Tipps und Tools für erfolgreiche Ressourcenplanung

By Kate Eby | 7. August 2018 (aktualisiert 19. September 2023)

„Beim Erfolg geht es nicht um Ihre Ressourcen. Es geht darum, wie einfallsreich Sie mit dem umgehen, was Sie haben.“, sagte Motivationsguru Tony Robbins einmal vor einem Publikum.

Obwohl viele die Planung von Ressourcen als langweilige Aktivität empfinden, ist sie für Projektmanager (PMs) einer der dynamischeren und aufregenderen Teile der Arbeit. Professionelle Projektmanager müssen Arbeit pünktlich und im Rahmen des Budgets erledigen – und der Erfolg hängt von der intelligenten Nutzung von Ressourcen ab: Mitarbeiter, Hilfsmittel, Anbieter, Auftragnehmer, Transportlogistik und andere Unternehmensteams (Rechtsabteilung, Personal, Finanzabteilung usw.). Ressourcen sind verfügbar, aber oft endlich und eingeschränkt. Sie gut und einfallsreich zu verwenden, macht den Unterschied zwischen Unternehmenserfolg und -misserfolg aus. In diesem Artikel erfahren Sie, was erforderlich ist, um Ressourcen effektiv zu planen, und Experten erklären, was erforderlich ist, um Fristen stets einzuhalten.

 

Warum Ressourcenplanung verwenden?

Der Begriff Ressourcenplanung entstand in den 1990er-Jahren aus Konzepten für die Planung kritischer Pfade. Die Idee hinter der Ressourcenplanung ist, dass Projekte über begrenzte Kapazitäten und Ressourcen verfügen, sodass diese Faktoren berücksichtigt werden müssen, wenn Manager die Durchführung eines Projekts planen.  

Die Ressourcenplanung umfasst auch das Konzept eines Projektzeitplans. So wie ein Landwirt das Wachstum eines bestimmten Anbauprodukts nicht beschleunigen kann, kann ein Projektmanager nicht erwarten, dass ein Mitarbeiter, der für ein Projekt 18 Stunden investieren muss, dies an einem einzigen Tag tut, wenn die Arbeit über drei weniger stressige Arbeitstage verteilt werden könnte (und sollte). Komponenten der Ressourcenplanung werden in Gantt-Diagrammen angezeigt. Dies sind visuelle Darstellungen des Fortschritts eines Projekts und/oder der Zeit, die jedem Projektteil zugewiesen wird.  

Fachleute in vielen Bereichen wenden Ressourcenplanung an, unabhängig davon, ob sie es so nennen oder nicht. Stellen Sie sich einen Generalauftragnehmer vor, der einen großen Hausumbau überwacht: Er muss als Projektmanager fungieren und sicherstellen, dass jeder Schritt des Umbaus in der richtigen Reihenfolge erfolgt, dass Subunternehmer an bestimmten Tagen verfügbar sind und dass bestimmte Heimsysteme funktionsfähig sind, bevor die Arbeit an der nächsten Reihe von Systemen erfolgen kann. Ein überbuchter oder kranker Subunternehmer, eine Aufgabe, die komplexer wird als erwartet, oder ein überraschendes Problem mit der Struktur des Hauses kann den Projektumfang in Sachen Zeit oder Geld ausweiten.

Die Ressourcenplanung erkennt an, dass in jeder Projektsituation Ressourcen endlich sind und die Arbeit in einer Reihe von Fristen und innerhalb eines Budgets abgeschlossen werden muss. Neben einer Komponente der Planung für den kritischen Pfad übernimmt die Ressourcenplanung auch Aspekte der Planung der kritischen Kette, die versteht, dass Ressourcen voneinander abhängig sind. Wenn im Fall des Hausumbaus zum Beispiel eine Holzknappheit im Holzlager bedeutet, dass der Unterboden nicht vollständig von Subunternehmer A installiert wurde, kann Subunternehmer B keinen Bodenbelag darauf verlegen. Ein kluger Generalauftragnehmer weiß, wie man Ressourcen handhabt, um diese Probleme zu umgehen – vielleicht in dem Wissen, dass der lokale Wiederverwendungs- und Recyclingspeicher als Ersatzressource für Holz dienen kann oder dass ein erweitertes oder teureres Holzlager beschafft werden kann, um das Gesamtprojekt in Bewegung zu halten.   

