Produktivitätsberechnung bei Mitarbeitenden
Viele externe Faktoren können die Produktivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen – die Volkswirtschaft, eine Rezession, Inflation, Wettbewerb usw. Sie können zwar nicht alles kontrollieren, aber Sie können die Leistung Ihrer Mitarbeitenden kontrollieren und messen. Die Mitarbeiterproduktivität hat einen großen Einfluss auf den Gewinn und mit einer einfachen Gleichung können Sie die Produktivität pro Person, Team oder sogar Abteilung nachverfolgen.
Sie können die Mitarbeiterproduktivität mit der Arbeitsproduktivitätsgleichung messen: Gesamtleistung / Gesamteinsatz.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen generierte Waren oder Services im Wert von 80.000 $ (Leistung) mit 1.500 Arbeitsstunden (Einsatz). Um die Arbeitsproduktivität Ihres Unternehmens zu berechnen, teilen Sie 80.000 durch 1.500, was 53 ergibt. Dies bedeutet, dass Ihr Unternehmen 53 $ pro Arbeitsstunde generiert.
Sie können auch die Arbeitsproduktivität in Bezug auf den individuellen Mitarbeiterbeitrag betrachten. In diesem Fall verwenden Sie anstelle von Arbeitsstunden als Einsatz die Anzahl der Mitarbeitenden.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen generierte in einer Woche Waren oder Services im Wert von 80.000 $ mit 30 Mitarbeitenden. Sie würden 80.000 durch 30 teilen, was 2.666 ergibt (was bedeutet, dass alle Mitarbeitenden pro Woche 2.666 $ für Ihr Unternehmen produzieren).
Produktivitätsberechnung nach Branche
Die Formel zur Berechnung der Mitarbeiterproduktivität scheint zwar recht einfach zu sein, Sie sollten jedoch je nach Branche einige Anpassungen vornehmen. Wie Sie Produktivität definieren und messen, hängt von Ihrer Tätigkeit ab, daher müssen Sie Ihre Gleichung anpassen.
So ändert sich z. B. die Serviceeinheit (Unit of Service, UOS) je nach Auftrag. Die Formel für die Arbeitsproduktivität erfordert keine UOS, aber es kann hilfreich sein, sie zu definieren, um der Leistung mehr Kontext zu verleihen. Eine Verkaufskraft kann „getätigte Anrufe“ oder „abgeschlossene Geschäfte“ als ihren UOS haben, während bei einer Reinigungskraft in einem Hotel vielleicht „gereinigte Zimmer pro Schicht“ als ihr UOS gilt.
Benchmarks und Ziele
Auch die Benchmarks und Ziele für die Produktivität ändern sich je nach Branche. Für einige Berufe gibt es bereits etablierte grundlegende Benchmarks. So gibt es beispielsweise für Mitarbeitende im Kundenservice Benchmarks, die festlegen, wie lange ein „produktiver“ Anruf dauern sollte. Viele Unternehmen werden diese Benchmarks jedoch selbst festlegen müssen.
Basierend auf diesen Benchmarks können Sie sich entscheiden, die Zielproduktivität zu ändern. In vielen Berufen, wie z. B. im Kundenservice, haben die Mitarbeitenden kaum Kontrolle über ihre eigene Produktivität (d. h. es hängt davon ab, wie viele Anrufe sie erhalten, was außerhalb ihrer Kontrolle ist). In diesem Fall ist es unrealistisch zu sagen, dass sie eine Produktivität von 100 % anstreben sollten, also können Sie das Ziel senken.
Zu berücksichtigende Branchenfaktoren
Wenn Sie die Produktivität nach der Methode der Arbeitsproduktivität berechnen, ändert sich Ihre Leistung je nach Branche. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele:
- Vertrieb: Um die Vertriebsproduktivität zu messen, sollten Sie eine Vielzahl zusätzlicher Leistungen messen, wie die Anzahl der neu eröffneten Konten, die Anzahl der getätigten Anrufe und das Umsatzvolumen in Dollar.
