Motul Asia Pacific lässt im Vorfeld eines komplexen Projekts keinen Raum für Fehler oder Verzögerungen

Im Jahr 1853, als die industrielle Revolution die Welt auf den Kopf stellte, gründete Motul sein erstes Unternehmen. Seitdem gilt das Unternehmen als Weltklasse-Spezialist für die Herstellung und den Vertrieb von High-Tech-Motorenschmierstoffen und -flüssigkeiten. Motul hat seinen Hauptsitz etwas außerhalb von Paris und verfügt über Außenposten auf der ganzen Welt. 

Kein Spielraum für Fehler

Einer dieser Außenposten, Motul Asia Pacific, bereitete sich auf ein ehrgeiziges Projekt vor. Das Unternehmen wollte den Lagerdienstleister für das Lager in Singapur, ein Konsolidierungszentrum, in dem Waren aus der ganzen Welt importiert und an Kunden verteilt werden, wechseln. „Wir hatten das Gefühl, dass wir vom vorherigen Dienstleister nicht das bekamen, was wir brauchten“, sagt Sanjeev Wangoo, Chief Manufacturing and Supply Chain Officer bei Motul Asia Pacific. „Wir hatten eine sehr knappe Frist von drei Monaten, um einen komplizierten Umzug zu koordinieren, der viel Planung, Aktivitäten, Kommunikation und Abteilungen umfasste. Zum Beispiel mussten wir für eine Weile eine Flugverbotszone ausrufen und Kunden darüber informieren, dass in diesem Zeitraum keine Absatzlogistik stattfinden würde.“

Während des Umzugs musste Motul auch die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) verschiedener Prozesse genauer unter die Lupe nehmen und verfeinern. „Wir wollten Fehler in unserer bisherigen Arbeit lokalisieren und unsere Workflows verbessern“, fährt Wangoo fort. „Mir wurde klar, dass wir für ein solch wichtiges Projekt besser gewappnet sein mussten.“

Die Grundlage schaffen

Dies inspirierte Motul dazu, nach einer umfassenden Lösung für das Projektmanagement zu suchen. „Damals verwendeten wir andere Drittanbieter-Tools und fanden es schwierig, Zugriffsrechte zu verwalten“, sagt Wangoo. „Ich suchte nach einer Plattform, auf der alle ganz einfach zusammenarbeiten können, auch ohne Lizenzen.“

Bald darauf wurde Wangoo zu einer Benutzersitzung zu Smartsheet eingeladen.

„Ich habe von anderen Benutzern gehört, wie sie die Plattform nutzen, und fand das sehr beeindruckend und zeitgemäß“, erzählt Wangoo. „Ich bat Smartsheet, meinem Team die Lösung vor Ort vorzustellen, und unsere Mitarbeiter fanden sie äußerst interessant.“

Motul wandte sich an das IT-Beratungsunternehmen Copernicus Consulting, um Hilfe bei der Implementierung der Smartsheet-Plattform für modernes Projekt- und Portfoliomanagement zu erhalten. „Wir richteten verschiedene Arbeitsabläufe ein, von denen jeder einem anderen Aspekt des Projekts gewidmet war, z. B. Kundenservice, Finanzen, Produkt, Vertrieb, Logistik und Lieferkette“, erklärt Wangoo. „Unsere Abläufe verfolgen jede Aufgabe, jede Zeitachse, jedes Risiko, jedes Detail und jede Aktivität, um das Risiko zu verringern, dass wir etwas übersehen. Unsere Mitarbeiter nutzen Automatisierungen, Erinnerungen und Auslöser, um die Umsetzung zu unterstützen, während wir Dashboards verwenden, um den Fortschritt zu überwachen.“

Ein synchronisiertes führendes Unternehmen

Mit allen Karten auf dem Tisch hat Motul die dringend benötigte Transparenz für eine reibungslose Migration zu einem neuen Dienstanbieter erlangt. „Sobald wir herausfinden, was zu tun ist und wie diese Aufgaben voneinander abhängen, läuft alles wie eine gut geölte Maschine“, verrät Wangoo.

„Anstatt zu raten, wo etwas schieflaufen könnte, können wir Verzögerungen oder Probleme sofort erkennen. Das ist besonders wichtig, wenn die Fristen knapp sind. Man hat das Gefühl, das gesamte Team hat die Kontrolle und behält den Überblick. Außerdem misst es wöchentlich den Fortschritt. Wir haben jetzt jeden Aspekt des Projekts geplant und bereits mit der Migration begonnen.“

Durch die effizientere Kommunikation von Informationen mit Smartsheet können Mitarbeiter unzählige Stunden einsparen und haben mehr Zeit für ihre Hauptaufgaben. „Unsere Projektmanager können den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben wie das Zusammenstellen von Daten und Berichten reduzieren. Stattdessen können sie einfach ein Dashboard mit Echtzeit-Updates aufrufen“, merkt Wangoo an. „Sie müssen keine E-Mails oder Sheets mehr versenden, um ihre Teamkollegen auf bevorstehende Fristen aufmerksam zu machen. Stattdessen können sie sich auf geschäftsbezogene Aufgaben wie das Umschreiben von SOPs konzentrieren. Smartsheet hat unserem Team definitiv geholfen, sich effizienter zu koordinieren und zusammenzuarbeiten.“

Feinabstimmung anderer Workflows

Motul erkannte, wie der Einsatz von Smartsheet zur Optimierung eines komplexen Workflows beitragen konnte, und beschloss, die Lösung im Rahmen seines neuen Produktregistrierungsprozesses (NPR) auszuprobieren. „Wenn wir ein neues Produkt auf den Markt bringen, durchläuft es verschiedene Phasen der Validierung, vom Vertrieb bis zur Unternehmensführung“, erklärt Wangoo. „Früher waren wir auf zahllose E-Mails und andere Software von Drittanbietern angewiesen und es war eine Herausforderung, alle notwendigen Informationen bereitzustellen. Ich bat mein Team, mit Copernicus zusammenzuarbeiten, um in Smartsheet eine Lösung zu entwickeln.“ Motul steht nun kurz vor der Fertigstellung dieses Tools, das dem Unternehmen einen durchgängigen Einblick in jedes Produkt geben wird, und hat bereits mit der Entwicklung einer Smartsheet-gestützten Lösung für die Bestandsverwaltung begonnen. 

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung

Heute ist das Team von Motul in Singapur voll und ganz mit diesen Lösungen vertraut. „Der Erfolg eines Tools hängt davon ab, wie effektiv man Mitarbeitern die Vorteile und Funktionen vermittelt“, sagt Wangoo.

„Unsere Teamleiter hielten Sitzungen für ihre Teammitglieder ab, und bisher haben alle Smartsheet effizient genutzt. Sowohl sie als auch unsere Projektmanagerin, die nicht genügend Zeit hatte, sich mit Smartsheet vertraut zu machen, bekamen den Dreh ganz leicht raus. Trotzdem ist ihr der Projektstart leichtgefallen.“

Darüber hinaus erwägt das IT-Team, Smartsheet in seiner Abteilung einzusetzen, da es die Vorteile erkannt hat.

Nach der erfolgreichen Einführung in der Niederlassung in Singapur möchte Motul das Wissen an Standorte auf der ganzen Welt weitergeben. „Wir planen, Smartsheet auf Teams in anderen Ländern auszuweiten“, erklärt Wangoo. „Bei einem so erfolgreichen Anwendungsfall glaube ich, dass andere leicht davon überzeugt werden können, unserem Beispiel zu folgen.“