4EF strafft seine Workflows und steigert die Effizienz um 50 %

4EF bietet Technologieberatungsdienste, um Herstellern dabei zu helfen, den Betrieb zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden schafft benutzerdefinierte Software zur Integration von ERP (Enterprise Resource Planning, Business Intelligence und Cloud-basierten Hosting-Lösungen, um sicherzustellen, dass Kunden den größten Nutzen aus ihren Technologieinvestitionen ziehen.

Die Mitarbeiter nehmen mehrere Rollen ein: Computerprogrammierer, Projektmanager, Marketingexperten – sie machen alles. 

Um den Herstellungsprozess eines Kunden zu verstehen, verbringen die Mitarbeiter von 4EF Stunden im Werk. Bevor sie eine kundenspezifische Lösung schaffen können, müssen Sie die Abweichung der strategischen Ziele eines Kunden von seinem tatsächlichen Betrieb feststellen.

„Unser Unternehmen füllt die Lücken zwischen dem, was unsere Kunden wollen, und dem, was sie haben“, sagt Maaik Meijerink, Project Portfolio Manager und Technical Consultant bei 4EF.

Diese Lücken zu füllen erfordert Zeit und beinhaltet viele Aufgaben.

Aber das Unternehmen stand selbst einer großen Lücke gegenüber. Die von 4EF verwendeten Arbeitsmanagementtools machten es schwierig, Projekte effektiv zu verwalten, ganz zu schweigen vom Wachstum des Unternehmens.

Den Mitarbeitern mangelte es an der Möglichkeit, alle Aspekte ihrer Arbeit präzise nachzuverfolgen – oder diese Informationen mit Kunden zu teilen. Und man konnte nicht auf Einblicke zu aktuellen gegenüber geplanten Stunden von vorhergehenden Projekten zugreifen, um den Umfang neuer Projekte akkurat festzulegen.  

Die Teammitglieder nutzten Microsoft Excel für die Projektplanung und die Zeiterfassung, aber man brauchte eine schnellere, mehr auf Zusammenarbeit basierende Arbeitsweise. Das Team wollte eine klare Ansicht aller Projekte, um die abrechenbaren gegenüber den nicht abrechenbaren Stunden für einzelne Aufgaben nachzuverfolgen und anzuzeigen.  

Ohne Echtzeiteinblicke in den Projektstatus riskierten die Teammitglieder es jeden Tag, unfundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Aktionen wiederum konnten sich negativ auf die Projektzeitachsen auswirken und Fehltritte bezüglich des Budgets nach sich ziehen, was sich auf die Beziehungen zu aktuellen Kunden auswirkte und uns weniger Arbeit für die Zukunft bescherte.

Um die Kontrolle über ihr Business zu erlangen, benötigten diese Effizienzexperten eine flexible Lösung, die den täglichen Betrieb unterstützte und im Einklang mit den strategischen Zielen stand.  

Die Effizienz verbessern und gleichzeitig viele sich verändernde Faktoren im Auge behalten

Da die meisten Teammitglieder außerhalb des Büros arbeiteten und jedes Projekt Hunderte von Aufgaben umfasste, benötigte 4EF eine robuste Lösung zur Arbeitsausführung, um seine Projekt-Workflows und Ressourcen im gesamten Unternehmen nachzuverfolgen.

Als 4EF Smartsheet entdeckte, erkannte das Unternehmen, dass es die Zeit und die Talente seiner Mitarbeiter maximal nutzen konnte, indem es die Lösungen zum Arbeitsmanagement und zur Automatisierung der Plattform nutzte. Die Teammitglieder konnten Smartsheet einfach bereitstellen – und strafften ihren gesamten Ansatz für Projektberichte und Ressourcenplanung.

Das Unternehmen kann nun beispielsweise an jedem beliebigen Punkt die geplanten mit den tatsächlichen Stunden für ein Projekt vergleichen. Mit diesem Einblick in den Fortschritt jeder Aufgabe können Projektmanager und Kunden inkrementelle Anpassungen vornehmen und fundiertere Entscheidungen treffen.

„Innerhalb eines Monats hatten wir mehr Einblicke erlangt als in all den Jahren zuvor. Wir sind effizienter, was die Kosten, strategischen Entscheidungen sowie die interne und externe Kommunikation anbelangt. Konkret gesagt haben wir unsere Gesamteffizienz um 50 Prozent gesteigert“, so Meijerink.

Mehr Transparenz und bessere Kommunikation mit Kunden

4EF sieht seine Möglichkeit, aktuelle, organisierte und umfassende Informationen mit Kunden zu teilen, als einen der größten Vorteile der Verwendung von Smartsheet an. „Unsere Kunden haben nun einfachen Zugriff auf Daten, wie z. B. wie viele Stunden für die verschiedenen Teile eines Projekts aufgewendet werden“, sagt Meijerink.

Die skalierbare Lösung von Smartsheet lässt sich einfach in die bestehenden Tools von 4EF integrieren, einschließlich Microsoft Power BI, um so die Technologieinvestitionen des Unternehmens optimal zu nutzen. Und die Mitarbeiter können nun effizienter arbeiten und so Zeit und Geld sparen. 

„Unser Team macht sich in Smartsheet Notizen, weist diese zu und teilt die Blätter. Wenn alles nachverfolgt, erfasst und dort abgelegt wurde, wo es hingehört, kann jeder, der Zugriff hat, unverzüglich Aktionen damit durchführen. Und wir müssen die Informationen nur einmal eingeben. Neben dieser Effizienzsteigerung ist das Projektmanagement zu einem riesigen Teil unseres Produktportfolios geworden und wirft einen geschätzten zusätzlichem Umsatz von 60.000 € pro Jahr ab.“

Dieser neue Ansatz hat dreifache Nachwirkungen auf das Business des Unternehmens. Er hat die Effizienz der Teammitglieder von 4EF so sehr gesteigert, dass Einzelpersonen sich auf Aktivitäten mit einem Mehrwert konzentrieren und dem Unternehmen so zu mehr Wachstum verhelfen können.