Wie Government Contractors Association kleinen Unternehmen hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben

Kleinunternehmen machen 99,7 % der Unternehmen in den USA aus, übernehmen jedoch nur 22 % der Regierungsaufträge. Für Firmen, die von Frauen oder Minderheiten geführt werden, sind die Zahlen sogar noch kleiner.

Das will Government Contractors Association (GCA) ändern. Das Ziel der Organisation besteht darin, die Wettbewerbsbedingungen für Kleinunternehmen anzugleichen und ihnen zu helfen, stärker von den enormen Umsatzchancen mit Regierungsaufträgen zu profitieren. „500 Milliarden US-Dollar, um genau zu sein“, sagt Abraham Xiong, President von GCA.  

„Es gibt viele Hilfsprogramme für kleine Unternehmen. Aber wenn die Geschäftsinhaber nicht wissen, dass diese Aufträge existieren bzw. wie sie sich darum bewerben können, dann entgeht ihnen viel Geld“, so Xiong. „Dieses Problem versuche ich zu lösen.“

Als Erstes musste Xiong die nötigen Informationen zusammenstellen und ein Tool finden, um die Inhalte zu verwalten und den Unternehmen bereitzustellen. „Ich brauchte eine Lösung, mit der ich die Informationen organisieren und Kleinunternehmen verfügbar machen konnte, um ihnen die Teilnahme an diesem Programm zu erleichtern und ihnen zu ermöglichen, einen gerechten Anteil der staatlichen Mittel zu erhalten“, erläutert Xiong.

Suche nach dem richtigen Tool

Auf der Suche nach einer geeigneten Software für seine Kunden testete Xiong eine Reihe von Tools, von Projektmanagementlösungen wie Basecamp bis zu modularen Weiterbildungsplattformen wie Mindflash.  

„Mir war sofort klar, dass Smartsheet uns vieles erleichtern würde“, sagt er. „Ich sah direkt, wie einfach es mit der Lösung wäre, meine Schulungsinhalte in einem einzigen Sheet zu organisieren. Durch das tabellenartige Erscheinungsbild konnte ich sie für beliebige Kunden nutzen und mir sicher sein, dass das Abrufen der Schulungsinhalte ihnen keine Probleme bereiten würde.“

Xiong entdeckte schnell, dass Smartsheet leistungsstark und benutzerfreundlich war. „Mir wurde bewusst, dass ich es auch für viele andere Dinge einsetzen konnte“, sagt er. „Jetzt erfasse ich die Schulungsfortschritte meiner Kunden, lasse mir ihren Stand automatisch in Prozentwerten anzeigen, erstelle Hierarchien und vieles mehr. Smartsheet half mir nicht nur bei der Entwicklung des Schulungsplans, sondern auch bei der Verwaltung meiner Kunden, während sie die Schulung ausführten. Das fand ich sehr beeindruckend.“

Xiong und sein Team speicherten den Plan als Vorlage. Das eröffnete ihnen die Möglichkeit, das Programm mit dem Namen „The Government Contracting Fast Track Curriculum“ zu vervielfachen und allen Kunden schnell und sicher bereitzustellen.

Wichtige Informationen werden in Smartsheet gespeichert

Nachdem Xiong zweieinhalb Jahre an der Recherche und Erstellung der Inhalte gearbeitet hatte, konnte er seinen Schulungsplan für Kleinunternehmen mit den folgenden Smartsheet-Funktionen ganz leicht zusammensetzen:

Hierarchie mit Schulungsphasen

Xiong verwendet eingerückte Spalten, damit der ausführliche Schulungsplan für seine Kunden strukturiert und übersichtlich bleibt. „Es gibt fünf Phasen, die Unternehmen durchlaufen müssen, um mit Regierungsaufträgen Gewinne einzufahren“, sagt er.

Für jede Phase liegt eine eigene detaillierte Liste vor, eingerückt und organisiert in Smartsheet. Das ermöglicht den Kunden, Informationen bis ins kleinste Detail aufzuschlüsseln oder sich einen Überblick über ihre Schulungsfortschritte zu machen.

Struktur mithilfe von Anlagen

Xiongs Schulungsplan für Kleinunternehmen umfasst mehr als 100 Dokumente als Anlagen, darunter Word-Dateien mit Geschäftsplanvorlagen und PowerPoint-Folien für Präsentationen.  

„Ich führe meine Kunden Schritt für Schritt durch einen sehr praxisbezogenen Ansatz zu Regierungsaufträgen – Smartsheet ist dabei die Blaupause für sämtliche Inhalte.  Dadurch, dass ich jeder Zeile eine beliebige Datei als Anlage hinzufügen kann, bleibt der ganze Vorgang strukturiert und passt perfekt zu den Anforderungen, die die Unternehmen in unterschiedlichen Wachstumsphasen haben“, erklärt er.

Direktzugriff durch Ressourcen-Hyperlinks

„Während des 12-monatigen Schulungsplans müssen sich Unternehmen für eine Reihe von Zertifizierungen bewerben. Mit Hyperlinks können wir die Kunden ganz einfach auf die richtigen Websites leiten, wo sie eine Employer Identification Number für den Internal Revenue Service beantragen können“, so Xiong.

„Es gibt ganz viele solcher Details, die Kleinunternehmer beachten müssen. Mit einem übersichtlichen Onlinetool, in dem alle nötigen Informationen präsentiert werden, sparen meine Kunden viel Zeit.“

Symbolspalten zur Fortschrittsverfolgung

Xiong verwendet in seinem Schulungsplan verschiedene Smartsheet-Symbolspalten: Rot-Gelb-Grün-Bälle, Kontrollkästchen-Spalten und Datumsauswahl-Elemente ermöglichen den Kunden im Laufe des Programms, Schulungsaufgaben dynamisch zu verfolgen, Prioritäten zu markieren und den Abschluss einer Phase zu bestätigen.

Fortschritt mit Gantt-Diagrammen visualisieren

Visuelle Zeitachsen erleichtern den Kunden (und Xiong), nachzuvollziehen, welche Inhalte in den einzelnen Phasen schon absolviert wurden und welche Aufgaben noch ausstehen.

Nachhaltige Vorteile

„Die Zusammenstellung unserer Schulungsinhalte in Smartsheet bietet eigentlich nur Vorteile. Meine Kunden bleiben fortlaufend organisiert, sodass sie sich bereits nach einem statt drei Jahren für Regierungsaufträge bewerben können“, sagt Xiong.

„Durch Smartsheet lernen sie aber auch die Grundlagen des Projektmanagements und die Vorzüge eines Tools bzw. einer Methode zur Nachverfolgung von Aufgaben kennen. Dieses Wissen können sie in allen Bereichen ihres Unternehmens anwenden.“