Die fünf Phasen des Projektmanagementlebenszyklus
Der Lebenszyklus des Projektmanagements ist ein fünfstufiger Prozess, der die allgemeinen Phasen eines Projekts beschreibt, unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder vorgeschlagenen Leistungen. Die Phasen lauten wie folgt:
- Initialisierung
- Planung
- Ausführung
- Steuerung und Kontrolle
- Projektabschluss
Durch die Bereitstellung einer Standardfolge und Aufteilung der Arbeitslast in kleinere, überschaubare Aufgaben erhöht der Lebenszyklus des Projektmanagements die Erfolgsquote von Projekten. Mit diesen Phasen können Sie auch wiederholbare, skalierbare Prozesse erstellen, die Sie für Initiativen aller Art verwenden können.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen fünf Phasen.
1. Projekt-Initialisierung
Initialisierung ist die erste Phase des Projektlebenszyklus. Das Ziel der Projekt-Initialisierung besteht darin, das Projekt zu definieren, die geschäftliche Rechtfertigung zu schaffen und die Genehmigung von wichtigen Stakeholdern zu erhalten.
Um dies zu tun, müssen Sie zuerst ein klares Verständnis für den erwarteten Geschäftswerts Ihres Projekts entwickeln und wie es auf größere Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Formulieren Sie dann die wichtigsten Ziele des Projekts, identifizieren Sie die wichtigen Stakeholder und legen Sie grundlegende Erwartungen fest.
Um die Arbeit als Teil der Projekt-Initialisierung formalisieren zu können, sollten Sie folgendes tun:
- Legen Sie einen Machbarkeitsbericht an: In einem Machbarkeitsbericht erfassen Sie alle Ressourcen, die Sie für Ihr Projekt benötigen (einschließlich Zeit, Geld und Personal). Verwenden Sie dieses Dokument, um die Rentabilität des Projekts zu bestimmen und zu entscheiden, ob Sie es fortführen sollen.
- Erstellen Sie eine Projektcharta: Eine Projektcharta, auch Projek-Initialisierungsdokument (PID) genannt, ist ein kurzes, formales Dokument, das Ihr Projekt beschreibt, einschließlich einer begründeten Rechtfertigung, der Ziele, Stakeholder, Risiken und Vorteile. Lesen Sie unseren Artikel, um mehr zu erfahren und kostenlose Vorlagen für Projektchartas herunterzuladen.
Sobald Sie die Genehmigung von den Stakeholdern erhalten haben, ist es an der Zeit, sich den Details Ihres Projekts zu widmen, indem Sie einen Projektplan erstellen.
2. Projektplanung
Erstellen Sie in der Phase Projektplanung eine Übersicht, die den Verlauf Ihres Projekts darstellt. Entwickeln Sie ein detailliertes Verständnis für die Projektanforderungen und -leistungen und dokumentieren Sie diese Informationen in Ihrem Projektplan.
Ein Projektplan sollte generell die folgenden Teile enthalten:
- Umfang: Beschreiben Sie, was Sie während Ihres Projekts erreichen möchten, einschließlich strategischer Ziele und Leistungen. Achten Sie darauf, festzulegen, was in- und außerhalb des Projektumfangs liegt, um Scope-Creep (Umfangsausweitung) zu vermeiden, worüber Sie weiter unten mehr erfahren.
- Risiko: Führen Sie eine Risikobewertung durch, um potenzielle Projektrisiken zu identifizieren und einen Plan zu entwickeln, wie Sie diese mindern können.
- Ressourcen: Ermitteln Sie die benötigten Ressourcen für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Erstellen Sie eine Budgetübersicht, einen Plan für die Ressourcenzuweisung und eine Liste mit Lieferanten, mit denen Sie, falls erforderlich, zusammenarbeiten.
- Erfolgsmetriken: Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg Ihres Projekts messen wollen. Ermitteln Sie konkrete Key Performance Indicators (KPIs/wichtige Leistungsindikatoren), die Sie zur Bewertung Ihrer Arbeit verwenden.
