Artikel
7 Erkenntnisse der Studie von Forrester Consulting zum wirtschaftlichen Einfluss von Smartsheet
Manchmal hindert die Arbeit einen daran, seine Arbeit zu machen. Informationen landen in Silos. Man muss Leute suchen und Genehmigungen einholen. Die Programme und Tools, die eigentlich helfen sollen, sind nur für einen Teil des Jobs zu gebrauchen. Die Liste ließe sich noch ewig fortführen.
Am Ende läuft es auf eines hinaus: Es ist schwierig, Prozesse und Systeme aufzubauen, die ein ganzes Unternehmen unterstützen sollen, wenn jeder darin anders arbeitet. Viele unserer Kunden hatten mit diesen Problemen zu kämpfen, ehe sie sich für Smartsheet entschieden. Auch wenn sie über Tools verfügten, die ihre Teams unterstützten, konnten die Programme mit den sich ändernden Anforderungen nicht mithalten.
Smartsheet änderte alles. Es bot einzelnen Mitarbeitern und ganzen Teams gleichermaßen die Möglichkeit, Lösungen zu erstellen, die genau ihre Bedürfnisse erfüllten. Wichtige Informationen wurden nicht mehr isoliert, weil Teams Zugriff darauf hatten, wenn es nötig war. Sie hatten nicht nur Zugriff auf Berichte und Echtzeitdaten. Sie konnten auch selbst maßgeschneiderte Lösungen erstellen, ohne programmieren zu können.
Die Umstellung von Ad-hoc-Workflows zu Smartsheet bringt viele Vorteile. Einige davon liegen auf der Hand: Zeitersparnisse, Effizienz, Transparenz. Einige davon sind weniger offensichtlich, wie der wirtschaftliche Einfluss. Wie schnell rentieren sich Investitionen für Unternehmen? Und wie sieht es mit dem aus, was unterm Strich übrig bleibt?
Wir beauftragten Forrester Consulting damit, sich die Details genau anzusehen und diese Fragen zu beantworten. Hier sind die Ergebnisse.
Studie herunterladen Smartsheet kostenlos testen
Über die Fallstudie
Um den Total Economic Impact™ (TEI) von Smartsheet zu verstehen und zu berechnen, führte Forrester Consulting intensive Interviews mit Entscheidungsträgern aus neun Unternehmen durch, in denen die Plattform derzeit genutzt wird. Basierend auf diesen Interviews wurde eine Composite Organization erstellt, die die Erkenntnisse jedes Unternehmens repräsentierte.
Die befragten Unternehmen hatten drei Hauptpunkte gemein:
- Inkonsistente Ausführung der Arbeiten mit statischen, nicht aktuellen Tabellen und manuellen Prozessen
- Verschiedene Teams arbeiteten mit unterschiedlichen Tools. Es gab keine Single Source of Truth für Projekte und strategische Initiativen
- Führungsteams hatten keine Einsicht in die Arbeit und mussten oft Projekt- oder Teamleiter um Updates bitten
Ergebnisse der Studie
Forrester Consulting fand heraus, dass eine Composite Organization in dem im Modell verwendeten Zeitraum von drei Jahren eine Kapitalrendite von 16,3 Millionen USD erzielt hätte. In diesem Zeitrum lieferte Smartsheet 680 % Return on Investment, wobei die anfängliche Investition in weniger als 6 Monaten wieder hereingeholt war.
In der kompletten Fallstudie werden die Details aufgeführt, wie Smartsheet diese beträchtlichen Ergebnisse erzielen konnte. Es folgt eine Übersicht.
Durch Smartsheet können sich Angestellte auf strategische Arbeit konzentrieren
Dank Smartsheet müssen Mitarbeiter keine Kollegen mehr suchen und um Informationen bitten. Sie können diese Zeit jetzt nutzen und sich auf die Arbeit konzentrieren, die mehr Wert und Bedeutung hat. Mit produktiveren Angestellten erreichten die Unternehmen ihre Ziele schneller und konnten größere Ersparnisse erzielen.
80 % weniger Zeit für Projekt-, Portfolio- und Programmeinrichtung verwendet
Projektmanagement-Teams konnten Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben erstellen oder diese automatisieren, wie das Einrichten und Genehmigen von Projekten. Es waren weniger manuelle Schritte nötig. Dies führte zu einer Zeitersparnis von 80 % während der Einrichtungsphase dieser Workflows. Ein weiterer Vorteil eines leicht wiederholbaren Prozesses ist eine konsistentere Erfahrung für den Kunden.
75 % weniger E-Mails, die mit dem Management von Arbeit zu tun haben
Smartsheet verfolgt alles in Echtzeit und so hatten Teams unmittelbar Einblick in den Projektstatus. Führungskräfte und Stakeholder müssen Informationen nicht mehr anfordern und auf Antworten warten. Stattdessen öffnen sie einfach Smartsheet und finden sofort, wonach sie suchen. Dies führte zu 75 % weniger E-Mails, die mit dem Management von Arbeit zu tun hatten.
