Umgang mit Veränderungen im Jahr 2025: Strategien für Projekt- und Portfolio-Manager

Veränderungen sind unvermeidlich, aber das zunehmende Tempo der Veränderungen erschwert das Arbeitsmanagement. Es ist wichtig, die spezifischen Herausforderungen zu verstehen, mit denen Mitarbeitende konfrontiert sind, um Strategien zu entwickeln, die ihnen helfen, mit dem Wandel im heutigen, zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld umzugehen. Um Sie dabei zu unterstützen, möchten wir drei wichtige Erkenntnisse aus unserer neuesten Studie teilen, die im Bericht zu den Prioritäten des Portfolio- und Projekt-Managements 2025: Arbeitsmanagement in einer Zeit exponentieller Veränderungen detailliert beschrieben wurden.

Veränderung beeinträchtigt wichtige Geschäftsmesszahlen

Die zunehmende Geschwindigkeit des Wandels, mit der Arbeitskräfte täglich konfrontiert werden, macht es immer schwieriger, sich anzupassen und produktiv zu bleiben. Dies gilt insbesondere für Projekt- und Portfolio-Manager*innen: Die Umfrageergebnisse zeigen, dass 70 % der Fachkräfte für Portfolio- und Projekt-Management (PPM) im Jahr 2024 mit mehr Veränderungen zu tun hatten als in den Vorjahren. Erstaunliche 98 % der Befragten gaben an, dass diese Veränderungen eine Änderung ihrer Arbeitsprioritäten erfordern. 

Wenn sich diese Änderungen positiv auf das Unternehmen auswirkten, könnte sich der Aufwand lohnen. Leider scheint das nicht der Fall zu sein. Die überwiegende Mehrheit (97 %) der befragten PPM-Fachkräfte gab an, dass sich die jüngsten Änderungen in ihren Unternehmen negativ auf wichtige Geschäftsmesszahlen auswirkten, insbesondere auf Produktivität, Mitarbeiterengagement und Rentabilität. Dies gilt auch dann, wenn wir die Ergebnisse für verschiedene Beschäftigungsebenen und Unternehmensgrößen betrachten, allerdings in unterschiedlicher Intensität. Wie können wir dazu übergehen, den Wandel nicht mehr als Herausforderung zu sehen, sondern ihn als Chance zu begreifen und wenn möglich zu planen?

Struktur und Flexibilität sind für eine proaktive Anpassungsfähigkeit erforderlich

Die Befragten in Unternehmen mit einem strukturierten Ansatz für Veränderungen gaben 1,5-mal häufiger an, über die Fähigkeit zu verfügen, sich schneller anzupassen. Diese Struktur variiert je nach Unternehmensgröße, Branche und anderen Faktoren, aber im Allgemeinen ist ein strukturierter Ansatz erprobt und nutzt bewährte Rahmenbedingungen, um den Wandel effektiv anzugehen. Ein strukturierter Ansatz mit detaillierten Prozessen, die einer strengen Governance unterliegen, bietet Teams die nötige Grundlage, um effektiv zu kommunizieren und Änderungen umgehend umzusetzen. Es ist jedoch auch eine gewisse Flexibilität erforderlich, um mit den unerwarteten Auswirkungen dieser Änderungen umzugehen.

Die Studie zeigt, dass PPM-Fachkräfte Standardisierung und Flexibilität gleichermaßen als nützlich erachten, was darauf hindeutet, dass Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen Standardisierung und Struktur und Experimentierfreude und Innovation anstreben. Als weiteren Beleg dafür, dass sie ein gewisses Maß an Flexibilität vorziehen, gaben 42 % der PPM-Fachleute an, mehrere PPM-Methoden zu verwenden – nämlich jene, die für die jeweilige Situation am besten geeignet sind. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Struktur und Flexibilität ist für das Arbeitsmanagement in einer Zeit exponentieller Veränderungen eindeutig erforderlich, wobei die Waage leicht zugunsten der Struktur ausschlägt.

Transparenz und Zusammenarbeit sind entscheidend für erfolgreiches Change-Management

Entscheidend für den Erfolg ist es, Teams mit den richtigen Tools für das Change-Management auszustatten. Mehr als die Hälfte (66 %) der PPM-Fachleute geben an, dass es ihnen an der nötigen Transparenz fehlt, um zeitnahe Geschäftsentscheidungen zu treffen. Daher ist eine Plattform, die funktionsübergreifende Einblicke in Ihrem Tech-Stack bietet, ein Muss. Ohne sie haben Mitarbeitende Schwierigkeiten, schnell auf strategische oder geschäftliche Veränderungen zu reagieren. Dank eines Tools, mit dem sich Informationen leicht unternehmensweit einsehen lassen, können sich PPM-Teams besser abstimmen und effektiver auf Veränderungen reagieren.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Zusammenarbeit. Mehr als die Hälfte (53 %) der PPM-Fachkräfte gaben an, dass Zusammenarbeit ihrem Unternehmen helfen würde, sich effektiver an Veränderungen und Disruption anzupassen. Der freie Informationsfluss ist besonders wichtig, um Teams zu helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und zeitnahe Geschäftsentscheidungen zu treffen. So können sie sich auch schneller und erfolgreicher an Veränderungen anpassen.

Die Investition in ein Tool, das nicht nur ein ausgewogenes Verhältnis aus Standardisierung und Flexibilität schafft, sondern auch die Transparenz und Zusammenarbeit verbessert, bietet Unternehmen die Möglichkeit, ein robustes Projektmanagementbüro einzurichten, das sich nicht nur an Veränderungen anpasst, sondern diese vorwegnimmt und so den langfristigen Erfolg auf dem unvorhersehbaren Markt von heute sicherstellt. Möchten Sie Veränderungen im Jahr 2025 effektiver bewältigen? Entdecken Sie im Bericht zu den Prioritäten des Projekt- und Portfoliomanagements 2025 weitere umsetzbare Strategien, um in unsicheren Zeiten erfolgreich zu sein.