Was ist Online-Collaboration Software?
Collaboration-Software kann viele Formen annehmen, von einfachem Instant Messaging über Konferenzen und Telefonie bis zu Videokonferenzen. Einige Anwendungen konzentrieren sich möglicherweise auf ein bestimmtes Element, während andere versuchen, mehrere Funktionen zu integrieren. Eine zunehmende Anzahl von Anwendungen ermöglicht es Mitarbeitern, an demselben Dokument gleichzeitig zu arbeiten, wo immer sie sich auch immer auf dem Gleichen sind.
Wikipedia definiert Collaboration-Software als "Eine Anwendungssoftware, die entwickelt wurde, um Personen, die an einer gemeinsamen Aufgabe beteiligt sind, zu helfen, Ziele zu erreichen." Und zum Nutzen heißt es weiter: "Ein kollaboratives Arbeitsumfeld unterstützt Personen sowohl in ihrer individuellen als auch in ihrer kooperativen Arbeit und entwickelt sich so zu einer neuen Klasse von Profis, E-Profis, die unabhängig von ihrem geografischen Standort zusammenarbeiten können."
Es gibt viele Tools, die in diese Kategorie fallen könnten, aber für die Zwecke dieses Artikels definieren wir Online-Collaboration-Software als Softwareanwendung, Plattform oder Tool, die als Software-as-a-Service (SaaS) oder Cloud bereitgestellt wird und eine Reihe von Funktionen innerhalb einer Plattform enthält, die entweder direkt integriert oder in andere Anwendungen integriert sind.
Da die Nutzung von Cloud-basierter Software in den letzten Jahren exponentiell zugenommen hat, gibt es viele Begriffe, die bei der Diskussion über die Verwendung von Collaboration-Tools ins Spiel kommen können. Hier sind einige wesentliche:
- Koordinationsfunktionen: Koordination ist ein geschäftskritischer Teil jedes Projekts, mit jedem Teammitglied. Die richtige Collaboration-Software ermöglicht die Koordination von Aufgaben, Projekten, Fisten und Zuweisungen sowie die Möglichkeit für Teammitglieder, die Aufgaben gemeinsam zu koordinieren.
- Enterprise Collaboration: In den letzten Jahren haben die Anforderungen globaler Unternehmen Innovationen, Eigenschaften und Funktionen in Der Collaboration-Software vorangetrieben. Große Unternehmen nutzten früher riesige Softwarelösungen, Tools und Server, um ihre größere Arbeit zu bewältigen, aber die Mitarbeiter in den Gräben verwendeten immer noch einzelne Tools, Planer und Tabellen. Jetzt kann eine neue Generation von Lösungen Buy-in und Nutzung auf allen Unternehmensebenen ermöglichen – damit Zusammenarbeit und Projektmanagement reibungslos funktionieren und skalieren können.
- Tools für die asynchrone Collaboration: Diese Tools werden von einem Server verwaltet und ermöglichen das Senden und Empfangen von Nachrichten über die Server. Mit anderen Worten, diese Kommunikationen finden nach einem vom Server festgelegten Zeitplan und nicht in Echtzeit ab.
- Tools für synchrone Collaboration: Dieser formale Name umfasst Online-Kommunikationstools wie Skype, Yammer, Google Chat usw.
Die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft von Collaboration Tools
Mitarbeiter haben Collaboration-Tools verwendet, solange die Mitarbeiter an Projekten zusammengearbeitet haben. Telefon, Telegraph und andere umfangreiche Kommunikationstools veränderten anfang des 20. Jahrhunderts die Landschaft der modernen Wirtschaft. Verkäufer mussten nicht mehr von Tür zu Tür gehen oder darauf warten, dass ein Kunde ein Geschäft betrat, um sich mit potenziellen Kunden zu verbinden. Als das Internet ende des Jahrhunderts wuchs, begannen Mitarbeiter, E-Mails, Instant Messaging, VoIP (Voice over Internet Protocol) und Mainframe und dann serverbasierte Portale zur Verfolgung von Projekten und Zeit zu verwenden. Einige der Unternehmen, die schon früh an Collaboration-Tools beteiligt sind, umfassen die folgenden:
- Wiki: Ein Wiki ist eine vom Benutzer editierbare Website ohne bestimmten Eigentümer oder Moderator. Die erste Wiki-Site war WikiWikiWeb,das 1994 von Ward Cunningham in Portland, OR. Seitdem sind Tausende von Wiki-Sites und Software, die sie unterstützt, in Betrieb. Am erfolgreichsten ist Wikipedia, eine globale Wissensdatenbank, die jeder Leser oder Benutzer aktualisieren kann.
