WestEd baut für den Erfolg auf Smartsheet

Als gemeinnützige Forschungs- und Entwicklungsorganisation trägt WestEd zu allen Aspekten des amerikanischen Bildungssystems bei: vom Aufbau staatlicher Standards und Bewertungssysteme bis hin zum Erstellen von Schulungsprogrammen für Pfleger, frühkindlicher Lernprogramme für das Lesen und Schreiben sowie die Weiterbildung von Lehrern in Bezug auf das Unterrichtsklima. Die Organisation ist eine Joint Powers Agency, autorisiert durch das California Joint Powers Agreement und mit Vorstandsmitgliedern aus den Schlüsselgebieten in Arizona, Kalifornien, Nevada und Utah sowie weiteren Gebieten im ganzen Land.

„Unser Business basiert auf Beihilfen und Verträgen. WestEd arbeitet jährlich an Hunderten davon“, erklärt Yvonne Keene, Director of Technology and Services. „Sieht man vom Unterrichtsmaterial im Rahmen der Verträge ab, kümmern sich unsere Mitarbeiter vor allem um das Projektmanagement. Dennoch wurden die Grundlagen des Projektmanagements bis vor drei Jahren nicht einmal umfassend als Schlüssel zu unserem Erfolg anerkannt.“ 

Ohne formelles Projektmanagementsystem entschieden sich die Mitarbeiter von WestEd für diverse Tools, um ihre Arbeit und die Ergebnisse zu verwalten. Einige verwendeten Excel, andere Microsoft Project und wieder andere experimentierten mit Open-Source-Tools.

„Wir suchten jahrelang nach einer Lösung, die WestEd und seine Vertragspartner als Standard verwenden könnten“, so Keene. „Immer wieder stießen wir auf die gleichen Herausforderungen: 1) Verwirrung bei der Planung und 2) das Fehlen klar definierter Rollen in der Planung. Die Teams hatten Probleme beim Aufsetzen der Projektplanung.“

„Die Ad-hoc-Projektmanagementlösungen waren ein Desaster“, erklärt Jason Hayes, Enterprise Information System Project Manager. „Unsere Teams hatten Probleme bei der Versionskontrolle, es gab Verwirrung bei den gewünschten Ergebnissen sowie Ungereimtheiten mit dem Management in Bezug auf Fristen und Pläne. Wir sind eine dezentralisierte Organisation, die mit Hunderten externen Anbietern und Vertragspartnern zusammenarbeitet. Wir benötigen dringend eine einfache Möglichkeit, um Pläne und Verantwortlichkeiten zu kommunizieren.“

Zeit für einen Neuanfang

Keene setzte es sich zum Ziel, alle Mitarbeiter von WestEd im Projektmanagement zu schulen. Ihr war bewusst, dass sie ein Tool benötigte, das ihr dabei helfen würde, den Mitarbeitern die Konzepte vorzustellen.

„Es ist unmöglich, Mitarbeitern das Projektmanagement näher zu bringen, ohne ihnen eine praktische Lösung zu bieten, mit der sie diese Ideen in die Tat umsetzen können“, erklärt Keene. Sie überlegte sich verschiedene Möglichkeiten, WestEd dabei zu unterstützen, das Projektmanagement zu einem Teil der Kultur der Organisation zu machen und stieß dabei auf Smartsheet.

Nach einem Pilotprojekt war sich Keene sicher, dass Smartsheet die richtige Lösung ist. Der CEO unterstützte diese Entscheidung und die IT-Abteilung stellte die Lösung im restlichen Unternehmen als Opt-in-Tool zur Verfügung.

„Seit der Einführung von Smartsheet hat das Tool einen wahren Siegeszug hinter sich“, so Keene. „2010 legten wir mit gerade einmal 40 Benutzern los. Innerhalb von drei Monaten stieg die Anzahl der Nutzer auf 200. Heute nutzen mehr als 400 Mitarbeiter Smartsheet, um ihre Teamprojekte zu verwalten.“

Das Team setzt auf wichtige Smartsheet-Funktionen wie Aktualisierungsanforderungen, das Verlinken von Zellen und automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Kurz nach der Einführung von Smartsheet begann WestEd auch mit der Nutzung von Box, um Dateien zu teilen. Diese beiden Tools arbeiten nahtlos zusammen und in Kombination sind sie der Gewinn für jede Zusammenarbeit.