- Dienstleistungen: Die Dienstleistungsbranche ist aufgrund der immateriellen Leistungen eine der Branchen, in denen die Produktivität am schwierigsten zu berechnen ist. Sie könnten die Anzahl der erledigten Aufgaben oder die Anzahl der bedienten Kund*innen messen.
- Fertigung: Wenn Sie Waren herstellen, können Sie die Leistung pro Arbeitsstunde verwenden, die für die Herstellung eines einzigen Produkts erforderlich ist. Mit anderen Worten: Sie müssen die Produktkosten für eine Einheit berechnen.
Messung der Effizienz
Während die Produktivität die Quantität misst, misst die Effizienz die Qualität. Sie könnten eine sehr hohe Produktivitätszahl pro Mitarbeitendem berechnen, aber diese Zahl allein gibt Ihnen keinen Einblick in die Qualität der Arbeit. (Theoretisch könnten die Mitarbeitenden sehr produktiv erscheinen, aber tatsächlich sehr schlechte Leistungen erbringen).
Um die Produktivitätszahlen mit einem Benchmark zu vergleichen, können Sie die aktuelle Produktivität mit dem Standardaufwand vergleichen, der für die gleiche Leistung erforderlich ist. Teilen Sie die Standardarbeitsstunden durch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100. Je näher die endgültige Zahl an 100 liegt, desto effektiver sind Ihre Mitarbeitenden.
Nehmen wir zum Beispiel an, die Standardarbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt belaufen sich auf 80 und die tatsächlich geleistete Zeit auf 92. Sie würden 80 durch 92 dividieren und mit 100 multiplizieren, was eine Effizienz von 87 % ergibt.
Bei einem Vergleich von Produktivität und Effizienz sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen:
- Leerlaufzeitverhältnis: (Produktionsausfälle / Gesamtarbeitsstunden) x 100
- Aktivitätsverhältnis: (erwartete Stunden, die für die Produktion der tatsächlichen Leistung benötigt werden / tatsächlich benötigte Stunden für die vollständige Leistungserbringung) x 100
- Arbeitskapazität: (tatsächlich geleistete Arbeitsstunden / insgesamt veranschlagte Arbeitsstunden) x 100
Längsschnittberichterstattung
Der größte Vorteil der Messung der Effizienz der Mitarbeitenden liegt in der Längsschnittberichterstattung, bei der Sie die Effizienz über einen bestimmten Zeitraum berechnen. Auf diese Weise können Sie Trends erkennen, die sich darauf auswirken können, wie Sie Ihr Personal organisieren oder Mitarbeitende einstellen und entlassen.
Die Messung der langfristigen Effizienz und Produktivität kann Ihnen auch bei der Entscheidung helfen, wer eine Beförderung oder einen Bonus erhalten soll. Schließlich kann diese Art der Berichterstattung eine Rolle bei der prädiktiven Modellierung spielen: Wenn Sie die Effizienzrate der Mitarbeitenden kennen, können Sie vorhersagen, wie viele Artikel/Aufgaben in einer bestimmten Zeit produziert oder abgeschlossen werden können.
Berechnung der Produktivität in einem Unternehmen
1. Partielle Faktorproduktivität
Diese Formel setzt sich aus dem Verhältnis der Gesamtleistung zu einem einzigen Einsatz zusammen. Manager*innen neigen dazu, diese Formel am häufigsten zu verwenden, weil die Daten verfügbar und leicht zugänglich sind. Außerdem lassen sich die Gleichungen der partiellen Faktorproduktivität leichter auf bestimmte Prozesse beziehen, da sie nur einen Einsatz betreffen.
Um die partielle Faktorproduktivität zu berechnen, nehmen wir an, dass ein Unternehmen eine Leistung im Wert von 15.000 $ produziert und der wöchentliche Wert aller Einsätze (Arbeit, Materialien und andere Kosten) 8.000 $ beträgt. Sie würden 15.000 durch 8.000 teilen und so eine partielle Faktorproduktivität von 1,8 errechnen.
