Im Katastrophenfall denken die meisten zuallererst an ihre Familie und wie sie sie schützen können. Bei Tellepsen, einem führenden Bauunternehmen in Houston, sind die eigenen Mitarbeiter wie eine Familie.
Als dann im August 2017 der Hurrikan Harvey starke Überschwemmungen rund um Houston verursachte, nutzte man bei Tellepsen Smartsheet, um herauszufinden, wie es den über 500 im gesamten Stadtgebiet verstreuten Mitarbeitern geht, und organisierte damit Hilfe und Hilfsgüter für Kollegen in Not.
Foto mit freundlicher Genehmigung von Tellepsen
Bei Tellepsen war Smartsheet schon für die Materialplanung, Zeitpläne und verschiedene Prozesse im Personalwesen im Einsatz. Durch die verschiedenen Funktionen für die Zusammenarbeit in Smartsheet und dessen Flexibilität ist es für das Unternehmen zu einem überaus wertvollen Tool geworden, mit dem Fristen gemanagt und Informationen und Arbeitsschritte abteilungsübergreifend ausgetauscht werden können.
Womit man nicht gerechnet hatte: Smartsheet erwies sich auch als extrem hilfreich in einer Katastrophensituation und hat dabei geholfen, Kollegen zu orten und ihnen Hilfe zukommen zu lassen.
Hilfe nach einem Hurrikan
Der Hurrikan Harvey brachte der Region Houston noch nie dagewesene Regenfälle. Mehr als 48.000 Häuser wurden überflutet, wobei mehr als 1.000 völlig zerstört wurden und mehr als 17.000 schwere Schäden erlitten. Die Leiterin für Personalwesen, Maryanne Henn, war zu diesem Zeitpunkt zwar in einer Gegend, die nicht stark betroffen war, sah jedoch im Fernsehen, dass Gebiete bedroht waren, in denen viele ihrer Kollegen bei Tellepsen leben. Sie musste also einen Weg finden, ihnen zu helfen.
Foto mit freundlicher Genehmigung von Tellepsen
„Wir sind eine Firma in Familienbesitz. Für uns sind alle Teil der Familie“, erklärt Henn. „Wenn jemand von uns ins Krankenhaus muss, weiß jeder gleich davon Bescheid. Es werden Blumen verschickt, wir besuchen denjenigen. Das ist einfach unsere Kultur. Als der Sturm losging, war der erste Gedanke von allen bei der Tellepsen-Familie, wo die jeweils anderen gerade sind und wie es ihnen geht.“
Henn wurde klar, dass es viel zu lange dauern würde, alle anzurufen. Stattdessen hat sie in nur 10 Minuten ein Smartsheet-Formular erstellt, in das die Mitarbeiter aus einem Drop-Down-Menü auswählen konnten, ob sie in Sicherheit sind, sich in einer Schutzeinrichtung befinden oder ob sie vor den sich nähernden Fluten gerettet werden müssen. Sie und die Führungskräfte haben den Mitarbeitern einen speziellen Link per SMS, E-Mail, Facebook und Twitter gesendet.
Der Link war dabei sofort als Nachricht von Tellespen zu erkennen. Was besonders wichtig war, ist, dass das Formular auch auf Mobilgeräten einfach auszufüllen war – schließlich ist das Handy tendenziell eines der wenigen Dinge, die von einer Überschwemmung Vertriebene bei sich haben.
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Die Antworten von den Mitarbeitern wurden direkt in ein Sheet übertragen, mit dem Henn und ihre Kollegen erkennen konnten, wer in Sicherheit war und wer Hilfe brauchte. Henn konnte die Ansicht schnell aktualisieren und sich auf diejenigen fokussieren, die unmittelbar in Not waren.
