Veritiv transformiert das Projektmanagement mit Smartsheet

Veritiv ist ein führender Anbieter für Business-to-Business-Vertriebslösungen in Nordamerika. Veritiv bedient Kunden aus allen Branchen mit Lösungen für Druck, Publishing, Verpackung, Einrichtungen und Logistik, die zum Erfolg seiner Kunden beitragen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit etwa 8.900 Mitarbeiter und betreibt etwa 180 Vertriebszentren in ganz Nordamerika.

Um auch weiterhin führend in der Vertriebsbranche zu bleiben, strebt Veritiv bei all seinen Tätigkeiten, von der Entwicklung und Bereitstellung seiner Lösungen bis hin zur Verwendung der Smartsheet-Plattform Innovation an. Smartsheet wird nicht nur für das Projektmanagement verwendet, sondern auch für die Bereitstellung innovativer Berichts- und Dashboard-Lösungen im gesamten Unternehmen.

Kulturwandel

Veritiv wurde 2014 im Zuge der Fusion der Xpedx-Sparte von International Paper mit Unisource Worldwide gegründet. Beide Unternehmen zeichneten sich in der Vergangenheit durch betriebliche Exzellenz aus. Bei Veritiv verschmolzen sie zu einem Team, das durch herausragenden Service, innovative Mitarbeiter und konsequente Werte den Erfolg für das Unternehmen sicherte. Heute arbeitet Veritiv dank seiner Fokussierung auf die Marktführung in bestimmten Vertriebssegmenten und sein Engagement für betriebliche Exzellenz mit erstklassigen Anbietern zusammen. Das Unternehmen bietet einen Mehrwert durch breitgefächerte Funktionen und Lösungen für diverse Kundensegmente.

Dieser Fokus auf die Erfüllung der Kundenwünsche beeinflusst nicht nur die Zusammenarbeit der Teams bei Veritiv zur Bereitstellung für Produkte und Services für Kunden, sondern auch die Tools, die das Unternehmen für einen reibungslosen Ablauf benötigt.

„Die Komplexität unseres Business erfordert ein Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit im neuen Unternehmen ermöglicht“, erklärt Chris Enderle, Information Technology Manager bei Veritiv. „Unsere IT-Gruppe arbeitet bei allen Projekten eng mit unseren Business-Partnern zusammen. Wir benötigten eine kosteneffiziente Lösung, in der wir Projekte einfach teilen und unsere Datenbanken mit neuen Informationen für das gesamte Veritiv-Netzwerk aktualisieren können.“

„Unser Ziel war es, ein Programm zur Verfügung zu stellen, das ausreichend komplexe Funktionen für IT-Projektmanager bereitstellt aber auch besonders benutzerfreundlich für unsere Business-Partner ist. Das Tool sollte innovativ genug sein, um mit Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen zusammenarbeiten zu können“, so Enderle.

Bodenständiges Wachstum für kollaboratives Projektmanagement

Das Team von Veritiv suchte nach einem Projektmanagement-Tool für die Zusammenarbeit, um die zahlreichen Projekte zu verwalten und zu organisieren, die noch vor der Fusion aktiv waren. Dieses Tool sollte auch nach der Fusion der beiden Unternehmen unter dem Firmennamen Veritiv weiterhin verwendet werden. Veritiv hatte bereits eine umfassende Salesforce-Bereitstellung und ließ sich auf AppExchange inspirieren.

Als das Team in AppExchange auf Smartsheet stieß, hoffte es, dass es die richtige Lösung gefunden hatte. Veritiv erwarb einen Plan und das Projektteam verzeichnete fast umgehend einen starken Anstieg der Benutzer. Das war das erste Anzeichen dafür, dass Smartsheet eine Anwendung ist, von der viele Benutzer im gesamten Unternehmen profitieren könnten.

„Wir begannen gerade mit der Arbeit an einem Projekt, bei dem eine große Anzahl an Kunden sowie bis zu 900 Versandadressen zu unseren internen Datensystemen hinzugefügt wurden“, erklärt Enderle. „Wir reden hier von 2.500 verschiedenen SKUs im gesamten Land und in verschiedenen Abteilungen. Wir benötigten ein Projektmanagement-Tool, das uns die Zusammenarbeit mit diesen Mitarbeitern ermöglicht. Außerdem mussten wir Projektinformationen unmittelbar teilen, damit die Mitarbeiter eigene Updates durchführen und den Projektstatus in Echtzeit aktualisieren konnten. Somit fiel die Entscheidung für Smartsheet. Die IT-Abteilung erkannte schnell, wie einfach die Nutzung und wie praktisch das Programm ist.“

Heute arbeiten Hunderte Veritiv-Teammitglieder in Smartsheet zusammen und es werden immer mehr.

