternehmen bietet, was sich durch die neue Software ändert und ob sich der Aufwand dieser Veränderung lohnt.

Ihre Aufgabe ist es, Ihm die Vorteile zu zeigen, seinen Elefanten zu motivieren und ihm zur rationalen (und emotionalen) Einsicht zu verhelfen, wie diese neue Lösung das Unternehmen erfolgreicher macht. Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, haben Sie einen Fürsprecher auf Ihrer Seite und die Entscheidung für die neue Anschaffung sorgt für Zufriedenheit bei ihm und Ihnen.