A&S Landscape beschleunigt rapides Wachstum und verbessert die Kundenzufriedenheit mit Smartsheet

A&S Landscape ist bereits seit 44 Jahren in seiner Branche tätig und installiert Sonnendächer und -segel für bekannte Einrichtungen wie die Football Association, The Royal Estate, Team GB, McDonalds und den NHS. Sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan und Budget liegen, ist äußerst wichtig. Als sich A&S Landscape auf die Suche nach einer Lösung machte, mit der alle Mitarbeiter der Organisation Daten reibungslos verwalten und einen Prozesszusammenbruch vermeiden könnten, war Smartsheet die offensichtliche Wahl.

Das Projektmanagement bei A&S Landscape ist sehr komplex. Vom ersten Entwurf bis zur Zahlung der letzten Rechnung muss das Unternehmen mit unterschiedliche Anforderungen, Daten, Mitarbeitern und Ressourcen umgehen. Hakt es an einer Stelle, wirkt sich das normalerweise verheerend auf das gesamte Projekt aus – Lieferfristen werden verpasst, Kunden ärgern sich und das Ganze zieht auch finanzielle Konsequenzen nach sich.

Vor der Einführung von Smartsheet war das Projektmanagement nicht wirklich optimal. Mitarbeiter verließen sich auf Anzeigetafeln, Tabellenblätter, Word-Dokumente, E-Mails und freigegebene Ordner. Häufig war es jedoch schwer, herauszufinden, was die neuesten Daten waren. Bei Updates mussten Projektmanager die Stakeholder per E-Mail informieren. Oft verpasste genau die Person das Update, die es am dringendsten hätte wissen müssen. Die Betriebsabteilung führte ein Projektmanagement-Tool für die Verwaltung von Zeitplänen und zur Fortschrittsüberwachung ein. Die Lösung bot jedoch keine Möglichkeit zur Freigabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten und war somit nicht ausreichend. 

A&S erkannte, dass bessere E-Mails und größere Tabellenblätter einfach nicht skalierbar genug waren, um die ehrgeizigen Wachstumsziele des Unternehmens zu unterstützen. Also investierte A&S in eine End-to-End-Lösung. Nach einem Besuch von Richard Rymill von Smarter Business Processes – Smartsheet Consultants and Gold Partner integrierte A&S Landscape Smartsheet und richtete die ersten Workflows ein. 

Diese Workflows ermöglichten es dem Unternehmen, eine bedeutende Anzahl der Prozesse mit einem Gantt-Diagramm, das Pläne für Hunderte Projekte enthält, zu automatisieren. A&S Landscape kann sich jetzt auf diesen Workflow verlassen, um Projekte vom ersten Auftrag bis zur abschließenden Kundenzufriedenheitsumfrage abzuwickeln. Sie können zu jedem Zeitpunkt während des Projekts Berichte und Aufgabenlisten erstellen und aktuelle Informationen für alle Abteilungen freigeben. 

Jetzt, einige Jahre später, wird Smartsheet in der gesamten Organisation verwendet. Die Finanzabteilung verwendet Smartsheet für die Kreditkontrolle, Inkasso und das Erfassen gewinnbringender Projekte und erreichter Ziele. Die Personalabteilung setzt die Plattform von Bewerbungen bis hin zu Urlaubskalendern ein. Das Vertriebsteam verwendet Smartsheet für alle Prozesse, vom Sammeln wichtiger Informationen bis hin zum Onboarding von Neukunden. Einkaufs- und Beschaffungsteams sowie Betriebsteams setzen es ein, um alle Projekte zu synchronisieren. Das Marketingteam verwendet Smartsheet für den Marketingkalender und das dazugehörige Budget. Seit kurzem verwendet es auch Dashboards. 

Der Erfolg, den die Organisation mit Smartsheet verzeichnet, basiert größtenteils auf der Fähigkeit, kritische Pfade zu erstellen und Abhängigkeiten zu verbinden. Die Workflow-Abhängigkeiten stellen sicher, dass sämtliche Änderungen an der Zeitleiste für das gesamte Projekt angezeigt werden. So erhalten das Unternehmen und seine Kunden Zugriff auf einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt in Echtzeit. Dies wiederum ermöglicht die Agilität, Änderungen in Zukunft vorherzusagen und darauf zu reagieren. Verzögerungen können sofort erkannt werden, unabhängig davon, in welcher Phase des Prozesses sie auftreten. Negative Auswirkungen können so abgewendet werden. 