Bessere Zusammenarbeit, Projekttransparenz

Das Smarter Balanced Assessment Consortium unter der Leitung des wissenschaftlichen Mitarbeiters Greg Hill ist ein Beispiel für eines der vielen Projekte, in die WestEd involviert ist. Smarter Balanced ist ein staatlich geführtes Konsortium, das an der Entwicklung von Bewertungssystemen der nächsten Generation arbeitet. Diese Systeme messen den Fortschritt der Schüler auf dem Weg zur Studium- oder Berufsreife mit hoher Genauigkeit.  Das Konsortium besteht aus über 600 Vertretern aus 26 Staaten mit einem Bundesetat von 176 Millionen US-Dollar. Hill setzt auf Smartsheet, um den Überblick zu behalten.

„Die Stakeholder sind im ganzen Land verteilt und Smartsheet war uns eine große Hilfe, um die Transparenz und Zusammenarbeit bei diesem Projekt sicherzustellen“, so Hill. „Wir verwenden Smartsheet, um die unzähligen Projektpläne zu verwalten und die Kommunikation zu optimieren. Smartsheet ist der Mittelpunkt unseres Dokumentmanagementsystems. Wir verwenden die Lösung, um Überprüfungs- und Feedback-Zyklen mit Stakeholdern zu organisieren und die Projektkommunikation zu planen und nachzuverfolgen. Sie ist die primäre Methode unserer Anbieter, um Projektergebnisse zu übermitteln. Wir verwenden Smartsheet auch, um Probleme und Risiken bei Projekten nachzuverfolgen. Kurz gesagt, wenn es wichtig ist, dann ist es auch in Smartsheet zu finden.“

Das Regional Educational Laboratory (REL) in der Unternehmenszentrale von WestEd in San Francisco verwendet Smartsheet, um gleichzeitig mehrere Projekte zu verwalten. „Unsere Abteilung arbeitet an über 80 Projekten pro Jahr. Es ist meine Aufgabe, mich um alles zu kümmern“, erklärt Kelly Gerstbacher, Program Coordinator für REL. „Smartsheet hilft mir, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Ich nutze es quasi rund um die Uhr. Ich wüsste nicht, wie ich meinen Job ohne Smartsheet erledigen sollte.“

Neben den Projekten von Hill und Gerstbacher kommt Smartsheet bei Hunderten anderen Projekten und Prozessen bei WestEd sowie seinem Netzwerk aus Vertragspartnern und Anbietern in folgenden Bereichen zum Einsatz:

• Projekt- und Zeitplanung

• Zuschussverwaltung und -berichterstattung

• Tracking von Ergebnissen

• Problemprotokollierung

• Team-Aufgabenlisten

• Finanzen und jährliche Budgets

• Strategieplanung

• Anbieter- und Vertragspartnerkoordination

• Website-Aktualisierungsanforderungen und -Änderungsprotokolle

• Asset- und Forschungsverwaltung

Die Mehrheit aller Projekte wird in Smartsheet aufgezeichnet und verwaltet. So erhält die Unternehmensführung von WestEd einen besseren Überblick über die Arbeitsanforderungen für die verschiedenen Abteilungen.

Neue Erfolgsmaßnahmen

Smartsheet bietet nicht nur eine bessere Produktivität und Transparenz innerhalb der Organisation, sondern unterstützt auch eine Kultur des Erfolgs im Projektmanagement.

„Smartsheet hat uns allen bei WestEd geholfen, das Projektmanagement zu verbessern und unsere Ziele auf systematische Art und Weise zu erreichen.  Darüber hinaus bietet es uns eine bewährte Standard-Ressource für effiziente Zusammenarbeit in Teams sowie teamübergreifend“, so Hill.

Keene fügt hinzu: „Ich verwende Smartsheet jetzt seit über drei Jahren und ich habe nicht die leiseste Ahnung, wie ich meine Arbeit davor erledigt habe – und damit bin ich nicht allein. Viele meiner Kollegen haben mich im Flur aufgehalten oder mir eine kurze Notiz gesendet und mir mitgeteilt, wie sehr Smartsheet ihre Art zu Arbeiten verändert hat. Wir erledigen jetzt Dinge, die wir nie zuvor für möglich gehalten hätten.“