Was ist Projektportfoliomanagement?
Der Begriff Projektportfoliomanagement (PPM) bezieht sich darauf, wie ein Team Gruppen verwandter Projekte effizient organisiert und verwaltet, um strategische Ziele zu erreichen. Manager priorisieren Portfolios nach vorbestimmten Kriterien und weisen Ressourcen nach Prioritätsstufe zu.
Das Ziel des Projektportfoliomanagements ist es, die Effizienz zu steigern, indem es einen wiederholbaren, kriteriengesteuerten Prozess implementiert, um anstehende Projekte auszuwählen und zu priorisieren. Das Hauptziel ist es, die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Projekte erfolgreich zu bewerten und gleichzeitig Risiken zu berücksichtigen und sie so zu planen, dass der Nutzen der Ressourcen eines Unternehmens maximiert wird. Eine erfolgreiche Strategie wird sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln, wenn sich die Bedürfnisse ändern.
Sie können Strategien für das Projektportfoliomanagement auf jede interne Abteilung anpassen und sie für jede Größe oder Menge von Projekten skalieren. Zu den gängigen Arten des Projektportfoliomanagements gehören das Enterprise-Projektportfoliomanagement, das sich auf groß angelegte Initiativen bezieht, die für die Bewertung jedes Projekts über alle Abteilungen hinweg verantwortlich sind, und das IT-Projektportfoliomanagement, das Projekte umfasst, die innerhalb der IT-Abteilung durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Projektportfoliomanagementprozess.
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Projekt-Portfolio-Management vs. Programm-Portfoliomanagement
Projektportfoliomanagement bezieht sich auf das groß angelegte Management von Projekten innerhalb eines Unternehmens, die nicht zusammenhängen dürfen. Programmportfoliomanagement ist die Überwachung von Gruppen von Projekten, die miteinander verbunden sind und strategische Ziele teilen.
Alan Zucker, ein Projektmanagement-Profi seit über 25 Jahren, gibt ein Beispiel für den Unterschied zwischen beiden: „Zum Beispiel verwaltet ein Automobilunternehmen ein Projektportfolio, das alle Autos, Lastwagen und SUVs in seiner Produktlinie umfasst. Es kann ein separates Portfolio für die Verwaltung von SUVs geben, das die Verwaltung der bestehenden Produktreihe sowie die Entwicklung neuer Modelle umfasst. Der Versuch, ein neues SUV-Modell zu entwickeln, wäre ein Programm, das aus mehreren miteinander verbundenen Projekten besteht, die koordiniert werden müssen. Es gäbe einzelne Projekte für die Gestaltung des Motors, des Innenraums, des Exterieurs und mehr, die Teil des neuen SUV-Modellprogramms sind.“
Projekt-Portfolio-Management vs. Projektmanagement
Projektmanagement bezieht sich auf die Erleichterung und Überwachung eines bestimmten Projekts und Teams durch einen Projektmanager. Das Projektportfoliomanagement priorisiert die vielen Projekte innerhalb eines Unternehmens und verwaltet den Zeitaufwand und die Ressourcen, die für deren Fertigstellung erforderlich sind.
Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen“.
Joe Pusz ist der Gründer und CEO von The PMO Squad, einer Projektmanagement-Beratungsfirma. Er stellt den Unterschied zwischen den beiden Begriffen klar. „Projektportfoliomanagement führt das richtige Projekt oder Programm zur richtigen Zeit durch. Projektportfoliomanagement ist eine strategische Funktion, während Projektmanagement die Erbringung von Arbeiten ist, die innerhalb Ihrer Portfolioentscheidungen priorisiert sind.“ Letztendlich ist Projektportfoliomanagement der strategische Rahmen, der die Entscheidungsfindung bei der Durchführung von Projekten oder Programmen vorantreibt.
Was sind die Vorteile des Projektportfoliomanagements?
Projektportfoliomanagement hat viele Vorteile. Die Hauptziele des Projektportfoliomanagements sind die Festlegung einheitlicher und effektiver Priorisierungsstrategien und eines effizienten Resource Management und die Erleichterung der Entscheidungsfindung durch Führungskräfte.