Ein Hausumbau hat viele dynamische Komponenten. Denken Sie jedoch an die entscheidende Rolle der Ressourcenplanung in einer komplexeren Unternehmenssituation, wie zum Beispiel einer der folgenden: der Umzug eines Hauptsitzes, die Integration eines übernommenen Unternehmens oder ein Produkt-Rollout rechtzeitig für Feiertagsausverkäufe oder Marketingaktivitäten. Jedes dieser Großprojekte verfügt über mehrere dynamische Komponenten und Ressourcen, die alle sorgfältig an Ort und Stelle gebracht werden müssen.

 

Vorteile der Ressourcenplanung

Mit Ressourcenplanung kann ein Manager und seine Vorgesetzten feststellen, ob ein Projekt unter den geplanten Bedingungen, dem geplanten Zeitrahmen und dem Budget rentabel ist. Wenn ein Projekt nicht unter bestimmten Bedingungen, einem bestimmten Zeitplan oder zu einem bestimmten Preis durchgeführt werden kann, muss ein Projektmanager kreativ werden oder die Unternehmensführung davon überzeugen, mehr Geld oder Zeit zu investieren, um ein Projekt abzuschließen. Hier sind einige der Vorteile der Ressourcenplanung.

  • Liefert Daten zu Nutzung, Einstellung, Stellen- und Rollenbeschreibungen: Unternehmen verbringen viele Stunden damit, Stellenbeschreibungen zu verfassen und dann die richtigen Personen für die notwendigen Rollen zu rekrutieren. Projektmanagementdaten können dazu beitragen, wichtige Informationen zu erfassen, die als Basis für die Einstellung und den Zeitaufwand der Mitarbeiter fungieren können.
  • Ermöglicht dem Projektmanagement, Geschäftsinformationstrends zu fördern: Das Projektmanagement liefert wichtige Informationen über den Zeit- und Budgetaufwand, den ein Unternehmen für seine Arbeit betreibt.
  • Projekte können schneller und mit mehr Zuversicht gestartet werden: Unternehmen mit einer kompetenten Projektmanagement-Infrastruktur, die Projektmanagementprotokolle erstellen, können aufgrund früherer Erfahrungen bessere Vermutungen über ihre Erfolgsaussichten anstellen.
  • Ermöglicht eine genaue Personalmodellierung: Wenn Sie sehen, wie viele Stunden unterschiedliche Ressourcen für verschiedene Arten von Projekten aufwenden, erhalten Personalverantwortliche und Manager ein klares Bild vom Zeitaufwand ihrer Mitarbeiter.
  • Bessere Planung bedeutet eine bessere Stimmung unter den Mitarbeitern: Eine realistische und sorgfältig durchgeführte Ressourcenplanung hält die Mitarbeiter auf Trab und fordert sie heraus, aber in einem Umfeld, in dem sie sich trotz eines gewissen Drucks eher steigern als Stress spüren. Die Ressourcenplanung macht das Risiko, das jedem Projekt innewohnt, zu einem kalkulierten Risiko mit besseren Aussichten.
  • Verbesserte Prognosen: Vergangene Planung stützt zukünftige Prognosen. Während Projektmanager immer wieder mit verschiedenen Teams arbeiten, sorgt ein archivierter oder Cloud-basierter Ressourcenplanungsmechanismus dafür, dass frühere Projekterfolge wiederholbar und nachhaltig sind.
  • Die Ressourcenplanung hängt stark mit der Budgetierung zusammen: Ob sie ein Budget verwalten oder nicht, die Ressourcenplanung ermöglicht es Projektmanagern, mit großer Genauigkeit zu bestimmen, welche Ressourcen wann und wie lange notwendig sind. In einer Umgebung, in der ein Subunternehmer eingestellt wird, um zu einem Projekt beizutragen, oder in der es um verrechenbare Stunden geht, ist eine bestimmte Vorbestimmung der Stunden wichtig, um im Budget zu liegen.
  • Bestimmt die Rentabilität von Projekten: Jedes Unternehmen hat Projektideen, aber nicht alle sind rentabel. Wenn Ressourcen nicht verfügbar sind oder für Projekte mit höherer Priorität eingeplant sind, ist dies ein Zeichen dafür, dass ein neues Projekt keine Grundlage hat oder dass externe Ressourcen erforderlich sind, um es anzugehen.
  • Maximiert die Produktivität: Die Ressourcenplanung kann eine genaue Darstellung dessen erstellen, womit Mitarbeiter und Auftragnehmer Zeit für ein Projekt aufwenden, und sie kann auch Unterschiede in der Produktivität verschiedener Ressourcen anzeigen.