„Anfangs nutzten etwa 200 Personen Smartsheet“, so Enderle. „Inzwischen sind es mehr als 1.500 Benutzer. Das sind über 10 Prozent unserer Organisation, darunter IT-Mitarbeiter, die Personalabteilung, Marketing- und Integrationsteams. Smartsheet funktioniert für das Projektmanagement in allen Abteilungen.“

Innovation der Zukunft

Das Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, Innovation auf allen Ebenen zu verfolgen. Hierzu zählt auch die Einführung von Smartsheet als eines der Projektmanagement-Tools des Unternehmens.

„Während der Fusion ging es uns vor allem darum, dass unsere Kunden in keiner Weise beeinträchtigt werden“, so Enderle. „Das Onboarding-Projekt für unsere Kunden setzte einen ungeheuerlichen Arbeitseinsatz unserer IT-Organisation voraus, um alles rechtzeitig zu planen, zusammenzuführen und bereitzustellen. Smartsheet hat uns dabei geholfen.“

Umfassende Zusammenarbeit führt zu umfassenderer Nutzung

Je länger Veritiv-Teammitglieder Smartsheet verwenden, desto mehr neue Möglichkeiten zum Erledigen von Aufgaben entdecken sie in dem Tool.

Veritiv-Manager suchen nach weiteren Möglichkeiten, um Smartsheet bei der Beschaffung, in der IT, Logistik, bei Immobilien, Einrichtungen, Kundenservice und der Verwaltung der Mitarbeiterkommunikation einzusetzen.

„Als wir unseren Business-Teams Smartsheet zum ersten Mal vorstellten, ging es beim ersten Feedback vor allem um die Benutzerfreundlichkeit des Tools“, so Enderle. „Natürlich mussten einige Grundsätze des Projektmanagements zuerst erlernt werden, doch sobald die Benutzer Kontakt mit der Software hatten, war alles klar. Das Online-Training war besonders hilfreich.“

Transparenz für mehr Glaubwürdigkeit bei Kunden

Smartsheet ist jetzt auch ein unersetzbares Vertriebstool bei Veritiv. Das Vertriebsteam verwendet die Software, um ein effizientes Kundenangebot oder einen Vertriebsplan mit Informationen verschiedener Abteilungen zu erstellen. Dabei geht es auch darum, dass die richtigen Personen daran mitarbeiten.

Smartsheet unterstützt Veritiv dabei, Vertrauen bei seinen Kunden aufzubauen, da Teams bereits während der Entwicklung Pläne teilen können und somit auf Transparenz setzen. Der Einsatz von Smartsheet bei Veritiv ist einer der entscheidenden Faktoren bei der Neukundengewinnung.

Smartsheet hilft dabei, Projekte und Aufgaben zu organisieren und effizienter mit den Kunden zusammenzuarbeiten. Dadurch konnte Veritiv dem Vertriebsteam Zeit sparen, die es wiederum für den Ausbau des Business und die Stärkung der Kundenbeziehungen verwendete.

Es gibt viele weitere Beispiele verschiedener Geschäftsfunktionen bei Veritiv, die mithilfe von Smartsheet Zeit und Geld sparen. Das Marketingteam verwendet die Software, um diverse Kampagnen und Veranstaltungen zu verwalten und nachzuverfolgen. Das Logistikteam nutzt die Anwendung für Sicherheitsüberprüfungen. Erst vor Kurzem erstellte es ein mobiles Web-Formular für Prüfer im Außendienst, in das diese Daten, Kommentare und Fotos eingeben können. Diese Informationen werden umgehend an die Administratoren gesendet und automatisch im Hauptprüfungssheet aktualisiert.

Das Beste kommt zuletzt

Chris Enderle sieht das Potenzial, Smartsheet im gesamten Unternehmen einzusetzen.

„Smartsheet ist ein solides Tool, das umfassendes Projektmanagement bewältigt und dank seiner Benutzerfreundlichkeit auch für Business-Gruppen leicht zugänglich ist. Die Anwendung erleichtert die Verwaltung alltäglicher Abläufe und sorgt für eine effizientere Abwicklung“, sagt er. „Die nahtlose Zusammenarbeit und Innovation machen Smartsheet zur richtigen Entscheidung für das Projektmanagement bei Veritiv.“