- Effektive Priorisierung: Ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement hängt davon ab, Projekte effektiv zu priorisieren. Projekte sollten nach vorgegebenen Kriterien priorisiert und im Laufe der Zeit überwacht werden.
- Ressourcen effizient nutzen: Die Verwaltung Ihres Projektportfolios bedeutet, dass Sie Ressourcen – einschließlich Zeit, Geld und Arbeitskraft – so effizient wie möglich zuweisen.
- Erleichterung der Entscheidungsfindung durch Führungskräfte: Wenn es richtig verwaltet wird, ist ein Projektportfolio gut organisiert und leicht zu überblicken. Wenn Führungskräfte einfachen Zugriff auf klare Informationen haben, ist es einfacher, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Transparenz und Kommunikation: Ein gut geführtes Projektportfolio macht den Projektstatus sichtbar und reduziert den Bedarf an übermäßiger Kommunikation. Teammitglieder sollten in der Lage sein, viele ihrer eigenen Fragen zu beantworten, indem sie sich Projekt-Dashboards und -Berichte ansehen.
- Zustimmung von Führungskräften ermutigen: Eine Geschichte erfolgreicher Projektportfolioverwaltung stärkt das Vertrauen der Führungskräfte in Manager und ihre Teams. Sie werden in Zukunft eher Projekte unterstützen, die von diesen Teams geleitet werden.
- Projektabschluss: Das ultimative Ziel des Projektportfoliomanagements ist es, mehr Projekte pünktlich und im Budget abzuschließen.
Was ist die Rolle des Projektportfoliomanagers?
Ein Projektportfoliomanager beaufsichtigt einzelne Projektmanager und stellt sicher, dass Projekte mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen. Ein erfolgreicher Projektportfoliomanager stellt sicher, dass die Leistungen pünktlich und einheitlich zwischen den Abteilungen sind und dass die Ressourcen angemessen zugewiesen werden.
Ein Projektportfoliomanager kann auch als Verbindung zwischen einzelnen Projektmanagern und Führungskräften fungieren. Sie haben einen einzigartigen Einblick, wie Projekte und Abteilungen interagieren, und helfen, die ultimative Richtung eines Unternehmens zu bestimmen, indem sie Projekte entsprechend priorisieren.
Warum wird Projektportfoliomanagement benötigt?
Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Projekte übernimmt, wird das Portfoliomanagement immer kritischer. Das Projektportfoliomanagement bietet einen Überblick über alle potenziellen und laufenden Projekte, was es Führungskräften und Managern ermöglicht, fundiertere Entscheidungen über ihr Unternehmen zu treffen.
„Das Projektportfoliomanagement hat unseren Managern geholfen, Zeit, Fähigkeiten, Ressourcen und Budgets effektiv zu verwalten. Es hat es viel einfacher gemacht, viele Aufgaben zu erledigen, insbesondere in Situationen, in denen unsere Manager multitasken müssen. Die Umsetzung des Projektportfoliomanagements hat sichergestellt, dass unser Unternehmen mit minimalem Risiko arbeitet, indem es Managern eine zentrale Transparenz der Projektinformationen für alle Projekte bietet“, sagt Sam Shepler, Gründer und CEO von Testimonial Hero.
Der Hauptvorteil des Projektportfoliomanagements besteht darin, dass es alle Aspekte Ihres Projektportfoliomanagementprozesses transparent macht, einschließlich Budget, Ressourcen, Risiken, Status und die Entscheidungen selbst. Projektportfoliomanagement-Software kann Prozesse standardisieren und Diskrepanzen beseitigen, indem alle Kommunikation, Entscheidungen und Bewertungen dokumentiert werden, die im Lebenszyklus des Projektportfoliomanagements stattfinden. Darüber hinaus ermöglichen viele Tools – Berichterstattung, Datenanalysen, Dashboards usw. – Funktionen auf übergeordneter Ebene, um Transparenz bei Ihrer Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu den Vor- und Nachteilen des Projektportfoliomanagementprozesses.
Komponenten des Projektportfoliomanagements
Es gibt vier Hauptkomponenten des Projektportfoliomanagements. Sie müssen eine Strategie entwickeln, ein Enterprise-Framework für Ihre Organisation definieren, Kriterien festlegen und Ihr Projektportfolio priorisieren und bei Bedarf Änderungen pflegen und vornehmen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Komponenten:
- Strategie: Entwickeln Sie Ihren Ansatz für das Priorisierungsmanagement von Projekten. Bestimmen Sie, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist, und skizzieren Sie Ihre Portfoliomanagement-Ziele.
