Erschließen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil mit Arbeitsmanagement

Um auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Führungskräfte überdenken, wie Arbeit funktioniert. Um sich einen Vorteil zu verschaffen, müssen sie mehr tun, als Arbeitspläne und Standorte zu verwalten. Wie Arbeit erledigt wird, ist wichtiger geworden, als wann und wo Arbeit erledigt wird. Dies gilt unabhängig davon, ob Führungskräfte den Umsatz steigern, Kosten senken oder Risiken im gesamten Unternehmen mindern möchten.

Unternehmen, die innovative Arbeitsabläufe entwickeln, haben einen großen Vorteil. Dies erfordert neue Erwartungen, neue Prozesse und neue Technologien.

Ein Schlüssel zum Erfolg im kommenden Jahr wird die Ausweitung von Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement (Collaborative Work Management, CWM) über das teamorientierte Aufgabenmanagement hinaus zu einer konsistenten, vernetzten Plattform für größenangepasstes Arbeitsmanagement sein. Hier erfahren Sie, was Führungskräfte berücksichtigen müssen, wenn sie im kommenden Jahr Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement beurteilen oder neu bewerten.

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit wird zum Wettbewerbsvorteil

Heutzutage ist Kommunikation das A und O. Der Austausch von Informationen ist eine Selbstverständlichkeit. Tools wie Microsoft Teams, Zoom, Webex und Slack ermöglichen Diskussionen und dienen als Kanäle für die Entscheidungsfindung. Sie sind jedoch nicht dafür geeignet, Arbeit zu strukturieren, zu automatisieren oder Berichte darüber zu erstellen. 

Mitarbeiter benötigen eine Möglichkeit, Informationen im Kontext ihrer Arbeit auszutauschen, zu organisieren und zu strukturieren. Sie müssen zusammenarbeiten, um Ergebnisse zu erzielen und darüber Bericht zu erstatten. Sie müssen über das Erzielen von Ergebnissen hinausgehen und Erkenntnisse ableiten, die als Grundlage für zukünftige Arbeit dienen und sogar die Kosten für ähnliche Projekte senken können. 

Oft wird versucht, die Effizienz auf Teamebene zu steigern. Die heutigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit gehen jedoch über die Teamebene hinaus und erstrecken sich über das gesamte Unternehmen (und darüber hinaus). Um ihren vollen Wert auszuschöpfen, dürfen Plattformen für das Arbeitsmanagement nicht nur auf Teamebene eingesetzt werden, sondern sollten alle einbeziehen, die im und mit dem Unternehmen arbeiten. 

Beteiligte müssen intern mit einer großen, vielfältigen Gruppe von Menschen zusammenarbeiten, oft funktionsübergreifend. Die Zusammenarbeit beschränkt sich dabei nicht nur auf Kollegen, sondern erstreckt sich über Organisationsgrenzen hinaus auf Kunden, Partner und Anbieter. Allerdings sind CWM-Tools oft durch Abonnementmodelle eingeschränkt, bei denen jeder Benutzer, der einen Beitrag zur Arbeit leistet, eine kostenpflichtige Lizenz haben muss. Führungskräfte, die sich für Plattformen entscheiden, die Hindernisse für die Zusammenarbeit beseitigen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil. 

Führungskräfte sollten auch darauf achten, Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung zu stellen, die robuste Arbeitslasten unterstützen kann und dennoch für praktisch jeden Mitarbeiter verständlich und nützlich ist. Dies muss unabhängig davon, ob es sich um technisch oder funktional versierte Experten in den Bereichen Marketing, Dienstleistungen, Betrieb, Vertrieb, Finanzen usw. handelt, immer der Fall sein. Eine gemeinsame Sprache für die Zusammenarbeit zu haben, ist ein wesentlicher Vorteil.

Gängige Sprachen waren in der Vergangenheit auf grundlegende Produktivitätstools beschränkt: Video, Messaging, Authoring. Doch in den letzten fünf Jahren gab es eine Entwicklung. Um überdurchschnittlichen Nutzen abzuwerfen, bieten kollaborative Tools wie CWM-Plattformen hochwertigere, strukturierte Sprachen, die jeder erlernen kann.

Arbeitsmanagement ändert den Kurs von der Verwaltung von Aufgaben auf das Erzielen sinnvoller Ergebnisse

In diesem Jahr werden mehr Organisationen darauf setzen müssen, dass ihre Investitionen in CWM über individuelle Produktivität hinausgehen. Persönliche Produktivität kann nur bis zu einem gewissen Punkt einen Mehrwert für ein Unternehmen schaffen. Mit der zunehmenden Vernetzung von Arbeit muss Produktivität systematischer werden, damit Organisationen gut positioniert sind, um höherwertige Programme zu mobilisieren. Es ist an der Zeit, dass sich Führungskräfte darauf konzentrieren, die Mitarbeiter zu befähigen, die Arbeit verwalten, seien es Projektmanager, Programmmanager oder Manager im operativen Bereich. Wenn die direkt für Arbeit verantwortlichen Personen in die Lage versetzt werden, effektive Workflows zu entwickeln und zu optimieren, erzeugen sie einen Multiplikatoreffekt, der mehr Wert für Organisationen schafft. 

Führungskräfte sollten auch versuchen, Erkenntnisse aus abgeschlossener Arbeit zu gewinnen, damit Ressourcen beim nächsten Programm oder der nächsten Initiative effektiver eingesetzt werden können. Da Unternehmen gezwungen sind, ihre Mittel klug einzusetzen, werden immer mehr von ihnen versuchen, ihre Budgets mit der Planung bis hin zur Ausführung zu verknüpfen – und in Initiativen zu investieren, die den besten risikobereinigten Nutzen abwerfen. Skalierung und Wirkung werden weniger daran gemessen, wie viele Benutzer sich auf der Plattform befinden. Stattdessen werden sie daran gemessen, inwieweit eine Plattform hochwertige Chancen erschließt. 