- Microsoft: Microsoft hat SharePoint 2001 als Content-Management- und Speichersystem eingeführt, das auch in seine Office-Produkte integriert ist. Die Von Servern betriebene Software ermöglicht mitarbeitern und Projektmitgliedern das Hochladen und Freigeben von Dokumenten, Ressourcen, Fälligkeitsterminen, Notizen und mehr. Heute ist SharePoint cloud-basiert und die Plattform ist hochgradig anpassbar.
- Lotus Notes: Die Lotus Corporation entwickelte 1989 die Textverarbeitungs-Collaboration-Software und wurde 1995 von IBM gekauft. Die Plattform, die jetzt IBM Notes heißt, wie SharePoint, übernimmt die interne und externe Kommunikation, die Einreichung und Versionierung von Dokumenten und mehr und kann leicht an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.
- Google: Eine der heutigen Powerhouse-Collaboration-Suiten wird von Google kostenlos für alle Mitinhaber eines Gmail-Kontos angeboten. Dies ermöglicht den Zugriff auf Google Docs, Google Drive, Google Sheets und die Kommunikationstools Google+ und Google Hangouts. Basierend auf einem früheren Collaboration-Tool namens Writely wurde Google Docs im Jahr 2009 breit eingeführt und hat sich schnell zu einer der weltweit am häufigsten verwendeten Tools für die Zusammenarbeit entwickelt.
Die Trends, die sich auf die Zusammenarbeit auf Kleiner- und Unternehmensebene beziehen werden, beinhalten die breitere Nutzung der Cloud für Speicher, Sicherheit und Reaktionsgeschwindigkeit. Der Schlüssel für Unternehmen besteht in der Identifizierung der Bedürfnisse ihres Unternehmens – und ihrer Mitarbeiter –, da jede Collaboration-Lösung ein vollständiges Buy-in erfordert, damit es die Produktivität wirklich steigert.
Bewertung Ihres Bedarfs an Zusammenarbeit und Ihres Unternehmens
Online-Collaboration-Software ist nicht nur für Unternehmen mit Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Es ist auch ein wertvolles Tool für jedes Unternehmen, das die Effizienz und Effektivität steigern möchte. Aber wie wählen Sie bei so vielen Möglichkeiten das richtige Collaboration-Tool für Ihr Unternehmen? Wenn Sie mit Ihrer Forschung beginnen, ist es wichtig, Ihr Unternehmen und die erforderlichen Arten der Collaboration zu untersuchen..
Mitarbeiter mit Collaboration-Tools zu unterstützen, kann die Produktivität steigern, dabei helfen, die Ergebnisse auf Kurs zu halten und den gesamten Arbeitsablauf zu verbessern. Es gibt viele Online-Optionen unabhängig von der Branche, also suchen Sie nach Lösungen mit den Funktionen, die Sie benötigen. Einige Produkte sind für Designer und kreativere Typen geeignet, die virtuelle Whiteboards und interaktive Brainstorming-Tools benötigen, während andere ideal für Unternehmen sind, die stark auf Tools zur Büroproduktivität angewiesen sind. Dennoch haben einige Optionen eine gesunde Mischung von Funktionen, die sowohl Designer als auch Führungskräfte im Unternehmen anspricht. Alles hängt von der Funktionalität ab, die Sie für Ihr spezifisches Projekt oder Ihre Organisation benötigen — einige Teams benötigen die Fähigkeit, interaktive Prototypen zu erstellen, andere möchten Microblogging- und Mindmapping-Funktionen und andere möchten eine virtuelle 3D-Welt, in der sie zusammenarbeiten können.
