Gründe für einen guten kreativen Workflow-Prozesses
Jedes Unternehmen, das kreative Arbeit leistet, hat Leistungen zu erbringen und Fristen einzuhalten. Diese Leistungen – die kreative Arbeit selbst – und ihre Fristen können ständig unterbrochen werden, wenn es keinen Prozess dafür gibt, um die Arbeit zu beginnen, zu entwickeln und zu genehmigen. Alle Beteiligten müssen wissen, welche Details das Projekt enthält, was erforderlich ist, um es voranzubringen, wer seinen Beitrag geleistet hat und wer nicht und ob das Projekt pünktlich fertiggestellt werden kann.
Ein kreativer Workflow-Prozess, der die gesamte Arbeit verfolgt und steuert, kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und gleichzeitig Zeit und Geld zu sparen. Zu den Organisationen, die routinemäßig kreative Workflow-Prozesse umsetzen, gehören Grafikdesignfirmen, Werbeagenturen und digitale Kreativagenturen (manchmal auch einfach als digitale Agenturen bezeichnet). Aber auch viele andere Unternehmen setzen den Prozess ein, um effizienter zu werden. Einige Unternehmen haben einen eher altmodischen kreativen Workflow implementiert, der sich auf E-Mails, Tabellen, Meetings und kontinuierliche Kommunikation beschränkt. Andere verwenden Software oder Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen, um den Workflow zu verwalten
Was ist kreatives Workflow-Management?
Kreatives Workflow-Management ist ein weiterer Begriff für den Prozess der Workflow-Nachverfolgung bei kreativen Projekten. Einige Menschen verwenden auch den Begriff Creative Operations.
Die Phasen des kreativen Workflows
Wenn Sie die Phasen des kreativen Workflow-Prozesses kennen, können Sie Ihre Arbeit besser in überschaubare Abschnitte einteilen. Die wichtigsten Phasen des kreativen Workflow-Prozesses sind Definition und Ideenfindung, Erstellung, Überprüfung und Genehmigung sowie Einführung.
Hier finden Sie weitere Informationen zu jeder Phase:
- Definition und Ideenfindung: Legen Sie den Bedarf für das Produkt fest und definieren Sie dann allgemeine Ideen dafür.
- Erstellung: Definieren Sie die Spezifikationen des Produkts und kreieren oder konstruieren Sie es dann.
- Überprüfung und Genehmigung: Sammeln Sie Feedback und Genehmigungen von internen und externen Stakeholdern.
- Einführung: Das Produkt ist jetzt verfügbar.
Lesen Sie weiter für mehr Details zu jeder Phase.
Erste Phase: Definition und Ideenfindung
In der ersten Phase wird der Bedarf für das Produkt definiert, eine allgemeine Vorstellung des Produkts detailliert beschrieben und eine Struktur für die effektive Erstellung des Projekts festgelegt. Diese Phase kann die folgenden Aufgaben umfassen:
- Erstellen Sie das originale kreative Briefing, das den Zweck des Produkts, seine Ziele, seine voraussichtliche Zielgruppe, das Gesamtbudget und den Zeitplan sowie andere grundlegende Informationen enthält.
Vorlage für kreatives Kundenbriefing herunterladen – Microsoft Excel
Verwenden Sie diese kostenlose, anpassbare Vorlage, um ein umfassendes kreatives Briefing für einen Kunden zu erstellen. Die Vorlage enthält Abschnitte für den Namen des Kunden, Kontaktinformationen, Projektziele und Zielgruppe sowie detailliertere Informationen zu allen Marketingmaterialien wie Anzeigentexte, Veranstaltungs- und Werbematerialien und soziale Medien.
Weitere Ressourcen finden Sie in unserer Übersicht mit kostenlosen Vorlagen für kreative Kundenbriefings.
- Führen Sie ein erstes Kickoff-Meeting mit allen Personen durch, die am Projekt beteiligt sein werden.
- Legen Sie Ziele fest und definieren Sie Messzahlen für das Projekt. Sie können den Ansatz der SMART-Ziele verwenden, der dazu animiert, sich Ziele zu setzen, die spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sind.
- Definieren Sie Projektmeilensteine und legen Sie Messzahlen fest, um den Projekterfolg zu messen.
- Legen Sie die Struktur Ihres Teams und die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder fest.
- Identifizieren Sie Hürden und Risiken, um das Projekt effektiv umzusetzen. Mehr über Risikomanagement von Projekten erfahren Sie in unserem umfassenden Leitfaden mit Tipps und bewährten Vorgehensweisen von Experten.