- Enterprise-Frameworks: Beachten Sie, wie verschiedene Projekte und Abteilungen miteinander interagieren, und schaffen Sie einen Rahmen, der diese Interaktionen unterstützt. Es gibt viele Ansätze für das Projekt- und Portfoliomanagement – lesen Sie unseren Leitfaden für Projektmanagement-Frameworks, um mehr darüber zu erfahren, was für Ihr Unternehmen richtig ist.
- Portfoliopriorisierung: Projektpriorisierung ist für ein erfolgreiches Portfoliomanagement unerlässlich. Wählen Sie mit dem Input aller wichtigen Stakeoholder Ihre Priorisierungskriterien auf der Grundlage ihrer Relevanz für die Unternehmensziele aus.
- Portfoliopflege: Verstehen Sie, dass sich viele Faktoren im Laufe der Zeit ändern können, und passen Sie sich entsprechend an.
Beispiele für Projekt-Portfolio-Management
Projektportfoliomanagement kann je nach Branche, der Größe des Unternehmens und den Bedürfnissen des Teams unterschiedlich aussehen. Im Folgenden haben wir einige Beispiele für verschiedene Ansätze für das Projektportfoliomanagement skizziert:
- Portfolios kleiner Unternehmen: Kleine und große Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Ein kleines Unternehmen hat zu einem bestimmten Zeitpunkt eventuell nur wenige laufende oder potenzielle Projekte, sowie kleinere Teams und ein kleineres Budget. Diese Unternehmen können Projekte in ihrem Portfolio aggressiver priorisieren, um die Kundenzufriedenheit zu steigern oder ihre Führungsteams auszubauen, um das Unternehmen zu erweitern.
- IT-Portfolios: IT-Portfolios werden stark nach den bestehenden Anforderungen an das IT-Team priorisiert. IT-Teams sind in der Regel relativ klein und hochspezialisiert, und IT-Projekte sind in der Regel teurer, daher ist es besonders wichtig, diese Mitarbeiter gut zu unterstützen und sie nicht mit Aufgaben zu überfordern, damit sie ihre beste Arbeit leisten können.
- Portfolios internationaler Unternehmen: Internationale Unternehmen haben wahrscheinlich Teams in vielen der Märkte, in denen sie geschäftlich tätig sind. Das Portfoliomanagement wird schwieriger, da die Bedürfnisse dieser Teams und Märkte so stark voneinander abweichen können. In diesem Fall ist es besonders wichtig, Portfolios für Initiativen zu priorisieren, die die Unternehmensziele als Ganzes und nicht nur die Ziele eines bestimmten Marktes unterstützen.
- Remote-Unternehmen: Unternehmen, die vollständig remote sind, sollten die Verwendung von Projektportfoliomanagement-Software in Betracht ziehen, um die Kommunikation und Projekttransparenz zu erleichtern. Zentrale Dashboards, automatische Workflow-Benachrichtigungen und Berichterstellung sowie Echtzeit-Messaging sind unschätzbare Werkzeuge, die Sie bei der Verwaltung von Portfolios und Teams aus der Ferne verwenden können.
- Fertigungsbusiness-Portfolios: Unternehmen, die Waren für Kunden produzieren, sollten Tools in Betracht ziehen, die es ihren Kunden ermöglichen, Aktualisierungen zu erhalten und Projektberichte in Echtzeit anzuzeigen. Sie können eine Menge Zeit sparen, indem Sie Benachrichtigungen automatisieren oder Kunden ihren eigenen Zugriff auf Statusberichte geben, anstatt manuell Aktualisierungs-E-Mails zu versenden und Fragen an Dutzende von verschiedenen Personen zu beantworten.