2. Multifaktor-Produktivität
Während bei der Formel für die partielle Faktorproduktivität ein einziger Einsatz verwendet wird, gibt die Formel für die Multifaktor-Produktivität das Verhältnis der Gesamtleistung zu einer Teilmenge von Einsätzen an. Eine Gleichung könnte zum Beispiel das Verhältnis der Leistung zu Arbeit, Material und Kapital messen. Diese Methode stellt ein umfassenderes Maß dar als die partielle Faktorproduktivität, ist aber auch schwerer zu berechnen.
Wir haben Dan Keto, einen Produktivitätsexperten von Easy Metrics, gebeten, ein Beispiel zur Veranschaulichung einer möglichen Multifaktor-Produktivitätsgleichung zu erläutern.
Einer unserer Kunden verwaltet Cross-Docking-Operationen für einen der größten Einzelhändler des Landes. Beim Cross-Docking wird importierte Seefracht in Containern entgegengenommen, entladen und dann in ausgehende Lkws umgeladen. Das ist im Grunde so, als würde man einen Zauberwürfel auseinandernehmen und dann wieder zusammensetzen. Das Paradigma der Branche besteht darin, die Produktionsmesszahl für die Arbeitskräfte, die die Fracht abwickeln, in Behälter pro Stunde (cases per hour, CPH) zu betrachten. Über einen längeren Zeitraum ist dies eine vernünftige Messzahl. Für die tägliche Verwaltung der Vorgänge pro Mitarbeitendem ist sie jedoch nicht effektiv.
Jeder Frachtcontainer kann je nach Art des Produkts zwischen 40 und 20.000 Behälter enthalten und bis zu 100 verschiedene SKUs aufweisen. Die Frachtmischung hat einen erheblichen Einfluss auf die Zeit, die für die Ausführung der Arbeit benötigt wird. Je nach Containermischung kann der CPH-Wert von 20 bis über 400 Behältern pro Arbeitsstunde variieren.
Mithilfe von CPH konnte der Kunde weder seine Anforderungen an die Produktivitäts- noch die Arbeitsprognose konsistent gestalten, da er keine anderen Faktoren in den Daten verwendete, um den Arbeitsstandard genauer zu berechnen. Indem wir SKUs, Verteilungen, Behältergewicht und Volumen in die Berechnungen einbeziehen, konnten wir einen Multifaktor-Arbeitsstandard entwickeln, der den Arbeitsaufwand für jeden Frachtcontainer genau und konsistent vorhersagen kann.
Bei Verwendung eines linearen Regressionsmodells lautet die Standardformel für diese Methode:
STUNDEN = AX + BY + CZ + D
Im Fall des obigen Beispiels: STUNDEN = A*(Anzahl der Behälter) + B*(Verteilung) + C*(SKUs) + D*(Volumen) + E*(Gewicht) + F. Die Koeffizienten A–F sind die berechneten Gewichtungsfaktoren, die mit dem Einsatz multipliziert werden, um das Endergebnis zu erhalten. Diese Koeffizienten können entweder mit Hilfe von Time-in-Motion-Studien (Modell aus dem industriellen Maschinenbau) oder, wenn Sie über einen ausreichend großen Datensatz verfügen, mit linearen Regressionstools berechnet werden. Moderne Technologie und Big Data ermöglichen es auch kleinen Betrieben, kosteneffiziente, Multifaktor-Produktivitätsstandards zu berechnen.
Das Endergebnis anhand des obigen Beispiels war, dass der Kunde in der Lage war, das Produktivitätsniveau aller Mitarbeitenden zu ermitteln und dann proaktiv zu verwalten und entsprechend zu schulen. Die Arbeitskosten konnten um über 30 % gesenkt werden.
3. Gesamte Faktorproduktivität
Diese Formel kombiniert die Auswirkungen aller bei der Produktion von Waren und Dienstleistungen eingesetzten Ressourcen (Arbeit, Kapital, Material usw.) und teilt sie in die Leistung auf. Diese Methode kann gleichzeitige Veränderungen von Leistungen und Einsätzen widerspiegeln, zeigt jedoch nicht die Wechselwirkung zwischen den einzelnen Leistungen und Einsätzen separat auf (d. h., sie sind zu breit angelegt, um spezifische Bereiche zu verbessern).