- Informieren Sie sich über die Konkurrenten Ihres Kunden, um herauszufinden, wie sich das Produkt von anderen abheben kann.
- Identifizieren und verwenden Sie nützliche Tools, beispielsweise kreative Projektvorlagen und visuelle Zeitachsen.
- Richten Sie eine Struktur ein, um die Arbeitslast des Projektteams zu verwalten.
- Beginnen Sie, zusammen mit Ihrem Team und dem Kunden an einem Moodboard zu arbeiten, das eine Sammlung von Bildern und Wörtern ist, die das endgültige Aussehen und die Wirkung des fertigen Produkts grob definiert.
- Besprechen Sie die Erwartungen Ihres Kunden in Bezug auf das, was das Endprodukt leisten kann.
Zweite Phase: Erstellung
Die zweite Phase umfasst die eigentliche Arbeit an der Erstellung des Produkts. Die Phase kann folgende Aufgaben umfassen:
- Generieren Sie Ideen mit dem Team durch Brainstorming und andere Techniken.
Hillary Kelbick, Vorsitzende und Chief Executive Officer von MKP Communications, sagt, dass das ursprüngliche Brainstorming-Meeting von entscheidender Bedeutung ist. Außerdem ist es wichtig, den Ton des Meetings auf striktes Brainstorming zu beschränken: „Zu diesem Zeitpunkt gibt es keine schlechten Ideen“, rät sie. „Die Regel ist, dass wir alles aufschreiben – auch wenn es dumm klingt. Je mehr Ideen Sie haben, umso besser. Zu diesem Zeitpunkt ist nichts dumm, denn Sie wissen nicht, wie die kreative Energie zustande kommen wird. Nehmen Sie alles an.
“ Mehr über Brainstorming-Techniken erfahren Sie in unserem Leitfaden zu motivierenden Brainstorming-Ansätzen.
- Erstellen Sie eine Chronik und teilen Sie all diese Ideen mit dem Team.
- Analysieren Sie ähnliche Produkte auf dem Markt und lernen Sie daraus, auch von den Konkurrenten Ihres Kunden.
- Entwickeln Sie ein kollaboratives Arbeitsumfeld – nicht nur, indem Sie Mitarbeiter einstellen, die gut mit anderen zusammenarbeiten, sondern auch durch regelmäßige kurze Meetings, um Ziele und Fortschritte zu besprechen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um andere Strukturen zu etablieren, die Ihr Team zur Zusammenarbeit motivieren.
- Nutzen Sie Kollaborationssoftware und andere Tools, die Ihrem Team helfen können, effektiver zusammenzuarbeiten.
- Geben Sie Ihrem Kunden regelmäßig Updates zu den Ideen Ihres Teams und berücksichtigen Sie die Reaktionen vom Kunden zu den vorgestellten Ideen und möglichen Richtungen für das Projekt.
Laut Kat Yowell, Senior Designer bei Lucid Agency, einer Agentur für digitales Marketing mit Büros in Phoenix und Chicago, kann ihr Team bereits in der Anfangsphase schriftliche Inhalte oder eine Designidee für den Kunden freigeben. Beim Erstellen einer Website zum Beispiel wird das Team wahrscheinlich Wireframes einer potenziellen Website oder Internetseite freigeben – ein Design, das zeigt, welche Elemente und Oberflächenelemente auf wichtigen Seiten existieren werden. Das Team kann auch eine bereits vollständig entwickelte Seite freigeben, um dem Kunden „eine Vorstellung davon zu geben, wie es aussehen wird, bevor wir mit dem Rest beginnen.“
Es geht nur darum, beim Kunden nachzufragen, um „sicherzustellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind“, fügt Yowell hinzu. - Betrachten Sie eine Reihe von Inhaltsversionen desselben Gesamtprodukts. Sie können die Informationen zum Beispiel für eine Broschüre für eine kleinere Infografik, ein Foto, einen Instagram-Post usw. verwenden.
- Verwalten Sie Ihre Designdateien effektiv und stellen Sie sicher, dass Sie für alle Dateien eine strenge Namenskonvention einhalten.
- Erstellen Sie eine Arbeitsplatzstruktur, die den Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit zu priorisieren.
- Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder alle Fristen während der Entwicklung des Projekts einhalten.
- Erstellen Sie Statusberichte, die die Entwicklung des Projekts detailliert darstellen.
- Kommunizieren Sie weiterhin mit Ihrem Kunden und geben Sie regelmäßige Status-Updates.
- Verfolgen Sie die Zeit, die alle Teammitglieder für das Projekt aufwenden, um die Arbeitsbelastung besser zu verstehen. Messen Sie den Zeitaufwand anhand des Gesamtbudget und verwenden Sie diese Daten, um Ihrem Kunden eine detaillierte Rechnung auszustellen.