Zu den Personen, die zunehmend Collaboration-Tools verwenden, gehören folgende:
- Remote-Mitarbeiter (Personen, die von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten oder in einem anderen Land oder in einer anderen Zeitzone arbeiten)
- Auftragnehmer, Anbieter und Freiberufler in der wachsenden "Gig-Wirtschaft"
- Personalteams
- Projektmanager
- Agile Teammanager und Mitglieder
- Entwickler
Es ist zwar großartig, so viele Optionen zu haben, aber die Auswahl der richtigen Tools für die Collaboration kann entmutigend sein. Um Ihre Suche einzugrenzen, recherchieren Sie in Ihrem Unternehmen, um einen besseren Vorstellung davon zu bekommen, wie Mitarbeiter die Online-Collaboration-Software verwenden würden. Identifizieren Sie zunächst die Art der Projekte, für die sie verwendet werden könnte. Sprechen Sie mit den Personen, die es verwenden werden, und erfahren Sie, wie sie mit Workflow und Kommunikation in einem Projekt umgehen. Welche Schritte sind an dem Projekt beteiligt? Wie viele Mitarbeiter arbeiten daran? Wie viele Abteilungen? Welche Inhalte werden verwendet? Einige Mitarbeiter speichern Diskussionen lieber an einem zentralen Ort, während andere möglicherweise nur Kommentare zu bestimmten Dateien abgeben möchten, die dem Plan zugeordnet sind.
Treffen Sie sich in diesem Forschungszeitraum mit Projektinhabern oder Managern, um mehr über Stilpräferenzen und die Interaktion der Teammitglieder während der Zusammenarbeit zu erfahren. Welche Kommunikations- und Tracking-Methoden verwenden sie? Wo speichern sie Projektdateien? Wie arbeiten die beiden gerne? Dies bietet einen großartigen Einblick in die Art von Funktionen, die Ihrem Unternehmen am meisten zugute kommen werden.
Erstellen Sie außerdem eine Liste von Apps, die das Unternehmen häufig verwendet. Sie sollten sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Online-Collaboration-Software mit dem integriert wird, was derzeit verwendet wird. Vor allem sollten Sie herausfinden, ob das von Ihnen ausgewählte Programm die Arbeit Ihres Teams effizienter gestaltet.
Jetzt sollten Sie bereit sein, die Collaboration-Tools auf dem Markt zu bewerten und dabei die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. Um Ihnen die Suche zu erleichtern, haben wir diese Liste mit fünf wichtigen Bereichen erstellt, die Sie bei der Recherche von Online-Collaboration-Tools bewerten müssen.
Tipp 1: Wählen Sie ein Zusammenarbeit, das alle Kommunikationsmethoden unterstützt
Wenn es um Collaboration geht, ist Kommunikation alles. Es ist wichtig, dass die Lösung, die Sie wählen, der Art und Weise gerecht wird, wie Sie und Ihr Team kommunizieren. Es gibt einige Gruppen, die ihre ganze Arbeit über Gruppennachrichten hinaus verarbeiten können, während andere sich an einen Anruf halten und Projektherausforderungen durcharbeiten müssen. Andere Teammitglieder mögen es vorziehen, bei einem Meeting anwesend zu sein, um das Interesse anderer Konferenzteilnehmer zu messen.
Wenn Sie die folgenden Kommunikationsfunktionen verstehen, können Sie die richtige Collaboration-Software für Ihr Team auswählen.
Suchen Sie nach integrierten Messaging-Funktionen
Die Zusammenarbeit bei der Arbeit bedeutet nicht immer, dass zwei oder mehr Personen gleichzeitig an etwas arbeiten. Oft wird ein Dokument oder eine Datei erstellt und muss von anderen Teammitgliedern überprüft werden. Dies ist der Fall, wenn Messaging unglaublich hilfreich sein kann, um den Prozess voran zu bringen. Benutzer, die eine Datei anzeigen, sollten Nachrichten in der Datei hinterlassen können. Es sollte auch eine Möglichkeit geben, die Nachrichten privat oder mit einer Gruppe zu teilen. Neben dem Hinterlassen von Nachrichten in einzelnen Dateien sollte auch die Unterstützung für Instant Messaging (IM) in das Online-Collaboration-Tool integriert werden. Egal, ob es sich um ein kostenloses IM-Programm oder ein von der IT-Abteilung verwaltetes Programm, das Senden von IMs ist zu einer gängigen und effizienten Möglichkeit geworden, am Arbeitsplatz zu kommunizieren. Finden Sie eine Lösung, die die an Ihrem Arbeitsplatz verwendete IM-Methode unterstützt oder eine eigene Form von Messaging beinhaltet.
