Um die Annahme zu beschleunigen, sollte der Fokus darauf liegen, was gleich bleibt

Veränderungen fallen uns schwer – deshalb hat sich das Änderungsmanagement im Unternehmen zu einer eigenen Disziplin entwickelt. Änderungsmanagement bezeichnet Strategien und Prozesse, die Individuen bei der Annahme und Umsetzung organisatorischer Änderungen unterstützen sollen. Dabei kann es sich um die Erweiterung des Produktangebots oder die Einführung einer neuen technologischen Plattform handeln.

Schon mindestens seit den 1940ern suchen Experten nach den besten Methoden für die effektive Umsetzung von Änderungen. Jetzt legt eine kürzlich durchgeführte Studie nahe, dass sich die Annahme neuer Lösungen vor dem Hintergrund organisatorischer Veränderung am effektivsten beschleunigen lässt, wenn der Fokus nicht auf die Veränderung gelegt wird, sondern auf das, was gleich bleibt.

Das mag widersprüchlich klingen, aber den Ergebnissen der Studie zufolge, die in der Fachzeitschrift Academy of Management veröffentlicht wurde, besteht eine Ursache für den Widerstand gegen Veränderung im Unternehmen darin, dass die Mitarbeiter hohen Wert auf ihr Gefühl von organisatorischer Identität legen. Veränderungen werden in diesem Zusammenhang oft als Bedrohung empfunden. „Die Mitarbeiter fürchten, dass das Unternehmen nach der Umstellung nicht mehr die Organisation ist, die sie wertschätzen und mit der sie sich identifizieren. Je höher die Ungewissheit bezüglich der Veränderung, desto stärker wird sie als Bedrohung der so wichtigen organisatorischen Identität verstanden“, schreiben die Forscher Merlijn Venus, Daan Stam und Daan van Knippenberg in einem Artikel im Harvard Business Review.

Um ihre Theorie zu testen, führten die Forscher zwei Experimente durch. Dann verglichen sie das jeweilige Maß an Unterstützung, wenn Ankündigungen bevorstehender Veränderungen im Unternehmen durch Formulierungen begleitet wurden, die ein Bild von Kontinuität vermittelten, gegenüber Ankündigungen ohne entsprechende Formulierungen. In beiden Tests kamen die Forscher zu dem Ergebnis, dass die Versuchspersonen Änderungen gegenüber aufgeschlossener waren, wenn die Unternehmensführung den Fokus darauf legte, was gleich bleiben würde.

Die Einführung neuer Technologien ist nur einer von vielen Bereichen, in denen viele Unternehmen Widerstand gegenüber Veränderung seitens der Mitarbeiter erleben. Diese Studie bietet jedoch drei wichtige Erkenntnisse für Führungskräfte, die eine neue Ausführungsplattform implementieren wollen.

1. Vertraute Aspekte des neuen Tools hervorheben

Auch technisch versierte Mitarbeiter können es als große Herausforderung empfinden, ein neues Tool oder eine neue Plattform erlernen zu müssen. Oft wird befürchtet, dass die Umstellungsphase das Arbeitstempo beeinträchtigt, was Widerstand, Frustration und gescheiterte Projekte zur Folge haben kann.

Wenn Führungskräfte eine Ausführungsplattform mit einer vertrauten Benutzeroberfläche auswählen und die Ähnlichkeiten zu anderen Tools und Anwendungen hervorheben, die die Mitarbeiter bereits kennen, können sie die Annahme fördern und den unternehmensweiten Erfolg der Plattform vorantreiben.

2. Betonen, dass eine neue Plattform keine vorhandenen Projekte oder beliebte Tools ersetzen wird

Eine neue Ausführungsplattform ändert nichts an der Art der zu erledigenden Arbeit, erleichtert aber die Umsetzung zentraler Aufgaben. Obgleich die Kernfunktionen und -aufgaben der Mitarbeiter dieselben bleiben, bietet eine neue Plattform die Gelegenheit, Ziele effizienter und effektiver zu erreichen. Funktionen, die Mitarbeitern visuellere Einblicke in Aufgaben und Zeitrahmen ermöglichen oder ihnen erlauben, bessere und schnellere datengestützte Entscheidungen zu treffen, sind einfach nur Tools, die ihnen beim Erreichen ihrer Ziele helfen.

Außerdem sollte die richtige Ausführungsplattform keine Tools ersetzen, mit denen die Mitarbeiter bereits vertraut sind und die sie nützlich und effektiv finden. Unabhängig davon, welche Kommunikations-Apps Ihr Team verwendet, z. B. Google Hangouts oder Slack, CRM-Software wie Salesforce oder andere gängige Enterprise-Lösungen, Ihre neue Ausführungsplattform sollte eine nahtlose Integration mit den Tools ermöglichen, die bereits in Verwendung sind. Statt eine Lösung zu ersetzen, die Ihre Leute kennen und mögen, sollte die Ausführungsplattform isolierte Tools zusammenführen und den Mitarbeitern helfen, die Nutzung dieser Tools zu optimieren.  

3. Mitarbeiter daran erinnern, dass das Endziel weiterhin dasselbe ist – aber einige Problempunkte wegfallen

Es wäre natürlich sinnlos, neue Software einzuführen, wenn das Endergebnis einfach das gleiche bliebe. Sie sollten Ihren Mitarbeitern gegenüber zwar betonen, dass die Zuständigkeiten größtenteils unverändert bleiben, doch einige Routineaufgaben fallen durch den Einsatz von Arbeitsmanagement-Tools komplett weg, wodurch häufige Probleme beseitigt werden. Smartsheet hat festgestellt, dass über 40 Prozent der Mitarbeiter jede Woche mehr als einen Tag mit repetitiven Aufgaben verbringen. Diese Arbeit lässt sich möglicherweise nie komplett vermeiden, aber durch die Automatisierung von Funktionen wie Datenerfassung, Statusupdates und Freigaben kann den Mitarbeitern zumindest ein Teil dieser monotonen Last abgenommen werden. Sobald sie die neue Plattform annehmen, haben die Mitarbeiter mehr Zeit und Energie, die sie in das Erreichen ihrer Endziele investieren können.

Eine neue Ausführungsplattform kann auf viele Mitarbeiter wie eine Riesenumstellung wirken und die Annahme folglich verzögern – wenn keine Abhilfe geschaffen wird. Wird eine neue Plattform jedoch als Chance präsentiert, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz zu erhöhen, und dabei betont, dass die Ziele unverändert bleiben, könnten Mitarbeiter gemäß den Forschungsergebnissen bereitwilliger sein, neue Lösungen zu akzeptieren – oder diese sogar begrüßen.