Mit blattübergreifenden Formeln wird Smartsheet noch leistungsstärker und flexibler

Wenn Sie bei komplexen Vorgängen Daten aus verschiedenen Quellen berücksichtigen wollen, wird blattübergreifendes Arbeiten zur Notwendigkeit. Aber insbesondere bei umfangreichen Datensätzen kann es eine Herausforderung sein, Daten aus verschiedenen Blättern zu verknüpfen. Daher freuen wir uns, dass wir als Antwort auf eine unserer häufigsten Kundennachfragen jetzt bei Smartsheet blattübergreifende Formeln einführen, darunter VLOOKUP.

Blattübergreifende Formeln eröffnen Ihnen eine ganz neue Art des Arbeitens mit Daten in Smartsheet, denn sie geben Ihnen mehr Flexibilität und Möglichkeiten, Verbindungen übergreifend über alle Arbeiten und Informationen Ihres Teams herzustellen, ganz gleich, in welchem Blatt sich die Daten befinden. 

Anstatt wiederholt die gleichen Daten in verschiedene Blätter einzugeben oder manuell eine große Anzahl von Blättern zu durchsuchen, um Eingaben zu kopieren und einzufügen oder Zellverknüpfungen zu erstellen, müssen Sie jetzt eine Formel nur einmal oben in einer Spalte eingeben und können sie dann in die anderen Zellen der Spalte kopieren.  

Wenn Sie eine neue Zeile hinzufügen, werden die Zellen automatisch mit den entsprechenden Formeln ausgefüllt. Dies ist vor allem hilfreich bei Blättern, in denen die Einträge aus Formularen gespeist werden, denn die Informationen der Lookup-Formel werden bei neu eingereichten Formularen hinzugefügt, ohne dass Sie das Blatt ständig überprüfen müssen.

Was sind blattübergreifende Formeln?

Eine blattübergreifende Formel verweist auf Daten in einem anderen Blatt, um Berechnungen vorzunehmen oder Informationen in einer bestimmten Zeile nachzuschauen.

Und so funktioniert der Verweis auf ein anderes Blatt in Smartsheet:

Häufig verwendete Lookup-Formeln sind VLOOKUP, INDEX und MATCH. VLOOKUP wird verwendet, um vergleichbare Daten aus anderen Blättern zu ziehen. Sie können VLOOKUP zum Beispiel verwenden, um mithilfe einer Kundennummer den Namen der Kontaktperson nachzuschauen und diesen ins Blatt zu übertragen. Kombiniert geben Ihnen INDEX und MATCH noch mehr Flexibilität, Informationen blattübergreifend nachzuschauen.

Ab jetzt ersetzt VLOOKUP das bislang in Smartsheet verwendete LOOKUP. Alle ihre bestehenden Formeln, die Sie mit LOOKUP erstellt haben, lassen sich jedoch weiterhin verwenden.

Was verknüpfte Daten alles leisten können

Jetzt, wo Sie Daten über mehrere Blätter hinweg verbinden können, wird die Organisation Ihrer Daten viel effizienter. Mit VLOOKUP und INDEX/MATCH sparen Sie Zeit, denn die Blätter dienen Ihnen als Tabellen zum Nachschauen. Von dort können Sie relevante Informationen nach Bedarf in ein anderes Blatt holen. Sie verringern damit auch die Fehlerquote, die das Kopieren und Einfügen oder der Export und Import zwangsläufig mit sich bringen.

Hier sehen Sie ein Beispiel, wie ein IT-Manager die blattübergreifenden Formeln VLOOKUP und COUNTIF verwendet, um IT-Tickets zuzuweisen und zu tracken.

Sie können blattübergreifende Formeln auch verwenden, um Daten für Ihre Berichte und Sights zusammenzutragen. So kann ein Vertriebsleiter zum Beispiel die Vertriebsmöglichkeiten pro Quartal zählen, prognostizierte Umsätze aus jeder Region addieren und diese Informationen in einen Bericht oder Sight ziehen. Unter Verwendung von SUMIF und COUNTIF in blattübergreifenden Formeln können Vertriebsleute schnell ein Quellblatt aus einem oder mehreren Blättern als Roll-up erstellen.

Beschleunigte Umsetzung mit blattübergreifenden Formeln

Die richtige Information zur richtigen Zeit zu haben, ist entscheidend, um die Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen zu verbessern und zu beschleunigen und Entscheidungen schneller Taten folgen zu lassen. 

Blattübergreifende Formeln unterstützen nicht nur bessere Entscheidungen, sie sind auch ein Auslöser für Benachrichtigungen und Aktionen in Smartsheet. Die blattübergreifenden Formeln aktualisieren Daten im Zielblatt und zeigen damit in Echtzeit Änderungen an den zugrunde liegenden Quelldaten an. Diese Aktualisierungen können Benachrichtigungen, Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen im entsprechend eingestellten Zielblatt auslösen. 

Mit blattübergreifenden Formeln ist die Verbindung Ihrer Daten einfach und problemlos, so dass Sie sich auf die wesentlichen Informationen konzentrieren können. Und die Formeln helfen Ihnen, Arbeiten schneller umzusetzen, denn manuelle Schritte werden auf der Grundlage von Daten aus verschiedenen Blättern automatisiert. Mehr über blattübergreifende Formeln finden Sie in unserem Hilfeartikel.