Wachsende gemeinnützige Organisation spart 75 % Zeitaufwand für die Verwaltung

Creating IT Futures – eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Chicago – ist eine zum angesehenen IT-Fachverband CompTIA gehörige Wohltätigkeitsorganisation und bereitet Menschen aus unterrepräsentierten Bevölkerungsgruppen auf eine IT-Laufbahn vor. Trotz der Erfolge ihrer Trainingsprogramme verursachten ineffiziente, fehleranfällige Prozesse mit ihren Online-Schulungen und dem Programm für Zertifizierungsprüfungsgutscheine einen erheblichen Verwaltungsaufwand für Mitarbeitende, Studenten und Bildungspartner.

Es musste eine Lösung her, durch die die Mitarbeitenden nicht mehr durch manuelle Aufgaben und Datenprobleme Zeit verlieren würden und sich wieder mehr ihrer wichtigsten Aufgabe widmen könnten – der Unterstützung der Studenten und Alumni des CITF.

Weg von der manuellen Dateneingabe

Anna Conger, eine Beraterin der gemeinnützigen Organisation, erinnert sich an den Stress bei der Anmeldung von Studenten für das Online-Trainingsprogramm. Es gab kein einheitliches Verfahren und keine Plattform, um ein solches Verfahren zu verwalten. Dadurch konnten die Angestellten nur schwer sicherstellen, dass die Erwartungen an ihr Angebot erfüllt werden.

„Eine der größten Herausforderungen bei der Registrierung bestand darin, dass alle Bewerber ein PDF-Dokument ausfüllen und einreichen mussten“, wie sie erzählt, „und die Daten darin mussten alle manuell in die Tabelle eingetragen werden. Datenintegrität war ein riesiges Problem.“

Daneben gibt es in der Organisation ein Programm zur Verteilung von Prüfungsgutscheinen, das Studenten kostenlosen Zugang zu wertvollen IT-Zertifizierungen ermöglicht – doch dort hatte man mit ähnlichen Problemen zu kämpfen: Tabellenkalkulationen, die nicht miteinander kommunizierten, dazu endloses Hin- und Herschicken von E-Mails zur Datenerfassung.

Als der Mitarbeitende, der für die Verwaltung der beiden Programme zuständig war, in eine neue Rolle wechselte, sah CEO Charles Eaton dies als Gelegenheit, die Verwaltungsprozesse beider Programme zu überdenken. Er empfahl Conger Smartsheet, weil es „einfach und doch flexibel genug für unsere Zwecke“ war.

Optimierte Prozesse und Echtzeit-Transparenz

Bevor er sich für Smartsheet entschied, hatte Eaton andere Webdienste unter die Lupe genommen, „aber keiner davon hat eine so einfache und intuitive Schnittstelle wie Smartsheet, mit der auch Leute ohne spezielles Training Informationen sehen und ändern können“.

Durch Smartsheet-Formulare wurden die komplizierten Eingabeverfahren für Mitarbeitende und Alumni einfacher und es gelang, das Fehlerrisiko bei der Dateneingabe zu senken. Schließlich gewannen dadurch sowohl Interne als auch Externe Echtzeittransparenz. Das Unternehmen verfügt jetzt über eine zentrale Anlaufstelle als Grundlage für Zusammenarbeit, zur Ansicht von Daten und zur Verwaltung der Daten.

Auch die Kommunikation wurde besser. 

Indem sie die Berichterstattung direkt von Smartsheet aus steuerte, konnte Conger den Führungskräften einen Echtzeiteinblick in den Onboarding-Fortschritt geben. Gleichzeitig erhielten die Partner der gemeinnützigen Organisation einen Einblick in den Ausbildungsfortschritt und den Prüfungsstatus der Studenten. Man stellte außerdem fest, dass sich Studenten und Partner durch Smartsheet-Benachrichtigungen leichter auf dem Laufenden halten ließen, wodurch das Versenden von Erinnerungen und Neuigkeiten zu Kurs- und Gutscheinfristen rationalisiert wurde.

Letzten Endes war nichts mehr von dem Stress zu spüren, den Conger anfangs bemerkte. Eaton sagt dazu: „Eine unserer Vollzeitangestellten war früher fast ausschließlich mit der Verwaltung des Gutschein- und Kurssystems beschäftigt. Seit dem Wechsel zu Smartsheet muss sie dafür nur noch 25 % ihrer Arbeitszeit aufwenden.“

Der Einsatz von Smartsheet hat außerdem dafür gesorgt, dass die Einlernphase für die neue Koordinatorin, Karin Nordmeyer, wesentlich glatter lief. Nordmeyer, die mittlerweile beide Programme übernommen hat, konnte dank den optimierten Prozessen in Smartsheet bald durchstarten und gleichzeitig zusätzliche Verantwortung innerhalb von Creating IT Futures übernehmen. 

Eaton dazu: „Das, was unsere Leute antreibt, ist zu wissen, dass wir mit unserer Arbeit das Leben unserer Studenten nachhaltig verbessern. Dadurch, dass sie nur 25 % ihrer Zeit für die Verwaltung der Gutscheine und Onlinekurse aufwendet, kann sie sich stärker den Studenten in unserem Kursraum in Minneapolis widmen und sie konkret bei der erfolgreichen Ausbildung im IT-Bereich unterstützen.“

Die Investition zahlt sich deutlich aus

Optimierte Prozesse und größere Transparenz haben die Arbeitsweise bei Creating IT Futures grundlegend verändert.

„Der größte Vorteil von Smartsheet ist, dass die Informationen sofort aktualisiert werden und für so viele Personen freigegeben werden können wie nötig“, so Eaton. Dadurch haben sich unsere Produktivität und Effizienz dermaßen verbessert, dass wir dank Smartsheet im Jahr ca. 25.000 $ sparen.“

Letztlich können dadurch noch mehr Programme und Leistungen angeboten werden, von denen Tausende angehende IT-ler profitieren. „Das ist einfach toll. Die Welt wandelt sich rasant, und wir brauchen solche Leute.“