Bestätigen Sie, dass private Kommunikation möglich ist
Zusammenarbeit oft nur zwischen zwei Personen, die ein Konzept für die Gruppe vorbereiten, das später überprüft werden soll. Das von Ihnen ausgewählte Online-Collaboration-Tool sollte diese Art der Kommunikation ermöglichen. Die Möglichkeit für zwei Personen, gemeinsam an einer Datei zu arbeiten und gleichzeitig mithilfe ihrer Messaging-Präferenz (Audio, Video oder Online-Chat) eine interaktive Unterhaltung darüber zu führen, kann die Produktivität steigern. Darüber hinaus ist es wichtig, Datenschutz- und Zugriffseinstellungen pro Person zu haben, die bei Bedarf angepasst werden können — es gibt einige Gelegenheiten, bei denen jeder in der Gruppe nicht auf ein Gespräch zugreifen muss.
Überprüfen Sie, ob Konferenzanrufe online und telefonisch durchgeführt werden können
Es gibt viele Online-Konferenzoptionen wie GoToMeeting, Skype for Business und WebEx, aber Sie sollten Ihre Online-Collaboration-Software nicht um einen dieser Services ergänzen. Die ausgewählte Lösung sollte ähnliche Funktionen in Konferenzprogrammen bieten. Überprüfen Sie, ob es eine Grenze gibt, wie viele Teilnehmer gleichzeitig an einem Anruf teilnehmen können (normalerweise sind es 25), und erkundigen Sie sich nach Gebühren für zusätzliche Teilnehmer. Wie rufen die Leute zu einem Meeting auf? Müssen sie eine separate Anwendung auf ihrem Computer installieren oder ist sie nahtlos in die Collaboration-Software integriert? Müssen Mitarbeiter eine separate Anwendung verwenden? Stellen Sie fest, ob es auch auf Smartphones funktioniert. Vielleicht bevorzugt Ihr Unternehmen es, es einfach zu halten und eine separate Audio- / Telefonbrücke zu verwenden. Bestimmen Sie, welche Methode(n) für Ihr Unternehmen am besten funktioniert, und stellen Sie sicher, dass Ihre Software für die Online-Zusammenarbeit diese unterstützt.
Verstehen Sie die Anforderungen für das Hosten von Video-Chats
Viele Mitarbeiter haben sich daran gewöhnt, Skype und Google Hangouts für die Zusammenarbeit an Projekten zu verwenden. Die Teilnehmer müssen oft die Bildschirmfreigabe verwalten und sich mit Qualitätsproblemen befassen, die die Verwendung kostenloser Produkte begleiten können. Wenn mehrere Personen an einem Anruf arbeiten, die an derselben Datei arbeiten, ist es für alle nützlich, sie gleichzeitig ein- und zu kommentieren. Denken Sie daran, dass Video eine Belastung für Netzwerke sein kann. Wenn Diese Funktion für Sie wichtig ist, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen und Ihre Remote-Mitarbeiter, die diese Lösung verwenden, über Netzwerke mit ausreichend Bandbreite verfügen, um sie effektiv zu handhaben.
Speichern Sie Projektgespräche an einem zentralen Ort
Einer der neuesten Trends in der Online-Collaboration-Software ist, dass alle Gespräche über ein Projekt an einem zentralen Ort gespeichert werden. Stellen Sie sich dies als Bulletin Board oder Facebook für Unternehmen vor, aber ohne die Werbung. Anstatt Personen zu einer Veranstaltung einzuladen, bei der alle Kommentare und zusätzliche Kommentare zu bestimmten Nachrichten hinterlassen, haben Teammitglieder ein ähnliches Messaging-Center für ein bestimmtes Projekt.
Tipp 2: Wählen Sie einfache, intuitive Online-Zusammenarbeit, um die Akzeptanz zu steigern
Die Einführung eines neuen Tools am Arbeitsplatz hat viele Vorteile. Es kann die Produktivität steigern, Mitarbeitern helfen, intelligenter zu arbeiten, und im Falle von Collaboration-Tools die Kommunikation verbessern und Teammitglieder dazu ermutigen, persönliche Beziehungen aufzubauen. Aber manchmal ist das Hinzufügen von zusätzlichen Tools nicht unbedingt eine gute Sache, wenn Sie sich Online-Collaboration-Software ansehen. Es ist unerlässlich, dass alle das gleiche Programm verwenden, und es entfällt die Notwendigkeit, mehrere Tools zu unterstützen oder die Komplexität zu bewältigen, in der jeder ein anderes Tool verwendet.