Was ist ressourcenbeschränkte Planung?

Ressourcenbeschränkte Planungkalkuliert begrenzte Ressourcen ein und hält an der Realität fest, dass ein Projekt mit endlichen Ressourcen die Zeit in Anspruch nimmt, die diese Ressourcen benötigen. Wenn zum Beispiel eine begrenzte Anzahl von hochqualifizierten Wissenschaftlern einen Bericht über klinische Studien verfassen müssen, bevor sich ein Pharmaunternehmen der formellen Arzneimittelentwicklung widmen kann, kann das Unternehmen wenig tun, um den Prozess zu beschleunigen, wenn kein zusätzliches qualifiziertes Personal vorhanden ist.

Was sind Ressourcenzuweisung und -abgleich?

Ressourcenzuweisung ist der Prozess der Zuweisung bestimmter Ressourcen zu bestimmten Aufgaben. Ressourcenabgleich ist ein Ansatz für die Ressourcenzuweisung, der die Ressourcenverfügbarkeit innerhalb eines Projektzeitplans priorisiert. Zum Beispiel kann ein Projektmanager in einer Werbeagentur, der einen Kunden-Pitch erstellt, Personalressourcen wie Sommerurlaub für Mitarbeiter und kurze Freitage berücksichtigen, wenn er die kollektiven Fähigkeiten nutzt, die für eine erfolgreiche Präsentation erforderlich sind.

Was ist Ressourcenglättung?

Ressourcenglättung bezieht sich auf die Praxis der Ressourcenzuweisung, bei der Zeitbeschränkungen die höchste Priorität haben. Wenn zum Beispiel ein Kunde einer Werbeagentur kurzfristig mit einem wettbewerbsorientierten und lukrativen Geschäfts-Pitch beauftragt, arbeitet ein Projektmanager aus dem neuen Geschäftsteam von der Frist des Kunden ausgehend und bittet Ressourcen um Überstunden oder Wochenendarbeit, um pünktlich ein Kreativ-Briefing zu entwickeln.

Wie geht Microsoft Project an Ressourcenabgleich heran?

Viele Projektmanager verwenden Microsoft Project-Software, um ihre Ressourcen zu planen. Die Software bietet eine visuelle Darstellung der Ressourcenzuweisung auf Team- und individueller Ebene, und Manager können die Tools des Programms verwenden, um die Überlastung von Ressourcen zu korrigieren, indem sie entweder die Stunden einer Ressource pro Tag (oder Tagesteil) anpassen oder andere Mittel und Wege finden. Sie können Aufgaben und Ressourcen automatisch oder manuell abgleichen, je nachdem, wie es die Umstände erfordern. Weitere Informationen finden Sie hier in den Tipps von Microsoft.

Ressourcenplanung in Aktion

Bei der Ressourcenplanung hilft es, mit dem Ende im Hinterkopf zu beginnen: Projektmanager müssen wissen, ob begrenzte Ressourcen bei der Entwicklung eines Zeitplans Priorität haben, oder ob Ressourcen in einen bestimmten Zeitplan passen müssen (oder zur Verfügung gestellt werden können, wie z. B. bei der Beauftragung von Auftragnehmern). Ersteres bezieht sich auf die Ressourcenglättung und Letzteres auf den Ressourcenabgleich. Manager müssen auch Budgeteinschränkungen in Erfahrung bringen, Unvorhergesehenes und Abhängigkeiten innerhalb eines Projektzeitplans identifizieren und Risiken und Alternativpläne berücksichtigen.

