Hanley Energy und Smartsheet sichern die Energieversorgung

Hanley Energy kümmert sich darum, dass seine Kunden nicht im Dunkeln sitzen und Smartsheet unterstützt das Unternehmen dabei. Das Unternehmen mit Sitz in Irland entwickelt und implementiert Hardware, Software und Services für die wichtige Stromversorgung diverser Branchen weltweit – von der Herstellung über den Lebensmitteleinzelhandel bis hin zum Rechenzentren-Management.

Auch zehn Jahre nach seiner Gründung wächst Hanley Energy laut Managing Director und Mitgründer Dennis Norden immer noch rasend schnell. Das laufende Wachstumspotenzial und der global expandierende Kundenstamm sind der Unternehmensführung keinesfalls entgangen.

„Kunden orientieren sich neu, weg von traditionellen Unternehmen“, so Nordon. „Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr existieren nicht mehr – zumindest nicht bei uns. Wir sind jetzt global aktiv und unsere Geschäftszeiten folgen dem Lauf der Sonne. Wir müssen unseren Kunden jederzeit auf verschiedenen Kontinenten und in mehreren Sprachen sofort Informationen zur Verfügung stellen können.“

Um im eigenen Unternehmen keine Unterbrechungen zu riskieren, benötigte Hanley Energy eine Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) und Prozesse, die konsistente skalierbare Geschäftspraktiken von Produktdesign und Lieferung bis hin zu Stundenzetteln und Verkaufsakquise unterstützen.

Hanley Energy entschied sich für Smartsheet, um wiederkehrende Herausforderungen wie das Projektmanagement und die Ressourcenplanung zu meistern. Das Unternehmen erzielte damit eine unübertroffene Transparenz für seine internen Teams und deren Kunden.

Eine nachhaltige Lösung für die Projektplanung

Hanley Energy konzentriert sich auf große Rechenzentren und industrielle Umgebungen. Das Unternehmen bietet eine Lösung für den gesamten Produktlebenszyklus von der Entwicklung und Herstellung der Hardware bis hin zur Berichterstattung und Analyse von Echtzeit- und historischen Daten.

Vor der Implementierung von Smartsheet verwendeten Projektmanager (PMs) einfach das Tool, mit dem sich die Teammitglieder wohlfühlten, z. B. Tabellen, E-Mails oder professionelle Projektmanagement-Lösungen. Das Fehlen eines einheitlichen Ansatzes war dafür verantwortlich, dass die Einrichtung und Verwaltung von Neukundenprojekten langsam und kompliziert vonstattengingen. „Das ist bei jungen Unternehmen am Anfang kein Problem, aber es ist nicht nachhaltig“, so Nordon. „Und diese Vorgehensweise ist sicher nicht skalierbar.“

Paul Johnson, ein unabhängiger Berater, der sich um das Management der Programm- und Prozessentwicklung für das Unternehmen kümmert, stieß auf Smartsheet, als einer seiner Vertragskunden ihm einen Link zu einem Formular sendete, um darin Informationen zu erfassen.

Johnson war begeistert davon, dass er den Projektplan umfassend und im Handumdrehen ohne teure Produktlizenzen aktualisieren konnte. Er war so beeindruckt, dass er ein Smartsheet-Lösungspartner wurde und heute Unternehmen in Irland dabei unterstützt, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen. Hanley Energy war sein erster Kunde und er hat das Unternehmen bei der Entwicklung diverser Anwendungsfälle unterstützt.

„Das Unternehmen verwendete bereits hauptsächlich Excel für die Verwaltung von Aufgaben, Programmen und Projekten. Deshalb war es einfach, die Informationen mit wenigen Klicks in Smartsheet zu importieren“, erklärt Johnson. „Die Bereitstellung war ein Kinderspiel. Die Lernkurve war nicht so steil.“

Heute verwendet Hanley Energy Smartsheet, um die Berichterstellung zu vereinfachen, Produkte und Services aufzuzeichnen und zu verwalten und die Ressourcenplanung für aktuelle und zukünftige Projekte zu optimieren.

Verbesserte Transparenz und Sichtbarkeit

In der Energiebranche müssen Entscheidungen schnell getroffen werden und es zählt jedes Detail. Hanley Energy verwendet Smartsheet, um Dashboards über eine Standardvorlage zu erstellen und so eine konsistente, einfach zu verwendende Methode für die visuelle Berichterstattung bereitzustellen. Die PMs des Unternehmens können mit wenigen Klicks Ansichten anpassen, über die Kunden Zugriff auf die Daten erhalten, die sie benötigen.