Best Practices für das Projektportfoliomanagement
Es kann schwierig sein zu wissen, wie Sie das Projektportfoliomanagement in Ihrem Unternehmen implementieren. Von der Auswahl Ihrer Priorisierungskriterien bis zur Suche nach den richtigen Software-Tools haben wir im Folgenden eine Liste mit Expertentipps zusammengestellt:
- Erstellen Sie ein Portfolio-Management-Team (oder eine Abteilung):
Ein erfahrenes Team zusammenzustellen, das für das Projektportfoliomanagement verantwortlich ist, ist eine der besten Möglichkeiten, um den Erfolg sicherzustellen. „Es liegt viel Macht in den Händen der Verantwortlichen, die das Projektportfolio verwalten, aber wenn sie für die Aufgabe gut geeignet sind, wird dies für das Unternehmen eine erhebliche Vorwärtsdynamik bedeuten. Ein paar erfahrene Manager, die für das Projektportfoliomanagement verantwortlich sind, können dazu beitragen, alle wichtigen Probleme zu bekämpfen, während Teamkollegen einzelne Voreingenommenheiten bei der Entscheidungsfindung ausgleichen können“, schlägt James Diel, Gründer und CEO von Textel, vor. - Wählen Sie Priorisierungskriterien aus, die mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen:
Einer der wichtigsten Bestandteile des Projektportfoliomanagements ist die Priorisierung verschiedener Projekte. Es ist wichtig, dass Sie Projekte nach Kriterien priorisieren, die Fortschritte bei der Erreichung der Unternehmensziele fördern. „Unsere Projekte werden sorgfältig ausgewählt, um unser Unternehmen unseren strategischen Zielen näher zu bringen. Wenn uns ein Projekt nicht hilft, unsere Ziele zu erreichen, wäre das eine Verschwendung von Unternehmensressourcen und Bemühungen am Arbeitsplatz. Als Projektmanager bewerte und priorisiere ich Projekte mit Blick auf unsere gesamte Geschäftsstrategie“, sagt Brad Tousenard, Gründer und CEO von SpinupWP.
- Seien Sie flexibel: Verstehen Sie, dass sich die Geschäftsanforderungen bei einer Vielzahl von Faktoren ändern. Fördern Sie die Flexibilität in Ihren Teams, um sich einfacher darauf einstellen zu können. „Damit ein Unternehmen in einem dynamischen und gesättigten Markt hervorsticht, muss es die Fähigkeit haben, sich schnell anzupassen. Die schnelle Anpassungsfähigkeit, um Lösungen für jedes Problem zu finden, erfordert eine außergewöhnliche Führung und ein effektives Management“, rät Shepler.
- Verfügbare Tools verwenden: Es gibt zahlreiche kostenlose Vorlagenressourcen und Software-Tools, die ihnen helfen, das Projektportfoliomanagement zu erleichtern. Wählen Sie diejenigen aus, die am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet sind, und scheuen Sie sich nicht, sie regelmäßig zu verwenden. „Ressourcen sind in jeder Organisation begrenzt, da Projekte miteinander um Finanzierung konkurrieren. Mit den richtigen Portfolio-Management-Tools können Sie die unternehmensweite Ressourcenverfügbarkeit prüfen, bevor Sie Projekte auswählen und die beste Lösung auswählen, um Ihre Zuweisung zu optimieren. Mit dem Projektportfoliomanagement können Sie diese Projekte auch in regelmäßigen Abständen überprüfen und neu bewerten, um sicherzustellen, dass Ihr Budget weiterhin mit den Geschäfts- und Projektzielen übereinstimmt“, sagt Diel.
- Verstehen Sie die bestehende Kultur: Behalten Sie die Unternehmenskultur im Auge, wenn Sie umfangreiche Änderungen vornehmen. Ein Unternehmen mit einer Geschichte eines Laissez-faire-Ansatzes bei Terminen reagiert möglicherweise nicht gut auf eine Verschiebung über Nacht auf harte Fälligkeitstermine und umgekehrt. „Bei der Implementierung eines PPM-Programms ist es wichtig, den organisatorischen und kulturellen Kontext zu verstehen. Viele neue Programme scheitern, weil sie Praktiken etablieren, die außerhalb des Kontexts stehen. Erfolgreiche Programme legen klare Geschäftsziele fest und etablieren dann Prozesse und Praktiken, die das Unternehmen in die neue Richtung bewegen“, rät Zucker.