Überprüfungszyklen wurden halbiert
Die zusätzliche Sichtbarkeit konnte auch den Überprüfungszyklus um 50 % reduzieren und es waren weniger Review-Meetings für jedes Projekt nötig. Forrester Consulting berechnete für den Modellzeitraum von drei Jahren einen Produktivitätsgewinn von 6,1 Millionen USD durch die Kombination aus weniger Projektmanagement-E-Mails und weniger zeitlichem Aufwand für die Projekteinrichtung.
Über 40 Arbeitsstunden weniger pro Mitarbeiter pro Jahr
Smartsheet verbesserte den Ressourceneinsatz um 2 % und führte zu einer jährlichen Ersparnis von 40 Stunden pro Mitarbeiter. Selbst Mitarbeiter, die nicht so intensiv mit Smartsheet arbeiteten, profitierten von der Nutzung der Plattform durch ihre Teams. Dies führte zu Einsparungen von 7,5 Millionen USD in drei Jahren.
Smartsheet führt zu mehr Umsatz und reduziert die IT-Kosten
Nach Erkenntnissen von Forrester Consulting konnten Unternehmen durch Smartsheet ihr Budget für andere Programme senken, die benötigten Lösungen intern erstellen und schnellere Umsätze erzielen.
1,5 Millionen USD Wachstum in Unternehmensdienstleistungen und Umsatz
Durch Automatisierung von administrativen und sich wiederholenden Aufgaben konnten Teams sich auf bedeutsame Arbeit konzentrieren und Projekte schneller abliefern. Diese Effizienz half dabei, das jährliche Ertragswachstum der Unternehmen zu steigern, sodass die Composite Organization in drei Jahren über 1,5 Millionen USD Umsatz erzielte.
1,1 Millionen USD weniger Ausgaben für Softwarelizenzen
Laut Forrester Consulting sparten die Unternehmen in drei Jahren 1,1 Millionen USD an Ausgaben für Gastlizenzen für veraltete CRM-, ERP- und sonstige Projektmanagement-Tools.
996.000 USD weniger Entwicklungskosten
Die codefreien Angebote von Smartsheet ermöglichen es Unternehmen, ihre eigenen Anwendungen und Workflows schneller und günstiger zu erstellen, im Vergleich zu komplett neu entwickelten Lösungen oder Drittanbietern. Insgesamt wurden die Ersparnisse der Composite Organization für die drei Jahre auf fast 996.000 USD berechnet.
Zur Methodologie
Forrester verwendete einen mehrstufigen Ansatz und erstellte ein Total Economic Impact™-Framework, das die Kosten, die Vorteile, die Flexibilität und die Risikofaktoren identifizierte, die Einfluss auf Investitionsentscheidungen hatten. Basierend auf den Interviews erstellte Forrester ein TEI-Framekwork, eine Composite Organization und eine ROI-Analyse. Die Composite Organization repräsentiert die neun Entscheidungsträger, die von Forrester befragt wurden, und wird genutzt, um die gesammelte finanzielle Analyse darzustellen. Die Fallstudie enthält eine detaillierte Beschreibung der Eigenschaften der Composite Organization.
„Ja, Sie kaufen ein IT-Tool. Aber Sie kaufen auch so viel mehr als nur das. Sie kaufen eine völlig neue Art des Arbeitens und Denkens, die sehr leistungsstark sein kann. Ich habe mit Anwendern gesprochen und sie haben beschrieben, wie sie Probleme lösen konnten, von deren Existenz sie überhaupt nichts wussten.“
– Head of Health, Safety and Environment, Agrichemical, The Total Economic Impact™ of Smartsheet
Der Wandel hin zu digitalen Arbeitsumgebungen verstärkte die Notwendigkeit für organisatorische Anpassung. Wir erlebten aus erster Hand, wie schnell sich die Welt verändern kann, als die COVID-19-Pandemie losging und es den Unternehmen, die sich schnell anpassten, sehr viel besser erging.
Silos funktionieren einfach nicht mehr. Die traditionelle Arbeitsweise, die starr und linear war, hat sich verändert und ist jetzt multidirektional, leicht automatisierbar und anpassbar. Und wenn Mitarbeiter die Werkzeuge für dynamisches Arbeiten haben, erledigen sie ihre Jobs mit mehr Freude. Smartsheet erleichtert die Arbeit als Team, indem es Hindernisse aus dem Weg schafft, die die Zusammenarbeit erschweren. Es vereint Leute mit Prozessen, die für sie funktionieren, und gibt ihnen die Informationen, die sie brauchen.