Dies ist eine Grundvoraussetzung für einen hochwertigen Kundenservice. A&S Landscape ist dadurch in der Lage, Kunden bereits Wochen im Voraus über mögliche Verzögerungen zu informieren. Das Unternehmen hofft nicht mehr einfach nur, dass es die Frist einhalten kann, nur um den Kunden in letzter Minute sitzen zu lassen. Diese Funktion wurde vor allem während der Covid-19-Pandemie besonders wichtig, da es eine nahtlose Fortführung der Geschäftstätigkeit (laut Roger Penprase) ermöglichte, selbst während Remote-Arbeit und Beurlaubungen.

Der Einsatz von Smartsheet hat den Kundendienst im gesamten Unternehmen revolutioniert. Eine Mammutaufgabe, bedenkt man dessen Bedeutung in der Unternehmenskultur von A&S Landscape. Durch die Systematisierung der Prozesse sowie dank transparenter und effizienter Kommunikation kann das Unternehmen seinen Kunden konsistent hervorragenden Service bieten. Roger Penprase, Managing Director, erklärt, dass die besten Kundenzufriedenheitswerte in der gesamten Branche nicht nur für Smartsheet, sondern für sich selbst sprechen.

Zeiteinsparungen, verbesserte Effizienz und zufriedenere Kunden: Das Unternehmen konnte erheblich Zeit einsparen und seine Effizienz steigern. Letztendlich bedeutet das ein besseres Kundenerlebnis über den gesamten Prozess hinweg. Die automatisierten Prozesse von Smartsheet sparen A&S Landscape unzählige Arbeitsstunden (sie vermeiden die manuelle Extraktion von Aufgaben für Einzelpersonen), damit Mitarbeiter an Aufgaben arbeiten können, die wirklich einen Mehrwert schaffen, wie etwa neue Aufträge, Kundendienst und die Verbesserung des Rufs des Unternehmens. Die Gefahr, dass Projekte aus dem Ruder laufen, ist gebannt, und die Kundenzufriedenheit ist so hoch wie nie.

Alle auf dem gleichen Stand: Smartsheet stellt sicher, dass alle Teammitglieder von A&S Landscape auf dem gleichen Stand sind. Projekte laufen jetzt reibungslos, es herrscht absolute Transparenz und Updates werden umgehend durchgeführt. Auch die Zusammenarbeit und die Effizienz wurden dank Smartsheet erheblich verbessert. Die intuitiven Funktionen von Smartsheet geben mehr Mitarbeitern Zugriff auf den Übersichtsplaner und relevante Gantt-Diagramme. Laut Roger Penprase hat Smartsheet A&S Landscape dabei geholfen, den Überblick über komplexe Projekte mit konstanten Updates zu behalten, die teilweise über Jahre laufen.

„Eine einzige gültige Quelle klingt vielleicht etwas übertrieben, doch es ist genau das, was uns Smartsheet bietet. Es gibt einen Punkt, da reicht es nicht mehr aus, dass sich irgendein Mitarbeiter an irgendetwas erinnert – die Fakten müssen in einem System erfasst werden. Wir haben dafür Smartsheet!“

Kultur der Verbesserung und Agilität: Die Einführung neuer Tools in ein Unternehmen kann eine große Herausforderung sein. Smartsheet konnte unsere Mitarbeiter jedoch in kürzester Zeit von seinen Vorteilen überzeugen und trug so zu einer Kultur der steten Verbesserung und Agilität bei. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen finden immer bessere Möglichkeiten für ihre Arbeit und überholte Prozesse, wie die doppelte Dateneingabe oder das Hin- und Herlaufen zwischen Abteilungen, gehören der Vergangenheit an. Jetzt können alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Team oder ihrer Erfahrung ihre alltägliche Arbeit mit Smartsheet abwickeln. 

Smartsheet hat somit auch die Agilität im Unternehmen verbessert. Die Plattform hat A&S Landscape erheblich bei den umfassenden Änderungen im Zuge von Covid-19 unterstützt. Es wurden Daten der 700 aktuellsten Kunden analysiert, um zu sehen, welche Produktlinien entsprechend den Marktsektoren am meisten betroffen wären. Smartsheet wurde so zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Unternehmens. Office Manager Tina Hopley beschreibt, dass Smartsheet mehr ist, „als nur ein Softwaresystem – es ist eine eigene Denkweise.“

Zusammen haben alle diese Vorteile zum beeindruckenden Wachstum des Unternehmens beigetragen. In nur wenigen Jahren ist A&S Landscape rapide gewachsen. In Großbritannien arbeitet ein Team mit fast 100 Monteuren an Projekten mit einer komplexen Lieferkette. Bei vielen Projekten herrscht außerdem Zeitdruck. Smartsheet spielt bei diesem Wachstum eine kritische Rolle. Es unterstützt das Wachstum des Unternehmens auf nachhaltige Weise.