Dritte Phase: Überprüfung und Genehmigung
Diese Phase umfasst die tatsächliche Entwicklung des Produkts und kann die folgenden Handlungselemente beinhalten:
- Holen Sie sich die endgültige interne Genehmigung Ihres Vorgesetzten für das Produkt ein, um es dann an Ihren Kunden zu senden. Mehr über die Einrichtung eines effektiven Genehmigungsprozesses in Ihrem Unternehmen erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Erstellung eines effektiven Genehmigungsworkflows.
- Geben Sie Inhalte für Ihren Kunden frei. Dies erfordert möglicherweise die Verwendung von Tools, mit denen Sie große Video- oder Designdateien übertragen können.
- Bewerten Sie Ihre Überprüfungszyklen und erstellen Sie dann eine Struktur, damit alle Beteiligten die notwendigen Grenzen für die Anzahl der Zyklen kennen.
- Verwenden Sie Designprüfungssoftware und andere Tools, die das Feedback von verschiedenen Personen zentralisieren können und stets Klarheit über die aktuellste Version des Produkts schaffen.
- Sammeln Sie Design- und sonstiges Feedback von Kunden und verwenden Sie eine Struktur, um dieses Feedback zu verwalten, zu organisieren und darauf zu reagieren.
- Verfolgen Sie den Umfang und das Niveau des Feedbacks und stellen Sie fest, ob es in die Richtlinien des ursprünglichen Vertrags passt oder ob Sie möglicherweise zusätzliche Zeit in Rechnung stellen müssen.
- Verwenden Sie ein Projektmanagement- und Kommunikationstool – anstatt E-Mails – für effizientere Diskussionen, sowohl intern als auch mit dem Kunden.
- Sichern Sie sich die endgültige Genehmigung des Produkts durch Ihren Kunden.
Vierte Phase: Produkteinführung:
Die letzte – und spannendste – Phase ist die Produkteinführung. Dazu gehört in der Regel die Verteilung von Drucksachen, die Veröffentlichung eines Videos oder die Bereitstellung digitaler Materialien im Internet. Danach müssen Sie möglicherweise die folgenden Aufräumarbeiten durchführen:
- Senden Sie Rechnungen an Ihren Kunden basierend auf Ihrem Vertrag.
- Halten Sie Ihren Kunden zufrieden, indem Sie alle Fragen schnell beantworten und eine gute Nachkommunikation pflegen.
Vorlage für einen kreativen Workflow
Vorlage für einen kreativen Workflow herunterladen
Microsoft Excel | Microsoft Word
Verwenden Sie diese Vorlage, um den Fortschritt der übergeordneten Phasen und Aufgaben während Ihres kreativen Workflows nachzuverfolgen. Die Vorlage enthält Abschnitte, in der Sie den Eigentümer, das Fälligkeitsdatum und den Status übersichtlich auflisten und angeben können, ob die Aufgabe bereits überfällig ist. Fügen Sie die Aufgaben hinzu oder ändern Sie sie entsprechend den Anforderungen Ihres Workflows.
Bewährte Vorgehensweisen zur Einrichtung eines effektiven kreativen Workflow-Prozesses
Um einen effektiven kreativen Workflow einzurichten, empfehlen Experten, den Umfang zu klären, den Workflow grafisch darzustellen, Workflow-Software zu verwenden, regelmäßige Kontrollmeetings abzuhalten und die Effektivität des Workflows zu messen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Teammitglieder Ihrem Workflow tatsächlich folgen können.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige allgemeine Workflow-Prozessschritte, die Sie berücksichtigen sollten:
- Klären Sie Umfang, Zielsetzung(en) und Strategie mit dem Kunden: Zu Beginn eines Projekts müssen Sie die Projektziele und den grundlegenden Plan zur Erreichung dieser Ziele formell klären – am besten durch ein schriftliches Dokument, dem alle zustimmen.
„Wenn wir einen Auftrag bekommen, muss der Projektmanager mit dem Kunden genau klären, was kommuniziert werden soll – und welche Ziele dabei wichtig sind“, erklärt Kelbick. Die Agentur mit Sitz in New York ist spezialisiert auf Marketing, Produktstrategie und Kommunikation für Finanzinstitute.