Vorlagen für das Projektportfoliomanagement
Vorlagen für das Projektportfoliomanagement sind Werkzeuge, um bestimmte Prozesse des PPM-Lebenszyklus zu unterstützen, indem sie Budgettabellen, Zeitachsen und Dashboards zur Visualisierung Ihrer Daten bereitstellen. Viele umfassende Software-Tools kombinieren diese Funktionen zu einer einheitlichen Lösung.
Wenn Sie bestimmte Lücken in der Software finden, die Sie derzeit für das Portfoliomanagement verwenden, können Sie Vorlagen verwenden, um ihren Portfoliostatus einfach zu melden, Ihr laufendes Budget nachzuverfolgen oder ein Dashboard zu erstellen, um Ihr gesamtes Portfolio zu visualisieren. Sie können auch aus einer größeren Auswahl an kostenlosen Vorlagen für das Projektportfoliomanagement auswählen.
Erleichterungskit für das Projektportfoliomanagement
Projektportfoliomanagement ist ein komplizierter Prozess. Wir haben dieses Kit für das Projektportfoliomanagement zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. In diesem Kit finden Sie anpassbare Vorlagen, die Ihnen helfen, Meetings zu planen und durchzuführen, Projekte zu priorisieren und Portfolioberichte und Dashboards zu erstellen.
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Vorlage für eine Meeting-Agenda
Verwenden Sie diese Vorlage für die Meeting-Agenda, um Ihre Projektportfoliomanagement-Meetings einfach zu planen. Erstellen Sie einen Zeitplan, um Projektprioritäten, laufende Projekte, Budgets oder andere Probleme im Portfoliomanagement zu besprechen. Wir haben einen Beispielzeitplan zur Verfügung gestellt, aber Sie können die Vorlage leicht bearbeiten, um Ihre spezifischen Bedürfnisse zu berücksichtigen.
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Vorlage für Meetingprotokoll
Verwenden Sie diese Vorlage für Meetingprotokolle, um Feedback und Notizen aus Ihren Projektportfoliomanagement-Meetings zu erfassen. In dieser Vorlage finden Sie Platz, um die Teilnehmer und Ziele von Meetings aufzulisten.
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Microsoft Excel
Projektpriorisierungsvorlage
Verwenden Sie diese Vorlage, um eine benutzerdefinierte Liste von Projekten zu erstellen, die nach Priorität sortiert ist, und zwar unter Verwendung der von Ihnen festgelegten Kriterien. Wählen Sie Ihre wichtigsten Kriterien aus und ordnen Sie Ihre Projektoptionen auf einer Skala von eins bis fünf ein. Diese Vorlage erstellt dann eine Rangliste der Projekte, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
Vorlage für die Projektpriorisierung herunterladen
Microsoft Excel
Statusberichtsvorlage für Projektportfolios
Mit dieser Vorlage für den Statusbericht für das Projektportfolio vereinfachen Sie die Berichterstattung. Erstellen und zeigen Sie eine 12-monatige Zeitleiste mit Projektstatus mit Details und Zusammenfassungen zu jedem Projekt an. Erstellen Sie eine Budgetübersicht und verwenden Sie den farbcodierten Leitfaden, um anzuzeigen, welche Elemente auf Kurs sind.
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Microsoft Excel
Vorlage für Projektportfolio-Dashboard
Mit dieser Dashboard-Vorlage für das Projektportfolio erstellen Sie einen visuellen Leitfaden für den Projektstatus. Mit leicht lesbaren grafischen Diagrammen können Sie Lieferzeitpläne, Ressourcenzuweisungen und den finanzwirtschaftlichen Status aller Projekte innerhalb Ihres Portfolios anzeigen. Sie können den Projektstatus auch in einem weniger grafischen Tabellenblattformat zusammenfassen.
Vorlage für Projektportfolio-Dashboard herunterladen – Microsoft Excel
Wichtige Funktionen in PPM-Tools
Ein Projektportfolio-Tool ist ein zentrales Managementsystem, um den Prozess des Projektportfoliomanagements zu überwachen. Um die vielen Ziele des Portfoliomanagements zu erreichen, gibt es eine Vielzahl von Software-Tools, die Prozesse automatisieren und Daten organisieren.