Bei der Erschließung des Werts, der sich aus der Umsetzung höherwertiger, komplexer Geschäftsinitiativen in großem Maßstab ergibt, geht es um mehr, als Menschen auf einer Plattform zu verbinden. Es geht darum, eine konsistente Umsetzung sicherzustellen – und die Möglichkeit, zu wiederholen, was funktioniert, ohne bei null anzufangen. Mitarbeiter können dies durch die Verwaltung von Portfolios erreichen, die eine konsistente Berichterstattung mit operativen Steuerungen und Automatisierung ermöglichen, sowie die Möglichkeit, mit einem Mal Änderungen am gesamten Portfolio vorzunehmen. Dies ermöglicht mehr Transparenz in die tatsächlichen Vorgänge im Unternehmen und kann die Entscheidungsfindung auf Führungsebene beschleunigen.

Sicherheit und Governance sind auf einer Stufe mit der Geschwindigkeit bis zur Wertschöpfung

Es reicht nicht mehr aus, Software schnell einsatzbereit zu machen. Alle Unternehmen benötigen und sollten Sicherheit und Governance erwarten, die ihren Anforderungen jetzt und in der sich ständig verändernden Bedrohungslandschaft entsprechen. Fortschrittliche Governance- und Sicherheitssteuerungen sind für die Art und Weise, wie große Unternehmen ihren Betrieb führen und ihre Unternehmens- und Kundendaten schützen, von grundlegender Bedeutung. Unternehmen jeder Größe konzentrieren sich zunehmend darauf, wie sie ihr Geschäft zukunftssicher machen können.  

Da Sicherheitsbedrohungen immer zahlreicher werden und sich weiterentwickeln, sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter besser für den Erfolg an der Sicherheitsfront positionieren. Dies ist weder etwas, das ausschließlich der IT vorbehalten sein sollte, noch können wir von Geschäftsanwendern erwarten, dass sie Bedrohungen jedes Mal erkennen und vermeiden. Während jeder Chief Information Security Officer es begrüßen würde, wenn Teammitglieder wachsam wären und ständig nach Bedrohungen suchen würden, steht in der Regel die vorliegende Arbeit im Mittelpunkt. 

Die Sicherheitslage für Software muss sich ändern. Es geht nicht mehr darum, Benutzern Steuerelemente in der Erwartung verfügbar zu machen, dass sie wissen, wann und wie sie die Steuerelemente anwenden müssen. Führungskräfte müssen eine proaktive Haltung einnehmen, die zusätzlichen Schutz bietet – ohne sich in erster Linie auf eine Änderung des Benutzerverhaltens verlassen zu müssen. Ein entscheidender Faktor für proaktive sichere Kommunikation und Zusammenarbeit ist dabei Vertrauen. Vertrauensbasierte Funktionen können jedoch von einfach bis anspruchsvoll reichen.

Ein alltägliches Beispiel sind E-Mails. Die Zusammenarbeit ist heute mehr denn je von Benachrichtigungs-E-Mails und Nachrichten abhängig, da Arbeit über Teams, Organisationen und Unternehmen hinweg ausgeführt wird. Genau aus diesem Grund konzentrieren sich Angreifer darauf, mit Phishing und anderen Social-Engineering-Angriffen Kapital aus E-Mails zu schlagen. Führungskräfte sollten Lösungen wählen, die es Benutzern ermöglichen, die Authentizität und Gültigkeit von E-Mails mühelos zu bestimmen. Die Möglichkeit, E-Mails zu vertrauen, ist nicht nur für Benutzer bei ihrer Zusammenarbeit hilfreich, sondern auch für den Schutz freigegebener Daten von entscheidender Bedeutung. Datenschutz in der Zusammenarbeit ist kein nettes Extra, sondern eine Notwendigkeit. Lösungen für kollaboratives Arbeitsmanagement, bei denen Sicherheit die Grundlage bildet, helfen dabei nicht nur Benutzern, Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Diese Lösungen sind auch für IT-Teams effizienter zu implementieren, was einem messbaren Geschäftswert entspricht. 

Ihr echter Wettbewerbsvorteil

Das Wettbewerbsumfeld von heute belohnt Führungskräfte mit einer nach vorne orientierten Denkweise. Ich weiß, dass dies ein wenig kontraintuitiv erscheinen mag, da Investoren Margenverbesserungen positiver sehen als Wachstum zu hohen Kosten. Wenn Sie Kapital jedoch mit Bedacht und in die richtigen Tools investieren, können Sie sich weiter nach vorne orientieren und gleichzeitig Ihre Margen steigern. 

Heutzutage ist Ihr Wettbewerbsvorteil die integrierte Mobilisierung Ihrer Teams. Dabei geht es weniger darum, herauszufinden, wie Teams die Effizienz dessen steigern können, was sie bereits gut können, sondern vielmehr darum, bisher ungenutzte Chancen durch den Einsatz neuer Technologien zu erschließen und zu skalieren.

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf moderne Plattformen für das Arbeitsmanagement, die ihnen helfen, gemeinsam wichtige Geschäftsprobleme zu lösen und Innovationen voranzutreiben, um das latente Potenzial Ihres Unternehmens zu erschließen. Sie – und Ihre Kunden – werden es Ihnen danken.