- Zeitplan: Erstellen Sie einen Projektzeitplan, der bestimmt, wann das Team die einzelnen Projektaufgaben erledigt, und weisen Sie den einzelnen Leistungen Mitarbeiter zu. Untergliedern Sie den Zeitplan in kleinere Phasen, um das Projekt besser zu verwalten, und identifizieren Sie wichtige Meilensteine.
- Kommunikation: Legen Sie fest, welche Methoden, Kadenz und Tools Sie für die Kommunikation während des Projekts verwenden wollen. Legen Sie ein Projektportal an, auf dem die gesamte Dokumentation untergebracht ist und achten Sie darauf, dass alle Stakeholder Zugriff auf die relevanten Tools und Dokumente haben.
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3. Projektdurchführung
Während der Projektdurchführung arbeitet das Projektteam daran, die in der Projektplanung beschriebenen Aufgaben abzuschließen. Dies ist in der Regel die Phase, die am meisten Zeit und Ressourcen beansprucht und wird von den meisten als der "Hauptteil" des Projekts angesehen.
Die Projektdurchführung beginnt in der Regel mit einem Projektstart-Meeting, in dem Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen besprochen werden. An diesem Punkt sollten Sie den Projektplan überprüfen und eine Liste mit den nächsten Schritten erstellen, so dass alle Beteiligten wissen, wie es weitergeht.
Halten Sie während der Durchführungsphase regelmäßig Rücksprache mit den Teammitgliedern, um Fortschritte und auftretende Probleme zu besprechen. Änderungen sind unvermeidlich, aber es ist wichtig, frühzeitig und oft zu kommunizieren, um bei Bedarf Lösungen zu ermitteln und Pläne zu aktualisieren.
Arrangieren Sie regelmäßige Treffen mit den Projekt-Stakeholdern, um den Projektfortschritt zu übermitteln und zu beschreiben, wie Sie mit Herausforderungen umgehen. Dadurch schaffen Sie Vertrauen.
In Kapitel 6 erfahren Sie, wie Sie die Erwartungen Ihres Teams und der Stakeholder besser in Einklang bringen.
4. Projektsteuerung und -kontrolle
Die Projektsteuerungs- und -kontrollphase findet parallel zur Projektdurchführung statt, gilt aber als eigene Phase mit bestimmten Aktivitäten. Zu dieser Phase gehören:
- Ressourcen- und Risikomanagement
- Leistungsüberwachung
- Änderungen des Projektplans (je nach Bedarf)
Um alle Details Ihres Projekts nachzuverfolgen, benötigen Sie Echtzeit-Transparenz in den Aufgabenstatus. Dies ermöglicht Ihnen, den Projektfortschritt genau festzuhalten, den Zeitplan und das Budget zu verwalten und zu jeder Zeit notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Im Allgemeinen sollten Sie die folgenden Faktoren überwachen:
- Risiken: Risiken sind bei keinem Projekt vermeidbar, aber die Überwachung von Risiken – ob im Zusammenhang mit Budget, Zeitplan, Störfällen oder anderem – hilft, ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten. Legen Sie besonderen Wert auf Transparenz und Compliance innerhalb Ihres Teams, sodass Sie schnell reagieren können, wenn Probleme auftreten.
- Key Performance Indicators (KPIs/wichtige Leistungsindikatoren): Bewerten Sie fortlaufend Ihr Projekt anhand der während der Projektplanungsphase identifizierten Leistungsmetriken. Dies hilft Ihnen, den Erfolg Ihres Projekts während des gesamten Lebenszyklus zu messen.
- Aufgaben- und Projektstatus: Achten Sie darauf, dass Teammitglieder ihren Fortschritt und auftretende Probleme an einem zentralen Ort dokumentieren, auf den jeder Zugriff hat. Dies dient als offizielles Projektprotokoll.
- Umfang: Überwachen Sie den Projektumfang, um Scope-Creep zu verhindern, was die unkontrollierte Ausweitung oder Verschiebung der Projektprioritäten über den ursprünglichen Projektplan hinaus ist. Legen Sie mit den Stakeholdern die Erwartungen rund um Änderungen an den Projektzielen und Zeitplänen fest, da neue Anweisungen ungewollte Risiken und Projektverzögerungen sowie Budgetüberschreitungen nach sich ziehen können.