Auch diese Gleichung ist schwer zu berechnen. Unser Produktivitätsexperte von Easy Metrics, einem System für das Arbeitsmanagement, zeigt anhand eines Beispiels eine mögliche Berechnung auf.
Die Messung der gesamten Faktorproduktivität ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Bei der Entwicklung dieser Produktivitätsmesszahl ist es wichtig, sich auf Einsätze zu konzentrieren, die in Bezug auf Kosten und Effizienz in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen. Ingenieur*innen neigen häufig dazu, alle möglichen Einsatzfaktoren rund um einen Prozess zu messen. Mithilfe von Big-Data-Analysen haben wir oftmals festgestellt, dass die Korrelation vieler dieser Einsatzfaktoren unter der natürlichen Varianz (Rauschen) liegt, die innerhalb des Prozesses auftritt, sodass sich die Erfassung dieser Informationen häufig nicht lohnt.
Einer unserer Kunden ist ein großer Lebensmittelverarbeiter, der verpackte Gemüseprodukte herstellt. Das Unternehmen beschäftigt rund 200 Mitarbeitende pro Schicht, die an 16 maschinengesteuerten Produktionsstraßen arbeiten und etwa 1.000 verschiedene Produkt-SKUs herstellen. Die Standardmesszahl war die Messung der Effizienz anhand der produzierten Pfund pro Arbeitsstunde, was jedoch sehr irreführend sein kann, da es je nach Produkt zu großen Abweichungen zwischen den einzelnen Produkten kommt.
Wir haben mit dem Unternehmen zusammengearbeitet, um die Anzahl der gemessenen Faktoren zu erhöhen, ein klares Bild der Gesamtproduktivität zu erhalten und Bereiche zu identifizieren, auf die man sich konzentrieren kann, um die Produktivität zu steigern. Diese Faktoren waren:
- Maschinenverfügbarkeit: Gemessen als Prozentsatz der Schichtstunden
- Fehlzeit: Abweichung zwischen der Arbeitszeit der Mitarbeitenden und der Zeit am Fließband
- Arbeitsstandard im Vergleich zu Pfund/Std.: Entwickelte multivariate Produktionsstandards auf der Grundlage von Verpackungsart und Warenart/-mischung. Das Ergebnis wird als Prozentsatz des Standards bewertet, wobei 100 % bedeutet, dass das erwartete Produktivitätsniveau erreicht wird.
- Produktertrag/-verlust: Qualitativer Faktor, der das Fertigproduktgewicht gegenüber dem Einsatzgewicht misst.
- Faktor für die Einsatzproduktqualität: Qualitätsabweichungen bei Waren führen zu Produktivitätsabweichungen.
- Produktionszeitfaktor: Berücksichtigt die Zeit für die Umstellung von Produktionsstraßen auf neue Produkttypen. Bei kleinen Produktionsmengen sind die Umrüstzeiten pro erzeugtem Pfund verhältnismäßig größer.
Das Endergebnis war ein umfassendes Berichtsdashboard mit einem Makroergebnis des Gesamtproduktivitätsfaktors, der als Prozentsatz bewertet wurde, wobei 100 % das tägliche Ziel ist, und dann jeder der oben genannten Teilfaktoren aufgeschlüsselt wurde, sodass Defizite erkannt werden konnten. Jeder Teilfaktor wird proportional zu seiner Bedeutung gewichtet. Die Arbeitsstandards und die Maschinenverfügbarkeit wurden mit jeweils 30 % gewichtet, während die anderen Faktoren weniger stark gewichtet wurden, da diese beiden Faktoren die Produktivität hauptsächlich beeinflussen.
Gesamtproduktivitätsfaktor = 0,30 × Maschinenverfügbarkeit + 0,10 × Fehlzeiten + 0,30 × Arbeitsstandard + 0,10 × Produktertrag + 0,10 × Einsatzqualitätsfaktor + 0,10 × Produktionszeitfaktor
Der Kunde hat nun klare Einblicke in seine Abläufe und die Informationen, die er benötigt, um Mängel zu beheben, sobald sie auftreten.