Um die Akzeptanz eines neuen Tools am Arbeitsplatz zu steigern, ist benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Die Leute sind beschäftigt und haben nicht viel Freizeit, um neue Tools von Grund auf zu lernen. Und wenn sich ein neues Tool als kompliziert zu erlernen oder schwer zu verwenden erweist, werden die Leute es aufgeben, was es zu einem fruchtlosen Versuch macht. Wenn die neue Online-Collaboration-Software jedoch über eine Benutzeroberfläche verfügt, mit der die Benutzer vertraut sind, schnell zu erlernen und zu verwenden ist, wird die Einführung erfolgreicher sein. Und denken Sie daran, dass das Tool, das Sie auswählen, nicht unbedingt mit großen Vorabkosten verbunden sein muss: Manchmal ist ein einfaches Tool die beste Option.
Wählen Sie Produkt mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche
Suchen Sie nach einer Lösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche , die vertraut und einfach zu navigieren ist. Die Lösung sollte auch nicht zu komplex oder zu einfach sein. Es sollte der Art und Weise entsprechen, wie sich jeder Einzelne für seine Arbeit entscheidet. Einige Teams entscheiden sich für eine Plattform mit Dashboard-Funktionalität, damit sie Designs oder Dokumente zur Überprüfung ziehen und ablegen können oder einen Überblick über den Projektstatus und die Metriken in einer einzigen, zentralen Informationsdrehscheibe erhalten können. Darüber hinaus sollte die Lösung in andere Programme oder Methoden integriert und unterstützt werden, die derzeit verwendet werden. Wenn ein Programm nicht einfach zu bedienen ist, werden die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen es nicht übernehmen.
Wählen Sie Software mit Workflow-Management-Funktionen
Die Collaboration bei der Arbeit endet nicht damit, einen Kommentar zu hinterlassen. Dazu gehört auch ein Workflow. Daher sollte die von Ihnen ausgewählte Online-Collaboration-Software dazu beitragen, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Es sollte den Speicherort einer Datei oder eines Dokuments verfolgen, wer Änderungen an ihr und wann vorgenommen hat, und sogar dazu beitragen, sie im Prozess über Aufgabenmanagement-Funktionen zu bewegen.
Suchen Sie nach einem Produkt, der eine digitale Arbeitsbereich für Brainstorming-Sitzungen bietet
Viele phänomenale Ideen kommen aus einer guten Brainstorming-Sitzung. In der heutigen Arbeitsumgebung, in der Personen zu Hause arbeiten oder sich in verschiedenen Büros auf der ganzen Welt befinden, ist es eine Herausforderung, alle vor das Whiteboard zu bringen. Die gute Nachricht ist, dass Sie mit dem richtigen Online-Collaboration-Tool alle auf einem virtuellen Whiteboard zusammenbringen können. Schließlich geht es bei der Zusammenarbeit nicht um den Standort, sondern um die Mitarbeiter.
Untersuchung der Art der bereitgestellten mobilen Hilfe
Dank Smartphones, Tablets und allgegenwärtigem WLAN hören die Personen nicht auf, zu arbeiten, wenn sie den Computer verlassen. Viele Mitarbeiter möchten ihre Mobilgeräte verwenden können, um unterwegs Projekte zu überprüfen, also achten Sie darauf, die Art des verfügbaren mobilen Support zu berücksichtigen. Sie können nicht nur kompatibel sein oder eine mobile App für Windows Phone, Apple iOS und Android-Geräte haben, sondern auch herausfinden, ob es Einschränkungen gibt. Können Teammitglieder beispielsweise bei der Verwendung der Mobilen App-Version nur Änderungen an einem Dokument anzeigen oder können sie auch Kommentare hinzufügen?
Stellen Sie sicher, dass es auf mehreren Plattformen funktioniert
Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere Computerplattformen am Arbeitsplatz vorzufinden. Designer arbeiten möglicherweise an Macs, während das Business-Team PCs verwendet. Denken Sie auch an die Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten (entweder Vollzeit oder nach herkömmlichen Arbeitszeiten), die zu Hause eine ganz andere Plattform nutzen können als bei der Arbeit. Die von Ihnen ausgewählte Online-Collaboration-Software sollte nahtlos auf allen Plattformen funktionieren: Macs, PCs und sogar Linux (wenn das Teil Ihrer Umgebung ist). Eine Lösung, die zunächst mit mehreren Betriebssystemen (OS) kompatibel ist, wird wahrscheinlich skalierbar sein und zukünftige Betriebssystem-Updates unterstützen.
