Zusammenarbeit von Vecol mit Avilan Santos spart Zeit bei der Entwicklung von Smartsheet-Lösungen

Vecol versorgt die Kolumbien, Ecuador und Bolivien seit mehr als 60 Jahren mit biologischen und pharmazeutischen Produkten im Veterinärbereich und für die Steigerung der landwirtschaftlichen Produktivität. Das Unternehmen benötigte eine neue Technologieplattform, um seinen ambitionierten Strategieplan 2024 umzusetzen. Im Zuge dessen wendete es sich an Avilan Santos, ein Beratungsunternehmen und Smartsheet-Partner in Lateinamerika. Avilan Santos arbeitete mit Vecol an der Implementierung der Smartsheet-Plattform, um Prozesse zu automatisieren, zu optimieren und zu vereinfachen. Dies sollte das Unternehmen bei seiner Vision unterstützen und die Implementierung von Projekten und strategischen Initiativen sicherstellen.

„Bis 2024 haben wir uns große Ziele für unsere Betriebsprozesse und unsere Strategie gesetzt“, erklärt Sebastian Morato, Planning Manager bei Vecol. „Wir müssen die Bereiche Betriebsabläufe, Produktion, Logistik sowie Marketing und Gewerbe verbessern, um unseren Kunden den besten Wert zu bieten. Um dieses Ziel in die Tat umzusetzen, mussten wir Technologieplattformen implementieren und etwa 220 Projekte aufsetzen. Darüber hinaus haben wir uns aggressive Umsatzziele gesetzt. Wir mussten alle unsere alten Wertschöpfungsketten integrieren und verbessern und diese Prozesse und Projekte während der Durchführung unseres Plans nachverfolgen.“

Vecol blickt auf viele Jahrzehnte Erfahrung bei der Entwicklung von Produkten zurück, die die Wettbewerbsfähigkeit und die Rentabilität des Landwirtschaftssektors verbessern und gleichzeitig Umweltverschmutzung verhindern. Als die Unternehmensführung begann, eine strategische Neuausrichtung bis 2024 zu planen, wurde schnell klar, dass effizientere Maßnahmen zur Verwaltung von Projekten und zur Erfassung des Fortschritts nötig waren. Bisher verloren sich Informationen in Tabellenblättern, einzelnen Dokumenten und E-Mail-Kommunikation. Für die Einhaltung von Fristen wurden Kalender manuell aktualisiert und die restlichen Informationen wurden von den Projektinhabern abgefragt. Vecol wünschte sich eine Lösung, die einfach zu erlernen, aber leistungsstark genug ist, um die Projektnachverfolgung zu beschleunigen und zu vereinfachen. 

Avilan Santos besitzt mehr als 20 Jahre Erfahrung bei der Ressourcenplanung für Unternehmen sowie bei der strategischen Planung, dem Prozessdesign, der Software-Implementierung und dem Change Management. Carolina Galarza, Vice President of Operations bei Avilan Santos, leitete ein Team, das mit Morato und seinen Kollegen zusammenarbeitete, um ein Modell für die Technologielösung zu erstellen, die den Anforderungen von Vecol entsprach. Die Plattform sollte eine Fortschrittskontrolle in Echtzeit ermöglichen, sicheren Zugriff über die Cloud bieten und sich in Vecol-Datenressourcen wie dem Datenvisualisierungs-Tool Qlik Sense integrieren lassen.

„In der Vergangenheit hatten wir keine integrierten Tools“, erklärt Carolina Rodriguez, Chief of Planning bei Vecol. „Wir hatten Prozessindikatoren in Excel und ein Web-Tool für das Projektmanagement. Es war schwer, vollständige Daten zum Fortschritt aus den verschiedenen Tools abzurufen. Wir arbeiteten mit Avilan Santos zusammen, um ein Modell zu entwickeln, das unsere Strategieplanung, die Projektprozesse und die Prozessindikatoren in nur einem oder zwei Tools zusammenfassen könnte.“

