Smartsheet Overachievers finden Möglichkeiten, um Projekte in einer Pandemie anzupassen und zu skalieren

Hinweis des Verfassers: 2020 haben wir ein neues Programm für unsere engagiertesten Smartsheet-Botschafter eingeführt: Smartsheet Overachievers. Diese Elite-Kunden sind nicht nur Produktexperten, sondern auch Innovatoren, Revolutionäre und die ultimativen Anpacker. Dies ist der fünfte einer Reihe von Blogposts, die Ihnen die Gründungsmitglieder der Overachievers und ihre Erfolge, Herausforderungen und Tipps mit Smartsheet vorstellt.

Es gibt kaum jemanden, der seine Arbeitsweise nach dem letzten Jahr nicht ändern und nicht eine neue Normalität finden musste.

Dasselbe gilt für die Smartsheet Overachievers Jennifer Greenough und Deanna Vandermeer, wobei sie bei ihrer Arbeit die Veränderungen aufgrund der Pandemie stärker gespürt haben.

Deanna arbeitet für mehr als sieben unterschiedliche Abteilungen im Mesa County Valley School District 51 in Grand Junction, Colorado, USA. Dies ist ein Schulbezirk öffentlicher Schulen, in denen Schüler vom Kindergarten bis zur 12. Klasse unterrichtet werden.

Jennifer ist die Leiterin des Projekt- und Portfoliomanagements für das Zentrum für Impfzugänglichkeit und Innovation (Center for Vaccine Access and Innovation, CVIA) von PATH, einem globalen innovativen Team. Es arbeitet am Ausbau der gesundheitlichen Chancengleichheit, die allen Menschen und Communitys zugutekommt.

Obwohl COVID-19 den Arbeitsalltag dieser Frauen auf den Kopf gestellt hat, haben sie ihn nicht nur bewältigt, sondern konnten sogar skalieren.

Vor dem Coronavirus

Nach Abschluss ihres Master of Business Administration arbeitete Jennifer in einem Gründerzentrum in Seattle und traf während eines Vortrags Smartsheet-CEO Mark Mader. Dieses Erlebnis hinterließ einen guten Eindruck und als ihr zukünftiger Arbeitgeber PATH nach einem PPM-Tool suchte, erinnerte sie sich an diese Begegnung. Nach einem gründlichen Bewertungsprozess und einer Testphase erwarb die Organisation zunächst 20 lizenzierte Benutzer und besitzt jetzt über 200.

Deanna erklärt, dass sie nicht nur für sich selbst so viele Ressourcen wie möglich zur Verfügung stellen wollte, sondern auch für alle Abteilungen im Bezirk. „Als ich mich erst einmal in Smartsheet verliebt hatte, konnte ich nicht genug davon kriegen“, sagte sie. Ehe sie sich versah, schaute sie abends und am Wochenende Videos, las Hilfeartikel und nahm an Kursen der Smartsheet University teil.

Nach Ablauf ihrer kostenlosen Testversion verfasste Deanne einen evidenzbasierten Vorschlag für die Unternehmensführung. Sie holte sich auch die Unterstützung der IT-Abteilung und Geschäftsführer, indem sie den Wert von Smartsheet veranschaulichte, anstatt ihn nur zu erklären. Schließlich legte sie den Fokus auf das Training und die Unterstützung neuer lizenzierter Benutzer, sobald der Bezirk zugestimmt hatte. Darum kümmert sie sich auch heute noch. „Sie sollen wissen, dass sie sich auf mich verlassen können“, erklärt sie.

Arbeit wird zu dynamischer Arbeit

Ab 2020 wollte Deanna anderen erst recht helfen, als ihr Bezirk wie viele Schulen auf ein Onlinemodell umstellen musste. Als Lehrer und Schüler zu Hause blieben, entwickelte Deanna mit Smartsheet einen Prozess, über den Lehrer online um Hilfe bitten konnten.

„Ich habe diese Hilfe mit DataMesh entwickelt. Unsere Unterrichtenden werden mittels Automatisierung mit der richtigen Supportperson verbunden“, sagt sie. „Ein Lehrer für Mathe in der Mittelstufe wird zum Beispiel nahtlos mit einem Spezialisten für Matheinhalte verbunden.“

Ihr Ziel, anderen zu helfen, hat sie wohl erreicht, denn die Personalabteilung hat ein Dashboard für die Nachverfolgung von COVID-19 in der Gegend eingeführt.

„Ich lebe in Smartsheet. Es ist das erste Programm, das ich öffne, und das letzte, das ich abends schließe.“

Im Falle von Jennifer wurde die Fähigkeit von PATH auf die Probe gestellt, schnell auf aktuelle und zukünftige Krankheitsbedrohungen zu reagieren, als dort ebenfalls 2020 auf ein Onlinemodell umgestellt wurde. Vor COVID-19 verwaltete ihr Team weltweit zahlreiche Projekte. Aufgrund von COVID-19 wurden klinische Studien und Reisen eingestellt und somit auch die Projekte pausiert. Wie konnte die Organisation also Ressourcen umverteilen und gleichzeitig einen positiven Einfluss auf das Pandemiegeschehen nehmen?

Ihre Antwort: die Entwicklung eines COVID-19-Initiativenteams und die Einführung einer Control Center-Lösung, einschließlich eines Trackers und Auswertungstools für neue Finanzierungsmittel – und das alles mit Smartsheet.

„Alle in unserer Organisation haben in Echtzeit Zugriff und wir haben die Benachrichtigungen im Sheet aktiviert. So erfolgt der Informationsaustausch schnell und wir können Entscheidungen zu Möglichkeiten rechtzeitig treffen, damit wir uns auf die bedeutendsten Projekte für unsere Mission konzentrieren können.“

Blick auf die Zukunft der Arbeit

„Mein Fokus liegt in Zukunft darauf, dass alle die nötigen Informationen zum Erledigen ihrer Arbeit erhalten“, sagt Jennifer mit Blick auf das verbleibende Jahr 2021 und folgende Jahre. Beide Overachievers sind sich einig, dass neue Smartsheet-Benutzer sich nicht scheuen sollten, um Hilfe zu bitten.

„Ringen Sie nicht zu lange mit sich selbst“, sagt Jennifer. „Ich weiß, dass viele von uns ‚Anpacker‘ sind, aber wenden Sie sich an die Smartsheet-Community oder Ihren internen Experten, wenn Sie einen haben.“

Deanna stimmt zu und rät Neulingen, Dinge auszuprobieren. „Betrachten Sie Smartsheet nicht einfach nur als Tabellenblatt wie jedes andere. Es ist eine zentrale Plattform für all Ihre Anforderungen.“

„Ich garantiere Ihnen, dass Sie in Smartsheet alles schneller und effizienter erledigen können.”

Während sie darauf wartet, dass die Auswirkungen der Pandemie nachlassen, verbringt Jennifer mit ihrer Familie gerne Zeit in der freien Natur, ob beim Traillaufen, Wandern, Skifahren oder bei Aufenthalten in ihrem Garten. Deanna freut sich darauf, wieder in Kino zu gehen und mit ihren Enkelkindern Disneyland zu besuchen. Hoffentlich kommt dieser Tag bald.

Lernen Sie die anderen Smartsheet Overachievers kennen und treten Sie der Smartsheet-Community bei, um mehr Tipps von Benutzern wie Deanna und Jennifer zu erhalten.