Tipp 3: Stellen Sie sicher, dass Ihre Wahl über Planungsfunktionen verfügt, die Ihnen helfen, Projekte auf Kurs zu halten
Ein wesentlicher Schlüssel für ein erfolgreiches Projekt ist die Terminplanung. Neben der Einhaltung von Fristen kann es auch ein nützliches Tool für Teammitglieder sein, um ihre Arbeit zu verwalten. Während es bei der Zusammenarbeit oft darum geht, Dateien zu überprüfen und Änderungen vorzunehmen oder Kommentare in Echtzeit hinzuzufügen, geht es auch darum, Verantwortung für Ihre Leistungen zu tragen. Wenn Mitarbeiter ihre Statusaktualisierungen in ihre Aufgaben können, spart dies dem Projektmanager Zeit, und jeder kennt den Status des Projekts. Wenn sich all dies in der Cloud befindet - in Echtzeit -, dann sind alle auf der gleichen Stand.
Bestätigen Sie, dass Aufgabenlisten erstellt werden können
Um alle sich bewegenden Teile eines Projekts zu überwachen, sollte die von Ihnen gewählte Online-Zusammenarbeitssoftware in der Lage sein, Aufgabenlisten zu erstellen. Dies ist mehr als nur eine langwierige To-do-Liste. Wenn Sie Aufgabenlisten erstellen, analysieren Sie zunächst die Ergebnisse eines Projekts und weisen Sie Aufgabenverantwortlichen zu, die für jedes Element verantwortlich sind. Suchen Sie nach einem Online-Collaboration-Tool, das Einzelpersonen Aufgaben Fälligkeitsdaten und Unteraufgaben sowie die Möglichkeit bietet, Dateien an eine bestimmte Aufgabe anfügen zu können.
Sehen Sie, wie es die Planung und Verfolgung mehrerer Aufgaben verwaltet
Projekte haben in der Regel mehrere bewegliche Teile und viele Abhängigkeiten. Dann ist die Planung entscheidend. Es ist eine Sache, Termine und Aufgaben dem Kalender hinzuzufügen, aber die Möglichkeit, sie im Überblick zu behalten und zu automatisieren, kann den Mitarbeitern helfen, Fristen einzuhalten. Die von Ihnen gewählte Online-Zusammenarbeitssoftware sollte den Status von Aufgaben- und Projektmeilensteinen überwachen und sogar automatisierte Erinnerungen oder eine Warnung an Teammitglieder senden, wenn eine Frist näher rückt oder wenn etwas in Verzug geraten ist.
Bestimmen Sie, ob Gantt-Diagramme unterstützt werden
Für Projektmanager sind Gantt-Diagramme visuelle Roadmaps, die potenzielle Unebenheiten auf der Straße identifizieren, damit sie entsprechend planen können. Auf einen Blick kann ein Gantt-Diagramm zeigen, ob Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden, ob Fristen eingehalten werden, ob die richtigen Abhängigkeiten vorhanden sind und ob etwas zurückfällt. Je nachdem, mit welchem Tool Sie ein Gantt-Diagramm erstellen, kann es auch Warnungen und Erinnerungen an bestimmte Teammitglieder senden. Wenn es um die Collaboration geht, sind Gantt-Diagramme ein nützliches Tool, um den Status eines bestimmten Dokuments und seine Position im Workflow-Prozess zu sehen. Online-Collaboration-Software ist zwar nicht gleichbedeutend mit Gantt-Diagrammen, aber die Möglichkeit, zumindest ein Gantt-Diagramm für ein Projekt anzuzeigen, kann dazu beitragen, Teammitglieder auf dem laufenden zu halten, damit sie immer den Status ihrer Arbeit kennen.
Stellen Sie sicher, dass das Tool in Ihre Kalender-Apps integriert wird
Sobald Aufgaben zugewiesen und Meilensteine und Fristen festgelegt wurden, ist eine der einfachsten Möglichkeiten, diese Informationen in einem Kalender zu sehen. Es gibt keinen Grund, das Rad neu zu erfinden: Suchen Sie nach einer Lösung, die eine Standard-Kalenderansicht verwendet, die Mitarbeiter bereits gewohnt sind. Achten Sie außerdem darauf, dass teammitgliedern aufgaben in ihren individuellen Kalendern angezeigt werden können. Viele Programme lassen sich in bestehende Kalender-Apps wie Google, Outlook oder iCal integrieren und fügen diesen Programmen automatisch Termine und Meetings hinzu.