„Wir erkannten schon früh, dass wir eine skalierbare Lösung benötigen, die wir im gesamten Unternehmen bereitstellen können“, erklärt Nordon. „Eine Lösung, die Transparenz für alle Stakeholder bietet und darüber hinaus vor allem ein kundenorientiertes Dashboard bereitstellt, damit Kunden in Echtzeit Einblick erhalten, was sich in welcher Abwicklungsphase in der Flotte befindet. Smartsheet bietet diese Transparenz.“

Hanley Energy kümmert sich um den gesamten Produktlebenszyklus und verfolgt einzelne Elemente von der Entwicklung über diverse Wartungsphasen. In einer Hyperscale-Rechenzentrumsumgebung bedeutet dies, den Überblick über Hunderte oder sogar Tausende Komponenten zu behalten. Smartsheet unterstützt Hanley Energy bei der Überwachung des Lebenszyklus jedes einzelnen Elements, damit Kunden jederzeit Einblick in ihre Assets haben.

33 % effizienteres Projektmanagement

Hanley Energy ist in der Lage, neue Kunden und Projekte anzunehmen, wodurch das Unternehmen rapide wächst. Es ist wichtig für das Unternehmen, strategisch zu wachsen und einen klaren Überblick darüber zu haben, wann neue Projekte angenommen werden können und wann kein günstiger Zeitpunkt dafür ist.

Hanley Energy verwendet Smartsheet, um den Projektumfang mit der Verfügbarkeit von Mitarbeitern abzugleichen. PMs sehen, wenn es Lücken im Zeitplan gibt, die mit neuen Aufträgen gefüllt werden könnten. Sie sehen auch, wann es an der Zeit ist, neue Mitarbeiter einzustellen.

„Ich bin für den Vertrieb verantwortlich und mir ist aufgefallen, dass Vertriebsmitarbeiter gerne übereifrig sind“, so Nordon. „Natürlich sagen wir nicht gerne nein zu einem Auftrag. Doch es wäre unverantwortlich, mehrere Kunden zu enttäuschen, nur weil Sie dieses eine extra Projekt angenommen haben, das Ihnen jetzt über den Kopf wächst. Wir hatten zuvor nie diese Transparenz, da wir nie ein zentrales Ablagesystem für diese Informationen hatten.“

Vor der Einführung von Smartsheet verwalteten Teams ihre Stundenzettel auf Papier oder in Tabellen. Jetzt kann jeder seine Zeit in ein Smartsheet-Formular eingeben, das auch auf Mobilgeräten geöffnet werden kann. Die Daten werden direkt in ein Mastersheet eingetragen und PMs können Berichte zu Personalkosten für bestimmte Projekte und Zeiträume erstellen. Die Zeiteingabe wird dadurch nicht nur einfacher, sondern auch genauer, was wiederum die Planung und Budgetierung aktueller und möglicher zukünftiger Projekte einfacher gestaltet.

Auch Projekt-Meetings laufen jetzt deutlich besser. Bisher hielten PMs normalerweise täglich Meetings ab, um jedes einzelne Projekt zu überprüfen. Jetzt reicht ein wöchentliches Meeting, um den Status mehrerer Projekte zu besprechen. In Smartsheet stehen nicht nur die aktuellsten Daten in Echtzeit zur Verfügung, Mitarbeiter können hier auch die Dokumentation überprüfen, die Fertigstellung messen und sogar direkt aus den Sheets E-Mails versenden.

Nordon schätzt, dass PMs so an einem Arbeitstag ein Drittel ihrer Zeit einsparen. Diese Zeit steht jetzt zur Verfügung, um neue Kunden zu bedienen oder um sie in die strategische Planung zu investieren.

Genaues Tracking schafft neue Einnahmequellen

Smartsheet hat durch Beratungsdienstleistungen sogar eine neue Einnahmequelle geschaffen. Durch das genauere Tracking der Arbeit, die für Kunden erledigt wurde, können Nordon und seine PMs die Zeit analysieren, die in die Beratung eingeflossen ist. Dadurch ergibt sich der Mehrwert, der so für Kunden geschaffen wird.

„Wir sind ein lösungsbasiertes Technikunternehmen und unser Fachwissen war bisher kostenlos inbegriffen“, erklärt Nordon. „Wir hätten die Beratung abrechnen sollen, doch bisher waren wir der Meinung, dass diese Dienstleistung Teil des Projekts sei. Wir haben uns diesen Bereich noch einmal genauer angesehen und festgestellt, dass die Beratung tatsächlich ein Produkt ist, das wir verkaufen können, und unsere Kunden bereit sind, dafür zu zahlen.“

Hanley Energy geht davon aus, mithilfe von Smartsheet auch weiterhin rapide zu wachsen und seine Dienstleistungen und Lösungen einfach und nachhaltig zu skalieren.

„Aus unserer Sicht ist Smartsheet in einem hochdynamischen wachsenden Unternehmen für Herstellung und Software-Entwicklung wahrscheinlich das wichtigste Tool überhaupt“, erklärt Nordon. „Ohne Smartsheet wären wir verloren.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.