Andere zu beachtende Punkte
Nachdem Sie die Formel identifiziert haben, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, gibt es eine Reihe weiterer Faktoren zu berücksichtigen:
- Produktivitätsindex: Da Produktivität ein relatives Maß ist, muss sie mit etwas anderem verglichen werden, damit die Daten aussagekräftig sind. Sie verfügen vielleicht über eine Reihe von Zahlen zur Produktivität Ihres Unternehmens, aber woher wissen Sie, ob es sich dabei um gute oder schlechte Zahlen handelt? Um die Produktivität Ihres eigenen Unternehmens zu verstehen, müssen Sie einen Produktivitätsindex erstellen. Es handelt sich dabei um das Verhältnis der in einem bestimmten Zeitraum gemessenen Produktivität zu der in einem bestimmten Basiszeitraum gemessenen Produktivität. Wenn beispielsweise die Produktivität des Basiszeitraums 2 und die des folgenden Zeitraums 2,3 beträgt, wäre der Produktivitätsindex 2,3/2 = 1,15, was bedeutet, dass die Produktivität Ihres Unternehmens um 15 % zugenommen hat. Indem Sie diese Zahlen im Laufe der Zeit nachverfolgen, können Sie Muster identifizieren und Erfolg oder Misserfolg bewerten.
- Wertschöpfung: Die Wertschöpfung ist ein gängiges Maß für Waren und Dienstleistungen (Leistung). Es ist die Differenz zwischen dem, was ein Kunde bzw. eine Kundin bezahlt, und dem, was das Unternehmen für die Rohstoffe zahlt. Je höher der Wert eines Produkts oder einer Dienstleistung ist, desto mehr Geld kann für Löhne, Gewinne oder Steuern angesetzt werden. Die Wertschöpfung wird berechnet, indem die Gesamtkosten von den Verkäufen der Leistung subtrahiert werden.
- Nutzung: Die Nutzung misst die Arbeit des Managements. Sie betrachtet die Arbeitskräfte (verfügbare Zeit) für die offene Arbeit und gibt an, wie gut die Manager*innen die Arbeitskraftressourcen genutzt haben. In einer Acht-Stunden-Schicht gibt es zum Beispiel 450 Arbeitsminuten. Wenn 380 dieser Minuten tatsächlich mit der Arbeit verbracht würden, würde die Nutzung dieser Person 84 % betragen.
Berechnen der Produktivität für Büroproduktivitätssoftware
Sie wissen, dass Technologie Ihren Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen hilft, produktiver zu sein, aber wie können Sie dies messen und belegen?
Die Berechnung des Werts von Büroproduktivitätssoftware ist nicht so eindeutig wie die Berechnung der Produktivität für Mitarbeitende oder Ihr Unternehmen. Es gibt keine allgemeingültig Formel, die den ROI eines neuen Tools berechnet.
Es gibt jedoch einige verschiedene Taktiken, die Sie anwenden können, um den Wert von Büroproduktivitätstools unter Beweis zu stellen.
- Vergleichen von Messzahlen vor und nach der Einführung des Tools: Noch bevor Sie damit beginnen, den Wert und die Produktivität eines Tools zu berechnen, müssen Sie bereits vor der Einführung des Tools Messzahlen erfasst haben. Sie benötigen Vergleichszahlen, da Sie sonst nicht in der Lage sind, dem Büroproduktivitätstool eine Verbesserung zuzuschreiben. Verfolgen Sie nach Möglichkeit bereits vor der Einführung des Tools die Gesamtzahlen auf jährlicher, vierteljährlicher, monatlicher, wöchentlicher und täglicher Basis. In einem Unternehmen mit Abonnements sollten Sie beispielsweise Tests, Konversionen, Upgrades, Downgrades und Stornierungen für jeden Zeitraum nachverfolgen. Nachdem Sie das Tool implementiert haben, können Sie dieselben Messzahlen nachverfolgen und dann die Zahlen vergleichen. Während Sie Änderungen am neuen Tool nicht zu 100 % korrelieren können (andere Faktoren könnten ebenfalls eine Rolle spielen), erhalten Sie so eine starke anekdotische Begründung.