Tipp 4: Wählen Sie eine dynamische Dateifreigabelösung
Bei Online-Collaboration-Software geht es nicht um eine Gruppe von Personen, die an einer einzigen Datei arbeiten. Es geht um ein Team, das an einem Projekt mit mehreren Dateitypen arbeitet. Je nach Projektumfang kann es eine Vielzahl von Dateitypen umfassen, wie PDF, Excel, Word, PNG oder JPG (Bilder), Google Docs, Power Point, Projektdateien und mehr. Es ist wichtig, ein Online-Repository zu haben, in dem alle Projektdateien von Teammitgliedern gespeichert, zugänglich und bearbeitbar sind.
Zertifizieren sie Produkt Sicherheitsfunktionen, die mit den IT-Anforderungen in Einklang stehen
Wenn einer Gruppe von Mitarbeitern Dateien intern und extern zur Verfügung gestellt werden, ist Sicherheit unerlässlich. Sie sollten sicherstellen, dass die Lösung, die Sie auswählen, zumindest den Sicherheitsanforderungen der IT-Abteilung Ihres Unternehmens entspricht. Wenn Sie außerdem die Zugriffsebene verwalten möchten, die jeder Benutzer hat (um bestimmte Details anzuzeigen oder Änderungen an Dateien vorzunehmen), suchen Sie nach einer Option, die Rollenverwaltung bietet. Dies kann verwendet werden, um Berechtigungsstufen einfach zu zuweisen.
Überprüfen Sie, ob die Lösung mit der Art der von Ihnen am häufigsten verwendeten Dateien funktioniert
Da Online-Collaboration-Tools auch als Repository für alle Dateien in einem Projekt dienen können, bestätigen Sie, dass sie alle von Ihnen verwendeten Dateitypen unterstützen. Erstellen Sie eine Liste aller möglichen Dateiformate, die in verschiedenen Projekten verwendet werden, und verwenden Sie diese als Referenz bei der Suche nach Features.
Bestätigen Sie die Möglichkeit, Feedback an einzelne Dateien anfügen zu können
Manchmal möchten Sie keine Änderung oder einen Kommentar direkt zu einer angehängten Datei hinzufügen. Stattdessen möchten Sie vielleicht eine Diskussion über den Inhalt einer Datei beginnen und diesen Kommentar damit in Verbindung stellen. Diese Funktion steht im Mittelpunkt der Collaborations-Software, also suchen Sie nach einer Lösung, mit der Benutzer Kommentare zu Ordnern und Dateien posten und sogar Nachrichten hinterlassen können. Teammitglieder sollten praktisch jedes Gerät (Smartphone, Tablet oder Desktop-Computer) verwenden können, um Kommentare zu hinterlassen. Besser noch, finden Sie ein Tool, mit dem Sie Berichte erstellen können, damit Sie wissen, welche Dateien die meisten Diskussionen auslösen.
Wählen Sie ein Tool aus, das sich nahtlos in Apps integriert, die Ihr Unternehmen verwendet
Bei der Einführung eines neuen Tools im Büro ist es wichtig, dass es gut funktioniert – oder tief integriert ist – mit anderen Anwendungen und Programmen, die bereits im gesamten Unternehmen bereitgestellt werden. Wenn Mitarbeiter immer noch viele der Tools verwenden können, die ihnen in Verbindung mit dem neuen Produkt gefällt, wird die Akzeptanz höher sein. Nehmen Sie ein Inventar der in Ihrem Unternehmen bereits verwendeten Apps auf. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Cloud-Speicher (Box, DropBox, Google Drive usw.), Google Apps und andere Produktivitätsprogramme verwendet, sollten Sie diese im rahmen des neuen Tools für die Zusammenarbeit verwenden können.