Kelbick sagt, dass ihre Firma eine Strategieerklärung für das Projekt vorbereitet, die laut ihrer Aussage „dem Kunden präsentiert und von ihm überprüft wird – sodass alle sich darüber einig sind, was wir kommunizieren wollen.“ - Klären Sie die Zuständigkeiten: Legen Sie Ihre Teamhierarchie fest und klären Sie dann, wer welche Rolle bei der Entwicklung, Genehmigung und Fertigstellung der Arbeit hat. Es ist wichtig, dass Sie dabei die Persönlichkeit Ihres Unternehmens berücksichtigen. Wenn einige Mitarbeiter während des gesamten Prozesses eher stark beteiligt sind, während andere nur an wichtigen Meilensteinen teilnehmen möchten, sollte Ihr Plan dies berücksichtigen.
Sie werden wahrscheinlich einen Projektmanager ernennen wollen. Legen Sie dann fest, welche Teammitglieder das Projekt in jeder Phase seiner Entwicklung genehmigen müssen. - Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm: Für jedes spezifische Projekt ist es hilfreich, ein Diagramm oder eine Grafik zu erstellen, das die Phasen des Prozesses sowie die erforderlichen Genehmigungen, Beiträge und andere Aktionen zeigt. Achten Sie auf das sich gegenseitig ausschließende und insgesamt erschöpfende MECE -Prinzip (mutually exclusive and collectively exhaustive), das von der Unternehmensberatung McKinsey & Company entwickelt und in einer Vielzahl von Geschäftspraktiken verwendet wird. Im Wesentlichen sollten Sie Informationskategorien so gruppieren, dass sie sich nicht überschneiden und Ihre Bewertung alle möglichen Kategorien umfasst. Im Kontext des kreativen Workflows bedeutet MECE, dass es keine Unklarheiten darüber geben sollte, welche Anforderungen gestellt werden und wer in den einzelnen Phasen dafür verantwortlich ist und dass der Workflow jeden Aspekt des Projekts von Anfang bis Ende abdeckt.
Ed Burgoyne, Gründer und Lead Advisor von Makr Consulting, hilft Unternehmen dabei, eine breitere Bewertung der Workflow-Prozesse im Allgemeinen durchzuführen – unabhängig von einem bestimmten Projekt.
„Manchmal ist der Prozess, einfach zusammenzukommen und zu schauen, wie die Dinge derzeit funktionieren, für die Mitarbeiter sehr aufschlussreich“, sagt er. Er erklärt, dieser Prozess helfe Unternehmen, sich selbst die Frage zu stellen: „‚Wie machen wir das, was wir tun? Warum machen wir das so? Ist das sinnvoll? Wie beschreiben wir, was wir tun?‘“
- Sorgen Sie für die Zustimmung des Teams zum Workflow-Prozess: Es ist wichtig, dass jeder von Anfang an die Struktur und die Details Ihres Workflow-Prozesses versteht und damit einverstanden ist. Wenn Burgoyne mit Unternehmen zusammenarbeitet, um ihnen zu helfen, ihre Arbeitsprozesse zu verstehen und zu verbessern, weiß er: „Wir können den ganzen Tag lang Prozesspläne erstellen. Aber das Verhalten ist sehr, sehr wichtig. Wie handeln wir? Wir müssen Veränderungsprozesse unter Berücksichtigung des Verhaltens steuern. Ich kann den ganzen Tag lang Veränderungsprozesse [empfehlen] und sie an die Wand hängen. Aber wenn sich die Leute nicht daran halten“, erklärt er, „werden sie nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen.“
Burgoyne schlägt daher vor, dass Unternehmen zusammen mit ihrem gesamten Team erarbeiten, wie sie ihre Arbeitsprozesse strukturieren wollen – dies ermöglicht die Zustimmung aller Beteiligten von Anfang an. - Verwenden Sie eine Software für kreative Workflows/kreatives Projektmanagement: Während einige Unternehmen einen kreativen Workflow-Prozess ohne Software implementieren und verfolgen können, glauben viele Experten, dass die Software äußerst hilfreich sein kann, um die Prozesse nachzuverfolgen und Unklarheiten zu vermeiden.
Ein Unternehmen kann Software verwenden, um die gesamte schriftliche Kommunikation in die Software zu integrieren, Kalenderelemente und Erinnerungen zu integrieren und es viel einfacher und effizienter zu machen, Aufgaben für das Projekt zu überwachen und zu genehmigen und die Arbeit zu überprüfen. - Legen Sie fest, wie und wann Überprüfungen und Genehmigungen stattfinden sollen: Stellen Sie klar, wer jede Phase des Projekts überprüft und Beiträge liefert sowie wann diese Beiträge und alle erforderlichen Genehmigungen fällig sind. Sie werden wahrscheinlich die Anzahl der Bewerter und Überprüfungsrunden begrenzen wollen. Achten Sie darauf, für jede Überarbeitung eine Namenskonvention festzulegen, damit jeder weiß, welcher Entwurf der aktuellste ist.