Die Steuerungs- und Kontrollphase endet, wenn Sie das Projekt vollständig abgeschlossen haben und bereit sind, Projektleistungen zu erbringen.
5. Projektabschluss
Projektabschluss stellt das Ende des Projekts dar. In dieser Phase gibt das Team abgeschlossene Leistungen an die Business-Stakeholder weiter und führt einen Projektrückblick durch.
In der Regel hält das Team eine Post-Mortem-Analyse ab, um zu besprechen, was gut funktioniert hat und an welchen Stellen es Verbesserungspotenzial gibt.
Halten Sie während des Projektabschlusses Rücksprache mit den Stakeholdern über mögliche unvollständige Leistungen und erarbeiten Sie eine Lösung für dieses Problem. Erstellen Sie außerdem einen Bericht über das Projektbudget, der die tatsächlichen Ausgaben darstellt und organisieren Sie die gesamte Projektdokumentation an einem Ort.
Der Projektabschluss ist ein wichtiger Teil des Projekts, da in ihm gesammelte Erfahrungen identifiziert und wichtige Erkenntnisse hervorgehoben werden können, die bei zukünftigen Projekten angewendet werden sollen.
Weitere Ressourcen
Ein Leitfaden zum Project Management Body of Knowledge des PMI
Im Jahr 1996 hat das Institut für Projektmanagement (Project Management Institute/PMI) den Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) erstellt, der die Standardrichtlinien und -terminologie für die Verwaltung von Projekten festlegt. Dies wurde als erste formelle Dokumentation des modernen Projektmanagements angesehen und wird bis heute verwendet.
Der PMBOK® Guide, mittlerweile in der siebten Ausgabe, dient als umfassender formeller Leitfaden für das Projektmanagement und enthält Informationen über Methoden, Resourcing, Zeitplanung und Standards sowie Tipps und Best Practices, die Ihnen helfen, Projekte fristgerecht und im Budget umzusetzen.
Der PMBOK® Guide ist besonders bekannt für die Definition zehn kritischer Wissensbereiche, die die wichtigsten Bereiche in der Project Management Professional (PMP®) Zertifizierungsprüfung bilden, die vom PMI gesponsort wird.
Laut PMI sind die zehn Wissensbereiche des Projektmanagements die folgenden:
- Projektintegrationsmanagement: Die Aktivitäten, die die verschiedenen Prozesse, Aufgaben und Aktivitäten identifizieren und zusammenführen, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind.
- Projektumfangsmanagement: Die Aktivitäten, die der Projektmanager durchführt, um alle Ziele innerhalb des Projektumfangs zu erreichen und um Scope-Creep zu verhindern.
- Projektzeitmanagement: Die Aktivitäten, die sicherstellen, dass das Projekt innerhalb des Zeitplans fertiggestellt wird.
- Projektkostenmanagement: Die Aktivitäten, die sicherstellen, dass das Projekt auf oder im Budget fertiggestellt wird und um Änderungen des Budgets zu verwalten.
- Projektqualitätsmanagement: Der Projektmanager muss sicherstellen können, dass das Projekt über den Abschluss aller Leistungen hinaus Qualitätsstandards erfüllt.
- Projektpersonalmanagement: Diese Kategorie umfasst alle Aktivitäten des Projektmanagers zur Vereinigung, Organisation, Verwaltung und Unterstützung des Projektteams.
- Projektkommunikationsmanagement: Der Projektmanager sollte bestimmen, wie er bestmöglich mit dem Projektteam und den Stakeholdern kommunizieren kann und wie er die jeweiligen Erwartungen am Besten weitergeben kann.
- Projektrisikomanagement: Die Aktivitäten, die der Projektmanager durchführt, um Risiken für den Projekterfolg zu identifizieren und zu mindern.
- Projektbeschaffungsmanagement: Die Fähigkeit, Dienstleistungen oder Produkte zu beschaffen, die abgesehen vom unmittelbaren Projektteam für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind.
- Projekt-Stakeholder-Management: Die Aktivitäten, die erforderlich sind, um die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten und als Bindeglied zwischen Stakeholdern und Teammitgliedern zu dienen.