Projektmanager sprechen von Ressourcenzuweisung (die Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben) und oder Ressourcenbelastung (wie viel Prozent der Zeit einer Ressource das Projekt beansprucht), Ressourcengruppierung (Bündelung aller Ressourcen pro Aktivität und Projekt innerhalb eines einzigen Zeitrahmens, in der Regel ein Histogramm) und Ressourcenplanung (das Platzieren von Zeitfenstern um Aufgaben und Ressourcen, welche die Aufgaben ausführen). Unabhängig davon, ob sie eine Software oder ein Whiteboard verwenden, müssen Projektmanager bei der Planung von Ressourcen die folgenden Faktoren und Schritte berücksichtigen:

  • Welche Ressourcen sind erforderlich? Was sind die Ressourcen (Mitarbeiter, Ausrüstung, Hilfsmittel)? Erfordert ein Projekt Konferenzräume, Leihgeräte, einen speziellen Konferenzraum für die enge Zusammenarbeit, der für mehrere Wochen gebucht werden sollte? Muss IT- oder technische Hilfe arrangiert werden? Erfordert das Projekt die Einstellung externer Auftragnehmer, und haben Sie Kontakte, oder muss ein Projektmanager freiberufliche Hilfe finden und realistische Marktpreise in Erfahrung bringen?
  • Was kann eine Ressource leisten? Wenn Mitarbeiter, die als Ressourcen für ein Projekt arbeiten, an mehreren Projekten arbeiten, wie viel Prozent ihrer Zeit oder welche Wochen oder Stunden stehen für das betroffene Projekt zur Verfügung? Welche Fähigkeiten müssen Ressourcen besitzen, um die Arbeit zu erledigen? Welche Fähigkeiten sind Kernkompetenzen für diese Ressource, was ist zu viel verlangt oder neue Fähigkeiten? Welche technischen, sozialen, organisatorischen oder Managementkompetenzen benötigen Teammitglieder?  Wenn es Kompetenzlücken oder Schwächen gibt, wie werden diese Schwächen behoben? (Zum Beispiel durch Aufsicht durch einen Vorgesetzten, der die Fähigkeiten hat, und der Hilfe einer externen Ressource oder vielleicht mit einer einmaligen Schulung?)
  • Was sind die Projektbeschränkungen? Muss das Projekt in bestimmten Phasen oder auf bestimmten Technologieplattformen (aufgrund der Fähigkeiten der Teammitglieder) geliefert werden? Benötigen interne oder Vertragsressourcen Zeit, um geschult zu werden oder sich mit einem Kunden oder internen Briefing über die Arbeit vertraut zu machen? Gibt es eine gewünschte Frist im Vergleich zu einer tatsächlichen Frist? Ist es aus Sicht des Managements wichtiger, dass das Projekt pünktlich oder innerhalb eines festgelegten Budgets erledigt wird?
  • Identifizieren Sie Aufgabenabhängigkeiten/Unvorhergesehenes. Erfordern Projektschritte eine Absegnung durch den Kunden oder die Unternehmensführung – und ist diese die Basis für Fristen? Ist ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt worden? Erfordert eine Aufgabe die Verwendung von Mietausrüstung, die Hilfe eines Beraters oder Freiberuflers oder eine Überprüfung durch einen Rechtsanwalt, und sind diese Ressourcen in einen Kalender eingetragen worden oder sind dem PM deren Verfügbarkeitsrhythmen bekannt?
  • Identifizieren Sie Annahmen. Geht der Projektmanager davon aus, dass bestimmte Mitarbeiter während der Projektlaufzeit vor Ort sind oder auf Vollzeitbasis beauftragt werden können? Geht der PM davon aus, dass eine Anfahrt erforderlich ist? Wird Lieferung/Logistik erforderlich sein? Muss ein Auftragnehmer, externer Dienstleister (Drucker, Kurier, Medienkäufer, Designer, Technologie-/Softwareentwickler) seinen Teil des Projekts in einem bestimmten Zeit- oder Budgetfenster abschließen?
  • Passen Sie Ressourcen an Aufgaben an. Welche Ressourcen (ob Einzelpersonen, externe Unternehmen, Raum oder Materialien) sind welchen Aufgaben zugeordnet? Sind Ressourcen austauschbar, wenn sich Schritte in einer Aufgabe verzögern oder Probleme darin auftreten?
  • Legen Sie Planungsprioritäten fest. Sind für das Projekt angemessene Ressourcen vorhanden? Kann ein Projektmanager die Kapazität der Nachfrage gegenüberstellen und damit Stärken sowie Schwächen innerhalb des Ressourcenansatzes darstellen?
  • Überprüfen Sie frühere Ressourcenpläne. Verfolgen die Ressourcenidentifizierung und der -plan eines Projektmanagers, was frühere Projektmanager getan haben und wurden die Projekte erfolgreich abgeschlossen? Wenn der aktuelle Ansatz oder der aktuelle Zeitplan unterschiedlich ist, wie wird sich die Arbeit unterscheiden? Gibt es neue interne oder externe Ressourcen mit ausgefeilteren Fähigkeiten oder gibt es eine Technologie (Datenbank, Archiv, Reihe von Tools), die Aufgaben beschleunigt?