- Halten Sie Kontrollmeetings ab: Auch wenn Sie Software und andere digitale Kommunikationsmittel verwenden, ist es hilfreich, regelmäßige Meetings mit dem Team abzuhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt vorankommt und im Zeitplan bleibt.
- Verfolgen Sie die Produktivität und andere Messzahlen: Es kann nützlich sein, verschiedene Messzahlen für Ihre kreativen Projekte nachzuverfolgen, darunter die Anzahl der erhaltenen Anforderungen für Kreativprojekte, die Versionen pro Projekt, die Zeit bis zur Genehmigung und die Gesamtdauer des Projektzyklus.
Kreativer Workflow in den Projektphasen
Ihr Team sollte auch die folgenden wichtigen Punkte in den verschiedenen Phasen des Projekts berücksichtigen.
- Projektbeginn: Verwenden Sie einen formellen Projektanforderungsprozess und stellen Sie sicher, dass Ihr internes Team diesen befolgt.
„Eine der tragenden Säulen ist der anfängliche Anforderungsprozess“, sagt Brian Bosche, Senior Product Manager bei Smartsheet und Gründer und ehemaliger CEO von Slope, einem Unternehmen, das Software für kreativen Workflow entwickelt hat und jetzt Teil von Smartsheet ist. „Es ist wirklich wichtig, dass die Personen wissen, wohin sie sich wenden müssen, um eine Anfrage zu stellen. Der Aufnahmeprozess ist wirklich wichtig.“
Der Aufnahmeprozess stellt sicher, dass jeder alle Projekte versteht, die beginnen sollen, und gibt allen zu Beginn die erforderlichen Informationen, so Bosche weiter. - Projektentwicklung: Verfolgen Sie den Arbeitsaufwand für verschiedene Aufgaben innerhalb des Projekts, gleichen Sie die Arbeitsbelastung nach Möglichkeit aus und stellen Sie sicher, dass der Zeitplan bestimmte Teammitglieder mit hohen Arbeitslasten berücksichtigt.
Yowell der Lucid Agency sagt, dass ihre Organisation wöchentlich Meetings abhält, um zu bewerten, woran jeder Designer oder ein anderes Teammitglied arbeitet. Die Agentur verwendet eine Software, die jeder Aufgabe zwischen einem und drei Punkten zuweist, je nachdem, wie lange die Aufgabe dauern wird. „[Dies] gibt uns einen Blick über die Aufgaben aus der Vogelperspektive; mit diesem Zahlensystem können wir herausfinden, wie wir Aufgaben bei Bedarf umverteilen können“, erklärt sie. - Kundenüberprüfung und -genehmigung: Kommunizieren Sie den Kunden, wie der Überprüfungsprozess am besten funktioniert (einschließlich der Fristen), und seien Sie sich der vom Kunden verursachten Verzögerungen bewusst.
Kreativer Projektprozess
Der Begriff kreativer Projektprozess beschreibt den Prozess des Beginns, der Verfolgung und des Abschlusses kreativer Projekte. Unternehmen müssen über einen effektiven kreativen Projektprozess verfügen, den die Teammitglieder befolgen, um sicherzustellen, dass ihre Kreativprojekte gut und pünktlich abgeschlossen werden.
Vorteile kreativer Workflow-Software und Aufgaben, die sie unterstützen kann
Ihr Unternehmen sollte Prozesse und eine Struktur einrichten, die zu einem effektiven kreativen Workflow führen – auch wenn Sie sich nicht für den Einsatz spezieller Software entscheiden. Bestimmte Software oder SaaS-Lösungen können Ihnen jedoch helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern, Zeit und Geld zu sparen und bei Ihrer kreativen Arbeit produktiver zu sein.
