Mitarbeiter und leitende Angestellte haben es oft schwer, mit der Fülle an Tools umzugehen, die dazu gedacht sind, die Zusammenarbeit zu erleichtern. Auch mit so vielen Tools scheint nichts am richtigen Ort zu sein, und die Tools (z. B. E-Mail, Online-Chat, Dateifreigabe) funktionieren nicht immer gut zusammen. Daher geben viele Mitarbeiter auf und nutzen standardmäßig das Tool, das sie am besten kennen: E-Mail.
E-Mails wird es immer geben, aber wir müssen uns ansehen, wie wir Menschen bessere Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zur Verfügung stellen können. Bis sie Zugriff auf bessere Tools haben, werden Mitarbeiter nicht von E-Mails abweichen, da sich die Menschen an das halten, womit sie vertraut sind.
Darüber hinaus geht das Chaos, das aus zu vielen Zusammenarbeitstools resultiert, zu Lasten der Produktivität. Aber Ordnung in dieses Chaos zu bringen, ist möglich, wenn man die Cloud betrachtet. Eine Cloud-basierte Arbeitsmanagement-Lösung bietet einen zentralen Arbeitsbereich, der die Zusammenarbeit mit Tools effizient gestaltet und zentralisiert, die sowohl für interne als auch für externe Arbeitnehmer intuitiv und flexibel sind.
Ist Ihre Organisation bereit, auf neue Weise zusammenzuarbeiten?
Die sichtbarsten Zeichen, dass Ihre Organisation eine neue Lösung für die Zusammenarbeit braucht, können der Frust der Arbeitnehmer und das Gefühl sein, bei der Zusammenarbeit mit anderen Zeit zu verschwenden. Aber es gibt auch solide Benutzerfälle:
- Teams, die zusammen an sich ständig verändernden Daten, Dokumenten und Plänen arbeiten
- Projekte, die kontinuierliche Planung und Management erfordern, jedoch ohne die Einschränkungen formeller Methoden
- Arbeitsaktivitäten, die einen zentralen, konsistenten Ort zur Freigabe aktueller Informationen und Kommunikationen erfordern, einschließlich zu Archivzwecken
- Die Notwendigkeit, extern zusammenzuarbeiten, aber mit mehr Sicherheit, als dies bei E-Mails möglich wäre
Was ist vielleicht das eindeutigste Zeichen von allen? Wenn einige Mitarbeiter und Teams bereits über ihre eigenen Abonnements für Cloud-Zusammenarbeitstools verfügen, ohne die Genehmigung oder technischen Support durch die IT zu haben.
Was spricht gegen E-Mails?
Einige Arbeitnehmer möchten auch weiterhin E-Mails verwenden und führen an, dass jeder ein E-Mail-Programm hat und weiß, wie er es verwendet. Aber E-Mails stellen uns auch vor beträchtliche Herausforderungen, einschließlich der riesigen Nachrichtenvolumina, die es schwierig machen, relevante Kommunikationen zu sortieren und nach einer gewissen Zeit zu suchen oder zu finden. Darüber hinaus sind E-Mails kein gutes Tools für die Verwaltung freigegebener Arbeit an Dokumenten, Konversations-Threads oder zum sicheren Austausch von Informationen.
Der Wechsel zu einem Cloud-basierten Tool kann die Sicherheit für die Zusammenarbeit verbessern, besonders mit externen Arbeitnehmern, Kunden und externen Partner. Das Tool sollte die IT den Inhaltszugriff mithilfe von weißen Listen für Benutzer einschränken lassen und granulare Kontrolle darüber bieten, was einzelne Arbeitsnehmer anzeigen und ändern können.
Für einige Arbeitnehmer bleiben E-Mails vielleicht ihr bevorzugtes Tool. Wahrscheinlicher aber ist es, dass E-Mails zu einer Notlösung werden, wenn die Mitarbeiter erkennen, wie einfach, sicher und produktiv es ist, eine umfassende Zusammenarbeitslösung zu nutzen.
Die Benutzer dazu bringen, E-Mails hinter sich zu lassen
Tools, die eine transparente Zusammenarbeit und einen gemeinsamen Kontext liefern, werden die Menschen dazu bewegen, E-Mails hinter sich zu lassen. Lösungen, die nur eine Cloud bieten, basieren jedoch auf einer Ordnerstruktur, weshalb es für die Arbeitnehmer schwierig ist, einen Kontext zu den Inhalten zu schaffen, um sie bedeutungsvoll und einfach zu finden zu gestalten.
Ein umfassendes Zusammenarbeitstool bietet eine bessere Möglichkeit, das Spektrum an Informationsarten zu organisieren und zu teilen, einschließlich grafischer Dateien und umfassender Datensätze. Ein Cloud-Zusammenarbeitstool macht es einfacher, den Kontext zu sehen, da es Inhalte aus mehreren Laufwerken, Teams und Quellen für eine zentralisierte Ansicht an einem Ort zusammenführt.
Chaos durch Klarheit ersetzen
Sie müssen verstehen, dass Sie vielleicht noch eine Weile lang mit dem Chaos leben müssen, selbst wenn sich Ihre Organisation für ein Zusammenarbeitstool entscheidet, da die Arbeitnehmer die neue Lösung erst kennenlernen müssen. Der Lohn für diese Geduld: Ein Mitarbeiter wechselt zur Cloud-Zusammenarbeitslösung und Ihre Organisation leidet nicht mehr unter dem Produktivitätsverlust durch die E-Mail-Weitergabe, sondern genießt stattdessen mehr Produktivität.