- Rahmenwert in Form von Mitarbeiterzeit: Sobald die Mitarbeitenden das Tool verwenden, fragen Sie jede Person, wie viel Zeit er oder sie spart. Wenn Ihre Büroproduktivitätssoftware beispielsweise einen Prozess automatisiert, der früher in Vollzeit von einem*einer Mitarbeitenden verwaltet wurde, sparen Sie im Wesentlichen das Jahresgehalt dieser Person. Oder, wenn das Tool einem*einer bestimmten Mitarbeitenden fünf Stunden pro Woche spart, stellen Sie fest, wie viel Sie diesem*dieser Mitarbeitenden pro Stunde bezahlen und multiplizieren dies mit fünf, um die Gesamtersparnisse pro Woche zu berechnen.
Fallstudie: So berechnete Forrester die Produktivität von Smartsheet
Forrester Research, ein unabhängiges Technologie- und Marktforschungsunternehmen, berechnete in seiner Studie „The Total Economic Impact of Smartsheet“ quantitativ den Wert von Smartsheet, einem Tool für kollaboratives Arbeitsmanagement. Der Ansatz von Forrester dient als Fallstudie, um anderen Unternehmen dabei zu helfen, herauszufinden, wie sie Software einen monetären Wert zuweisen können.
Forrester berechnete die folgenden Unternehmensvorteile durch die Verwendung von Smartsheet:
- Steigerung der Produktivität von Arbeitsteams um 25 %, was zu Einsparungen in Höhe von 3.609.375 $ über drei Jahre führte.
- 21 % Zeitersparnis für Projekt-, Produkt- und Prozessmanager*innen, was zu Einsparungen von 5.890.500 $ über drei Jahre führte.
- Mit reduzierten Kosten von 835.200 $ über drei Jahre, um die Probleme der Kund*innen zu konsolidieren, erhöht sich die Reaktionsfähigkeit von Vertriebs- und Servicemitarbeiter*innen.
- Verbesserte Ressourcenbeschaffung für Projekte, was zu einer Kostenvermeidung von 450.000 $ über drei Jahre führte.
- ROI von 1.437 %.
Wie ermittelte Forrester diese Zahlen? Nachstehend finden Sie den Rahmen und die Methodik, die sie dabei befolgt haben:
- Abteilungsübergreifende Befragung von internen Smartsheet-Mitarbeitenden.
- Befragung von Unternehmen, die Smartsheet derzeit verwenden.
- Ein Finanzmodell mit den Kosten- und Nutzendaten, die aus den Interviews gewonnen wurden, wurde erstellt.
- Das Finanzmodell wurde auf der Grundlage der in den Interviews angesprochenen Probleme und Bedenken risikobereinigt.
Nach umfangreichen Recherchen und dem Sammeln von belastbaren Daten hat Forrester seine Ergebnisse in einer Tabelle wie dieser zusammengefasst:
Im Folgenden finden Sie eine Formel, mit der Sie diesen Ansatz für Ihr eigenes Unternehmen replizieren können:
Anzahl der Teams in Ihrem Unternehmen X wöchentlicher Produktivitätssteigerung pro Team in Stunden X Anzahl der Wochen pro Jahr ohne Urlaub X durchschnittliche Stundenvergütung X Prozentsatz der Auslastung jährlich = erhöhte Produktivität vor Risikobereinigung
Anschließend müssen Sie diese Zahl um das Risiko bereinigen (dazu müssen Sie einen prozentualen Wert zuweisen, der das Risiko in Ihrem Unternehmen darstellt).
Gesteigerte Produktivität vor Risikobereinigung X Prozentsatz der Risikobereinigung = Risikobereinigung in Dollar
Gesteigerte Produktivität vor Risikobereinigung – Risikobereinigung in Dollar = endgültige Steigerung der Produktivität des Arbeitsteams
Kurztipps zur Produktivitätssteigerung
Nachdem Sie die Produktivität auf der Ebene der Mitarbeitenden, des Unternehmens und der Software berechnet haben, lautet die nächste logische Frage: „Wie kann ich die Produktivität verbessern?“
Hier finden Sie einige einfache Tipps und Tricks zur Verbesserung der Produktivität in allen Bereichen:
Verbesserung der Produktivität der Mitarbeitenden:
- Setzen Sie klare Ziele: Mitarbeitende sind motivierter, über sich hinauszuwachsen, wenn sie klare Zielvorgaben und Richtlinien haben. Indem sie dem Team spezifische Ziele nennen, sind sie in der Lage, ihre Zeit besser einzuteilen und ihre Produktivität zu optimieren.