„Bevor Sie auf dem aktuellen Markt in den riesigen Ozean der Projektmanagement-Software eintauchen, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und genau zu bewerten, was Ihr Unternehmen von Ihrer Projektportfoliomanagement-Software benötigt“, sagt Shepler. „Eine erstklassige PPM-Software besteht aus bestimmten Funktionen, die das optimale Maß an Aufmerksamkeit und Analyse gewährleisten, die erforderlich ist, um Projekte problemlos durchzuführen. Dazu gehören flexible Workflows, automatisierte und geplante Erinnerungen und Benachrichtigungen, Gantt-Diagramme und die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und Berichte zu erstellen. Die beste Software für das Projektportfoliomanagement ist eine Software, die Portfolios und Objekte mit nur wenigen Klicks modelliert, ohne andere Funktionen oder Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.“
Zucker erklärt die aktuelle Beliebtheit von Software-Tools. „Die Softwareplattform ermöglicht es [Ihnen], den Lebenszyklus aller Projekte nachzuverfolgen, von der Ideenfindung über die Genehmigung der Finanzierung über die Umsetzung bis hin zur Realisierung der Leistungen“, sagt er. „Wenn Sie keine Softwareplattform verwenden, würden alle diese Informationen nicht nachverfolgt oder in inkompatiblen und veralteten Tabellenblättern nachverfolgt werden.“
„Die Software kann sicherstellen, dass Daten für alle Projekte einheitlich gesammelt werden“, so Zucker weiter. „Dem Workflow kann ermöglicht werden, den manuellen Aufwand bei der Nachverfolgung von Genehmigungen zu reduzieren. Auf der Grundlage der Lösung können Standardberichte erstellt werden, was es überflüssig macht, dass die Mitarbeiter unzählige Stunden mit der manuellen Erstellung von Berichten verschwenden müssen. Die Software fördert auch standardisierte Tools und Praktiken.“
Pusz betont, dass PPM-Tools die Teammitglieder auf die Daten konzentrieren. „Wenn sie richtig konfiguriert und in organisatorische Prozesse integriert werden, helfen die Tools, emotionale Entscheidungen zu eliminieren“, sagt er. „Die Tools konzentrieren sich auf den beabsichtigten ROI und andere konfigurierte Faktoren wie Ressourcennutzung, Fähigkeiten und Budgets.“
Auswahl der richtigen Software zum Projektportfoliomanagement
Bei der Auswahl der richtigen Projektportfoliomanagement-Software für Ihr Unternehmen gibt es viele Überlegungen zu treffen. Berücksichtigen Sie die organisatorische Eignung, die Kosten und die Herausforderungen der Implementierung sowie die Funktionen, die die Software zu bieten hat.
Der grundlegende Rahmen für die Auswahl eines Werkzeugs ist in der Theorie einfach, aber in der Praxis oft komplex. Um die richtige Projektportfoliomanagement-Software für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie zwei wichtige Faktoren berücksichtigen: die organisatorische Eignung und die Kosten.
Jedes Tool bietet zwar einzigartige Funktionen, die Sie auf Ihr Unternehmen anpassen können, aber Sie sollten keine Software allein auf der Grundlage der Funktionalität auswählen. Wie Zucker und Pusz betonen, wird ein ausgefallenes Softwareprogramm nicht alle Ihre Prozessprobleme über Nacht lösen. Und in einigen Fällen kann es zu mehr Problemen führen. In diesem ersten Schritt, der organisatorischen Eignung, bestimmen Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und ob und wie ein Software-Tool diese Anforderungen erfüllen kann. Stellen Sie sich Eignung als einen Überbegriff vor, der Größe, Fähigkeiten, Unterstützungssysteme und andere kulturelle Faktoren umfasst.
„Der erste Schritt bei der Auswahl eines Projektportfoliomanagement-Tools besteht darin, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Organisation zu verstehen“, sagt Zucker. „Die meisten Tools haben ihre eigenen Stärken und Schwächen. Die zentrale Frage ist: Wie wird das Tool in Ihrem Umfeld funktionieren?“
Pusz stimmt zu. Er sagt, es sei notwendig, die Frage zu stellen: „Wie passt das Tool zur Kultur der Organisation?“
In Bezug auf die Kosten gehen die Ausgaben weit über den Anschaffungspreis der neuen Software hinaus. Wie Pusz und Zucker erklären, gibt es viele versteckte und qualitative Kosten, die das Budget, die Ressourcen und die Gesundheit Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Zucker sagt: „Schauen Sie sich nicht nur die anfänglichen Kosten für den Kauf oder die Lizenzierung der Software an. Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten.“ Es ist auch wichtig, die Kosten für das Erlernen einer neuen Software und das Training Ihres Teams für die Verwendung zu berücksichtigen.