Bosche von Smartsheet erklärt, dass Zeitersparnis und gesteigerte Effizienz die größten Vorteile kreativer Workflow-Software sein könnten. „Geschwindigkeit ist für Kreativteams und Unternehmen heute sehr viel wichtiger“, sagt er. „Jedes Team muss so viel schneller vorankommen und Inhalte mit schnelleren Bearbeitungszeiten herausbringen. Um schnell zu sein, muss man unglaublich effizient sein. In kreativen Workflows ist viel Zusammenarbeit erforderlich. Wenn Sie kein kreatives Workflow-Tool haben, können Sie diesen Prozess nicht effizient durchlaufen.“
Hier sind einige Vorteile und Aufgaben, bei denen kreative Workflow-Software helfen kann:
- Zeitersparnis
- Erstellen und Organisieren kreativer Kundenbriefings
- Stundenprotokollierung
- Einfachere Terminplanung
- Videokonferenzen
- Zugriff der Teammitglieder auf die zu liefernden Inhalte zu jeder Zeit
- Zusammenarbeit im Team bei der Überprüfung und Genehmigung von Inhalten
- Einfachere Abrechnung
- Schlüsselwörter für die einfache Suche und das Auffinden aller Informationen eines Projekts an einem Ort
- Übersicht über Zeitplan, Budget, Ziele und Mitwirkende eines Projekts für alle Teammitglieder
- Erstellen und Zuweisen von Aufgaben und Unteraufgaben und Einhalten des Zeitplans
- Echtzeit-Bewertung des Projektstatus
- Weniger überflüssige Meetings, Statusanrufe oder Folge-E-Mails
- Weitergabe von Informationen über die Arbeitsbelastung der Teammitglieder an die Führungskräfte
- Nachverfolgen der gesamten Projektkommunikation mit dem Ziel, Fragen zu klären und den Fortgang der Arbeiten zu gewährleisten
Yowell fügt hinzu, dass sie vor allem Software schätzt, die Teammitglieder an aktuelle Fristen erinnert und zudem Erinnerungen vier oder fünf Tage vor der Frist versendet.
Die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines kreativen Projekts
Jedes kreative Projekt erfordert, dass die Mitarbeiter bestimmte Rollen erfüllen, um es zu entwickeln und abzuschließen. Diese Rollen können manchmal auf dem Titel einer Person innerhalb einer Organisation basieren. Unabhängig von den Titeln muss eine Organisation die folgenden Rollen klar festlegen und entscheiden, wer sie ausführen soll:
- Jemand, der den Umfang des Projekts und das Endprodukt definiert
- Jemand, der letztendlich für das Projekt und die Einhaltung der Frist verantwortlich ist
- Personen innerhalb der Organisation, die die Berechtigung haben, das Projekt zu ändern (falls erforderlich)
- Jemand, der die endgültige Genehmigung erteilt, dem Kunden die potenziell endgültige Version des Vorschlags zu präsentieren oder die endgültige Version zu veröffentlichen und zu verteilen
- Ein regelmäßiger Kontakt zum Kunden, der den Projektstatus übermittelt
Positionen oder Rollen innerhalb eines Unternehmens können am kreativen Workflow beteiligt sein
Die Arbeit, die mit der Fertigstellung eines kreativen Projekts verbunden ist, wird oft von Personen mit bestimmten Berufsbezeichnungen und Titeln innerhalb eines Unternehmens ausgeführt. Zu diesen Berufsbezeichnungen gehören die folgenden:
- Manager (die dafür verantwortlich sind, den Umfang und die Struktur eines Projekts festzulegen und sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden)
- Kreative Profis (Designer, Webentwickler, Autoren, Fotografen und andere, die bei der Erstellung des Produkts helfen)
- Account Manager (die mit Kunden über das Projekt kommunizieren)
Andere Aufgaben für ein bestimmtes Projekt können folgende sein:
- Projektleitung
- Projektmanager
- Projektstratege
- Marketingexperte
So verwalten Sie kreative Workflows
Die Verwaltung kreativer Workflows erfordert ein solides Workflow-System in Ihrem Unternehmen, Teammitglieder, die verstehen, wie wichtig es ist, effiziente Prozesse zu verfolgen, und Manager, die die Arbeit beaufsichtigen und nachverfolgen können. SaaS-Tools können auch nützlich sein, um den kreativen Workflow-Prozess nachzuverfolgen und zu verwalten.
Die größten Fehler bei der Verwaltung kreativer Workflows
Experten innerhalb und außerhalb von Agenturen sagen, dass Unternehmen häufig Fehler bei der Strukturierung oder Verwaltung kreativer Workflows machen. Hier sind einige der häufigsten Fehler:
- Vernachlässigung des potenziellen Beitrags des Kunden zu den Designarbeiten. „Zu Beginn meiner Karriere war mein größter Fehler, zu denken, dass der Kunde nichts weiß“, sagt Yowell. Sie fügt hinzu, dass sie dachte: „‚Wie können Sie es wagen, mit Veränderungen zurückzukommen – Sie wissen gar nicht, wovon Sie sprechen.‘ Das ist aber falsch.“ Der Kunde versteht die Persönlichkeit seines Unternehmens und den Tenor der Branche, in der er tätig ist, sagt sie. Er versteht zum Beispiel, dass ein ausgefallenes Website-Design für ein Maschinenbauunternehmen möglicherweise nicht funktioniert.