- Geben Sie regelmäßig Feedback: Effektives Feedback verbessert die Moral im Team und ermutigt die Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln und besser zu werden. Stellen Sie sicher, dass Sie kontinuierlich Feedback geben, das sich auf Maßnahmen und nicht auf die Person konzentriert, und seien Sie präzise.
- Stellen Sie ihnen die richtige Ausrüstung zur Verfügung: Fragen Sie die Mitarbeitenden, welche Tools und Geräte sie benötigen, um erfolgreich zu sein, und stellen Sie sicher, dass sie funktionieren! Sie dürfen die Produktivität nicht einschränken, nur weil Computer oder Software nicht richtig funktionieren.
Verbesserung der Produktivität des Unternehmens:
- Entwickeln Sie ein Anreizprogramm: Die Mitarbeitenden arbeiten härter, wenn sie sich respektiert und geschätzt fühlen. Ein Anreizprogramm, wie z. B. die Gewährung von Zusatzurlaub oder Boni, kann ein ganzes Unternehmen dazu motivieren, härter zu arbeiten. Dabei muss ein Anreizprogramm nicht einmal einen Geldwert haben, um zu wirken. Etwas so Einfaches wie ein Anerkennungsprogramm für Mitarbeitende kann die Produktivität steigern.
- Stellen Sie die Akzeptanz durch die Unternehmensführung sicher: Wenn Sie organisatorische Ziele festlegen, sollten Sie darauf achten, dass die Unternehmensführung sie unterstützt. Führungskräfte werden immer beobachtet und beurteilt, daher müssen sie mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn die Mitarbeitenden sehen, dass sie jeden Tag früher gehen oder stundenlang auf Facebook sind, werden sie anfangen, zu denken, dass das in Ordnung ist.
- Fördern Sie flexible Arbeitszeiten: Es klingt zwar kontraintuitiv, aber es ist schlecht für die Moral und die Produktivität des Unternehmens, wenn alle Mitarbeitenden dieselben starren Arbeitszeiten befolgen müssen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, von zu Hause aus zu arbeiten, ihre Arbeitszeiten selbst festzulegen und/oder unbegrenzt bezahlten Urlaub zu nehmen, erhöht dies die Loyalität und Produktivität.
Verbesserung der Softwareproduktivität:
- Holen Sie das gesamte Team ins Boot: Sie werden nichts erreichen, wenn nur eine Person das Büroproduktivitätstool verwendet. Der Schlüssel zur Wertschöpfung besteht darin, eine breite Akzeptanz zu gewährleisten. Wenn alle das gleiche Tool verwenden, kann Ihr Team schneller agieren und mehr Arbeit erledigen.
- Nutzen Sie kostenlose Schulungen: Wenn die Mitarbeitenden nicht von Anfang an wissen, wie ein Tool verwendet wird, werden sie sich nicht die Zeit nehmen, es zu lernen. Es könnte das am einfachsten zu erlernende Tool sein, aber die Mitarbeitenden fühlen sich vielleicht überfordert und wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Nutzen Sie die Vorteile der Schulungsmöglichkeiten, die Softwareunternehmen in der Regel anbieten, von On-Demand-Videos über kostenlose Webinare bis hin zu persönlichen Sitzungen.
- Erkunden Sie Integrationen: Die Mitarbeitenden verwenden täglich Dutzende verschiedener Apps. Wenn ein neues Tool nicht mit den bereits verwendeten Apps verbunden ist oder nicht mit diesen funktioniert, werden sie es nicht nutzen. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Produktivitätstools Integrationen mit anderen Tools wie Google Apps, Evernote, Tableau und anderen anbieten.
Verbessern der Produktivität mit Echtzeit-Arbeitsmanagement in Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.