Ressourcenplanung aus der Perspektive eines Projektmanagers

 

Ted Wolken

Ted Wolken, a Seattle-area project manager with 17 years of experience inside telecom, healthcare, financial services, and aerospace companies, says that the term resource scheduling came into his lexicon early on his career while he was working at Boeing. Depending on the industry and project in question, resource scheduling accounts from 30 percent to 50 percent of a project manager’s job.

In seinen Jobs waren die Ressourcen in der Regel Mitarbeiter, aber gelegentlich waren Budgetbeschränkungen oder bezahlte Dienstleistungen ein Teil der Planung. Wolken verbrachte einen großen Teil seiner Zeit mit der Ressourcenzuweisung und Ressourcenbelastung und nutzte Microsoft Project, um Ressourcen in eine Projektschnittstelle aufzunehmen, zusammen mit ihren Titeln, Fähigkeiten und der Anzahl oder dem Prozentsatz ihrer Stunden, die seinem Projekt zugewiesen wurden. Da die meisten Ressourcen einem Manager in einem separaten Team unterstellt waren und Projekte unter Wolken nur vorübergehend ausgeführt haben, waren Verhandlungen mit Managern über den Zugriff auf deren Ressourcen üblich.

„Wenn Sie Projektmanager sind, müssen Sie bereit sein, ein guter Vertreter zu sein und um Ihre Ressourcen zu kämpfen.“, erklärt er. „Respektieren Sie die Projekte anderer Personen, aber erinnern Sie sie daran, dass Ihre Bedürfnisse manchmal aufgrund von Projektfristen an erster Stelle stehen müssen. Sie müssen sich durchsetzen können und Sprecher Ihres Projekts sein.“

Unternehmen versuchen immer mehr mit immer weniger Ressourcen oder einer begrenzten Gruppe von Ressourcen zu erreichen, was bedeutet, dass Projektmanagement und eine enge Koordination zwischen Projektmanagern und Teammanagern wichtig ist. „Manager verstehen das.“, sagt er. „Sie verbringen tatsächlich mehr Zeit damit, Ressourcenkoordinatoren zu sein, als die Mitarbeiter in ihrer Gruppe zu verwalten.“

Wolken sagt, dass die meisten von ihm geleiteten Unternehmensprojekte mehrere Monate in Anspruch nahmen und er in einigen Fällen für eine bestimmte finanzielle Komponente eines Gesamtprojektbudgets verantwortlich war, wie etwa 100.000 Dollar eines Gesamtprojektbudgets von 1 Million Dollar. In einer Rolle war er für die Betriebskomponente eines neuen Call-Center mit 700 Plätzen für ein Telekommunikationsunternehmen verantwortlich. Er hatte stets mit anderen Projektmanagern zu tun, darunter einem Bauprojektmanager und einem IT-Projektmanager.