- Keine regelmäßigen Berührungspunkte mit dem Original und keine Entwicklung der Gesamtrichtung des Designs. „Mit einer Reihe von (Web-)Seiten aufzutauchen, noch bevor der Kunde auch nur ein einziges Design gesehen hat, kann sehr nach hinten losgehen“, sagt Yowell.
- Erstellung eines kreativen Workflow-Prozesses aus der Perspektive einiger Akteure, ohne die Sichtweisen aller Beteiligten zu integrieren. Burgoyne erklärt, dass Projektmanager oder andere Agenturleiter einen Workflow-Prozess strukturieren können, der für sie sinnvoll ist, aber wichtige Überlegungen von anderen, die jeden Tag die Arbeit erledigen, nicht berücksichtigen. „Wenn man sich einen Prozess ansieht und einen Prozess entwickelt, müssen wir wirklich mit den Personen zusammenarbeiten, die am Prozess selbst beteiligt sind, um einen Prozess zu schaffen, der tatsächlich funktioniert“, sagt er. „Es ist wirklich wichtig, den Prozess aus einer Systemperspektive zu betrachten und zu sehen, wie die verschiedenen Teile zusammenkommen.“
Diese Einbindung ist auch dann von entscheidender Bedeutung, wenn die neue Prozessstruktur erhebliche Änderungen in der Art und Weise bedeutet, wie das Unternehmen seine Arbeit leistet. „Menschen können sehr abgeneigt gegenüber Veränderungen sein, an denen sie nicht beteiligt sind“, rät Burgoyne.
Spezifische Funktionen, die Sie bei Projektmanagement-Softwaretools berücksichtigen sollten
Kreative Workflow-Software und SaaS-Lösungen bieten eine breite Palette von Funktionen. Hier sind einige, die besonders hilfreich sein können:
- Die Fähigkeit, den kreativen Workflow Ihres Unternehmens zu ergänzen und auf natürliche Weise zu integrieren. „Wir wollen, dass jegliche Art von Software Ihren Prozess nachahmt“, sagt Burgoyne.
- Einfaches Überprüfen und Genehmigen innerhalb der Software. Ihr Team sollte in der Lage sein, Feedback und Genehmigungen für Designs, Bilder, Videos und andere Materialien zu erhalten.
- Die Möglichkeit, Ihre Projekte und Aufgaben zu planen und den Teammitgliedern spezifische Verantwortlichkeiten zuzuweisen sowie Fristen festzulegen.
- Die Bearbeitung neuer Anforderungen während der Projektentwicklung. Sie sollten in der Lage sein, neue Anforderungen einfach zu verwalten, sie gegebenenfalls zu genehmigen und neue Aufgaben mit Details zu erstellen.
- Die Möglichkeit, Projekte und Aufgaben auf einem Kanban-Board anzuzeigen. Diese Funktion gibt allen Beteiligten eine einfache visuelle Darstellung des Status aller Aufgaben in einem Projekt.
- Standardvorlagen für wiederkehrende Aufgaben – dies kann es Teammitgliedern erleichtern, eine Aufgabenliste zu erstellen.
- Die Möglichkeit, eine bestimmte Aufgabe einem bestimmten Teammitglied oder einer Rolle (wie einem Autor oder Entwickler) innerhalb Ihres Unternehmens zuzuweisen. Diese Funktion kann Zeit sparen.
- Verschiedene interne Teammitglieder und externe Kunden müssen möglicherweise Teile Ihres kreativen Workflow-Systems einsehen, um den Status eines Projekts zu verstehen. Software kann den Zugriff auf Teile des Systems ermöglichen und gleichzeitig den Zugriff auf andere Informationen einschränken oder verhindern.
Weitere Informationen über kreative Projektmanagement-Software finden Sie in unserem Leitfaden zu den Funktionen kreativer Projektmanagement-Software.
Übersicht zu Lösungen für kreative Workflows, Projektmanagement und anderes
Eine Reihe von Software kann für den kreativen Workflow hilfreich sein. Wir haben die Liste nach den Aufgaben gegliedert, die Sie erledigen möchten.
| Kategorie | Lösung |
|---|---|
| Kreativer Workflow/Projektmanagement |
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| Stundenprotokollierung |
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Teilen von Dateien |
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| Dateifreigabe, -überprüfung und -genehmigung |
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| Fakturierung und Rechnungsstellung |
|
| Design, Visualisierung und Diagramme |
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| Terminplanung |
|
|
Videokonferenzen |
|
| Formulare und Umfragen |
|
| Customer Relationship Management |
|
| Verbinden/Integrieren von Web-Apps |
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So wählen Sie eine Workflow-Management-Software aus
Wenn Sie eine kreative Workflow-Management-Software für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, finden Sie hier einige wichtige Überlegungen und Schritte, die Sie beachten sollten:
- Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch: Stellen Sie sicher, dass Sie genau ermitteln, was Ihr Unternehmen benötigt. Verstehen Sie, wo Software hilfreich sein kann und wo nicht.