Bei der Implementierung von Projektportfoliomanagement-Software kann es zu erheblichen Herausforderungen kommen. Pusz erklärt: „Der Nutzen von Projektportfoliomanagement-Software hängt wie für die meiste Software von der Zeit ab, die für die richtige Konfiguration aufgewendet wird. Die größeren Enterprise-Tools können umständlich zu konfigurieren sein, um alle Kriterien für die Bewertung des Projektportfoliomanagements zu berücksichtigen. Außerdem können sie teuer sein und ständige Trainings und Wartung erfordern, um mit der Unternehmensstrategie auf Kurs zu bleiben.“ Lesen Sie unseren Leitfaden zur Implementierung von Projektportfoliomanagement , um mehr zu erfahren.
Diese Herausforderungen sollten Sie nicht davon abhalten, Software für das Projektportfoliomanagement einzuführen, aber Sie sollten sich der Einschränkungen bewusst sein, bevor Sie mit der Implementierung beginnen, und aktiv daran arbeiten, sie zu beseitigen. Denn, wie Zucker betont: „Im Allgemeinen stellen sich diese Herausforderungen nicht, weil die Tools intrinsische Einschränkungen aufweisen. Die Herausforderungen werden oft durch die Vorgehensweise des Unternehmens verursacht, die Software zu erstellen oder zu konfigurieren.“
Die zu berücksichtigenden Qualitäten und Funktionalität von Projektportfoliomanagement-Tools
Sobald Sie die spezifischen Bedürfnisse und Einschränkungen Ihres Unternehmens identifiziert haben, können Sie sich Produkte ansehen und deren Funktionalität bewerten. Es gibt keine objektiv notwendigen Funktionen, aber einige gängige Qualitäten starker Tools für das Projektportfoliomanagement umfassen Berichterstellung, Dashboards und Benutzerfreundlichkeit.
Hier ist eine Liste mit Dingen, die bei der Auswahl eines PPM-Tools zu beachten sind:
- Benutzerfreundlichkeit/Benutzeroberfläche: Wählen Sie ein Tool mit einer Benutzeroberfläche aus, die einfach zu verwenden ist. Berücksichtigen Sie die Lernkurve, die mit dem Training neuer Benutzer verbunden ist.
- Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation: Kommunikations- und Zusammenarbeitsfunktionen sollten in das Tool integriert sein. Sie sollten in der Lage sein, Nachrichten zu automatisieren und sie in Echtzeit anzuzeigen.
- Cloudbasiert vs. On-Premises-Software: Berücksichtigen Sie die Kosten für die Implementierung, sowohl hinsichtlich der Zeit als auch des Budgets. Sie sollten auch die Sicherheit und Instandhaltung sowie den Zugriff auf Support in Betracht ziehen.
- Berichterstellung: Ein Projektportfoliomanagement-Tool sollte eine automatische Berichterstellung zu verschiedenen Messzahlen bieten.
- Integrationen: Stellen Sie sicher, dass neue Tools mit bereits verwendeter Software integriert werden können. Sie sollten auch sicherstellen, dass das Tool auf mehreren Plattformen nahtlos funktioniert, auch auf mobilen Geräten.
- Datenspeicherung: Berücksichtigen Sie Ihre Speicheranforderungen und stellen Sie sicher, dass neue Tools ihnen gerecht werden können. Beachten Sie, welche Arten von Dateitypen kompatibel sind und welche nicht.
- Dashboards: Ein Dashboard ist eine Datenvisualisierung, die häufig verwendet wird, um übergeordnete Messzahlen und Status zu melden. Ein gutes Software-Tool für das Projektportfoliomanagement verfügt über diese Funktionalität und kann Ihre Berichterstattungs- und Analysetaktiken erweitern.
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