„Ich war das Bindeglied zwischen ihnen und den Bau-, Hardware- und Software-Teams.“, sagt er. Der Zeitplan des Projekts bestimmte viele Faktoren, wie zum Beispiel, wann die Personalabteilung über nutzbare Büro- und Konferenzraumflächen verfügen, um Vorstellungsgespräche mit lokalen Bewerbern zu führen, wann interne Büroausstattung und -netzwerke installiert würden und wann oder wo interne oder neu zugewiesene Mitarbeiter geschult werden können. Auf der Kommunikationsseite mussten die interne Kommunikation zur Eröffnung der Einrichtung (und damit die Bereitstellung des Kundendienstes für das Unternehmen) und die externe Kommunikation mit der lokalen Gemeinschaft und zu Stellenangeboten koordiniert werden. Das Unternehmen wäre zum Beispiel schlecht beraten, mit der Rekrutierung zu beginnen, bevor die Einrichtung eröffnet wird oder kurz davor steht, da Vorstellungsgespräche notwendig wären und Call-Center-Systeme laufen müssten, damit Eingestellte ihre Arbeit beginnen oder sich in ihre neuen Aufgaben einarbeiten können.

Oft musste er über die Verfügbarkeit von Ressourcen verhandeln. „Wenn die Gefahr bestand, einem Mitarbeiter oder Auftragnehmer zu viele Stunden aufzubürden, mussten wir (Projektmanager) zu ihren Managern gehen.“, teilt er mit.

Er bestätigt, dass 20 Prozent der Projekte das Budget oder den Zeitplan nicht einhalten können. Zum Teil, weil die Ressourcen oft in gegensätzliche Richtungen gezogen werden, da Unternehmen immer mehr Effizienz von immer weniger Mitarbeitern anstreben. Immer mehr Manager sind sich jedoch der Projektmanagementansätze für die Mitarbeiteraufsicht bewusst.

Vorlage für Projektmanagementdashboard

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Ein Projektmanagement-Dashboard ist eine visuelle Darstellung von Projektdaten. Sie können diese Vorlage verwenden, um Details wie Budget, Aufgabenstatus und Teamkommunikation darzustellen und damit Transparenz zu schaffen, während Sie die dynamischen Komponenten verwalten.

 

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Risiken und Fehler bei der Ressourcenplanung

Jedes fünfte Projekt überschreitet die zugewiesene Zeit oder das Budget, was sich unter anderem negativ auf die Finanzen und den Ruf eines Unternehmens auswirken kann. Im Folgenden finden Sie einige der vermeidbaren Fehler, die zu diesen Überschreitungen führen:

  • Vage Anforderungen: Wenn die Projektanforderungen unklar sind, können Manager weder die Anzahl noch die Art der benötigten Ressourcen bestimmen oder für wie viele Stunden diese Ressourcen benötigt werden. Indem sie zu früheren internen oder externen Projekten recherchieren und wie Führungskräfte ihre Anforderungen darin definiert haben, können Manager mehr Klarheit gewinnen.
  • Unklare Fristen und Aufgaben: Ein Projekt kann verlangsamt werden, wenn verschiedene Projektteammitglieder die Leistungen nicht korrekt oder pünktlich abschließen. Es ist unerlässlich, zu überprüfen, dass jedes Teammitglied die Aufgaben und den Zeitplan versteht.
  • Ungenaue Schätzungen: Zu unterschätzen, wie lange eine Ressource benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen, oder externem Druck (vielleicht von Kunden) nachzugeben und unrealistische Versprechen zu machen, sind klassische Fehler von Projektmanagern. Ein unrealistischer Zeitrahmen kann ein Projekt von Anfang an zum Scheitern verurteilen oder unnötigen Stress für die Teammitglieder schaffen, ihre Moral verschlechtern oder sie vor unlösbare Aufgaben stellen. Projektmanager können frühere Ressourcenplanungsmodelle verwenden oder selbst mit Ressourcen sprechen, um festzustellen, wie viel Zeit sie zuweisen müssen.
  • Schwaches Risikomanagement: Alle Ressourcen weisen Schwachstellen und Ungereimtheiten auf. Mitarbeiter nehmen Urlaub oder bleiben krank zu Hause, Winterwetter kann die Lieferung wichtiger Produktkomponenten verhindern und finanzielle Ressourcen (oder das Fehlen dieser) oder Budgetgenehmigungsverzögerungen können allesamt zu Verzögerungen und Problemen führen. Manager müssen sich gegen Unvorhergesehenes absichern und Alternativpläne zur Verfügung haben.
  • Mangelnde Flexibilität: Manager müssen etwas „Spielraum“ für die Verfügbarkeit von Ressourcen lassen. Wenn ein Projektmanager Teammitglieder aus den Teams anderer Manager anwirbt, muss er verstehen, dass diese anderen Teams plötzliche oder sich ändernde Prioritäten haben können, welche die Verfügbarkeit der Ressource verringern. Das Einplanen zusätzlicher Tage um die Liefertermine der Ressource herum kann helfen.
  • Unfähigkeit, die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters oder Auftragnehmers zu bestätigen: Wenn ein Projekt 20 Prozent der Last eines Teammitglieds abdecken soll und ein PM nach der Hälfte seiner Stunden fragt, oder wenn eine Mitarbeiterressource bereits vor langer Zeit Urlaub während des Projekts beantragt hat, ist es wahrscheinlich, dass er nicht genügend Zeit hat, sich dem Projekt in diesem Maße zu widmen. Ebenso kann es vorkommen, dass sich ein externer Anbieter oder Auftragnehmer, wenn er nicht zum erwarteten Zeitpunkt eingesetzt wird oder keine Verträge vorgelegt bekommt, die seinen Arbeitszeitrahmen und -umfang bestätigen, anderen Projekten widmet und für das Projekt nicht vollständig verfügbar ist. Es ist nie zu früh, eine Ressource zu reservieren, und sobald sie gesichert wurde, können sich die genauen Daten ändern oder angepasst werden.
  • Unfähigkeit, sich wichtige Ressourcen zu merken: Wenn ein Projekt mit Marketing zu tun hat und ein Manager die Vorlaufzeit für das Design, den Kauf, die Überprüfung und die Platzierung von Werbung nicht berücksichtigt, oder wenn ein Projekt die Anwerbung eines Vertragsherstellers erfordert, der einen durchdachten Turnaround-Zeitplan benötigt, oder wenn die in Rechnung gestellten Stunden eines Mitarbeiters von anderen Projektmanagern in Anspruch genommen wurden, konnte ein PM einige der wichtigsten Ressourcen nicht sichern. Wesentliche Ressourcen sind solche, die über einzigartige Fähigkeiten verfügen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Projektmanager müssen wissen, wer was tun kann, und eine Liste mit Alternativen führen.
  • Fehlende Definition und Planung von Abhängigkeiten und Unvorhergesehenem: Projektmanager müssen wissen, wie sie auf Verzögerungen, externe Hürden (ein Anstieg der Rohstoffpreise, ein Wettbewerber, der das Unternehmen unterbietet), die Laune des Kunden (ein externer Kunde, der seine Meinung über die Richtung eines Projekts ändert), Naturkatastrophen, internationale Belange (Wechselkurse, Import-/Exportprobleme oder Zölle) und mehr reagieren. Je nach Art des Projekts und früheren Erfahrungen kann ein cleverer Projektmanager Abhängigkeiten und Unvorhergesehenes voraussehen.

Was ist Ressourcenplanung und visuelle Planung?