- Holen Sie sich Unterstützung und Zustimmung von Ihrem Team: Sie müssen Ihr gesamtes Team in den Auswahlprozess einbeziehen, damit es die endgültige Entscheidung unterstützt und die Software auch tatsächlich einsetzt.
- Denken Sie daran, dass Sie immer noch reale Menschen als Projektmanager brauchen: Software kann viel helfen, aber Sie brauchen trotzdem Teammitglieder, die den Prozess vorantreiben und verwalten.
- Führen Sie es nicht ein, bevor es bereit ist: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr neues System testen (und erneut testen), damit es nicht gleich zu Beginn zahlreiche Probleme gibt, die der späteren Verwendbarkeit in Ihrem Team schaden.
Wählen Sie eine Software, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann: Da Ihr Team die Software zunehmend verwendet, kann es notwendig sein, Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen. Stellen Sie sicher, dass die Software über diese Möglichkeiten verfügt.
Beratung zum kreativen Workflow und zum Aufbau funktionsübergreifender Teams
Burgoyne von Makr Consulting sagt, Kreativagenturen und Unternehmen müssen erkennen, dass ihr Workflow-Prozess und ihr Management für die Identität ihres Unternehmens unerlässlich sind.
„Es geht darum, wie man tatsächlich Probleme löst und wie man die Welt betrachtet. Was hat Priorität und was nicht?“, erklärt er. „Ihr Prozess ist ein großer Teil dessen, wer Sie sind. [Und] der Prozess bestimmt die Qualität unseres Produkts und die Qualität unserer Leistung.“
Burgoyne schreibt auf seinem professionellen Blog Adsubculture über kreative Workflow-Prozesse. Er führt mehrere Bereiche an, die bei der Verbesserung des kreativen Workflows hilfreich sind. Dazu gehören:
- Verstehen traditioneller Frameworks für das Projektmanagement
- Verstehen, wie Projektmanagementmethoden wie der Wasserfallansatz oder die Agile-Methode beim kreativen Workflow helfen können. Erfahren Sie mehr über die Wasserfallmethode und über agiles Projektmanagement.
- Verstehen des Aufbaus funktionsübergreifender Teams, in denen Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten
- Verstehen der Struktur und Organisation von Werbeagenturen
- Verstehen der verschiedenen Strukturen des Workflows für kreative Produktion und Dienstleistungen
So gehen Sie mit Kunden um, die Ihren kreativen Workflow-Prozess ändern wollen
Ein Kunde wird manchmal einige Aspekte eines Projekts ändern wollen, was Ihren Workflow-Prozess erheblich verändern kann. Da es sich um Ihren Kunden handelt, müssen Sie manchmal auf seine Anforderungen eingehen. Manchmal kann das Entgegenkommen bei vorgeschlagenen Änderungen jedoch den Prozess stören und das Endprodukt beeinträchtigen. In solchen Situationen müssen Sie möglicherweise ein wenig gegen den Wunsch des Kunden vorgehen – höflich und mit einer guten Erklärung natürlich.
- Seien Sie höflich: Versuchen Sie immer, den Standpunkt des Kunden zu verstehen, bevor Sie zu schnell reagieren. Versuchen Sie, ruhig, verständnisvoll und höflich zu sein, wenn Sie die Bedeutung Ihres Prozesses erklären.
- Reden Sie nicht um den heißen Brei herum: Geben Sie nicht so leicht auf, wenn Ihr Kunde auf Änderungen besteht, von denen Sie wissen, dass sie dem Projekt schaden. Erklären Sie die Struktur Ihres Prozesses und wie dies dem Endprodukt zugutekommt.
- Bieten Sie Alternativen an: Versuchen Sie, ein Gefühl für die zugrunde liegenden Bedenken des Kunden bei der Änderungsanfrage zu bekommen. Dann bieten Sie Alternativen an, die diese Bedenken zerstreuen könnten, ohne Ihren Workflow-Prozess zu ändern.
Erstellen Sie leistungsstarke kreative Workflows mit Echtzeit-Arbeitsmanagement in Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.