Transparenz und einzelne Projektkomponenten

Heute arbeitet Vecol mit der Smartsheet-Plattform an seinen Zielen für 2024. Smartsheet bringt mehr als 150 Fortschrittsanzeigen ins Spiel und verwendet Formeln, um wichtige Projektdetails in Verbindung zu bringen und voranzutreiben. Projektinhaber können die Start- und Enddaten, den Fortschritt in Prozent, die Budgetnutzung und diverse weitere spezifische Komponenten nachverfolgen. Führungskräfte verwenden Dashboards, um allgemeine Trends im Blick zu behalten, sich bestimmte Schritte oder Zahlen genauer anzusehen und zu überprüfen, welche Teile des Plans planmäßig ablaufen, eventuell sogar schon weiter sind oder wo Aufholungsbedarf besteht. Die Smartsheet-Plattform kann in das SAP Business Intelligence-Tool von Vecol integriert werden. Deshalb sind bestimmte Zahlen immer auf dem neuesten Stand und Daten müssen nicht erneut eingegeben werden.

„Wir haben nicht nur eine ausgeglichene Projektwertungsliste erstellt, sondern auch das Projektmanagement in Smartsheet automatisiert“, erklärt Galarza. „Wir haben alles in Smartsheet entwickelt und können die Lösung mit dem Qlik Sense-Tool des Unternehmens oder einer anderen beliebigen BI-Software auf dem Markt verbinden. So erreichen wir mit dem Tool eine weitaus größere Zielgruppe und alle Daten (außer BI) können in Smartsheet gesammelt werden.“

Eine effiziente Plattform für Zeitersparnis und vereinfachtes Projekt-Tracking

Mit Smartsheet spart Vecol erheblich an Zeit und Aufwand. Diese Zeit kann in die Entwicklung neuer Produkte und in die Lösung landwirtschaftlicher Probleme unserer Kunden investiert werden. Es müssen mehr als 150 taktische und betriebliche Indikatoren nachverfolgt werden und die manuelle Berichterstellung dauerte fast einen ganzen Monat. Jetzt können wir sie in zwei oder drei Tagen abschließen und Führungskräfte erhalten die Daten, die sie für schnellere und fundiertere strategische Entscheidungen benötigen.

Die sichere, cloudbasierte Plattform ermöglicht externen Forschern und Büromitarbeitern an verschiedenen Standorten die Freigabe von Informationen und die Kommunikation im Unternehmen wird deutlich verbessert. Benutzer können Kommentare und Fragen in einem Sheet freigeben und müssen nicht mehr länger endlose E-Mail-Kommunikation durchforsten. Probleme werden schneller und besser gelöst. Da sich alle Daten an einem Ort befinden, besteht kein Risiko, mit veralteten Informationen zu arbeiten.

„Smartsheet ist eine Plattform für die Zusammenarbeit – alle Benutzer erhalten die gleichen Informationen. Das ist ein großer Vorteil“, so Morato. „Es ist keine Installation erforderlich, da sich das Tool in der Cloud befindet. So haben wir sicheren Zugriff von jedem beliebigen Standort aus. Die Plattform lässt sich außerdem mit anderen Tools integrieren, um Informationen in Echtzeit zu erhalten und schnell Entscheidungen zu treffen.“

Smartsheet ist auch für Einsteiger einfach zu erlernen. Rodriguez erklärt, dass die meisten Benutzer bereits Microsoft Excel kennen und sie sich somit schnell auf die zusätzlichen Funktionen von Smartsheet einstellen.

Expertenwissen und Zusammenarbeit mit Avilan Santos – Grundlage für eine wertvolle Lösung

Morato und seine Kollegen berichten, dass die Zusammenarbeit mit Avilan Santos für die Entwicklung der Smartsheet-Plattform für die erfolgreiche Unterstützung des strategischen Plans von Vecol von außergewöhnlichem Wert war. Galarzas Team entwickelte ein Rahmenkonzept, das Vecol die nötigen Informationen an die Hand gab, um die unzähligen Projektkomponenten am besten nachverfolgen und verwalten zu können. So konnte das beste Design für die technische Lösung garantiert werden.

„Die Hilfe, die wir von Avilan Santos bei der Implementierung der Lösung erhielten, war sehr wichtig“, so Andres Rubiano, Chief of ACT Projects in der AT-Abteilung von Vecol. „Wir benötigten die Anleitung unseres Partners für den Übergang und das Change Management.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.