Visuelle Planung ist ein Ansatz in der Projektmanagementplanung, der oft die Ressourcenplanung umfasst. Im Rahmen visueller Projektplanungsansätze können Manager Ressourcen gruppieren, eine Zeitachse verwenden, Aufgaben und Rollen als „Ereignisse“ identifizieren, die Verfügbarkeit oder Nichtverfügbarkeit von Ressourcen kennzeichnen, mehrere Ressourcen gleichzeitig anzeigen, Zeitplanänderungen per Drag-and-Drop durchführen (wenn eine Aufgabe verfrüht oder verspätet abgeschlossen wird, kann sich der Zeitplan entsprechend ändern), das gesamte Team gleichzeitig anzeigen und konkurrierende oder sich überschneidende Ressourcen identifizieren.

 

Software für Ressourcenplanung

Da Projektmanagement zu einem Unternehmensprozess gereift ist, gilt dies auch für die Technologien, die professionellen Projektmanagern zur Verfügung stehen. Das Projektmanagement begann mit Aufgaben-Meetings, entwickelte sich hin zu Whiteboards, dann Tabellenkalkulationen und schließlich zu dynamischen und teilbaren Tools, die Ressourcenplanungs- und Ressourcenmanagementfunktionen umfassen. Einige Tools sind schon ab 10 Dollar pro Person und Monat verfügbar, während andere für Unternehmen gedacht sind.

Cloud-basierte Tools

  • Avaza wurde für „kundenorientierte“ Unternehmen wie Dienstleistungsunternehmen entwickelt.
  • Hub Planner bietet einen Team-Überblick, Fähigkeiten- und Standortabstimmung, Verfügbarkeitskarten, Drag-and-Drop-Planung, Teamerstellung und eine mobile Benutzeroberfläche.
  • Resource Guru bietet einen Cloud-basierten, einheitlichen Überblick über alle Ressourcen.
  • Workstack bietet online-basierte Planungstools.

Tools für den Einsatz in Unternehmen

  • Leankor wurde für Unternehmenskunden entwickelt.
  • ProjectorPSA ist ein Tool für professionelle Dienstleistungsunternehmen mit der Fähigkeit, sich mit Enterprise-Plattformen wie Salesforce, Quickbooks und Intacct zu verbinden.
  • Saviom wurde, mit verbesserten Prognose- und Analyse-Tools, für Unternehmenskunden entwickelt.

Multi-Team-Fokus

  • ElapseIT ist nützlich für die Rechnungsstellung, Zeiterfassung und die Verwaltung mehrerer Teams (wie Rechts- oder Personalabteilungen).
  • Epicflow ist ein Tool für das Management mehrerer Projekte.

Branchenspezifische Ressourcenplanungs- und Management-Tools

  • Forecast ist eine App für das digitale Projektmanagement.
  • Teamdeck konzentriert sich auf das Management der Ressourcenverfügbarkeit und richtet sich an Softwareunternehmen, Kreativagenturen, Produktmanagementteams und Finanz-/Betriebsteams.
  • Workamajig bietet Projektmanagement für Marketingteams.
  • NetSuite Open Air wurde für Dienstleistungsunternehmen entwickelt.
  • Visual Planning wurde für das allgemeine Projektmanagement entwickelt, bietet aber Features, von denen das Baugewerbe, das Flottenmanagement, das CRM und die Außendienstbranche profitieren können.

Gantt-Diagramm-Optionen

  • eResourceScheduler verwendet sowohl visuelle als auch Gantt-Diagramme.
  • Ganttic ist kostenlos für Teams unter 10 Personen, mit an die Teamgröße angepassten Preisoptionen.
  • Workbook ist ein auf Gantt-Diagrammen basierendes Planungs-Tool.

Andere Tools:

  • Harvest Forecast ist eine visuelle Zeitplanungssoftware, die für die Ressourcenglättung nützlich sein kann.
  • Teambook richtet sich an kleine (10 oder weniger Benutzer) bis hin zu Unternehmenskunden.
  • Teamweek ist ein visuelles Planungs-Tool, das einen Überblick über die Zeitaufwendung und Fristen bietet.
  • Roadmap hilft Ihnen anzuzeigen, was Ressourcen leisten, wann ein Sprint ansteht und andere Features.

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