Tipp 5: Wählen Sie ein Produkt mit Echtzeit-Zusammenarbeit
Die Verwendung von Online-Collaboration-Tools zum Abschließen von Projekten bietet viele Vorteile. Es gibt Teammitgliedern die Möglichkeit, Projektdateien zu bearbeiten, Feedback zu geben, Kommentare zu hinterlassen und miteinander in Echtzeit zu chatten, ohne eine Datei zu haben, die "ausgecheckt" und "eincheckt" oder zur Versionskontrolle nachverfolgt werden muss. Es hilft, eine aktuelle Version konsistent zu pflegen, unabhängig davon, wer daran arbeitet oder wann sie daran arbeiten. Diese Methode kann zwar viel Zeit sparen und das Projekt schnell voran bringen, kann aber auch einige Herausforderungen mit sich bringen, wenn die Collaboration-Software Änderungen nicht richtig verwalten und nachverfolgen kann. Suchen Sie bei der Bewertung eines Online-Collaboration-Tools nach diesen Schlüsselfunktionen, um die Versionskontrolle und den Dateischutz zu handhaben.
Finde Sie heraus, ob Sie Mitarbeiter hinzufügen
Ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, eine der ersten Fragen, die Sie bei der Suche nach einem Online-Collaboration-Tool stellen sollten, ist, ob die Anzahl der Mitarbeiter, die das Produkt verwenden können, limitiert ist. Sie möchten auch wissen, ob es eine Grenze dafür gibt, wie viele Personen gleichzeitig zusammenarbeiten können. Die Zusammenarbeit an Projekten beschränkt sich nicht nur auf Mitarbeiter im Unternehmen. Viele Projektbeitragsleister oder Teammitglieder von außerhalb des Unternehmens, wie Partner, Lieferanten und Kunden, benötigen Zugriff und Input zu den Projektplänen. Es ist wichtig zu verstehen, ob es einschränkungen für diese Benutzer gibt. Wenn beispielsweise jemand, der Änderungen an einer Datei vorträgt, nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sollten Sie herausfinden, ob Sie eine Gebühr für die Verwendung des Tools zahlen müssen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie steuern können, was sie anzeigen oder bearbeiten können. Die von Ihnen gewählte Online-Collaboration-Software sollte alle Benutzer berücksichtigen, egal wo sie sich befinden.
Verstehen Sie, wie sie Änderungen von verschiedenen Personen nachverfolgt
Bei der echten Zusammenarbeit arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an demselben Projektplan oder an denselben Dateien. Wenn dies der Fall ist, können zwei Personen Änderungen am selben Abschnitt machen. Ein intelligentes Collaboration-Tool ermöglicht es jeder Person, die an der Datei arbeitet, zu sehen, wo die andere Person Änderungen vornimmt - auch wenn sie gleichzeitig stattfinden. Wie sieht es aus, wenn ein Teammitglied offline an einer Datei arbeitet? Wenn sie in die Online-Umgebung zurückgegeben wird, sollte die Datei immer noch angeben, welche Änderungen offline und von wem vorgenommen wurden, und automatisch mit der neuesten Version synchronisieren.
Identifizieren Sie die Arten von Benutzern, die Änderungen überschreiben können
Wenn mehrere Personen an dem Projektplan oder der Datei arbeiten, kann viel passieren. Manchmal stimmt der Projektinhaber nicht mit allen vorgenommenen Änderungen überein und möchte Änderungen ablehnen oder auf eine frühere Version zurückkehren. Vielleicht möchte der Projektmanager einen Abschnitt einfügen, der aus der dritten Version der Datei entfernt wurde. Es sollte kein komplizierter Prozess sein, diese Version zu finden und sie wieder in das Dokument zu zusammenführen. Wenn sich das Überschreiben ändert, suchen Sie nach einer Sperrfunktion, damit die endgültige Version wirklich endgültig ist.
Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wie Sie recherchieren und worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Online-Collaboration-Tool für Ihr Unternehmen aussuchen, beginnen Sie ihre Suche, indem Sie entscheiden, welche Funktionen am wichtigsten sind. Machen Sie diese Liste nicht allein. Schließlich ist diese Software so konzipiert, dass sie Menschen bei der Zusammenarbeit hilft. Holen Sie also andere in die Entscheidung ein und fragen Sie sie nach ihrem Prozess, was ihnen die Zusammenarbeit mit anderen erleichtern würde und welche Apps und Dateitypen sie derzeit verwenden. Wenn Sie diese Liste haben, rangieren Sie die Features in der Reihenfolge ihrer Bedeutung. Dies hilft Ihnen, Ihre Bedürfnisse zu priorisieren, was Ihnen bei Ihren Recherchen gut hilft.
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