„Eine ganz tolle Funktion von Smartsheet ist, dass eine Zelle eine bestimmte Farbe bekommen kann, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Wenn etwa jemand in der kritischen Phase beim Drop-Down-Menü ausgewählt hat, dass er oder sie in einer Schutzeinrichtung ist, wurde das Zeilenelement rot. Wenn jemand angab, dass die Situation kritischer wurde, wurde es gelb. Ich musste nicht 200 Namen durchgehen – wenn jemand in Rot erschien, wusste ich, diese Person muss ich anrufen.“
Maryanne Henn
Personalleiterin
Tellepsen
Die Reaktionen kamen schnell, und Henn aktualisierte das Sheet alle paar Minuten. Sie sah, wer am dringendsten Hilfe brauchte, und konnte sich an eine immer größere Anzahl an Freiwilligen wenden, die Rettungsaktionen, Unterschlupf, Kinderkleidung, Windeln und anderen Babybedarf und mehr bereitstellen konnten.
Foto mit freundlicher Genehmigung von Tellepsen
„Mithilfe von Smartsheet haben wir die freiwilligen Helfer zugeteilt“, erinnert sich Henn. „Direkt nachdem sich das Wasser zurückgezogen hatte, wussten wir, zu welchen Häusern wir Bautrupps schicken mussten, um die Gipskartonplatten möglichst schnell rauszuholen. Die schimmeln nämlich in kürzester Zeit, also musste das direkt erledigt werden. Andere Leute in der Gegend mussten wochenlang auf jemanden warten, wir waren aber schon am nächsten Tag zur Stelle.“
In den darauffolgenden Tagen und Wochen organisierten Henn und das Freiwilligenteam Abriss- und Reparaturtrupps, lieferten Babyartikel, Kleidung und Geschenkgutscheine an Kollegen, die in Notunterkünften in der ganzen Stadt untergebracht waren, und organisierten Spendenaktionen für Geld und Ressourcen, mit denen die Mitglieder der Tellepsen-Familie ihr Leben wieder aufbauen konnten.
„Hätte ich einen anderen Arbeitgeber, würde ich ehrlich gesagt nicht wissen, an wen man sich als Mitarbeiter im Notfall wenden soll“, sagt Henn. „Doch bei Tellepsen mussten nicht die Mitarbeiter die Firma um Hilfe bitten, sondern wir haben sie von uns aus angerufen: ‚Hey, ich hab gehört, du hast Schwierigkeiten. Wo bist du? Wir kommen dich abholen‘.“
Auch andere Firmen wurden neugierig
Handy-Screenshots mit freundlicher Genehmigung von Tellepsen
Nach dem Hurrikan zeigte Henn Smartsheet den Mitarbeitern von anderen lokalen Betrieben, die die Facebook-Posts von Tellepsen mit dem Check-in-Link für die Angestellten gesehen haben. Auch andere größere Arbeitgeber in Houston wollten wissen, wie sie sich auf zukünftige Notfälle vorbereiten konnten, denn die schnelle Reaktion durch Tellepsen beim Hurrikan Harvey wurde zu einem nachahmenswerten Beispiel.
„Viele Unternehmen fragten sich, warum sie die Hilfsaktionen nicht schneller auf die Reihe bekommen hatten. Wir konnten ihnen das auch nicht genau sagen, sondern haben einfach gezeigt, wie wir es gelöst haben“, so Henn. „Ich habe überlegt, wie ich all diese Leute erreichen kann. Dann kam es mir: natürlich mit Smartsheet. Es sah so aus, als wäre das schon alles im Vorhinein so vorbereitet gewesen, aber in Wirklichkeit war es eine ganz schnell improvisierte Lösung. Ich weiß nicht, ob das ohne Smartsheet überhaupt funktioniert hätte.“
Ein Leiter für berufliche Entwicklung bei Tellepsen verwendet Smartsheet außerdem zur Bewertung und Vorbereitung seiner ambitionierten Bauprojektmanager auf Beförderungen. Mehr erfahren Sie hier.
